Phòng nghiên cứu phát triển (R&D): đây là phòng chức năng khá quan trọng
trong việc phát triển lâu dài của công ty và cũng là phịng mà cơng ty chú trọng đầu tư để thực hiện mục tiêu đề ra trong tương lai. Căn cứ thực tế nhu cầu từng thời điểm, các bộ phận kinh doanh, R&D và Marketing luôn phối hợp cùng nhau nghiên cứu cho ra đời sản phẩm mới phù hợp tình hình kinh doanh. Nghiên cứu sản xuất thử và thẩm định quy trình sản phẩm sản xuất cùng độ ổn định của sản phẩm.
Phòng kỹ thuật bảo trì: tại mỗi nhà máy đều có một tổ bảo trì chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình máy móc sản xuất và sửa chữa kịp thời nhằm đảm bảo quy trình sản xuất được liên tục. Thực hiện công tác liên quan đến thiết bị kỹ thuật sản xuất và hệ thống thiết bị phụ trợ, phục vụ sản xuất, đảm bảo năng suất, chất lượng, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả, đáp ứng nguyên tắc tiêu chuẩn GPS & ISO.
Tổng kho: cung ứng và lưu trữ NVL, thành phẩm phục vụ cho hoạt động sản xuất,
do thủ kho quản lý, có quyền hạn đối với mọi hoạt động quản lý kho theo sự chỉ đạo của Phó tổng giám đốc kỹ thuật.
Các nhà máy sản xuất: đứng đầu là Phó tổng giám đốc sản xuất, ở mỗi nhà máy có một Giám đốc nhà máy chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất ở nhà máy họ quản lý, cụ thể được phân quyền như sau:
Quyền hạn và trách nhiệm:
-Chịu trách nhiệm về tồn bộ quy trình sản xuất sản phẩm tại nhà máy, tổ chức sản xuất
các loại, các dạng sản phẩm theo tiêu chuẩn đã đăng ký với Cục quản lý Dược Việt Nam.
-Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ đảm bảo chất lượng, bảo quản máy móc thiết bị, tiết kiệm
nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP, ISO và quy chế điều hành quản lý sản xuất do công ty đề ra. Các nhà máy sản xuất của công ty bao gồm:
Nhà máy sản xuất dược phẩm Non Betalactam đạt tiêu chuẩn GMP-WHO: sản xuất dược phẩm.
Nhà máy sản xuất kháng sinh nhóm Cephalosporins đạt tiêu chuẩn GMP-WHO: sản xuất kháng sinh và hỗ trợ cùng sản xuất dược phẩm.
Nhà máy sản xuất dụng cụ y tế VIKIMCO: sản xuất dụng cụ bơm, kim tiêm các kích
cỡ và kim ép vĩ các loại,...
Nhà máy sản xuất viên nang cứng rỗng (capsule) VICANCAP: sản xuất viên nang rỗng các size từ 0 đến 4.
Các phòng ban trên đây được xem là những bộ phận phát sinh chi phí đối với bộ phận sản xuất và quản lý. Giám đốc các phòng ban có quyền và trách nhiệm kiểm sốt chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý. Việc kiểm sốt này giúp các nhà quản lý có thể nắm được tình hình về chi phí phát sinh nhằm cho ra quyết định hợp lý tại từng thời điểm. Từ đó việc quản lý ngân sách tại bộ phận được hiệu quả mà vẫn đảm bảo hồn thành mục tiêu của bộ phận mình.
Ngồi ra cịn các bộ phận khác thuộc công ty như:
Các công ty con: gồm Công ty TNHH MTV Dược phẩm Mekong và Công ty
TNHH MTV VPC Sài Gịn có nhiệm vụ là công ty con của Pharimexco với ngành nghề kinh doanh chính là kinh doanh các loại dược phẩm, capsule các loại, dụng cụ, trang thiết bị y tế cho ngành dược. Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm đến đối tác, bảo đảm về doanh thu thực hiện so với mục tiêu đặt ra. Hàng kỳ báo cáo kết quả kinh doanh cho Phó tổng giám đốc kinh doanh, báo cáo tài chính riêng cho cơng ty mẹ để thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính theo quy định.
Các phòng kinh doanh: gồm phòng 04 phòng kinh doanh:
o Phòng kinh doanh dược phẩm.
o Phòng kinh doanh Capsule.
o Phòng kinh doanh dụng cụ y tế.
o Phòng kinh doanh hàng liên doanh liên kết. 51
Quyền hạn và trách nhiệm:
Trưởng các phòng kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp của Phó tổng giám đốc kinh doanh về các mặt hàng đã và đang kinh doanh thuộc lĩnh vực kiểm sốt của mình. Thực hiện đúng các quy định và kế hoạch kinh doanh của công ty; thiết lập, giao dịch trực tiếp hệ thống nhà phân phối, lập kế hoạch bán hàng theo từng kỳ (theo tháng, quý, năm) phù hợp với năng lực sản xuất của nhà máy, đáp ứng yêu cầu thị trường. Chịu trách nhiệm với Phó tổng giám đốc kinh doanh và báo cáo tình hình tiêu thụ thực tế so với kế hoạch đề ra.
