- Chi phớ về nguyờn vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phớ sản
b. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho:
3.3.4. Phương phỏp hạch toỏn nguyờn vật liệu trong doanh nghiệp.
a. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu:
* Yờu cầu đối với hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
Nguyờn vật liệu sau khi được phõn loại thỡ cần được theo dừi chi tiết theo từng loại đú, theo dừi cả số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng loại ở từng kho theo cả hai chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Dựa trờn cơ sở là cỏc chứng từ nhập - xuất kho và kết hợp theo dừi cả kho và phũng kế toỏn, cỏc đơn vị tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu phự hợp để tăng cường quản lý nguyờn vật liệu.
* Lập danh điểm quản lý nguyờn vật liệu
Để cú thể quản lý nguyờn vật liệu một cỏch chặt chẽ, tỉ mỉ kế toỏn cần tiến hành lập danh điểm nguyờn vật liệu. Lập danh điểm nguyờn vật liệu là quy định cho mỗi loại nguyờn vật liệu một kớ hiệu riờng bằng hệ thụng cỏc chữ số kết hợp với cỏc chữ cỏi thay thế tờn gọi, quy cỏch, kớch cỡ của chỳng.
Tựy theo từng Doanh nghiệp, hệ thống danh điểm cú thể đựoc xõy dựng theo nhiều cỏch thức khỏc nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ khụng trựgn lặp. Danh điểm nguyờn vật liệu được sử dụng thống nhất giữa cỏc bộ phận quản lý liờn quan trong doanh nghiệp. Thụng thường hay sử dụng tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 kết hợp với chữ cỏi của tờn gọi nguyờn vật liệu để ký hiệu từng loại, nhúm, và đối tượng cụ thể.
* Cỏc phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu:
Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là việc theo dừi, ghi chộp sự biến động nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyờn vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thụng tin chi tiết để quản trị từng danh điểm nguyờn vật liệu.
Cụng tỏc hạch toỏn chi tiết phải đảm bảo theo dừi được quỏ trỡnh nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị của từng danh điểm nguyờn vật liệu, phải tổng hợp được tỡnh hỡnh luõn chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, từng bói.
Hiện nay, cỏc doanh nghiệp cú thể ỏp dụng một trong ba phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu như sau:
- Phương phỏp ghi thẻ song song.
- Phương phỏp số đối chiếu luõn chuyển. - Phương phỏp sổ số dư.
• Hạch toỏn theo phương phỏp ghi thẻ song song:
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ (sổ) kho để ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ rồi tiến hành ghi chộp số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ (sổ) kho. Định kỳ, thủ kho gửi cỏc chứng từ nhập - xuất đó được phõn loại theo từng danh điểm cho phũng kế toỏn.
- Tại phũng kế toỏn: Định kỳ, nhõn viờn kế toỏn xuống kho kiểm tra việc ghi chộp của thủ kho, sau khi ký xỏc nhận vào thẻ ( sổ) kho và nhận chứng từ nhập, xuất về phũng kế toỏn. Tại phũng kế toỏn, nhõn viờn kế toỏn hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ rồi căn cứ vào đú để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết nguyờn vật liệu theo cả hai chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị.
Cuối kỳ: Căn cứ vào sổ (thẻ) chi tiết kế toỏn lập bảng kờ nhập - xuất - tồn để đối chiếu sổ kế toỏn chi tiết với thẻ kho của thủ kho. Số liệu dũng tổng cộng trờn bảng kờ nhập - xuất - tồn với số liệu trờn sổ kế toỏn tổng hợp. Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết với số liệu kiểm kờ thực tế.
Ưu điểm: Ghi chộp đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ
tin cậy cao của thụng tin và cú khả năng cung cấp thụng tin nhanh cho nhà quản lý nhanh trong doanh nghiệp.
Nhược điểm: Việc ghi chộp giữa thủ kho và kế toỏn trựng lặp về chỉ tiờu số
lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối thỏng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toỏn.
Phạm vi ỏp dụng: ỏp dụng với cỏc doanh nghiệp ớt chủng loại vật tư, khối lượng cỏc nghiệp vụ - xuất - nhập - tồn diễn ra khụng thường xuyờn.
Sổ thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ ( thẻ) kế toỏn
chi tiết nguyờn vật liệu - cụng
cụ dụng cụ
Ghi Chỳ : : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
: Ghi cuối thỏng
... : Đối chiếu, kiểm tra
Hỡnh 3-1: Sơ đồ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo từng phương phỏp ghi thẻ song song.
