5. Bố cục luận văn:
2.2 Thực trạng quản lý rủi ro tác nghiệp tại BIDV:
2.2.1 Tổ chức bộ máy, chính sách quản lý rủi ro tác nghiệp tại BIDV:
Ủy ban QLRR
Khối QLRR
Ban quản lý tín dụng Ban quản lý RRTN&TT Ban quản lý RRTD
Phòng quản lý RRTN Các chi nhánh Phòng quản lý RRTN
Phịng quản lý RRTN
Nguồn: Quy định quản lý RRTN của BIDV
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý rủi ro tác nghiệp
•Theo quy định quản lý rủi ro tác nghiệp số 4555/QĐ – QLRRTT, ban hành ngày 1 tháng 08 năm 2013, nhiệm vụ của các bộ phận trong quản lý RRTN tại BIDV:
Ủy ban QLRR: Do hội đồng quản trị thành lập, có nhiệm vụ ban hành các chính sách, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến quản lý RRTN. Chỉ đạo triển khai thực hiện QLRRTN trong toàn hệ thống.
Khối quản lý rủi ro: Khối QLRR chịu trách nhiệm chung, quản lý tất cả các loại rủi ro xảy ra trong ngân hàng, từ rủi ro tín dụng đến rủi ro thị trường, tác nghiệp và các loại rủi ro khác.
Ban quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp: tại trụ sở chính gồm phịng QLRR thị trường và phịng QLRR tác nghiệp. Trong đó, về mảng quản lý rủi ro tác nghiệp, bộ phận này có nhiệm vụ:
- Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát, đánh giá kết quả công tác QLRRTN trong hệ thống BIDV.
- Đề xuất, soạn thảo, trình ban hành các quy định, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về QLRRTN.
- Tiếp nhận yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung các nội dung liên quan đến hệ thống chỉ tiêu sai/lỗi và dấu hiệu rủi ro chính, hạn mức cho phép tương ứng do các đơn vị đề xuất để nghiên cứu, cải tiến.
- Nghiên cứu, phát triển các công cụ, phần mềm QLRRTN.
- Tổng hợp, báo cáo HĐQT, Tổng Giám đốc kết quả thực hiện cơng tác QLRRTN tồn hệ thống định kỳ hoặc khi có chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
- Đầu mối phối hợp:
- Với các Ban có liên quan tại Trụ sở chính, đơn vị sự nghiệp, văn phịng đại diện tại Việt Nam thực hiện nhận diện, đo lường RRTN và thông báo kết quả sau khi được Phó Tổng Giám đốc phụ trách phê duyệt.
- Với các đơn vị có liên quan thực hiện đào tạo và hỗ trợ đào tạo cho cán bộ trong tồn hệ thống về cơng tác QLRRTN.
- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu sai/lỗi đối với từng nghiệp vụ tại chi nhánh và theo từng đơn vị tại Trụ sở chính, chỉnh sửa, bổ sung hệ thống chỉ tiêu sai/lỗi trình PTGĐPT phê duyệt, cập nhật vào chương trình Quản lý dữ liệu sai/lỗi.
- Đề xuất, xây dựng, hệ thống dấu hiệu rủi ro chính và hạn mức cho phép tương ứng (nếu có), trình PTGĐPT phê duyệt.
- Phối hợp xây dựng danh mục các biện pháp kiểm sốt cần đánh giá, trình PTGĐPT phê duyệt.
Phòng quản lý rủi ro tại các chi nhánh: Đây là bộ phận thực hiện quản lý RRTN tại các chi nhánh, là đầu mối triển khai thực hiện chính sách, quy định, cơng văn hướng dẫn, chỉ đạo về QLRRTN tại chi nhánh.
Giúp Lãnh đạo đơn vị thực hiện, kiểm tra, giám sát kết quả công tác QLRRTN tại Chi nhánh.
Tổng hợp các báo cáo QLRRTN định kỳ theo Điều 20 Quy định này và các vấn đề có liên quan đến cơng tác QLRRTN phát sinh tại Chi nhánh.
