Cỏc mẫu chứng từ bắt buộc liờn quan đến hoạt động nhập khẩu như: phiếu thu, phiếu chi, húa đơn GTGT,….do Bộ tài chớnh quy định đều được Cụng ty tũn thủ nghiờm tỳc. Ngồi cỏc chứng từ bắt buộc, Cụng ty cũng cú những mẫu chứng từ riờng phự hợp với đặc thự kinh doanh xuất nhập khẩu của Cụng ty mà tớnh phỏp lý vẫn được đảm bảo.
Quỏ trỡnh tổ chức và luõn chuyển chứng từ của Cụng ty rất hợp lý và đều trải qua cỏc giai đoạn cơ bản:Lập chứng từ, kiểm tra chứng từ,sử dụng chứng từ cho lónh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toỏn, lưu trữ và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toỏn. Đặc biệt quỏ trỡnh lưu giữ chứng từ tại phũng kế toỏn được tổ chức một cỏch thống nhất và hợp lý
Như vậy quy trỡnh luõn chuyển chứng từ đảm bảo được nguyờn tắc tổ chức chứng từ kế toỏn, phỏt huy ý nghĩa là vai trũ quản lý tài sản, là căn cứ để ghi sổ kế toỏn và là căn cứ phỏp lý để kiểm tra, thanh tra, xử lý cỏc tranh chấp trong kinh doanh.
3.1.2.2. Ưu điểm về tài khoản sử dụng
Trong quỏ trỡnh nhập khẩu hàng hoỏ, hệ thống tài khoản cũng như việc sử dụng tài khoản kế toỏn tại cụng ty tương đối khoa học. Cụng ty đó sử dụng hầu hết cỏc tài khoản trong hệ thống tài khoản để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh. Bờn cạnh đú Cụng ty đó chi tiết cỏc tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo cỏc tiểu khoản cấp 3, cấp 4, thậm chớ cấp 5 để cú thể hạch toỏn cũng như theo dừi chi
tiết cỏc đối tượng khỏc nhau, phự hợp với đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của cụng ty cũng như yờu cầu của cụng tỏc kế toỏn
Hơn nữa việc chi tiết cỏc tài khoản thành cỏc tiểu khoản được thực hiện rất khoa học giỳp cho việc hạch toỏn và theo dừi được chớnh xỏc, việc kiểm tra phỏt hiện sai sút vỡ thế cũng dễ dàng hơn. Kế toỏn tại Cụng ty đó sử dụng dấu chấm (.)để chia cỏc tiểu khoản thành 2 phần: phần tài khoản cấp 1, cấp hai theo qui định của chế độ và phần chi tiết của Cụng ty để phự hợp với cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị. Như vậy khi nhỡn vào tài khoản chi tiết ta dễ dàng nhận biết đõy là tài khoản chi tiết của tài khoản tổng hợp nào, phương phỏp chi tiết cũng như đối tượng cụ thể của tài khoản chi tiết. Cỏch chi tiết như vậy giỳp cho việc nhận biết cũng như xỏc định tờn tài khoản được nhanh chúng, chớnh xỏc hơn, đồng thời giỳp cho việc hạch toỏn cũng như kiểm tra phỏt hiện những sai sút trong hạch toỏn được dễ dàng, thuận tiện
Vớ dụ: tài khoản 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai là + TK 1561- Hàng húa tự doanh
Tài khoản này lại được chi tiết thành tiểu khoản Số hiệu tài khoản Tờn tài khoản
TK 1561 Giỏ mua hàng húa
TK 1561.11 Giỏ mua hàng húa phũng XNK1 TK 1561.12 Giỏ mua hàng húa phũng XNK2 …………… …………………………………….
+ TK 1562- Chi phớ mua hàng
Tài khoản này được chi tiết tương tự như tài khoản 1561
3.1.2.3. Ưu điểm về sổ sỏch sử dụng
Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ Cụng ty ỏp dụng phự hợp với khối lượng cụng việc kế toỏn của Cụng ty, do chứng từ kế toỏn phỏt sinh nhiều và liờn tục, thuận tiện cho ứng dụng tin học.Hơn nữa việc sử dụng kế toỏn mỏy tiết kiện về
nhõn lực và thời gian, khối lượng cụng việc kế toỏn giảm đi rất nhiều.Mỗi kế toỏn viờn đều tiến hành ghi chộp sổ phụ của riờng mỡnh, từ đú hỗ trợ cho việc kiểm tra, đối chiếu cỏc số liệu chớnh xỏc hơn.