V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.5. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng và hàng tồn kho
5.5.1. Kiểm sốt đồ dùng, vật dụng:
Tình trạng bị hao hụt đồ dùng, vật dụng vào cuối tháng thƣờng xuyên xuất hiện tại các nhà hàng, một trong số các nguyên nhân là do quản lý chƣa đúng cách, khơng
60
kiểm sốt đƣợc số lƣợng vật dụng dẫn đến việc sử dụng lãng phí, gây thất thốt cho doanh nghiệp. Để kiểm sốt đƣợc tình trạng này, nhà hàng phải đƣa ra các quy định cụ thể dành cho toàn thể nhân viên:
- Thƣờng xuyên kiểm tra, lau dọn sạch sẽ đồ dùng vào đầu và cuối ca, báo cáo ngay cho quản lý khi có tình trạng hỏng hóc hay thiếu mất đồ dùng trong ca làm việc. Ghi chép vào sổ hoặc Excel để dễ dàng theo dõi và thống kê số lƣợng.
- Lắp camera giám sát tại khu phục vụ, kho chứa, lối ra/ vào của nhà hàng và cả khu để tủ cá nhân cho nhân viên.
- Nhà bếp (bếp trƣởng) xây dựng định mức tiêu dùng các nguyên vật liệu trên cơ sở cơng thức chế biến cho từng món ăn. Ví dụ, ngun vật liệu cần có cho 01 nồi lẩu nấm hạt sen (tƣơng tự với các món ăn khác trong menu)
Nguyên liệu Dụng cụ 100g nấm linh chi 100g nấm kim châm 100g nấm bào ngƣ 100g nấm đùi gà 80g hạt sen 50g nấm rơm
100g rau tần ô, cải thảo 200g đậu hũ non, đậu hũ trứng, tàu hũ ky 1 trái bắp Mỹ 1 củ cải trắng 50g cải muối 50g bắp non 50g cà rốt Hành lá, ngị rí Gia vị: muối, đƣờng, nƣớc tƣơng, hạt nêm chay… Nồi lẩu Thìa Bát, đĩa Dao, thớt
- So sánh định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn bán ra với sự hao hụt nguyên vật liệu thực tế trong nhà hàng, nếu có sự chênh lệch quá lớn thì phải tìm ra nguyên nhân và giải pháp phù hợp.
61
- Căn cứ vào định mức tiêu hao từng món ăn và mức tiêu thụ dự tính hằng ngày (có tính đến những đơn đặt hàng mới), bộ phận nhà bếp lập “bảng kê đề nghị mua hàng” chuyển cho nhân viên thu mua. Kế toán căn cứ dựa trên chứng từ mua vào để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, từ đó có thể kiểm sốt đƣợc số lƣợng nguyên vật liệu trong ngày, đảm bảo khơng mua q nhiều hoặc q ít.
- Trong q trình làm việc nếu nhân viên gây ra hỏng hóc, thiệt hại đồ dùng trong nhà hàng sẽ phải đền bù tùy theo giá trị của vật dụng đó.
- Theo dõi, giám sát tình hình và thái độ làm việc của nhân viên; kịp thời phát hiện và xử lý những hành vi trộm cắp (nếu có); quán triệt nhiệm vụ và nghiêm cấm hành vi trộm cắp nội bộ cho nhân viên vào các buổi họp đầu ca, trong đó nêu rõ hậu quả phải nhận nếu vi phạm.
- Quan tâm đến chất lƣợng công việc và nguyện vọng của nhân viên, ra chính sách khen thƣởng dựa trên doanh thu và số khách hàng đƣợc phục vụ, số tiền thƣởng này sẽ đƣợc chia tỷ lệ cho các bộ phận nhƣ bếp, phục vụ và những bộ phận khác.
5.5.2. Kiểm soát hàng tồn kho
Sử dụng phƣơng pháp kế toán kho nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO), đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. FIFO - First in, first out có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất (nhập trƣớc) phải đƣợc bán trƣớc (xuất trƣớc). Điều này rất quan trọng với các sản phẩm dễ hƣ hỏng nhƣ thực phẩm rau củ, hoa quả… Vì vậy, sử dụng phƣơng pháp này sẽ giúp nhà hàng tránh đƣợc những tổn thất khơng đáng có.
Kiểm tra kho thƣờng xuyên vào mỗi cuối tháng, xác định số lƣợng hàng đã nhập, hàng còn tồn ở kho và đối chiếu với số lƣợng hàng bán ra xem có sự chênh lệch nhiều không, kiểm tra chất lƣợng hàng hóa và hạn sử dụng để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện các chiến dịch khuyến mại nhƣ tặng miễn phí món ăn hoặc đồ uống vào thứ 4 hàng tuần…
62
Tất cả các hàng hóa, vật dụng, nguyên vật liệu cần đƣợc dán nhãn mác đảm bảo đầy đủ các thơng tin về: mã hàng, màu, kích thƣớc… trƣớc khi nhập kho. Từ đó giúp cho việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa trong kho dễ dàng hơn.
Quy hoạch kho theo từng khu vực, theo đó hàng hóa cần đƣợc bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng. Hàng xuất nhập thƣờng xuyên nên đƣợc đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào và lƣu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu…
Lắp camera quan sát trong và ngoài khu vực kho của nhà hàng, hạn chế tối đa những ngƣời không liên quan, không phận sự vào kho.
Thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu để có thể dễ dàng xác định đƣợc thời điểm và số lƣợng nhập bổ sung hàng hóa. Từ đó giúp doanh nghiệp tránh đƣợc việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết.
Ví dụ cách tính tốn nhƣ sau (tính tốn tƣơng tự với các mặt hàng khác): Nộm đu đủ: 1 ngày trung bình bán đƣợc 30 đĩa nộm đu đủ tƣơng đƣơng với 9 kg đu đủ, thời gian đợi hàng là 3 ngày, tần suất gọi hàng là 7 ngày.
Lượng tối thiểu: 9 x 3 = 27 kg
Lượng tối đa nên có trong kho: (9 x 7) + 27 = 90 kg
-> Khi kiểm tra trong kho chỉ còn 27 kg đu đủ thì cần gọi thêm hàng, mỗi lần gọi thêm khoảng 90 kg đu đủ.
- Cách theo dõi và quản lý các chỉ số này: Bổ sung số liệu chính xác sau mỗi lần nhập/ xuất kho để dễ dàng theo dõi trên hệ thống. Thêm vào đó, mức tồn kho tối thiểu hay tối đa cũng thay đổi tùy từng giai đoạn nên cần giám sát, kiểm tra lại và cân nhắc định kỳ trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.
63