IV. Kế toán thanh toán
b. Nguyên tắc hạch toán tài khoản
- Tài khoản 461 đợc áp dụng ở mọi đơn vị hành chính sự nghiệp khơng đợc theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành.
- Kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nói chung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc và trong phạm vi dự toán đã đợc duyệt.
- Để theo dõi và quản lý, quyết tốn sổ kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phản ánh vào tài khoản 461 của cấp mình số kinh phí đợc cấp của bản thân đơn vị khơng kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dới nhận đợc (số hạn mức kinh phí thực rút, các khoản nhận viện trợ, tài trợ, thu sự nghiệp.... bổ sung kinh phí hoạt động của đơn vị cấp dới) khi báo cáo quyết toán cấp dới đợc duyệt y.
- Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết tốn tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quan và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử
dụng cha hết đợc xử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hay cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ đợc chuyển sang năm sau số kinh phí cha sử dụng hết khi đợc cơ quan có thẩm quyền cho phép.
- Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu sổ chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động cha đợc duyệt y, quyết tốn, thì kế tốn ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trớc. Nợ TK 4612, Có TK 4611
c. Kết cấu và nội dung TK 461
Nợ TK 461 có - Số kinh phí nộp lại Ngân sách Nhà nớc hay cấp trên
- Kết chuyển số chi hoạt động đã đợc duyệt quyết toán với NKPHĐ - Các khoản đợc phép ghi giảm NKPHĐ - Số kinh phí đã nhận của Ngân sách Nhà nớc hay cấp trên. - Số kinh phí nhận đợc do các hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung từ khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị
SD:
- Số kinh phí đợc cấp trứoc cho năm sau (nếu có)
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện cịn hay đã do nhng cha đợc quyết tốn
Tài khoản 461 - nguồn kinh phí hoạt động, có 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 4611 - năm trớc, phản ánh nguồn kinh phí đợc cấp thuộc năm trớc đã sử dụng quyết toán cha đợc duyệt y.
- Tài khoản 4612 năm nay: phản ánh kinh phí thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trớc chuyển sang, các khoản kinh phí đợc cấp hay đã thu trong năm nay.
- Tài khoản 4613 năm sau: Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau bao gồm khoản kinh phí đợc cấp trớc cho năm sau, nhng khoản kinh phí cha sử dụng hết đợc cơ quan tài chính choi phép chuyển sang năm sau.