2.2.1.2 Chính sách quản lý rủi ro tác nghiệp:
BIDV là ngân hàng đi tiên phong trong hoạt động quản lý RRTN. Tháng 8/2004, Ngân hàng thành lập Phòng quản lý rủi ro chịu trách nhiệm quản lý rủi ro tác nghiệp trong toàn hệ thống. Tháng 9/2008, BIDV thực hiện cải cách mơ hình tổ chức và Ban quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp được thành lập. Tại các chi nhánh, phòng quản lý rủi ro chịu trách nhiệm quản lý chung tất cả các rủi ro trong đó có rủi ro tác nghiệp tại chi nhánh.
Để phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro tác nghiệp, BIDV đã chủ động nghiên cứu và áp dụng kết quả đầu ra của “Dự án Tài chính nơng thơn III” do WB tài trợ. Bên cạnh đó, ngân hàng cịn áp dụng các công cụ QLRR theo thông lệ quốc tế như phương pháp luận tự nhận diện, đánh giá rủi ro, công cụ RCSA, CSA.
Dưới sự tư vấn của các chuyên gia nước ngồi, BIDV đã ban hành chính sách quản lý rủi ro tác nghiệp chung cho toàn hệ thống bao gồm:
BIDV thực hiện phân nhóm RRTN theo 7 nhóm dấu hiệu rủi ro, gồm các nhóm dấu hiệu rủi ro liên quan đến: Mơ hình tổ chức cán bộ và an tồn nơi làm việc; cơ chế, chính sách, quy định; gian lận nội bộ, gian lận bên ngồi, q trình xử lý cơng việc, hệ thống cơng nghệ thơng tin và thiệt hại tài sản.
BIDV cũng rất chú trọng ban hành các văn bản, quy định về quản lý rủi ro tác nghiệp tạo điều kiện pháp lý cho nhân viên có cơ sở thực hiện. Các văn bản điều chỉnh hoạt động quản lý RRTN của BIDV bao gồm:
Chính sách quản lý RRTN ban hành kèm quyết định 727/QĐ-HĐQT ngày 19/07/2010. Chính sách này ban hành nhằm điều chỉnh thống nhất hoạt động quản lý RRTN trong toàn hệ thống; quy định chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong công tác quản lý RRTN; xác định mục tiêu, nguyên tắc và các nội dung chủ yếu trong hoạt động quản lý RRTN.
Qui định quản lý RRTN 4555/QĐ-QLRRTT ban hành ngày 01/08/2013 về quy trình, các chỉ tiêu và phương thức thực hiện báo cáo RRTN nhằm bảo đảm an toàn trong quá trình hoạt động, đồng thời hỗ trợ sự phát triển của BIDV.
Thống nhất việc nhận diện, đo lường, phòng ngừa, giảm thiểu, giám sát và báo cáo rủi ro tác nghiệp trong hệ thống BIDV.
Xác định trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị liên quan trong công tác quản lý rủi ro tác nghiệp.
Ngoài ra, việc khen thưởng xử phạt đối với các cá nhân, bộ phận trong ngân hàng cũng được quy định rõ ràng trong Quy chế xử lý trách nhiệm đối với cá nhân, tập thể trong tác nghiệp số 2060 /QĐ-HĐQT ngày 20/12/2012 với mục tiêu tăng cường quản lý, hạn chế rủi ro tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh, góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh của BIDV được an toàn và hiệu quả. Tăng cường trách nhiệm của cá nhân, tập thể trong hệ thống, góp phần thực hiện chuẩn mực văn hoá quản lý rủi ro tác nghiệp tại BIDV. Nâng cao ý thức tuân thủ trong tác nghiệp hoạt động kinh doanh hàng ngày của từng cán bộ, nhân viên.