Phòng Marketing: đứng đầu là giám đốc bộ phận, phân quyền cho trưởng 04 bộ
phận của phòng gồm: bộ phận chiến lược cạnh tranh, bộ phận xúc tiến bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận giám sát bán hàng với 10 cán bộ chun nghiệp và hơn 30 trình dược viên. Có trách nhiệm báo cáo với Phó giám đốc kinh doanh về tình hình và các hoạt động của phịng.
Các chi nhánh: Gồm 27 chi nhánh phân phối tại những vùng kinh tế, khu vực trên
toàn quốc. Tại khu vực phía Bắc, khu vực miền Trung và Tây Nguyên, , khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, khu vực miền Nam. (Phụ lục 12)
-Khu vực phía Bắc:
o Chi nhánh Hà Nội: gồm đại lý các tỉnh Ninh Bình, Hải Nam, Hải Dương, Hưng Yên, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Hà Giang, Yên Bái, Sơn La, Điện Biên, Lai Châu, Hịa Bình, Hà Nội.
o Chi nhánh Hải Phòng: gồm đại lý các tỉnh Quảng Ninh, Hải Phịng.Chi nhánh Thái Bình: gồm đại lý các tỉnh Thái Bình, Nam Định.
o Chi nhánh Thanh Hóa (tỉnh Thanh Hóa).
-Tại khu vực miền Trung và Tây Nguyên:
o Chi nhánh Đà Nẵng: gồm đại lý các tỉnh Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi.
o Khu vực miền Trung ven biển: gồm đại lý các tỉnh Bình Định, Khánh Hịa, Phú Yên,
o Chi nhánh Gia Lai: gồm đại lý các tỉnh Gia Lai, Kontum, Đắc Lắc. -Khu vực miền Nam
+ Tại khu vực miền Đông: gồm đại lý các tỉnh Tây Ninh, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai, Vũng Tàu, Lâm Đồng, Đắc Nông.
+ Tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh:
o Chi nhánh Thành Phố : các đại lý ở 24 quận, huyện.
o Cửa hàng Quận 10.
+ Tại khu vực miền Tây:
o Khu vực 1: gồm đại lý các tỉnh Long An, Tiền Giang, Bến Tre, Đồng Tháp.
o Khu vực 2: gồm các chi nhánh.
Chi nhánh Cần Thơ: gồm đại lý các tỉnh Hậu Giang, Cần Thơ.
Chi nhánh Sóc Trăng: gồm đại lý các tỉnh Sóc Trăng, Bạc Liêu.
Chi nhánh An Giang (tỉnh An Giang).
Chi nhánh Kiên Giang (tỉnh Kiên Giang).
Chi nhánh Trà Vinh (tỉnh Trà Vinh).
Chi nhánh Cà Mau (tỉnh Cà Mau).
-Các chi nhánh trong tỉnh:
o Trung Tâm Dược Vĩnh Long.
o Chi nhánh Trung tâm CNTT Pharitech.
o Chi nhánh tại các huyện Bình Minh, Tam Bình, Trà Ơn, Vũng Liêm, Long Hồ, Mang
Thít.
Nhiệm vụ của các chi nhánh là tìm kiếm khách hàng, thực hiện đấu thầu, nhận đơn đặt hàng, bán hàng. Trưởng các chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo tiêu thụ theo tháng, quý, năm và báo cáo cho Phó tổng giám đốc kinh doanh; thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho cơng ty. Ngồi ra các phịng kinh doanh cịn phải đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Các chi nhánh có trách nhiệm thực hiện chỉ tiêu được giao và cố gắng thực hiện kế hoạch đã đề ra. Các giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp về doanh thu và chi phí của bộ phận mình quản lý.
Mỗi chi nhánh đều có khu vực bán hàng của riêng mình, mỗi chi nhánh đều có một Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trước Phó tổng giám đốc kinh doanh về doanh thu thực hiện tại khu vực mình quản lý. Hàng kỳ báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm so với kế hoạch đề ra. Ngồi ra, các chi nhánh cịn có trách nhiệm giải đáp thắc mắc cho khách hàng về vấn đề phát sinh liên quan, tìm hiểu về giá cả của đối thủ nhằm có những chính sách giá cả, chiết khấu,… thích hợp đẩy mạnh tình hình tiêu thụ.
