2.2.1.2 .Cơ cấn tổ chức của phũng kế toỏn Cụng ty
2.2.2.2. Đặc điểm về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại TOCONTAP
* Đặc điểm hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ mà Cụng ty cổ phõn Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP sử dụng hiện nay gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toỏn theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006 .Ngoài ra do đặc thự của hoạt động xuất nhập khẩu nờn cụng ty cũn sử dụng cỏc chứng từ tự thiết kế mẫu biểu để thớch hợp với việc ghi chộp tuy nhiờn tớnh phỏp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo. Cỏc chứng từ của cụng ty được qui định rừ ràng: ai lập, lập bao nhiờu liờn, chuyển đến khõu nào, bảo quản ra sao, ai kiểm tra. Cụng ty cú kế hoạch luõn chuyển chứng từ tương đối tốt, cỏc chứng từ đều được kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
* Đặc điểm tổ chức tài khoản.
Tại Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006. Theo qui định chung mọi doanh nghiệp cú đăng ký kinh doanh khi vận dụng hệ thụng tài khoản thỡ TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, khụng được tự định ra hai loại TK này. TOCONTAP là
cụng ty cú qui mụ khỏ lớn. Lại hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu lõu năm, cú mối quan hệ thường xuyờn với nhiều ngõn hàng, nhiều nước khỏc nhau...Vỡ vậy ngoài ỏp dụng hệ thống TK cấp 1, cấp 2 do Nhà Nước ban hành, để phự hợp với qui mụ,đặc điểm kinh doanh của cụng ty, kế toỏn của cụng ty đó mở cỏc tài khoản chi tiết tới cấp 4, cấp 5, và cấp 6 nhằm phản ỏnh một cỏch cụ thể, chi tiết đảm bảo quản lý được hoạt động của mỗi phũng nghiệp vụ cũng như mỗi phũng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời giỳp cho kế toỏn thuận tiện hơn trong việc ghi chộp đơn giản, rừ ràng hơn và mang tớnh thuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào khối lượng cụng tỏc kế toỏn và trỏnh được sự nhầm lẫn chồng chộo trong cụng tỏc ghi chộp của kế toỏn
* Đặc điểm tổ chức sổ kế toỏn
Để theo đừi và phỏn ỏnh hoạt động kinh doanh của Cụng ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, kế toỏn sử dụng cỏc loại sổ sau đối với hỡnh thức chứng từ ghi sổ mà Cụng ty đó chọn:
- Sổ cỏi theo dừi cỏc tài khoản chi tiết được chi tiết theo phũng XNK + Sổ cỏi tài khoản 1311, 1312 (chi tiết theo phũng XNK)
+ Sổ cỏi tài khoản 3311, 3312 (chi tiết theo phũng XNK) + Sổ cỏi tài khoản 1561,1562 (chi tiết theo từng phũng XNK) - Sổ cỏi tài khoản 144, 1121, 1122 (chi tiết theo từng ngõn hàng) .....................................................................................................
Hiện nay cụng ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn đặt viết riờng bởi cụng ty Thăng Long software JSC cú tờn là “OWL- kế toỏn doanh nghiệp”. Với hỡnh thức kế toỏn đăng ký là chứng từ ghi sổ, về cơ bản, cụng ty vẫn in ra cỏc sổ theo quy định, một số sổ được thiết kế riờng cho phự hợp với đặc điểm kinh doanh của Cụng ty. Tuy nhiờn Cụng ty khụng sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ tổng hợp sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Quy trỡnh kế toỏn được thực hiện theo trỡnh tự: hàng ngày kế toỏn căn cứ chứng từ gốc để lập dữ liệu và định khoản trờn cỏc chứng từ thuộc phõn hệ chứng từ gồm: cỏc
PHẦN MỀM KẾ TỐN
MÁY VI TÍNH
chứng từ ngõn hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, …Khi số liệu được nhập vào cỏc số liệu trờn mỏy, phần mềm được lập chương trỡnh để tự động chuyển cỏc số liệu vào cỏc sổ chi tiết và cỏc sổ cỏi tài khoản liờn quan. Cuối thỏng, kế toỏn in ra cỏc sổ theo quy định.
Cú thể khỏi quỏt quy trỡnh kế toỏn hoạt động xuất nhập khẩu ở cụng ty TOCONTAP như sau:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn
quản trị
Ghi chỳ: Nhập số liệu hàng ngàyIn sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 10: Quy trỡnh kế toỏn mỏy của Cụng ty
*. Đặc điểm tổ chức cỏc bỏo cỏo
Cụng ty sử dụng hệ thống bỏo cỏo theo chế độ kế toỏn của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006 bao gồm:
+ Bảng cõn đối tài khoản: được lập định kỳ theo quý, giữa năm tài chớnh và kết thỳc năm tài chớnh
+ Bỏo cỏo kết quả kinh doanh: được lập theo năm tài chớnh
+ Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Lập vào cuối năm bỏo cỏo tài chớnh kốm theo bảng cõn đối tài khoản và bỏo cỏo kết quả kinh doanh
2.3. Thực trạng kế toỏn nhập khẩu hàng hoỏ tại Cụng ty cổ phần Xuất
nhập khẩu tạp phẩm.