1.3.2.1 .Về chứng từ
2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Cụng ty
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
tạp phẩm
2.1.2.1. Chức năng của Cụng ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
Cụng ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phỏn ký kết và thực hiện cỏc hợp đồng mua bỏn ngoại thương, tỡm kiếm bạn hàng, tự hạch toỏn kinh doanh và đảm bảo kinh doanh cú hiệu quả.
Tổ chức xuất khẩu trực tiếp cỏc mặt hàng như thủ cụng mỹ nghệ, hàng nụng sản, hải sản, lõm sản, cỏc sản phẩm mõy tre đan.
Nhận xuất nhập khẩu ủy thỏc cho cỏc doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Tổ chức mua gom hàng từ cỏc nguồn hàng ngoài Cụng ty để phục vụ cho việc xuất khẩu.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của Cụng ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm
Để đảm bảo thực hiện cỏc chức năng trờn cụng ty đó đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lõu dài sau:
- Tiến hành kinh doanh đỳng phỏp luật, đỳng đường lối, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước, cú nghĩa vụ nộp ngõn sỏch cho Nhà nước. Thực hiện nghiờm chỉnh cỏc hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bỏn ngoại thương và cỏc văn bản mà Cụng ty đó ký kết.
- Tạo điều kiện cho cỏc đơn vị trực thuộc, đơn vị liờn doanh ỏp dụng cỏc biện phỏp cú hiệu quả để nõng cao kết quả kinh doanh XNK Khụng ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cỏn bộ cụng nhõn viờn chức nhằm nõng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế.
- Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đỳng mục đớch và cú hiệu quả để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chớnh, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của cụng ty khụng bị ngưng trệ.
- Tiếp cận và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, củng cố phỏt triển mối quan hệ với bạn bố quốc tế, phỏt huy ưu thế, uy tớn của hàng Việt nam trờn thị trường quốc tế
- Mở rộng cỏc mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. Nghiờn cứu khả năng sản xuất cải tiến mẫu mó, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từng bước nõng cao chất lượng hàng hoỏ, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoỏ, đỏp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoỏ.
-Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cỏn bộ kinh doanh cú đủ trỡnh độ và năng lực.
2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cụng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP
*Về mặt hàng kinh doanh: - Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu
của TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm cho đến cỏc mặt hàng như nguyờn vật liệu, điện tử, mỏy xõy dựng, mỏy xỳc...) phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiờu dựng trong nước do cụng ty thu mua của ngoài nước.
- Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh do cụng ty khai thỏc từ trong nước, cỏc hàng tiờu dựng gia cụng xuất khẩu.
*Thị trường kinh doanh
Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Cụng ty TOCONTAP cú địa bàn hoạt động rất rộng. Cỏc bạn hàng trong nước chủ yếu là cỏc cụng ty, xớ nghiệp, đơn vị sản xuất mà khụng được phộp xuất khẩu trực tiếp hoặc khụng cú đủ kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay khụng thể tỡm kiếm được thị trường.
Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của cụng ty cú ở nhiều nước khỏc nhau. Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Cụng ty đó mở rộng hoạt động sang cỏc nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc, Singapo, cỏc nước Bắc Âu…
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý ở Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCOTAP
Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn cú của nú thỡ một trong những vấn đề quan trọng là cụng ty phải cú một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và nhậy bộn. Điều đú đũi hỏi cỏc bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải cú mối liờn hệ mật thiết đảm bảo tớnh đồng bộ của toàn hệ thống. Để phự hợp với quy chế quản lý mới cũng như phự hợp với mụ hỡnh cụng ty cổ phần và thực hiện cỏc mục tiờu kinh doanh, bộ mỏy quản lý của Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng.