Mạng lưới kinh doanh của công ty PHARIMEXCO trải rộng xuyên suốt từ Bắc đến Nam, trên cơ bản được phân phối theo đơn đặt hàng của các phòng kinh doanh, bán tại các chi nhánh, đấu thầu tại các bệnh viện, bán theo đơn đặt hàng (hàng bao tiêu), phân phối lẻ đến các hiệu thuốc,…
Các chi nhánh trách nhiệm khảo sát tình hình tiêu thụ tại khu vực và kết hợp với báo cáo tiêu thụ sản phẩm của chi nhánh nhằm phân tích kết quả tiêu thụ sản phẩm tại khu vực, đưa ra giải pháp khắc phục hoặc cải thiện đối với lượng sản phẩm chưa hoàn thành kế hoạch được giao. Bên cạnh việc tạo ra nguồn thu cho cơng ty, các phịng cũng phát sinh những chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý. Do đó các phịng ban phục vụ hoạt động kinh doanh này cũng là bộ phận phát sinh chi phí.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ phân phối tiêu thụ sản phẩm của Pharimexco (Phụ lục 13)
2.2.2Chỉ tiêu đánh giá và báo cáo thành quả của các bộ phận tại công ty
2.2.2.1ánh giá thành quả của bộ phận chỉ phát sinh chi phí
Chi phí là yếu tố vơ cùng quan trọng đối với tất cả các DN. Pharimexco xác định cơng tác kiểm sốt chi phí là một trong những nội dung quan trọng, thơng tin về chi phí sản xuất là căn cứ để phòng kinh doanh của cơng ty và phịng kinh doanh của các đơn vị thành viên thuộc công ty xác định giá bán của sản phẩm do đơn vị mình sản xuất. Vì vậy cơng tác kiểm sốt chi phí được cơng ty rất coi trọng.
Chi phí tại cơng ty nói riêng và tất cả các DN sản xuất nói chung thường chia thành chi phí quản lý, phục vụ/hỗ trợ sản xuất và chi phí sản xuất trực tiếp. Mỗi phịng ban trong công ty đều là một bộ phận phát sinh chi phí. Tùy theo chức năng mà có thể phân chia ra phịng ban nào phát sinh chi phí loại nào.
Bộ phận phát sinh chi phí quản lý của cơng ty bao gồm các phòng ban như phịng Kế tốn – tài chính, Văn phịng đại diện, phịng kế hoạch tổng hợp, phịng Cơng nghệ thơng tin, Ban quan hệ cổ đơng, phịng kinh doanh, phòng marketing, tổng kho, chuỗi cung ứng …Tiêu chí đánh giá thành quả hoạt động của các phòng ban này là chi phí quản lý như điện, nước, internet, cơng tác phí, chi phí tiếp khách, chi phí và các khoản phúc lợi cho nhân viên… Thành quả hoạt động của các bộ phận này được đánh giá dựa trên sự so sánh chênh lệch giữ chi phí thực hiện và kế hoạch.
Bên cạnh đó cịn có các bộ phận phát sinh chi phí gián tiếp như phòng kỹ thuật, phòng đảm bảo chất lượng, phòng kiểm tra chất lượng, phòng nghiên cứu phát triển, phịng bảo trì. Tuy các phịng ban này có phát sinh chi phí hỗ trợ cho việc sản xuất nhưng chi phí của nó chưa được phân bổ cho các bộ phận có liên quan mà được tính chung vào chi phí của các phịng ban quản lý của cơng ty. Việc này khiến nhà quản lý không đánh giá được thành quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban mà chỉ căn cứ trên việc phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch để đánh giá thành quả hoạt động của các phòng ban trên.