2.2.1.3 Quy trình quản lý RRTN tại BIDV:
Theo phụ lục 1 quy định quản lý rủi ro tác nghiệp số 4555/QĐ – QLRRTT ban hành ngày 1/8/2013, quá trình quản lý rủi ro tác nghiệp tại BIDV được thực hiện qua 5 bước sau:
Trách nhiệm thực hiện: Ban QLRRTT&TN đầu mối, phối hợp với các ban có liên quan tại trụ sở chính, đơn vị sự nghiệp, văn phịng đại diện.
• Xác định rủi ro nội tại:
hỗ trợ.
- Phân nhóm nghiệp vụ:thành 2 nhóm: Nhóm phục vụ khách hàng, nhóm
- Xác định điểm rủi ro nội tại:
* Đối với nhóm phục vụ khách hàng: Xác định điểm rủi ro nội tại được thực hiện trên 3 yếu tố: tầm quan trọng chiến lược, mức độ phức tạp, lịch sử RRTN của nghiệp vụ.
Điểm RRNT = ∑ (Điểm chỉ tiêu Ri x trọng số), i= 1-3 Trong đó:
Chỉ tiêu Tên nhóm chỉ tiêu Trọng số
R1 Tầm quan trọng chiến lược
25%
R2 Mức độ phức tạp 35%
R3 Lịch sử RRTN 40%
* Đối với nhóm hỗ trợ:Căn cứ mức độ quan trọng, sự cần thiết, tính liên tục, ổn định của các nghiệp vụ hỗ trợ đối với các NV khách hàng để xác định điểm rủi ro nội tại.
Điểm RRNT= Max ((Điểm RRNT của NV phục vụ khách hàng thứ I x điểm phụ thuộc của NV phục vụ khách hàng thứ i)/10)
Trong đó: Điểm RRNT của NV phục vụ khách hàng thứ I được xác định theo hướng dẫn trên.
Điểm phụ thuộc của NV phục vụ khách hàng thứ I (i= 1-n) đối với NV hỗ trợ được xác định như sau:
Mức độ phụ thuộc vào NV hỗ trợ Điểm phụ thuộc Yếu tố thành công cốt lõi 10
Rất quan trọng 8
Quan trọng 6
Hữu ích 3
Khơng liên quan 0
• Nhận diện RRTN:: Ban QLRRTN&TT đầu mối phối hợp với các ban có liên quan tại trụ sở chính, đơn vị sự nghiệp, văn phịng đại diện thực hiện q trình “nhận diện rủi ro”, trình ban lãnh đạo phê duyệt, bao gồm 2 nhóm dầu hiệu rủi ro chính và Sai/lỗi.
Bước 2: Đo lường RRTT
Điểm RRTT = điểm khả năng x trọng số khả năng +điểm ảnh hưởng x trọng số ảnh hưởng
Các yếu tố trong cơng thức được trình bày cụ thể trong phụ lục 02. Bước 3: Xác định các biện pháp kiểm soát:
Căn cứ vào điểm RRTT và điểm RRNT, ban quản lý RRTN&TT xác định mức kiểm soát như sau:
- Mức 1: Nguy cơ rủi ro rất thấp – có thể áp dụng các biện pháp kiểm sốt nếu cần. - Mức 2: Nguy cơ rủi ro thấp – cần áp dụng các biện pháp kiểm soát phù hợp.
- Mức 3: Nguy cơ rủi ro trung bình – cần áp dụng nhiều hình thức kiểm sốt phù hợp.
- Mức 4: Nguy cơ rủi ro cao – cần áp dụng ngay nhiều hình thức kiểm sốt phù hợp và bảo đảm hiệu lực thường xuyên.
- Mức 5: Nguy cơ rủi ro rất cao – bắt buộc áp dụng ngay lập tức các biện pháp kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra hiệu lực hoạt động.
Rủi ro thuần dự kiến: là rủi ro ước tình được xây dựng ngay từ đầu.
Rủi ro thuần thực tế là rủi ro còn lại đã điều chỉnh sau khi có đánh giá về hiệu quả của các khâu kiểm sốt thực tế áp dụng tại đơn vị
Bước 5: Tổng hợp và báo cáo
Ban QLRRTT&TN tổng hợp kết quả nhận diện, đo lường RRTN theo từng NV, trình ban giám đốc phê duyệt.
