( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Bước Trách nhiệm Lưu đồ
Phòng TCHC Các phòng liên quan Tổng hợp nhu cầu 1 2 Phòng TCHC Xác định mục tiêu Xác định đối tượng 3 Phòng TCHC Xây dựng chương trình và phương pháp đào tạo
4 Phịng TCHC
Lựa chọn giáo viên
5 Phịng TCHC Xác định kinh phí 6 Phịng TCHC Phịng TCHC Học viên Tổ chức thực hiện 7 Phòng TCHC Học viên
2.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Căn cứ và tiến trình xác định nhu cầu đào tạo của công ty:
Việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển được thực hiện qua phịng Tổ chức hành chính, phịng Tổ chức hành chính hướng dẫn các phịng khác trong cơng ty xác định nhu cầu đào tạo của mình. Phịng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm đề xuất, trình giám đốc phê duyệt. Nhu cầu đào tạo của công ty được xác định dựa trên những căn cứ sau:
Thứ nhất: Căn cứ vào kết quả của q trình tuyển dụng nhân viên mới, Phịng
tổ chức hành chính xác định nhu cầu đào tạo như sau:
Vào tháng 3 hàng năm, sau khi có kết quả tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mới. Phịng tổ chức hành chính cơng ty TNHH Ngọc Thơ tiến hành lập bảng tổng hợp tình hình tuyển dụng năm đó để có kế hoạch đào tạo những người lao động này.
Bảng 2.5. Tổng hợp tình hình tuyển dụng lao động cơng ty TNHH Ngọc Thơ
(ĐVT: Người)
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Tổng số người được tuyển dụng 38 42 34
Trong đó:
Hợp đồng dài hạn
Hợp đồng ngắn hạn 15 16 13
( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Sau khi đã xác định kết quả tuyển dụng, phòng Tổ chức hành chính dựa vào quy chế đào tạo cán bộ, công nhân mới được quy định tại điều lệ công ty để xác định nhu cầu đào tạo. Điều lệ của công ty đã quy định:
Đối với nhân viên mới tuyển dụng theo hợp đồng dài hạn, trong vòng 6 tháng kể từ ngày tuyển dụng phải được đào tạo các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Các nội quy của công ty + Cơ cấu tổ chức của công ty
+ Phổ biến các quy định về an toàn lao động.
Đối với công nhân mới tuyển dụng theo hợp đồng ngắn hạn, thời vụ cho các dự án, trong vòng 2 tháng kể từ ngày tuyển dụng cần phải được đào tạo các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Các quy định, nội quy làm việc của công ty + Cơ cấu tổ chức của công ty
+ Biện pháp thi công, các quy định về an toàn lao động.
Căn cứ vào điều lệ trên, Phịng tổ chức hành chính tiến hành họp và xác định nhu cầu đào tạo áp dụng cho các đối tượng lao động công ty mới tuyển dụng năm 2012. Kết quả của cuộc họp được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.6. Nhu cầu huấn luyện an toàn lao động lao động năm 2012
Đơn vị có nhu cầu đào tạo Số lượng (người)
1. Phịng TCHC 2
2. Phịng Kĩ thuật thi cơng 3
3. Phịng Kế hoạch đầu tư 1
4. Phịng Kế tốn 1 5. Đội xây lắp 3 6. Tổ cơ khí 4 7. Tổ xây dựng 20 Tổng 34 (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Thứ hai: Phịng tổ chức lao động căn cứ vào định hướng phát triển, mục tiêu kinh doanh của cơng ty hàng năm; trên cơ sở đó, sẽ hoạch định ra những mục tiêu cụ thể cần đạt được năm đó. Và để thực hiện được mục tiêu đó thì cần các yếu tố nào, quy mô, chất lượng lao động ra sao rồi phân tích so sánh đánh giá xem yếu tố, nguồn lực đó đã đáp ứng được hay chưa. Từ đó xác định nhu cầu về nguồn nhân lực cho công ty cả về quy mơ số lượng và chất lượng.
