II. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN Lí TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CễNG TY CỔ PHẦN VILACO
2.1.1. Tỡm hiểu cỏch thức quản lý tài sản cố địn hở Cụng ty
Phõn cụng trỏch nhiệm của cỏc bộ phận cỏ nhõn quản lý tài sản :
+ Khu văn phũng làm việc : Do bộ phận hành chớnh, bộ phận quản lý trực tiếp sử dụng, quản lý. Nếu cú mất mỏt, hư hỏng trong quỏ trỡnh sử dụng thỡ cú trỏch nhiệm bỏo hỏng và cú biện phỏp sửa chữa kịp thời.
+ Nhà kho vật tư : Do bộ phận sản xuất quản lý. Trong quỏ trỡnh quản lý thỡ cỏc bộ phận nếu phỏt hiện ra thấy mất mỏt, hỏng húc thỡ phải bỏo ngay cho bộ phận sửa chữa bảo dưỡng tài sản cố định để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
* Bộ phận quản lý về mặt vật chất :
+ Chế độ sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định : Đõy là bộ phận thường xuyờn nhận và xử lý sửa chữa những tài sản cố định hỏng do cỏc bộ phận quản lý về hiện vật bỏo xuống. Bộ phận này chịu trỏch nhiệm sửa chữa và duy trỡ giỏ trị sử dụng của tài sản cố định đỏp ứng được cỏc nhu cầu của cụng ty. Đồng thời cú trỏch nhiệm tập hợp những chi phớ sửa chữa và cỏc quyết định xử lý tài sản cố định hợp lý cho bộ phận quản lý tài sản cố định trong phũng kế toỏn tài chớnh để cú sự ghi chộp thớch ứng và theo dừi thường xuyờn cỏc loại tài sản cố định về mặt giỏ trị, hao mũn, giỏ trị cũn lại.
+ Chế độ thưởng phạt trong việc quản lý tài sản cố định : Trong quỏ trỡnh quản lý tài sản cố định nếu bộ phận nào làm hư hỏng mất mỏt tài sản do mỡnh trực tiếp quản lý thỡ phải chịu trỏch nhiệm bồi thường tài sản đú theo mức độ hư hại. Đồng thời cụng ty cũng giành một phần tiền cụng để trả cho những nhõn viờn tham gia quản lý tài sản với số lượng lớn và bảo đảm được giỏ trị tài sản cố định về mặt hiện vật.
* Bộ phận quản lý về mặt giỏ trị: Về mặt giỏ trị do bộ phận kế toỏn trực
tiếp quản lý. Do tài sản cố định của doanh nghiệp cú quy mụ tương đối nhỏ nờn phõn cụng cho một nhõn viờn kế toỏn trực tiếp quản lý cả về mặt giỏ trị, khấu hao, giỏ trị cũn lại.
- Quản lý về mặt giỏ trị: Cuối kỳ thường xuyờn tiến hành kiểm kờ tài sản cố định thực tế đang sử dụng và chưa sử dụng để đối chiếu với số liệu ghi trờn sổ và phải trỡnh bày trờn biờn bản kiểm kờ tài sản cố định. Nếu cú sự chờnh lệch giữa giỏ trị đỏnh giỏ của tài sản cố định so với giỏ thị trường thỡ tiến hành đỏnh giỏ lại tài sản cố định theo kết luận của hội đồng đỏnh giỏ tài sản cố định. Đồng thời kế toỏn phải thường xuyờn quản lý việc nõng cấp tài sản cố định để thay đổi thời gian khấu hao và nguyờn giỏ tớnh khấu hao cho hợp lý.
- Quản lý về mặt khấu hao: Hàng kỳ kế toỏn phải tiến hành tớnh khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ tài chớnh và theo một phương phỏp khấu hao thống nhất. Lập đầy đủ bảng tớnh khấu hao và bảng phõn bổ khấu hao để tiện theo dừi và tớnh đỳng chi phớ khấu hao trong kỳ cho từng bộ phận.
- Quản lý về mặt giỏ trị cũn lại: Theo dừi giỏ trị cũn lại để cú kế hoạch trớch khấu hao và phõn bổ khấu hao hợp lý vào cỏc bộ phận trong phõn xưởng. Khi nghiờn cứu tài sản cố định doanh nghiệp phải tuõn thủ theo những quy định của nhà nước thực hiện cỏc nguyờn tắc :
+ Mọi tài sản cố định phải cú hồ sơ riờng gồm : hợp đồng, biờn bản giao nhận.
+ Cỏc tài sản cố định được phõn loại thống kờ và cú thẻ riờng.
+ Mỗi tài sản cố định phải được quản lý theo cỏc chỉ tiờu : Nguyờn giỏ số khấu hao, hao mũn luỹ kế, giỏ trị cũn lại, số liệu này được ghi trong sổ kế toỏn.
+ Định kỡ cuối năm doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kờ.
+ Khi quản lý tài sản cố định phải phõn định trỏch nhiệm quản lý.
+ Quản lý về mặt kĩ thuật quy định quy trỡnh sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng.
Do quy mụ TSCĐ của Cụng ty rất lớn nờn mặc dự đó phõn cấp quản lý đến từng phõn xưởng nhưng vấn đề quản lý sử dụng TSCĐ vẫn cũn gặp nhiều khú khăn. Cụng ty đó cố gắng phỏt huy khả năng quản lý, ý thức trỏch nhiệm trong việc giữ gỡn, bảo quản và nõng cao hiệu quả vận hành mỏy múc nhưng kết quả cũn nhiều hạn chế.