2.2.2 Thực trạng rủi ro tác nghiệp tại BIDV:
Rủi ro tác nghiệp là rủi ro liên quan đến các lỗi xảy ra trong quá trình hoạt động tác nghiệp của ngân hàng, do đó, thực trạng rủi ro tác nghiệp của BIDV sẽ được phân tích theo số lỗi tác nghiệp xảy ra trên tồn hệ thống trong giai đoạn 2010 – 2013.
2.2.2.1 Lỗi tác nghiệp theo nghiệp vụ:
Theo kết quả báo cáo tổng hợp, số lỗi tác nghiệp trong toàn hệ thống BIDV trong giai đoạn từ 2010 – 2013 đã giảm rõ rệt. Năm 2010, số lỗi tác nghiệp đã xảy ra trong toàn hệ thống là 85.160 lỗi, năm 2011 là 68.224, năm 2012 là 79.219 và năm 2013 là 34.122. Số lỗi năm 2013 đã giảm gần 60% so với năm 2010 và giảm khoảng 57% so với năm 2012. Điều này thể hiện sự tiến bộ rõ rệt trong công tác quản lý RRTN của toàn ngân hàng và sự nỗ lực của nhân viên tồn hệ thống.
Nhìn chung qua các năm, lỗi tác nghiệp tập trung chủ yếu vào hai nghiệp vụ chính là thẻ và chứng từ. Từ năm 2010 – 2012, nghiệp vụ thẻ và chứng từ chiếm tỷ trọng lỗi sai trung bình lần lượt là 40,5% và 17,88%. Trong đó cao nhất là nghiệp vụ thẻ năm 2012, số lỗi lên đến 42.489 lỗi và chiếm tỷ trọng 53,63%.
Đến năm 2013, số lỗi của 2 nghiệp vụ này giảm rõ rệt. Lỗi tác nghiệp liên quan đến nghiệp vụ thẻ chỉ cịn chiếm 10,6%. Trong khi đó, tỷ trọng lỗi tác nghiệp liên quan đến tín dụng bảo lãnh lại tăng lên cao nhất đến 26,97%. Số lỗi theo từng nghiệp vụ được thể hiện cụ thể trong bảng 2.11.
NĂM 2010 2011 2012 2013 SỐ SỐ SỐ
% % % SỐ LỖI %
Bảng 2.11: Lỗi tác nghiệp theo nghiệp vụ của BIDV 2010 – 2013
Đơn vị tính: Lỗi
NGHIỆP VỤ LỖI LỖI LỖI
TIỀN GỬI 7,857 9.23 4,208 6.17 3,428 4.33 4,734 13.87 CHUYỂN TIỀN 6,427 7.55 5,204 7.63 4,813 6.08 4,608 13.50 NGÂN QUỸ 1,840 2.16 1,419 2.08 939 1.19 2,742 8.04 CHỨNG TỪ 17,913 21.03 10,955 16.06 13,119 16.56 6,210 18.20 THẺ 25,439 29.87 25,850 37.89 42,489 53.63 3,617 10.60 TÍN DỤNG BẢO LÃNH 10,961 12.87 10,102 14.81 8,028 10.13 9,202 26.97 ĐIỆN TOÁN 7,879 9.25 4,620 6.77 2,633 3.32 1,170 3.43 THÔNG TIN 2,666 KHÁCH HÀNG 3.13 2,271 3.33 1,144 1.44 1,388 4.07 TÀI TRỢ THƯƠNG 288 MẠI 0.34 71 0.10 22 0.03 86 0.25 TỔ CHỨC 3,783 4.44 3,172 4.65 2429 3.07 134 0.39 CÁN BỘ KINH DOANH NGOẠI TỆ 54 0.06 166 0.24 92 0.12 113 0.33 TÀI CHÍNH 44 0.05 86 0.13 67 0.08 105 0.31
KIỂM TRA NỘI BỘ 5 0.01 72 0.11 9 0.01 2 0.01
QUẢN LÝ RỦI RO 4 0.00 28 0.04 7 0.01 11 0.03
TỔNG CỘNG 85,160 100 68,224 100 79,219 100 34,122 100
Nguồn: Báo cáo rủi ro tác nghiệp BIDV 2010 – 2013
Số lỗi có mức độ rủi ro cao đã giảm mạnh trong các năm qua. Tuy nhiên, vẫn còn một số lỗi mặc dù được nhắc nhở nhiều lần nhưng do vơ tình hay cố ý, nhân viên ngân hàng vẫn vi phạm lặp lại nhiều lần qua các năm.
Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi:
Trong thời gian qua, để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, BIDV đã phát triển thêm nhiều sản phầm tiền gửi với nhiều tiện ích hấp dẫn. Do đó, khả năng
LỖI NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI
8,000 7,000 6,000 5,000
LỖI NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI 4,000 3,000 2,000 1,000 0 2010 2011 2012 2013
huy động vốn của ngân hàng tăng nhanh, số lần tác nghiệp của nghiệp vụ tiền gửi tăng lên đáng kể. Nhưng xu hướng chung về lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi là số lỗi đã giảm nhiều qua các năm.
Xét về tỷ trọng, tiền gửi là nghiệp vụ đứng thứ 3 vế số lỗi xảy ra trong năm 2013 với số lỗi là 4,734 lỗi tập trung vào các sai sót trong hạch tồn và chứng từ, tăng 1,306 lỗi so với năm 2012. Nhưng do số lần tác nghiệp của tiền gửi tăng cao nên số lỗi này không đáng kể.
Nguồn: Báo cáo rủi ro tác nghiệp BIDV 2010 - 2013
Biểu đồ 2.1: Thực trạng lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi
•Lỗi xảy ra nhiều nhất và có rủi ro cao trong nghiệp vụ này là: - Thực hiện, phê duyệt giao dịch vượt hạn mức.
- Lựa chọn tài khoản hạch tốn sai trên màn hình giao dịch. - Hạch tốn khơng theo đúng nội dung của tài khoản hạch tốn. - Xử lý hủy giao dịch khơng đúng quy định.
LỖI CHỨNG TỪ 20,000 18,000 16,000 14,000 12,000 10,000 LỖI CHỨNG TỪ 8,000 6,000 4,000 2,000 0 2010 2011 2012 2013
- Chứng từ bị sửa chữa, tẩy xóa, viết nhiều màu mực, nhiều nét chữ, GDV ký, đóng dấu trên chứng từ trắng.
- Chữ ký của khách hàng trên chứng từ không khớp với chữ ký trên hệ thống.
- Ghi sai/nhầm lẫn nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ; Chứng từ có số tiền bằng chữ khơng khớp với số tiền bằng số…
- GDV tính lãi, phí gửi, rút tiền khơng chính xác.
Nguyên nhân chính của những lỗi này là do sự cẩu thả, kiểm tra chứng từ không kỹ của giao dịch viên, một số trường hợp do phải phục vụ số lượng khách hàng quá đông nên giao dịch viên bị nhầm lẫn trong quá trình tác nghiệp.
Lỗi tác nghiệp liên quan đến chứng từ:
Chứng từ là nghiệp vụ có số lỗi tác nghiệp đứng thứ 4 từ năm 2010 – 2013. Số lỗi của nghiệp vụ này cao nhất vào năm 2010 với 17.913 lỗi; sau đó đã có sự sụt giảm. Đến năm 2013, số lỗi tác nghiệp của nghiệp vụ chứng từ chỉ còn 6.210 lỗi, giảm đến 65% so với năm 2010. Điều này chứng tỏ nhân viên đã thận trọng hơn trong những hoạt động liên quan đến chứng từ vì các lỗi chứng từ thường liên quan đến sự thiếu cẩn thận của nhân viên.
Nguồn: Báo cáo rủi ro tác nghiệp BIDV 2010 - 2013