Ví dụ: Năm 2012, Cơng ty đặt ra mục tiêu là hoàn thành đúng tiến độ xây dựng cơng trình; vì vậy cơng ty đã chú trọng vào việc nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân xây dựng nhằm vừa đảm bảo chất lượng cơng trình, vừa đảm bảo thời gian hồn thành sớm nhất…Từ đó xuất hiện nhu cầu đào tạo nâng cao tay nghề cho lực lượng công nhân xây dựng trong công ty.
Bảng 2.7. Nhu cầu đào tạo nghề công nhân xây dựng năm 2012
Đơn vị có nhu cầu đào tạo Số lượng (người)
- Tổ xây dựng 30
( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Thứ ba: Dựa trên nhu cầu đào tạo của các phịng ban trong cơng ty:
Các phòng, tổ, đội sản xuất dựa vào số lượng và chất lượng lao động hiện có của phịng như cơ cấu, trình độ chun mơn, các u cầu trình độ và kỹ năng cần thiết cho công việc hiện tại sẽ lập danh sách đào tạo và gửi lên Phịng tổ chức hành chính để xem xét đánh giá và tổ chức thực hiện đào tạo.
Bảng 2.8. Nhu cầu đào tạo của các phịng ban cơng ty TNHH Ngọc Thơ năm 2012
Đơn vị có nhu cầu đào tạo Nội dung đào tạo Số lượng (người)
1.Phịng Kĩ thuật thi cơng - Kĩ thuật xây dựng cơng trình 3
- Giám sát cơng trình 1
2. Phịng kế tốn -Tiền lương và chế độ chính sách 2
3. Phịng Kế hoạch đầu tư - Quản trị chiến lược 1
4. Phòng TCHC - Quản trị nhân sự 1
5. Đội xây lắp - Đào tạo nghề 5
6. Tổ cơ khí - Đào tạo nghề 9
- Đào tạo nâng bậc 4
7. Tổ xây dựng - Đào tạo nghề 34
- Đào tạo nâng bậc 25
( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Sau khi nhận được yêu cầu đào tạo của các phòng ban, tổ sản xuất gửi lên, phịng tổ chức hành chính sẽ lập bảng u cầu đào tạo tồn cơng ty và gửi lên giám đốc xét duyệt.
Bảng 2.9. Tổng hợp nhu cầu đào tạo của cơng ty TNHH Ngọc Thơ năm 2012
Đơn vị có nhu cầu Nội dung đào tạo Số lượng Ghi
Lao động gián tiếp: 15
1. Phòng TCHC - Huấn luyện an toàn lao động 2
- Quản trị nhân sự 1
2. Phịng kế tốn - Tiền lương và chế độ chính sách 2
- Huấn luyện an tồn lao động 1
3. Phòng Kế hoạch - Huấn luyện an toàn lao động 1
đầu tư - Quản trị chiến lược 1
4. Phòng kĩ thuật thi - Huấn luyện an tồn lao động 3
cơng - Kĩ thuật xây dựng cơng trình 3
- Giám sát cơng trình 1
Lao động trực tiếp: 134
1. Đội xây lắp - Huấn luyện an toàn lao động 3
- Đào tạo nghề 5
2. Tổ cơ khí - Huấn luyện an toàn lao động 4
- Đào tạo nghề 9
- Đào tạo nâng bậc 4
2. Tổ xây dựng - Huấn luyện an toàn lao động 20
- Đào tạo nghề 64
- Đào tạo nâng bậc 25
Tổng 149
( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Đánh giá việc xác định nhu cầu đào tạo của cơng ty:
Qua phân tích ta có thể thấy việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty đã theo một hệ thống. Công ty đã căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu trình độ của người lao động nhằm phù hợp với tính chất cơng việc để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc xác định nhu cầu của cơng ty vẫn cịn những hạn chế:
- Phòng TCHC chủ yếu xác định nhu cầu đào tạo dựa vào các phịng gửi nhu cầu và danh sách lên. Cơng ty chưa thực sự quan tâm tới việc xác định nhu cầu đào tạo trên cơ sở kế hoạch hóa nguồn nhân lực và phân tích, đánh giá thực hiện cơng việc.