Bảng 2.4: Báo cáo chi phí quản lý tại Pharimexco Quý IV/ 2014
Đơn vị tính: đồng
STT CHỈ TIÊU THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHÊNH LỆCH TH/KH
1 Lương 4.845.886.774 3.964.545.933 881.340.841
2 Điện 284.057.355 240.350.597 43.706.757
3 Nước 75.365.424 74.335.236 1.030.187
4 Phí thanh tốn 368.718.013 297.340.945 71.377.068
5 Chi vận chuyển 1.261.314.437 991.136.483 270.177.954
6 Chi phí nghiên cứu phát triển 913.022.183 748.643.054 164.379.129
7 Chi sửa chữa nhỏ 62.274.607 74.335.236 ( 12.060.629)
8 Chi phí điện thoại và internet 76.542.618 56.990.348 19.552.271
9 Chi phí tiền gửi thư + EMS 60.303.415 44.601.142 15.702.273
10 Chi phí xăng 32.448.898 22.300.571 10.148.327
11 Chi phí văn phịng phẩm 59.845.840 54.512.507 5.333.333
12 Chi phí tiếp khách và hội nghị 329.837.999 265.129.009 64.708.990
13 Khuyến mãi, quảng cáo 4.477.943.852 3.468.977.692 1.008.966.161
15 Chi phí đào tạo 34.966.807 49.556.824 ( 14.590.017)
16 Cơng tác phí 346.112.460 272.562.533 73.549.927
17 Chi phí khác 600.107.135 495.568.242 104.538.893
TỔNG 13.946.751.296 11.220.000.000 2.726.751.296
Nguồn: Pharimexco
Công ty đã tổ chức được báo cáo về chi phí quản lý phát sinh tại cơng ty, thực hiện so sánh chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch. Tuy nhiên, ở báo cáo này mới chỉ trình bày về được chênh lệch về số lượng tuyệt đối mà chưa thể hiện được chênh lệch tương đối. Mặc khác, do công ty chưa tách riêng báo cáo chi phí cho các bộ phận riêng rẽ mà lại gộp chung chi phí của hoạt động văn phịng lại với nhau nên chưa đánh giá được trách nhiệm của từng bộ phận cụ thể.
Nhìn chung báo cáo này mang tính chất như một báo cáo về tình hình hoạt động của bộ phận hơn là thành quả quản lý của bộ phận. Có thể nói cơng ty chưa thiết lập được báo cáo đánh giá thành quả quản lý của chi phí tốt để phản ánh thành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận.
b. Bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp đối với hoạt động sản xuất:
Tại cơng ty, bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp là 04 nhà máy sản xuất:
- Nhà máy sản xuất dược phẩm;
- Nhà máy sản xuất Cephalosporin;
- Nhà máy sản xuất dụng cụ y tế;
- Nhà máy sản xuất Capsule.
Mỗi nhà máy là một bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp riêng biệt theo từng sản phẩm mà nhà máy đó sản xuất. Chi tiết quy trình sản xuất thể hiện tại Sơ đồ 2.7: Tổng quát quy trình sản xuất (Phụ lục 13).
Tại nhà máy, kế toán nhà máy làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất bằng cách nhập liệu vào hệ thống Sonec, phịng kế tốn công ty xử lý số liệu kế toán. Các nhà máy sản xuất còn được hỗ trợ từ các phòng ban như: phòng đảm bảo chất lượng (QA), phòng kiểm tra chất lượng (QC), phịng kỹ thuật bảo trì, Tổng kho, phịng nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, các chi phí phát sinh từ các phịng ban này để hỗ trợ cho các nhà máy thì chưa được phân bổ mà được tính chung vào chi phí quản lý.
Bảng 2.5: Báo cáo thành quả chi phí sản xuất theo mặt hàng Quý IV/2014 Nhà máy sản xuất Dược phẩm (Phụ lục 2.)
Mặc dù công ty đã lập được báo cáo đánh giá trách nhiệm về tình hình chi phí sản xuất cho từng mặt hàng nhưng chỉ đánh giá được chênh lệch giá thành tổng cộng chứ chưa đánh giá chênh lệch các khoản mục chi phí cụ thể, chưa xác định được sự chênh lệch chi phí này là do nguyên nhân nào, cũng chưa thể hiện được chênh lệch số lượng sản phẩm hoàn thành thực tế so với kế hoạch. Tuy công ty đã lập được báo cáo nhưng chưa thực sự hữu ích đối với người sử dụng và chưa chỉ ra được bộ phận chịu trách nhiệm về sự biến động chi phí.
Từ báo cáo về tình hình thực hiện chi phí của các nhà máy sản xuất, báo cáo về tình hình thực hiện chi phí sản xuất tồn cơng ty sẽ được lập như sau:
Bảng 2.6: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất Quý IV/2014
Đơn vị tính: đồng
Nhà máy sản
xuất Thực hiện Kế hoạch
Chênh lệch TH/KH Mức Tỷ lệ Dược phẩm 59.856.840.889 63.128.571.000 (3.271.730.111) 94,82% Capsule 31.467.596.353 26.303.571.000 5.164.025.353 119,63% Cephalosporin 11.458.309.542 13.151.786.000 (1.693.476.458) 87,12% Dụng cụ y tế 12.484.426.814 20.166.072.000 (7.681.645.186) 61,91% Tổng 115.267.173.598 122.750.000.000 (7.482.826.402) 93,90% Nguồn: Pharimexco
2.2.2.2 ánh giá thành quả của bộ phận phát sinh doanh thu
Bộ phận kinh doanh của công ty cổ phần Dược phẩm Cửu Long gồm chi nhánh trên cả nước. Đứng đầu mỗi chi nhánh là giám đốc chi nhánh. Mỗi giám đốc chi nhánh chịu