(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực – PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và Th.S Nguyễn Vân Điềm)
1.4.1.Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo là khoảng cách giữa những gì hiện có và những gì mong muốn trong tương lai xét về khía cạnh thái độ của người quản lý và người lao động trong doanh nghiệp.
Bản chất của xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần được đào tạo và đào tạo cho loại lao động nào? Và đào tạo những kĩ năng nào với số lượng lao động là bao nhiêu?
Để xác định một cách chính xác hơn nhu cầu đào tạo đòi hỏi người xác định nên phân tích cả nhu cầu đào tạo cá nhân và khả năng học tập của người lao động cũng như hiệu quả vốn đầu tư cho đào tạo.
1.4.1.1. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo a. Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là q trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thơng tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng cơng việc.
Phân tích cơng việc cho ta kết quả là: bản mô công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện.
Từ bản mơ tả cơng việc ta có các thơng tin đầy đủ về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và các vấn đề có liên quan đến một cơng việc cụ thể. Căn cứ vào đó để xác định xem cần đào tạo cho người lao động những kỹ năng nào, hay kiến thức chuyên môn, về pháp luật, kinh tế xã hội…; giáo dục tinh thần thái độ để người lao động có thể đảm nhận tốt nhiệm vụ của mình.
Từ bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, ta thấy được khoảng cách giữa yêu cầu của công việc với khả năng thực tế của người lao động, từ đó xác định được những kỹ năng nào cần bổ sung cho người lao động .
Từ bản tiêu chuẩn công việc, ta đánh giá được mức độ hồn thành cơng việc của người lao động, thấy được điểm mạnh, điểm yếu của họ, từ đó có kế hoạch đào tạo phù hợp để phát huy điểm mạnh và hạn chế những điểm yếu.
b. Kế hoạch hố nguồn nhân lực
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là q trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó.
Tổ chức hình thành về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai cũng như về khả năng cung cấp nhân lực, để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nhân viên cần thiết vào thời điểm cần thiết để hoàn thành thắng lợi các mục tiêu của doanh nghiệp đó.
Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động với các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc cho ta biết mức độ hồn thành cơng việc của từng người lao động, từ đó có kế hoạch đào tạo để trang bị thêm những kiến thức và kỹ năng giúp cải tiến sự thực hiện công việc của họ. Thơng qua đánh giá thực hiện cơng
việc ta có thể kiểm tra tính đúng đắn của các quyết định đào tạo và phát triển, từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp.
d. Ngồi ra, cịn có thể sử dụng các thông tin khác để xác định nhu cầu đào tạo:
- Theo báo cáo của viên giám thị. - Theo yêu cầu quản trị.
- Căn cứ vào thành tích, chỉ tiêu cá nhân đạt được. - Trắc nghiệm kiến thức.
- Bản câu hỏi điều tra.
- Kết quả thực hiện mức lao động.
1.4.1.2. Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo
Theo giáo trình “ Kinh tế nguồn nhân lực” – PGS. Trần Xuân Cầu và PGS. Mai Quốc Chánh, nhà xuất bản Trường đại học kinh tế quốc dân.Việc xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định số công nhân kỹ thuật cần thiết để hoàn thành sản xuất.
Để xác định cơng nhân kỹ thuật cần thiết có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
Phương pháp 1: Tính theo lượng lao động hao phí:
Phương pháp này căn cứ vào tổng hao phí, thời gian lao động cần thiết để sản xuất từng loại sản phẩm và quỹ thời gian làm việc bình qn của một cơng nhân kỳ kế hoạch, hệ số hoàn thành mức lao động năm kế hoạch.
CNKT ti qi ct n m Trong đó: T K
CNKTct: số cơng nhân cần thiết để hồn thành nhiệm vụ sản xuất kỳ kế hoạch. ti : Lượng lao động hao phí để sản xuất ra một sản phẩm loại i. qi : Số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch.
∑tiqi : Toàn bộ lượng lao động hao phí để hồn thành nhiệm vụ sản xuất Tn : Quỹ thời gian làm việc bình qn của 1 cơng nhân kỹ thuật kỳ kế hoạch. Km : Hệ số hồn thành mức lao động dự tính kỳ kế hoạch.
Phương pháp này có những ưu điểm là cho kết quả chính xác nhưng tính tốn phức tạp và mất thời gian và được áp dụng để xác định công nhân kỹ thuật cần thiết để
hồn thành nhiệm vụ sản xuất cho những cơng việc, những sản phẩm được định mức lao động khoa học, thường là những nghề cơ khí, dệt, may...
Phương pháp 2: Dựa vào số lượng máy móc thiết bị, mức phục vụ của một công nhân kỹ thuật và hệ số ca làm việc của máy móc thiết bị.
