Hình 1.3 : Mơ hình POQ
2.2 Thực trạng quản trị hàng tồn kho trong Công ty TNHH Thực Phẩm Cao
2.2.4 Quy trình quản lý hàng tồn kho
Qu trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng đén kho của công ty cho đến thời điểm sản phẩm được xuất bán. Quy trình quản lý hàng tồn kho tại Cơng ty Thực Phẩm Cao Cấp gồm 3 quy trình phụ
- Quy trình nhập kho: khi cơng ty nhập hàng của các nhà sản xuất nguyên vật liệu mà cơng ty hợp tác, quy trình nhập kho trước khi bán hàng như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập kho tại Cơng ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp
Nguồn: Phịng Kế tốn
(1) Lập biên bản kiểm nghiệm Bộ phận mua hàng Bộ phận kiểm nghiệm Thủ kho (2) Lập PNK & Chuyển hàng Ghi lượng thực nhập và Ngày nhập vào PNK (4) Chuyển PNK cho Kế toán Kế tốn (5) Hồn chỉnh đơn giá, Thành tiền của PNK và ghi sổ
Quy cách mẫu mã, chất lượng của hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với thực tế, nếu có sự sai lệch, Thủ kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối nhập hàng khi có những sai lệch lớn
- Quy trình xuất kho: cơng ty xuất hàng từ kho bán cho khách. Quy trình xuất kho như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất kho tại Cơng ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp
Nguồn: Phịng Kế tốn
Thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ (lệnh xuất bán, phiếu xuất…) nhưng phải có chữ kí của Giám đốc (hoặc người được ủy nhiệm ký lệnh phiếu xuất), kế toán, người nhận hàng…kiểm tra quy cách mẫu mã hàng hóa đúng với phiếu xuất thì mới ký và xuất hàng ro khỏi kho.
Đồng thời căn cứ phiếu nhập xuất hàng, Thủ kho phải ghi ngay vào thẻ kho để theo dõi và báo cáo về kế tốn.
- Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho, hàng tuần công ty tiến hành kiểm kê và điều chỉnh hàng hóa trong kho. Quy trình đó diễn ra như sau:
+ Liệt kê các hàng hóa đang tồn trong kho tại thời điểm kiểm kê + Nhập dữ liệu thực tế sau khi kiểm kê xong
Bộ phận kinh doanh Thủ kho Khách hàng
(2) chuyển liên 2 PXK (3) xuất hàng (1) Lập PXK và lưu liên 1 PXK liên 3 PXK Bộ phận bán hàng chuyển PXK liên 2 Kế toán
+ Tiến hành lập các biên bản, chứng từ điều chỉnh số liệu kế toán cho đúng với số liệu thực tế. Nếu xuất hiện tình trạng thừa hoặc thiếu có ngun nhân do cơn người gây ra, người lập biên bản xin ý kiến xủa lý của Giám đốc hoặc người quản lý trực tiếp.
2.2.5 Mơ hình quản lý hàng tồn kho cơng ty đang áp dụng
Hiện nay tại cơng ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp có tình hình mua hàng như sau :
- Chu kỳ công ty mua hàng (ngun vật liệu): Hiện nay cơng ty khơng có chu kỳ mua hàng nhất định mà chỉ đặt mua khi lượng hàng dự trữ trong kho gần hết, chỉ ước chừng khoảng trung bình 24 ngày 1 lần, suy ra mỗi năm cơng ty đặt mua khoảng 15 lần.
- Giá trị 1 đơn hàng : trung bình 1 đơn hàng trị giá 50 triệu đồng
- Thời gian vận chuyển hàng hóa: thời gian trung bình kể từ lúc đặt hàng đến khi cơng ty nhận được hàng là 7 ngày
- Khi đặt mua 1 đơn hàng nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ được vận chuyển thành 1 chuyến bằng tàu từ các nước Nhật, Úc sang Việt Nam
- Khi mua với số lượng nhiều: vì mua hàng trực tiếp từ công ty đối tác nên cơng ty được áp dụng chính sách khấu trừ theo sản lượng.
