Nguồn: Franco – Santos và cộng sự (2007)
Như vậy, một tổ chức được coi là có PMS khi tổ chức đó có ít nhất là một bộ thước đo được thiết kế, chọn lọc và có hoạt động thu thập, rà soát, xử lý các dữ liệu liên quan đến các thước đo này. PMS xuất phát từ chiến lược, liên kết hoạt động với các mục tiêu chiến lược, được triển khai như một công cụ đo lường chiến lược và theo dõi KQHĐ, có thể thay đổi một cách linh hoạt khi chiến lược thay đổi. PMS được định nghĩa cụ thể, rõ ràng, phù hợp với yêu cầu cụ thể của hoạt động sản xuất kinh doanh, mang tính dài hạn và dễ áp dụng.
Trong các DNSX, PMS được đặc trưng bởi tính thống nhất, tính liên kết và tính ứng dụng:
(1)Tính thống nhất
Tính thống nhất của PMS được thể hiện ở mức độ thống nhất của các thước đo và cách thức, cơng thức đo lường. Nói cách khác, các dữ liệu từ PMS phải giải đáp được: “Đo lường cái gì?” và “Đo lường như thế nào?”.
Mức độ thống nhất của các thước đo phụ thuộc vào ba yếu tố: (1) Xác định đúng đối tượng cần đo, tìm hiểu về khả năng lượng hóa được, xác định các chỉ số đo, xác định mức độ toàn diện và mức độ chia sẻ và cần thiết của chỉ số đo, so sánh với các chỉ số có sẵn và cuối cùng là xác định ai sẽ là người nhận/sử dụng từng thước đo này; (2) Xác định trách nhiệm của người nhận kết quả của từng thước đo, có thể là một cá nhân, nhiều cá nhân hoặc một tập thể, được lựa chọn theo mức độ ảnh hưởng lớn nhất; (3) Mức độ chi tiết của thước đo.
Mức độ thống nhất của cách thức/công thức đo lường đề cập đến quy trình đo lường, đặc biệt là các tiêu chí đo lường (thời gian, địa điểm, phương pháp), tần suất đo lường, chi phí đo lường và bộ phận chịu trách nhiệm đo lường. Quá trình đo lường cũng cần phải đảm bảo hợp lý, chính xác, tồn diện, có thời hạn cụ thể và khả thi.
(2) Tính liên kết
PMS khơng thể là một hệ thống riêng lẻ bởi vì nó có chung nguồn thơng tin đầu vào giống như các hệ thống khác (để tối ưu hóa chi phí thu thập dữ liệu), đồng thời kết quả đầu ra của PMS lại là thông tin đầu vào cho một hệ thống khác. Do vậy, PMS giữ một vị trí quan trọng trong cơng ty vì PMS giúp kết nối các lĩnh vực khác nhau đồng thời triển khai các mục tiêu chiến lược xuống các bộ phận. PMS thơng thường có mối liên hệ chặt chẽ với ba hệ thống sau trong tổ chức:
- Hệ thống kế toán: Bao gồm kế tốn tài chính, kế tốn giá thành và ngân sách.
Thơng tin từ hệ thống kế tốn là những thơng tin quan trọng phản ánh kết quả thực hiện các chỉ số tài chính của PMS.
- Hệ thống kế hoạch và kiểm soát sản xuất (đối với các DNSX): Mục tiêu hướng
tới là tiết giảm chi phí thu thập dữ liệu liên quan đến SX và kỹ thuật. Thông tin này được dùng để lập kế hoạch và kiểm soát SX và được PMS sử dụng để đánh giá KQHĐ, đặc biệt là những chỉ tiêu về tiến độ và chất lượng. Mối liên hệ giữa PMS và hệ thống kế hoạch và kiểm soát SX thể hiện ở các lĩnh vực liên quan đến tồn kho, quá trình SX, và xử lý đơn đặt hàng từ KH.
- Hệ thống xây dựng chiến lược: Sự liên quan giữa PMS và hệ thống hoạch định
chiến lược là rất rõ ràng và chặt chẽ vì PMS là cơng cụ triển khai chiến lược như đã đề cập ở trên. Chiến lược sẽ được triển khai thông qua các ưu tiên chiến lược, chỉ rõ những khía cạnh nào cần đo lường. Nói cách khác là những chiến lược khác nhau sẽ có bộ mục tiêu khác nhau, những mục tiêu khác nhau này sẽ quyết định các chỉ số đo lường khác nhau (Tone và cộng sự, 2001)