CNKTct = M x P x K Trong đó:
CNKTct: Số cơng nhân kỹ thuật cần thiết kỳ kế hoạch M: Số lượng máy móc thiết bị cần phục vụ
P: Mức phục vụ của 1 công nhân kỹ thuật
K: Số ca làm việc của thiết bị trong một ngày đêm kỳ kế hoạch
Phương pháp 3: Phương pháp chỉ số
Theo phương pháp này, nhu cầu công nhân kỹ thuật cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất được xác định căn cứ vào số cơng nhân kỹ thuật hiện có; chỉ số máy móc thiết bị; chỉ số ca làm việc và chỉ số năng suất lao động kỳ kế hoạch.
CNKT
(CNKThc .Im .I k )
Trong đó:
ct
w
CNKTct : Số cơng nhân kỹ thuật cần thiết kỳ kế hoạch
CNKThc : Số công nhân kỹ thuật hiện có của nghề đó, được xác định theo số liệu báo cáo thống kê của doanh nghiệp
Im : Chỉ số máy móc thiết bị năm kế hoạch Ik : Chỉ số ca làm việc của thiết bị năm kế hoạch
10
Iw : Chỉ số năng suất lao động của công nhân kỹ thuật năm kế hoạch.
Sau khi xác định được CNKTct và CNKThc tính được số cơng nhân kỹ thuật cần bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất năm kế hoạch.
Bước 2: Xác định nhu cầu bổ sung cơng nhân kỹ thuật để hồn thành nhiệm vụ
sản xuất. Có hai loại bổ sung:
- Bổ sung do thay đổi nhiệm vụ sản xuất
NCbssx = CNKTct – CNKThc Trong đó:
NCbssx : Nhu cầu bổ sung cơng nhân kỹ thuật của một nghề nào đó
CNKTct : Số cơng nhân cần thiết của nghề để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất CNKThc : Số công nhân kỹ thuật hiện có của nghề đó.
- Bổ sung cơng nhân kỹ thuật thay thế
Nhu cầu bổ sung công nhân kỹ thuật để thay thế vì các lý do khác nhau, như về hưu, mất sức lao động, thuyên chuyển...cũng cần được tính dựa vào hồ sơ của cơng nhân và tình hình thực tế của năm báo cáo.
Bước 3: Xác định nhu cầu đào tạo công nhân kỹ thuật kỳ kế hoạch (NCđt)
NCđt =
Nhu cầu bổ sung công nhân kỹ thuật + để hồn thành nhiệm vụ sản xuất Nhu cầu bổ sung cơng nhân kỹ thuật để thay
thế
Số người bổ
- sung khơng cần
đào tạo
Ngồi các phương pháp đã nêu trên, hiện nay nhiều nước sử dụng phương pháp xây dựng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo công nhân kỹ thuật của ngành, của doanh nghiệp.
1.4.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Là xác định các kết quả cần đạt được của hoạt động đào tạo. Bao gồm:
- Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ có được sau đào tạo. - Số lượng và cơ cấu học viên.
Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực phải giúp ích cho doanh nghiệp thực hiện mục tiêu của nó. Do đó, mục tiêu của đào tạo phải nhằm vào mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.
Thực chất của xây dựng các mục tiêu đào tạo phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là xác định các kết quả cần đạt được sau đào tạo. Do đó các mục tiêu đặt ra cần lưu ý các yêu cầu:
- Các mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể gắn với việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các chỉ tiêu về lợi nhuận, doanh thu, thị trường, cơ cấu tổ chức… mà doanh nghiệp đưa ra.
- Các mục tiêu được đưa ra phải phục vụ cho việc đánh giá quá trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
- Từ các mục tiêu đã xác định của doanh nghiệp, những cán bộ phụ trách đào tạo doanh nghiệp sẽ bàn bạc, cân nhắc và xây dựng các chương trình đào tạo cũng như lựa chọn các phương pháp đào tạo thích hợp đối với các loại nhân viên trong doanh nghiệp.
1.4.3.Lựa chọn đối tượng để đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo là lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên: - Nghiên cứu nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động
- Tác dụng của đào tạo đối với người lao động - Triển vọng nghề nghiệp của từng người
Việc lựa chọn người để đào tạo đảm bảo phải đào tạo đúng người cần đào tạo, tức là phải lựa chọn người đúng khả năng, nguyện vọng học tập…để tránh tình trạng đào tạo nhầm đối tượng, làm tổn thất về thời gian và chi phí khơng cần thiết.
Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và xác định nhu cầu của người lao động, phân tích các tác dụng của đào tạo và phát triển đối với người lao động cũng như triển vọng nghề nghiệp của họ trên cơ sở hồ sơ nhân sự và các kết quả thực hiện công việc của người lao động để tiến hành lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp.
