1.3.2.1 .Về chứng từ
2.2. Đặc điểm về tổ chức kế toỏn tại Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm
tạp phẩm
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phũng kế toỏn.
2.2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của phũng kế toỏn
Hướng dẫn cỏc bộ phận kinh doanh lập sổ sỏch theo dừi hoạt động mua bỏn, thanh toỏn, hạch toỏn nội bộ theo đỳng quy định của Cụng ty, chế độ chớnh sỏch của Nhà nước.
Kiểm tra cỏc húa đơn đầu vào để đảm bảo cỏc chứng từ đầu vào hợp phỏp, hợp lý, đỳng nội dung cụng việc, đỳng mục đớch. Chỉ được chi tiền
khi cú phờ duyệt của Tống Giỏm đốc hoặc Phú Tổng Giỏm đốc khi được Tổng Giỏm đốc ủy quyền.
Thẩm định cỏc phương ỏn kinh doanh và dự thảo hợp đồng do Phũng Tổng hợp chuyển tới. Phũng Tài chớnh kế toỏn kiểm tra điều khoản thanh toỏn của hợp đồng xem cú phự hợp khụng, thống kờ tỡnh hỡnh cụng nợ, tồn kho của khỏch hàng(nếu cú), quỏ trỡnh thanh toỏn của khỏch hàng trước đõy (nếu là khỏch cũ ) cú vướng mắc gỡ khụng, ý kiến của bộ phận mỡnh về tớnh khả thi của phương ỏn và đề xuất nếu cú.
Lập sổ theo dừi, kiểm tra, kiểm soỏt cỏc phương ỏn kinh doanh đó được phờ duyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với cỏc bộ phận kinh doanh để đảm bảo cỏc bộ phận kinh doanh thu chi, hạch toỏn đỳng, đủ theo phương phỏp đó được phờ duyệt.
Viết húa đơn bỏn hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ. Phũng Tài chớnh kế toỏn phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hoỏ đơn và phải ký nhỏy vào hoỏ đơn.
Thống kờ và phõn bổ chi phớ cho cỏc bộ phận kinh doanh, bao gồm cỏc chi phớ trực tiếp của phương ỏn kinh doanh, lói vay và phớ thuờ kho (nếu cú), cỏc chi phớ cố định và cỏc chi phớ khỏc.
Xỏc định hiệu quả từng phương ỏn của từng bộ phận kinh doanh và của cả bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoỏn.
Giỏm sỏt việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của cỏc bộ phận kinh doanh. Nắm chắc chu trỡnh luõn chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phận kinh doanh, từng khỏch hàng để ngăn chặn nguy cơ đọng vốn, hụt hoặc mất vốn.
Làm thủ tục bảo lónh, vay vốn ngõn hàng hoặc cỏc hỡnh thức huy động khỏc khi cụng ty cần vay vốn kinh doanh.
Hàng ngày ớt nhất 2 lần trong buổi sỏng và buổi chiều đưa cỏc chứng từ thanh toỏn ra ngõn hàng và nhận cỏc chứng từ thanh toỏn, sổ phụ từ ngõn
hàng về, cập nhật thụng tin mới nhất về thanh toỏn của cỏc khỏch hàng cho cụng ty. Khi cỏc bộ phận nghiệp vụ cú đề nghị mở L/C, thanh toỏn, ký hậu, bảo lónh…với đầy đủ thủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sỏng hoặc buổi chiều thỡ Phũng Tài chớnh kế toỏn phải làm thủ tục để đưa ra ngõn hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổi sỏng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả khỏng như mất điện, cả Tổng Giỏm đốc và Phú Tổng giỏm đốc đi vắng…Khi cú cỏc chứng từ hoỏ đơn và thanh toỏn như L/C, điện chuyển tiền, thư bảo lónh, chứng từ giao hàng…thỡ phải chuyển ngay cho bộ phận kinh doanh cú liờn quan.
Thường xuyờn cập nhật và bỏo cỏo Tổng Giỏm đốc tỡnh hỡnh cõn đối tài chớnh của Cụng ty.
Trỡch lập cỏc quỹ dự phũng tài chớnh, quỹ phỏt triển sản xuất, quỹ khen thưởng, phỳc lợi, quỹ trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định của Nhà nước và của Cụng ty.
Lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và cỏc bỏo cỏo nhanh khi cần thiết.
Tuõn thủ cỏc chế độ chớnh sỏch của Nhà nước về tài chớnh kế toỏn và quy định của Cụng ty.