- Vì được ước tính khi hàng tồn trong kho gần hết công ty sẽ đặt mua hàng nên cơng ty ln có hàng tồn trong kho, khơng bị thiếu hụt khi có nhu cầu.
Như vậy, trên thực tế, cơng ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà chỉ ước lượng theo khả năng sản xuất và lượng hàng còn dự trữ trong kho.
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm kiếm cho mình một mơ hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành thực phẩm như Hifood, điều này lại càng quan trọng vì ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm…đều đóng những vai trị quan trọng trong hoạt động sản xuất. Tuy nhiên tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu thị trường mà doanh nghiệp tìm những mơ hình phù hợp cho riêng mình.
Khi được phỏng vấn, cán bộ phịng hành chính có chia sẻ, hiện nay cơng ty chưa thực sự áp một mơ hình quản trị hàng tồn kho nào cụ thể, vì hiện tại cơng ty chưa xác định được cụ thể ngày đặt hàng, chu kì đặt hàng, chưa xác định được điểm tái đặt hàng. Tuy nhiên, công ty đang có dự định áp dụng mơ hình kinh tế cơ bản (EOQ) trong công tác quản trị hàng tồn kho.
2.2.6 Thực trạng về các chi phí ảnh hưởng đến hàng tồn kho
a) Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá trị mua một đơn vị nguyên vật liệu.
Cmh= khối lượng hàng x đơn giá
Với đơn giá trung bình của các loại ngun vật liệu do cơng ty cung cấp sau :
Bảng 2.5: Đơn giá trung bình của các loại nguyên vật liệu chủ yếu
Loại nguyên liệu Mã số Đợn vị tính Đơn giá (đồng)
Hải sản HS001 Kg 100.000
Thịt động vật TĐV002 Kg 70.000
Rau quả sạch RQ003 Kg 25.000
Đồ uống nhập khẩu ĐUNK004 Chai 115.000
Đồ gia dụng Hàn Quốc ĐGD005 Bộ 30.000
Nguồn: Phòng kinh doanh
Giá trung bình trên 1 đơn vị nguyên vật liệu:
Công ty cho biết giá trị mỗi đơn hàng là 50.000.000 đồng Suy ra Cmh = 50.000.000 x 15=750.000.000 đồng
b) Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngồi thì chi
phí chuẩn bị một u cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn hàng gồm chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh tốn…
Ở cơng ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp , mỗi năm công ty đặt hàng mua nguyên vật liệu từ công ty đối tác ở nước ngồi, chi phí cho 1 lần đặt hàng (S) là 3.000.000 đồng, bao gồm :
Bảng 2.6: Bảng thống kê chi phí cho một lần đặt hàng
Chỉ tiêu Giá trị
Chi phí tìm kiếm nguồn hàng 500.000 đồng
Chi phí giao dịch Chủ yếu là chi phí gọi điện thoại, khoảng 10.000 – 20.000 đồng
Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hóa
Khoảng 500.000 đồng Chi phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu Khoảng 2.000.000 đồng
Tổng Khoảng 3.000.000 đồng
Nguồn: Tự tổng hợp
Mỗi năm công ty đặt hàng 15 lần
=> Cdh = số lần đặt hàng trong năm x chi phí cho 1 lần đặt hàng = 15 x 3.000.000 = 45.000.000 đồng
c) Chi phí tồn trữ
Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm : chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.
Chi phí tồn trữ ở Cơng ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp năm 2016 bao gồm chi phí lưu giữ hàng tồn kho, chi phí bảo quản, cụ thể như sau :
Lương, thưởng cho nhân viên trơng kho tính đến năm 2016 + Số lượng nhân viên trông kho là 9 người
+ Mức lương trung bình 5.000.000 đồng/ người/tháng
+ Các chi phí bảo hiểm, cơng đồn : trung bình 500.000 đồng/người/tháng Vậy chi phí lao động trơng kho năm 2016 là :
9 x (5.000.000 + 500.000) x 12 =594.000.000 đồng
Chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản
Hiện nay, diện tích khu vực kho khá hẹp, khi có nhiều sản phẩm dở dang nhập kho thì thiếu chỗ, phải để sang khu vực kho thành phẩm gây lộn xộn, chưa kể nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ cũng thường được để lẫn lộn nhau, gây phát sinh tốn kém nhiều thời gian và chi phí khi kiểm kê hàng hóa trong kho và chi phí lưu trữ, bảo quản.