1.4.4.Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống trong đó bao gồm các mơn học và các bài học cần được dạy, cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn các phương pháp đào tạo phù hợp.
Chương trình đào tạo phải được xây dựng thật cụ thể về: số môn học, các mơn học sẽ cung cấp trong chương trình, số giờ học, tiết học của từng mơn, chi phí cho mỗi mơn, mỗi tiết, các phương tiện cần thiết cho chương trình như: giáo trình, tài liệu, trang thiết bị,…
Chương trình đào tạo được xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định. Sau đó doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chất…để chọn phương pháp đào tạo cho phù hợp.
Các chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực bao gồm:
- Định hướng lao động: Loại chương trình đào tạo góp phần phổ biến thơng tin,
định hướng và cung cấp kiến thức mới cho người lao động, ví dụ như: giải thích cho người lao động về cấu tổ chức mới của tổ chức hay cung cấp các thông tin về tổ chức cho từng người mới.
- Phát triển kỹ năng: Với chương trình đào tạo này người lao động sẽ được đào
tạo các kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc giúp cho người lao động có thể thích ứng được với những thay đổi trong cơng việc cũng như những cơng nghệ mới.
- Đào tạo an tồn: góp phần ngăn chặn những nguy cơ tai nạn lao động, đảm bảo
an tồn trong sản xuất cũng như chính tính mạng của người lao động .
- Đào tạo nghề nghiệp: để tránh cho người lao động bị lạc hậu về kiến thức và kỹ
năng nghề nghiệp. Việc đào tạo này nhằm phổ biến các kiến thức mới được phát hiện hoặc các kiến thức thuộc các lĩnh vực liên quan đến nghề mang tính đặc thù .
- Đào tạo người giám sát và quản lý: Những người giám sát và quản lý cần được
đào tạo để biết cách ra các quyết định hành chính và cách làm việc với con người. Loại hình đào tạo này chú trọng vào các lĩnh vực: ra quyết định, giao tiếp, giải quyết vấn đề và tạo động lực.
Lựa chọn phương pháp đào tạo
Phương pháp đào tạo có rất nhiều phương pháp khác nhau và mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại đối tượng trong từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Do vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp nhất với chương trình đào tạo nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
1.4.4.1. Đào tạo trong công việc
Đào tạo trong công việc là một phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn.
- Đào tạo trong công việc được tiến hành khá đơn giản, học viên được đào tạo tốt về mặt thực hành, kinh nghiệm làm việc cụ thể, do đó có thể vận dụng ngay vào các cơng việc thực tế.
- Chi phí đào tạo thấp do trong q trình đào tạo có thể sử dụng ngay máy móc thiết bị, nhà xưởng của đơn vị để giảng dạy, lại khơng địi hỏi đội ngũ giáo viên chuyên biệt.
- Dễ dàng đánh giá kết quả đào tạo, nhanh chóng có thơng tin phản hồi, giúp học viên mau trưởng thành trong cơng việc.
- Ngồi ra, đào tạo và phát triển trong công việc giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm sốt nội dung chương trình dạy và học.
Nhược điểm:
- Học viên ít có khả năng phát triển kiến thức về lí luận. Học viên có thể học cả những kinh nghiệm xấu của người hướng dẫn và trở thành thói quen rất khó sửa về sau.
- Việc đào tạo có thể gây ảnh hưởng trực tiếp tới q trình sản xuất.
- Chương trình đào tạo có thể khơng bài bản, khơng theo trình tự từ dễ đến khó, khơng theo quy trình cơng nghệ…nên người học không thể có được kiến thức một cách hệ thống.
- Trong quá trình đào tạo nếu người hướng dẫn khơng có thái độ truyền nghề vơ tư do tâm lý sợ chiếm chỗ sẽ làm giảm hiệu quả của đào tạo.
Đào tạo trong công việc bao gồm các phương pháp sau:
a. Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc
Đây là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc dưới sự hướng dần, chi bảo của người dạy. Người dạy giới thiệu và giải thích về mục tiêu cơng việc và chỉ dẫn tỉ mỉ cách quan sát các thao tác làm việc, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi người học thành thạo. Có thể áp dụng phương pháp này để đào tạo cho hầu hết công nhân sản xuất và một số cán bộ quản lí trong doanh nghiệp.
b. Đào tạo theo kiểu học nghề
Đào tạo theo kiểu học nghề là phương pháp đào tạo tại nơi làm việc dưới sự chỉ dẫn của các công nhân lành nghề. Học viên sẽ được học lí thuyết trên lớp rồi đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề, thực hiện công việc thuộc nghề