- Công ty chưa xây dựng được các bản mô tả công việc, bản yêu cầu thực hiện công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc, vì vậy việc đánh giá hiệu quả lao động khơng thể thực hiện được chính xác.
- Nhu cầu đào tạo từ sự chủ động của người lao động hầu như khơng có. Nguyên nhân là do người lao động chưa nhận thức được ý nghĩa của việc đào tạo cũng như kế hoạch phát triển trong dài hạn của bản thân.
- Công ty chưa sử dụng các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo đối với công nhân sản xuất mà chủ yếu dựa vào nhu cầu của các tổ đội sản xuất gửi lên.
Nhu cầu đào tạo của công ty trong 3 năm gần đây (2010-2012):
Bảng 2.10. Nhu cầu đào tạo của công ty năm 2010-2012
Năm
Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Tổng số lao động 273 303 324
Nhu cầu đào tạo và phát triển (người) 115 134 149
Số người được đào tạo và phát triển 81 97 114
Tỷ lệ phần trăm được đào tạo và phát triển ( %)
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính cơng ty TNHH Ngọc Thơ)
Nhìn vào bảng 2.10, ta thấy tỷ lệ số người được đào tạo tăng lên qua các năm: năm 2012, số người được đào tạo là 114 người tương ứng với 76,5% tổng số nhu cầu đào tạo, tăng 33 người được đào tạo tương ứng tăng 40,7% so với năm 2010. Tuy nhiên, nhận thấy tỷ lệ phần trăm số người được đào tạo trên tổng số người có nhu cầu đào tạo là chưa cao (hơn 70%). Điều này chứng tỏ công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chưa đáp ứng được nhu cầu của người lao động. Đây cũng là nguyên nhân yêu cầu công ty cần quan tâm hơn nữa đến vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
2.3.2.Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển tại cơng ty
Phịng tổ chức hành chính dựa vào nhu cầu đào tạo cũng như mục tiêu chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty để xác định mục tiêu đào tạo cho chương trình đào tạo của cơng ty.
Các mục tiêu đào tạo của công ty:
Từ năm 2008 cho đến nay, các mục tiêu đào tạo và phát triển NNL được công ty nêu lên một cách khái quát như:
- Thỏa mãn nhu cầu học tập, thăng tiến và sử dụng máy móc cơng nghệ hiện đại của người lao động.
- Nâng cao hiệu quả quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty.
- Tăng khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty và đáp ứng với sự thay đổi, tác động bên ngoài.
- Tăng năng suất lao động để giảm chi phí lao động, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh với hàng hố ngoại nhập bên ngồi.
- Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch do cấp trên giao và kế hoạch phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đánh giá các mục tiêu đào tạo của công ty:
- Ưu điểm: Mục tiêu đào tạo mang lại ý nghĩa thực tiễn cũng như ý nghĩa thiết
thực cho công ty và đối tượng đào tạo.
- Nhược điểm:
Công ty chưa xác định được mục tiêu đào tạo cụ thể cho từng loại hình đào tạo, cho từng khóa đào tạo mà chỉ dừng lại ở việc nêu mục tiêu khái quát của cả giai đoạn phát triển.
Mục tiêu đào tạo của công ty đặt ra mang tính chung chung mà chưa cụ thể hóa bằng việc xác định số lượng, chất lượng cần đạt được, vị trí nào cần đào tạo và đào tạo bao nhiêu, thời gian để nhân viên đạt kết quả như mong muốn.
2.3.3. Xác định đối tượng đào tạo
Quy định và tiêu chuẩn lựa chọn đối tượng đào tạo tại công ty
Đối với việc xác định đối tượng đào tạo, công ty áp dụng theo quy chế đào tạo và phát triển được quy định trong điều lệ hoạt động của công ty. Tại mục 8 trong điều lệ hoạt động của công ty đã nêu rõ các tiêu chuẩn lựa chọn đối tượng đào tạo của cơng ty. Theo đó, người lao động được cử đi đào tạo phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Chấp hành tốt nội quy lao động của phịng và của cơng ty, có trách nhiệm cao trong cơng tác, hồn thành tốt cơng việc được giao, có nguyện vọng và cam kết làm việc lâu dài tại công ty.