2.2.7 Thực trạng về tính hiệu quả trong quản trị hàng tồn kho
Từ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty, ta thu thập được những số liệu sau:
Bảng 2.7: Bảng các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế trong quản trị tồn kho
Đơn vị: triệu đồng
Khoản mục Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu 318.961 305.709 331.517
Giá vốn hàng bán 300.877 284.547 302.092
Trị giá hàng tồn kho đầu kì 25.259 28.430 33.786 Trị giá hàng tồn kho cuối kì 28.430 33.786 36.202
Tồn kho bình qn 26.844,5 31.108 34.994
Hệ số quay vịng hàng tồn kho (lần) 11,21 9,15 8,63 Số ngày của một vòng quay (ngày) 32,56 39,89 42,29 Tỷ lệ giữ doanh thu và hàng tồn kho
(lần)
11,22 9,05 9,15
Nguồn: Tự tổng hợp
Qua các chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của cơng ty, có thể rút ra những nhận xét sau :
vịng quay hàng tồn kho của năm 2014 là 11,24 lần; sang năm 2015 chỉ còn 9,15 lần; đến năm 2016 tiếp tục giảm chỉ còn 8,63 lần. Chỉ tiêu này giảm cho thấy tốc độ quay vịng của hàng tồn kho thấp dần, cơng ty ngày càng bán hàng chậm hơn và hàng tồn kho bị ứ động nhiều, khi đó cơng ty sẽ có nhiều rủi ro hơn.
- Số ngày bình qn của một vịng quay hàng tồn kho qua 3 năm có xu hướng ngày càng lớn. Năm 2014, số ngày của một vòng quay là 33 ngày; nhưng đến năm 2016, chỉ số này tăng mạnh, tăng thêm 10 ngày là 43 ngày. Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho.
- Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho cho biết 1 đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu : tỷ số này của công ty năm 2014 là 11,22 lần; đến năm 2015 đã giảm còn 9,05 lần cho thấy hàng tồn kho của ngày càng ít tạo ra doanh thu cho cơng ty; nhưng đến năm 2016, chỉ tiêu này đã tăng là 9,15 lần cho thấy rằng hàng tồn kho cũng đã phần nào góp phần làm tăng doanh thu cho cơng ty trong năm 2016.
Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua 3 năm của công ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp có xu hướng giảm xuống, điều này sẽ làm cơng ty phát sinh thêm nhiều chi phí, giảm tốc độ luân chuyển vốn, giảm doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, các chỉ tiêu kinh tế chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại cơng ty. Để có thể đánh giá tình hình tài chính cuả doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như : lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền,..cũng như được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
2.3 Những đánh giá về công tác quản trị hàng tồn kho trong Công tyTNHH Thực Phẩm Cao Cấp TNHH Thực Phẩm Cao Cấp
2.3.1 Những thành công
Trong thời gian qua Cơng ty vẫn tìm ra những khách hàng mới, thị trường tiêu thụ mới, do đó sản phẩm sản xuất ra ngày càng tiêu thụ mạnh, doanh thu tăng cao qua các năm.
Công ty đã cố gắng đa dạng hóa nhà cung cấp để nâng cao chất lượng nguồn nguyên vật liệu nhập vào, tránh tình trạng nguồn nguyên vật liệu kém chất lượng làm cho chất lượng sản phẩm thấp, mất uy tín với khách hàng.
Bên cạnh đó cơng ty cũng đã xây dựng định mức nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh để không gây lãng phí nguyên vật liệu, ứ đọng tồn kho nhiều.
Cơng ty cũng có xây dựng hệ thống kho chứa để dự trữ hàng tồn kho và có đội ngũ nhân viên trơng coi kho đơng đảo.