Đại hội đồng cổ đụng
Hội đồng quản
trị Ban kiểm soỏt
Tổng giỏm đốc Phú tổng giỏm đốc Phũng tài chớnh kế toỏn Phũng tổng hợp Phũng tổ chức- lao động Cỏc phũng kinh doanh, cỏc chinh nhỏnh Phũng hành chớnh quản trị Xớ nghiệp Tocan
- Đại hội đồng cổ đụng: Đại hội đồng cổ đụng là cơ quan quyết định cao nhất của cụng ty, bao gồm tất cả cỏc cổ đụng cú quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đụng họp ớt nhất một lần một năm và được tổ chức trong vũng 90 ngày kể từ ngày kết thỳc năm tài chớnh
- Hội đồng quản trị: Hồi đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty quyết định mọi vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của Cụng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đụng. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viờn. Cỏc thành viờn của hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đụng bầu, miễm nhiệm, bói nhiệm với đa số phiếu biểu quyết chấp thuận theo thể thức bỏ phiếu kớn.
- Ban kiểm soỏt: Ban kiểm soỏt là tổ chức thay mặt cổ đụng để kiểm soỏt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Cụng ty.
- Tổng giỏm đốc: Tổng giỏm đốc là người điều hành cao nhất mọi hoạt động của Cụng ty và là người đại diện theo phỏp luật của Cụng ty
- Phú tổng giỏm đốc: Phú tổng giỏm đốc là người giỳp việc cho Tổng giỏm đốc, thực hiện cỏc nhiệm vụ và cụng việc do Tổng giỏm đốc giao. Cú 2 phú tổng giỏm đốc thực hiện cỏc cụng việc cụ thể do Tổng giỏm đốc giao.
- Phũng Tổ chức- lao động: tổ chức quản lý lao động của cụng ty theo nhiệm vụ của cụng ty, yờu cầu điều động, sắp xếp bố trớ lao động của giỏm đốc trờn cơ sở nắm vững cỏc quy định về tổ chức, lao động tiền lương quy định của bộ luật lao động
- Phũng Tổng hợp: Phũng tổng hợp cú chức năng xõy dựng, tổng hợp cõn đối cỏc chỉ tiờu kế hoạch XNK, tài vụ, lao động, tiền lương, vật tư bao bỡ vận tải ...bao gồm cả về số lượng ,chất lượng. Đồng thời tổng hợp cỏc vấn đề đối nội, đối ngoại của cụng ty , tiến hành thu thập nắm bắt thụng tin mới nhất trong và ngoài nước cú liờn quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Phũng Tài chớnh- kế toỏn: cú trỏch nhiệm tổng hợp và hạch toỏn chi tiết cỏc nghiệp vụ phỏt sinh và lập bỏo cỏo kết quả kinh doanh, phõn tớch hoạt động kinh tế và kiểm tra cụng tỏc kế toỏn toàn cụng ty.
- Phũng hành chớnh- quản trị: cú trỏch nhiờm đề xuất mua sắm phương tiện làm việc và cỏc nhu cầu sinh hoạt của cụng ty, sửa chữa nhà cửa nhằm phục vụ họat động kinh doanh, quản lý văn thư lưu trữ, tài liệu, hồ sơ chung. Cất giữ, bảo quản và giữ gỡn những tài liệu hiện cú khụng để hư hỏng mất mỏt, xuống cấp hoặc để ra chỏy nổ. Tổ chức tốt đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
- Phũng kinh doanh và cỏc chi nhỏnh: Giao dịch với cỏc khỏch hàng trong và ngoài nước trong giới hạn ngành nghề kinh doanh Cụng ty được cấp phộp với mục đớch tiến tới cỏc hợp đồng kinh doanh cú hiệu quả cho Cụng ty. Được Tổng Giỏm đốc ủy quyền ký kết cỏc hợp đồng mua bỏn, xuất khẩu, nhập khẩu, hợp đồng ủy thỏc, giao nhận vận chuyển, đại lý, dịch vụ…Thực hiện cỏc phương ỏn và hợp đồng đó được phờ duyệt theo đỳng nội dung đó được phờ duyệt và luật phỏt Việt Nam, thụng lệ quốc tế.
- xớ nghiệp Tocan: Là xớ nghiệp liờn doanh với Canada để sản xuất chổi quột sơn và cỏn lăn tường từ năm 1993