* Hạch toỏn theo phương phỏp ghi sổ đối chiếu luõn chuyển:
Theo phương phỏp này, để hạch toỏn nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dừi về mặt số lượng đối với từng loại nguyờn vật liệu, tại phũng kế toỏn sẽ mở sổ đối chiếu luõn chuyển để theo dừi sự biến động biến động của nguyờn vật liệu về mặt giỏ trị và mặt hiện vật, cụ thể như sau:
- Tại kho: Thủ khkỏ mở thẻ kho ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho vật liệu về mặt số lượng và hiện vật đối với tựng loại vật liệu trờn cơ sở chứng từ nhập, xuất nguyờn vật liệu giống như phương phỏp ghi thẻ song song. - Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn mở sổ đối chiếu luõn chuyển để chi chộp tỡnh hỡnh nhập, xuất, kho của từng loại vật liệu ở từng kho. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyờn vật liệu kế toỏn tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Để cú số liệu ghi vào sổ đối chiếu luõn chuyển, kế toỏn phải lập cỏc bảng nhập, xuất trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập - xuất định kỳ Thủ kho gửi lờn .Sổ đối chiếu luõn chuyển cũng được theo dừi cả về chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Cuối thỏng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luõn chuyển với thẻ kho và số liệu kế toỏn tổng hợp.
* Chỳ ý : Trong trường hợp khụng lập Bảng kờ nhập, Bảng kờ xuất thỡ căn cứ
vào chứng từ nhập, chứng từ xuất đó kiểm tra, phõn loại. Cuối thỏng tổng hợp số liệu cả về số lượng và giỏ trị để ghi vào sổ đối chiếu luõn chuyển .
Trường hợp cỏc chứng từ nhập - xuất - tồn đó kiểm tra, phõn loại thỡ kế toỏn lập bảng kờ nhập, bảng kờ xuất cả về số lượng một giỏ trị cuối thỏng ghi vào Sổ đối chiếu luõn chuyển.
Sổ (Thẻ ) kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ đối chiếu
Luõn chuyể kờ nhập Bảng kờ xuất
Ghi Chỳ Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu
Hỡnh 3-2:Sơ đồ kế toỏn chi tiết vật liệu- cụng cụ dụng cụ theo phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển :
Phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển cú những ưu, nhược điểm sau
- Ưu đ iểm : Khối lượng ghi chộp được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào
cuối thỏng.
- Nhược đ iểm : Việc ghi sổ vẫn cũn bị trựng lặp giữa Thủ kho và Phũng kế
toỏn về chỉ tiờu hiện vật, việc đối chiếu,kiểm tra cũng tiến hành vào cuối thỏng do đú hạn chế tỏc dụng kiểm tra trong cụng tỏc quản lý .
- Phạm vi ỏp dụng: Áp dụng cho Doanh nghiệp cú ớt nghiệp vụ xuất - nhập khụng nhiều, khụng bố trớ riờng nhõn viờn kế toỏn chi tiết vật liệu, do vậy khụng cú điều kiện ghi chộp, theo dừi kế toỏn tỡnh hỡnh nhập, xuất khẩu hàng ngày.
* Hạch toỏn theo phương phỏp sổ số dư:
- Tại kho: Thủ kho dựng thẻ (sổ) kho để ghi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyờn vật liệu theo chỉ tiờu số lượng. Cuối thỏng, thủ kho ghi vào sổ số dư số tồn kho đó tớnh trờn thẻ (sổ) kho vào cột số lượng.
Sổ số dư do kế toỏn lập theo từng kho và được mở cho cả năm. Cuối mỗi thỏng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi chộp.
Tại phũng kế toỏn: Nhõn viờn kế toỏn định kỳ xuống kho kểm tra việc ghi chộp trờn thẻ( sổ ) kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập - xuất kho. Kế toỏn nguyờn vật liệu kiểm tra lại chứng từ và tổng hợp giỏ trị theo từng nhúm, loại nguyờn vật liệu để ghi chộp vào cột số tiền trờn phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được chi vào bảng lũy kế xuất vật tư hàng húa.
Cuối thỏng, căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất để ghi vào bảng kờ nhập - xuất - tồn theo từng nhúm vật liệu, theo chỉ tiờu gớa trị. Đồng thời khi nhận được sổ sư do thủ kho chuyển lờn kế toỏn căn cứ vào số tồn kho để ghi vào cột số tiền trờn sổ số dư. Kế toỏn đối chiếu số liệu trờn sổ số dư và trờn bảng kờ nhập - xuất - tồn.