Cơng ty hiện nay đang có dự định sẽ áp dụng mơ hình mua hàng gần với mơ hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ), là một trong những mơ hình mua hàng hiệu quả, kinh tế nhất.
Cơng ty nhanh chóng nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng để đưa ra sản phẩm mang tính cạnh tranh cao, sản phẩm đa dạng, nghiên cứu sản phẩm kĩ lưỡng để đưa ra thị trường.
Để nâng cao doanh số tiêu thụ Cơng ty đã thực hiện chính sách quảng cáo, khuyến mại thơng qua các chương trình chăm sóc khách hàng.
Trong thời gian qua Cơng ty đã có những chính sách mới để giữ chân người lao động, nâng cao tinh thần làm việc của họ bằng các chính sách khn thưởng, động viên. Bên cạnh đó Cơng ty cũng có chính sách xử phạt những hành vi gian lận, vi phạm quy chế của Công ty.
2.3.2 Một số điểm yếu tồn tại
- Trong q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty bên cạnh những mặt tích cực mà cơng ty đã đạt được thì cơng ty vẫn cịn một số điểm hạn chế như :
+ Giá trị hàng tồn kho công ty tăng cao qua các năm, đều này có thể thấy qua các chỉ số như chỉ số so với giá trị tài sản lưu động, các chỉ số chỉ tiêu hiệu quả kinh tế quản trị hàng tồn kho.
+ Công ty chưa xác định lượng dự trữ an tồn và chu kỳ đặt hàng vì cho rằng tại thời điểm đặt hàng, lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho vẫn đủ đáp ứng nhu cầu trong những ngày lô hàng mới chưa về đến cơng ty. Điều này có thể dẫn đến nhiều kết quả khơng lường hết như tàu chở hàng trên đường gặp trục trặc không
về kịp ngày giao hàng, không đáp ứng kịp nhu cầu của công ty và khách hàng, gây mất uy tín. Chính vì vậy, cần phải xác định một lượng dự trữ an toàn để đề phịng những trường hợp xấu có thể xảy ra.
- Hệ thống kho dự trữ của cơng ty cịn nhiều khuyết điểm : diện tích kho cịn nhỏ và hẹp, gây khó khăn trong việc sắp xếp, dự trữ nhiều mặt hàng tồn kho khác nhau, trình độ nhân viên trơng kho cịn hạn chế nên công tác sắp xếp hàng tồn kho, công tác theo dõi chưa khoa học, còn chậm chạp..làm ảnh hưởng đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm..
- Chu trình hàng tồn kho của cơng ty chưa thật sự hoàn thiện :
+ Sau khi mua hàng, cơng ty chưa có cơng đoạn nhận hàng để kiểm tra về số lượng và chất lượng, xuất xứ của hàng hóa. Điều này sẽ dẫn đến những hậu quả như : hàng hóa khơng đủ số lượng hoặc chất lượng do nhân viên vận tải gian lận,hàng hóa nhập về khơng đáp ứng được tiêu chuẩn…làm ảnh hưởng đến việc sản xuất, phát sinh chi phí đổi trả hàng hóa.
+ Cơng ty chưa có cơng đoạn quản lý hàng thừa nhập trở lại kho sau khi xuất thành phẩm đi tiêu thụ, không kiểm tra được số lượng hàng cịn thừa có bị mất mát hay chất lượng bị kém hơn hay không, điều này sẽ dẫn đến việc bị mất mát hàng hóa mà khơng biết trách nhiệm thuộc về ai, gây lãng phí cho cơng ty.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT3.1 Định hướng phát triển của công ty 3.1 Định hướng phát triển của công ty
Công ty TNHH Thực Phẩm Cao Cấp (Hifood Co., Ltd.) được thành lập ngày 21 tháng 11 năm 2002 tại Hà Nội với giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh theo mơ hình cơng ty TNHH hai thành viên trở lên. Công ty TNHH Thực phẩm Cao Cấp là một trong những doanh nghiệp tư nhân hàng đầu hoạt động trên các lĩnh vực,nhập khẩu phân phối thực phẩm cao cấp tại Việt Nam với các thương hiệu sản phẩm nổi tiếng và uy tín trên thế giới.