Hạch toỏn tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng cỏc chứng từ về tớnh toỏn tiền lương, tiền thưởng, BHXH, thanh toỏn tiền lương, tiền thưởng, BHXH như:
Bảng thanh toỏn tiền lương (Mẫu số 02-LĐTL) Bảng thanh toỏn BHXH(Mẫu số 04-LĐTL) Bảng thanh toỏn tiền thưởng (Mẫu số 05-LĐTL)
Cỏc phiếu chi, cỏc chứng từ, tài liệu khỏc về cỏc khoản khấu trừ, trớch nộp liờn quan. Cỏc chứng từ trờn cú thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toỏn.
Trờn cơ sở “Bảng chấm cụng”, “Phiếu giao việc”, “Bảng kờ khối lượng cụng việc hoàn thành”, kết quả tớnh lương cho từng người lao động được hoàn thành. Căn cứ vào đõy, kế toỏn tiền lương lập “Bảng thanh toỏn lương”cho từng tổ, đội và cỏc phong ban, trong đú ghi rừ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), cỏc khoản phụ cấp,trợ cấp, cỏc khoản khấu trừ và số tiền lương mà người lao động được lĩnh. Mỗi cụng nhõn viờn ghi trờn một dũng (cú ghi kốm cả cấp bậc lương). Đồng thời, kế toỏn tiền lương cũng tổng hợp, phõn bổ và lập nờn “Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH”cho cỏc tổ đội này. Sau đú kế toỏn tiền lương sẽ lập ra “Bảng thanh toỏn tiền lương và BHXH”tổng hợp cho toàn doanh nghiệp. Việc thanh toỏnBHXH cho cỏc cụng nhõn viờn được hưởng khoản trợ cấp này trong thỏng phải căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan như: phiếu nghỉ hưởng BHXH, biờn bản điều tra tai nạn
lao động, giấy chứng nhận khỏm bệnh được hưởng trợ cấp BHXH…để lập “Bảng thanh toỏn BHXH”.
Nếu ỏp dụng tiền thưởng cho cụng nhõn viờn, kế toỏn tiền lương cần tớnh toỏn và phản ỏnh vào “Bảng thanh toỏn tiền thưởng”để theo dừi và chi trả cho người lao động.
Sau khi kế toỏn trưởng kiểm tra, xỏc nhận và ký, giỏm đốc duyệt y, “Bảng thanh toỏn tiền lương và BHXH”sẽ được dựng làm căn cứ để viết phiếu chi và thanh toàn tiền lương cho người lao động trong từng bộ phận. Việc thanh toỏn lương được thực hiện làm 2 kỳ trong thỏng: kỳ một được gọi là tạm ứng, kỳ hai thanh toỏn nốt phần cũn lại sau khi đó trừ đi cỏc khoản khấu trừ (theo chế độ quy định) hoặc những khoản nợ của cụng nhõn được cơ quan phỏp lý quyết định khấu trừ vào lương.
Tiền lương phải trả tõn tay cho người lao động hoặc người đại diện tập thể. Thủ quỹ phỏt lương và người nhận phải ký vào bảng thanh toỏn tiền lương của bộ phận mỡnh.
Trong cỏc doanh nghiệp xõy dựng hiện nay, đối tượng tớnh giỏ thành thường là những cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh lớn,thời gianthi cụng và kỳ tớnh giỏ thành dài,đối tượng tớnh giỏ thành đơn chiếc. Do vậy doanh nghiệp xõy dựng thường khụng trớch trước tiền lương nghỉ phộp của cụng nhõn trực tiếp sản xuất mà thực tế phỏt sinh vào thời điểm nào thỡ tớnh luụn vào chi phớ sản xuất của thời kỳ đú.