Ưu điểm: Phương phỏp này trỏnh được ghi chộp trựng lặp giữa thủ kho và phũng
kế toỏn; giảm được khối lượng ghi chộp kế toỏn do cụng việc tiến hành đều trong thỏng.
Nhược điểm: Do kế toỏn chỉ theo dừi về mặt giỏ trị trờn bảng lũy kế nhập - xuất -
tồn kho cho nờn muốn biết chỉ tiờu hiện vật phải xem số liệu trờn thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu ghi chộp giữa thủ kho và kế toỏn rất khú phỏt hiện sai sút.
Phạm vi ỏp dụng: Thớch hợp trong cỏc doanh nghiệp sản xuất cú trủng loại vật tư nhiều, tỡnh hỡnh nhập - xuất diễn ra thường xuyờn và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giỏ hạch toỏn để hạch toỏn nhập - xuất đó xõy dựng hệ thống danh điểm vật tư, trỡnh độ chuyờn mụn của kế toỏn vững vàng.
Sổ thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kờ nhập Sổ số dư Bảng kờ xuất
Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế nhập xuất Bảng kờ tổng hợp
xuất - nhập - tồn
Ghi chỳ : : Ghi cuối ngày : Ghi cuối thỏng : Quan hệ đối chiếu
Hỡnh 3-3: Sơ đồ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp sổ số dư
b. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu:
Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu là việc sử dụng cỏc tài khoản kế toỏn phản ỏnh, kiểm tra giỏm sỏt cỏc đối tượng kế toỏn cú nội dụng kinh tế ở dạng tổng quỏt. Do kế toỏn chi tiết khụng thể phản ỏnh một cỏch đầy đủ số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp theo chỉ tiờu gớa trị mà chỉ cú kế toỏn tổng hợp mới đỏp ứng được yờu cầu này. Do vậy mà phải sử dụng kết hợp cả kế toỏn chi tiết và kế toỏn tổng hợp.
Hiện nay, cỏc Doanh nghiệp cú thể lựa chọn một trong hai phương phỏp kế toỏn tổng hợp hàng tồn kho là phương phỏp kờ khai thường xuyờn và phương phỏp kiểm kờ định kỳ.
* Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn: - Đặc điểm:
Phương phỏp kờ khai thường xuyờn là phương phỏp kế toỏn phải tổ chức ghi chộp một cỏch thường xuyờn liờn tục cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho. Như vậy, việc xỏc định trị gớa vốn thực tế nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh cắn cứ trực tiếp vào cỏc chứng từ xuất kho đó tập hợp, phõn loại theo cỏc đối tượng sử dụng để ghi vào tài kkhoản và sổ kế toỏn. Trị giỏ vốn thực tế hàng tồn kho cú thể được xỏc định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toỏn.
-Tài khoản sử dụng:
- TK 1521 – Nguyờn vật liệu chớnh. - TK 1522 - Vật liệu phụ
- TK 1523 – Nhiờn liệu.
- TK 1524 - Thiết bị xõy dựng cơ bản.
- TK 1528 - Vật liệu khỏc.
Trong từng tài khoản cấp lại cú thể mở thờm cỏc tài khoản cấp 3, cấp 4,... tới từng nhúm, thứ nguyờn vật liệu tựy theo yờu cầu quản lý chi tiết của doanh nghiệp. Tài khoản 151 - Hàng mua đi đường:
Tài khoản này dựng để phản ỏnh giỏ trị cỏc loại nguyờn vật liệu mà doanh nghiệp đó mua, đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng cuối kỳ nguyờn vật liệu chưa về nhập kho.
Tài khoản này phản ỏnh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đó khấu trừ và cũn được khấu trừ đối với doanh nghiệp ỏp dụng thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
Tài khỏan 133 cú 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng húa , dịch vụ. - TK 1332 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ.
Tài khoản 331 - Phải trả người bỏn: Tài khản này được dựng để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa doanh nghiệp với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng húa, lao động theo hợp đồng kinh tế đó ký kết.
Tựy theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp, TK 331 cần được mở rộng chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bỏn, từng người nhận thầu.
Ngoài ra, hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn cũn sử dụng một số tài khoản liờn quan khỏc như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 515, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642,....