- Nằm trong kế hoạch đào tạo
- Có kiến thức nền tảng đủ điều kiện tiếp thu chương trình đào tạo - Đáp ứng đầy đủ các điều kiện, yêu cầu của cơ sở đào tạo.
Tuy nhiên, tùy vào từng chương trình đào tạo mà cơng ty đưa ra các tiêu chuẩn để xác định đối tượng đào tạo. Cụ thể:
Với đối tượng đào tạo là cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật:
Hàng năm công ty cho người lao động tham gia các khóa học ngắn hạn tại các trung tâm đào tạo chính quy nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn. Người lao động được tham dự vào khóa học này có thể là cán bộ làm việc trong các phịng ban của cơng ty và họ phải thỏa mãn những tiêu chuẩn sau:
- Có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên - Phải ký hợp đồng dài hạn với công ty.
Đối tượng đào tạo là công nhân kĩ thuật:
Không chỉ chú trọng đào tạo nguồn lực trong bộ máy quản lý, cơng ty cịn chú trọng đào tạo tay nghề cho công nhân kĩ thuật. Công tác đào tạo với công nhân kĩ thuật chủ yếu là đào tạo lại nghề và nâng cao tay nghề cho người lao động.
Tiêu chí để lựa chọn đối tượng tham gia khóa học đào tạo lại nghề hoặc nâng cao tay nghề là:
- Những cơng nhân đang làm việc khơng đúng với trình độ, nghành học
- Những cơng nhân mà người quản lý đánh giá còn thiếu một số kỹ năng cần thiết cho cơng việc địi hỏi phải được đào tạo lại.
Cách thức lựa chọn đối tượng đào tạo tại công ty
Hiện tại, Công ty chủ yếu lựa chọn đối tượng đào tạo theo bản yêu cầu đào tạo nhân lực do các phòng ban, tổ, đội sản xuất gửi lên.
Quy trình lựa chọn đối tượng đào tạo bao gồm các bước:
Bước 1: Phòng tổ chức hành chính thực hiện tổng hợp số lượng nhu cầu đào tạo
tồn cơng ty từ những bản yêu cầu đào tạo do các phòng ban, đội sản xuất gửi lên.
Bảng 2.11. Tổng hợp yêu cầu đào tạo của công ty giai đoạn 2010-2012 ( ĐVT: Người ) Tiêu chí Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2011/2010 2012/2011 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Tổng số lượng yêu
cầu đào tạo
115 134 149 19 116,5 15 111,2
Trong đó:
Lao động gián tiếp
Lao động trực tiếp 105 122 134 17 116,2 12 109,8
( Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
Qua bảng 2.11, có thể thấy số nhu cầu đào tạo công nhân viên của công ty tăng qua từng năm và chủ yếu là lao động trực tiếp. Năm 2012, nhu cầu đào tạo lao động trực tiếp tăng 12 người tương ứng tăng 9,8% so với năm 2011. Như vậy có thể thấy nhu cầu đào tạo kiến thức, tay nghề cho công nhân kĩ thuật của công ty là rất lớn.
Bước 2: Phòng tổ chức hành chính dựa trên nguồn kinh phí dành cho đào tạo và
các tiêu chuẩn lựa chọn đối tượng đào tạo để sàng lọc, cân đối và tiến hành lựa chọn đối tượng được đào tạo trong năm đó.
Bảng 2.12. Đối tượng đào tạo của công ty năm 2012
(ĐVT: Người)
Chỉ tiêu Nội dung đào tạo Số
lượng Tổng số lao động được đào tạo
Trong đó:
1. Đối tượng là lao động gián tiếp 12
- Cán bộ quản lý 4
+ Quản trị nhân sự 1
+ Quản trị chiến lược 1
+ Tiền lương và chế độ chính sách 1
- Cán bộ kỹ thuật + Huấn luyện an toàn lao động 3
+ Kỹ thuật xây dựng cơng trình 1
+ Giám sát cơng trình 1
2. Đối tượng là lao động trực tiếp 102