V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.5. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng và hàng tồn kho
5.5.1. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng:
Việc kiểm soát đồ dùng, vật dụng cũng như tất cả tài sản liên quan của doanh nghiệp là một vấn đề vô cùng quan trọng và đặc biệt phải lưu ý. Khi doanh nghiệp khơng có quy định, khơng chặt chẽ trong khâu kiểm sốt tài sản thì rất khó có thể tránh khỏi những trường hợp xấu xảy ra. Những trường hợp như nhân viên ăn cắp đồ cho mục đích cá nhân, giảm giá cho người thân quen nhiều hơn mức cửa hàng cho phép hay thậm chí gian dối trong tài chính (cố tình ghi sai phiếu bán hàng, thông báo giá với khách cao hơn so với giá trị của đơn hàng, bán ra nhưng khơng nhập dữ liệu...). Vì vậy, ngay từ khi bắt đầu, doanh nghiệp đã đề ra những nguyên tắc nghiêm ngặt cũng như người quản lý phải có trách nhiệm quan sát và sát sao trong việc quản lý nhân viên bởi họ là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các sản phẩm
55
• Quản lý nhân viên:
- Nội quy được nêu rõ ràng, gắn trên bảng tin mỗi ca làm việc để nhân viên biết nếu vi phạm sẽ có phạt và thưởng khi thành thật và không dung túng cho những hành vi sai trái
- Sản phẩm bán ra, tổng số tiền phải được nhập chính xác lại trên hệ thống hàng ngày để mỗi cuối ca tổng kết và báo cáo lại
- Quan sát, đánh giá nhân viên trong cách làm việc và góp ý khi cần
- Tạo nên mơi trường chun nghiệp, thúc đẩy, khích lệ nhân viên tránh gây xung đột khơng đáng có dẫn đến những hành vi ví dụ như: phá hoại tài sản hay ăn cắp đồ trong cửa hàng
• Quản lý kho hàng:
- Mỗi lần nhập kho, đóng hàng gửi cho khách cần đếm đủ số lượng đã có, thiếu sản phẩm nào rồi nhập chính xác vào hệ thống
- Sắp xếp kho gọn gàng, đúng mẫu mã tránh nhầm lẫn - Nêu rõ quy định và thưởng phạt với các trường hợp xảy ra - Lắp camera ở lối ra, vào kho chứa sản phẩm
5.5.2. Kiểm soát hàng tồn kho.
Quản lý kho hàng là một công việc không thể bỏ qua đối với mỗi cửa hàng. Bởi vì đặc thù của sản phẩm ngành thời trang rất đa dạng về chủng loại, màu sắc, kích cỡ… Đã vậy, cùng một kiểu dáng, màu sắc nhưng chất liệu vải khác nhau cũng dễ bị lẫn lộn. Chưa kể đến có những sản phẩm quần áo theo xu hướng, vòng đời ngắn, nếu như các chủ cửa hàng không lưu tâm đặc biệt đến thì có thể bị tồn kho q lâu và không thể tiêu thụ vào mùa sau. Do đó, cơng việc kiểm kho thời trang cũng trở nên phức tạp, và nếu khơng có một quy trình hợp lý thì rất dễ khiến thao tác kiểm kho gặp nhiều sai sót, số liệu khơng đúng với thực tế
- Phân loại hàng hóa theo từng nhóm: màu sắc, kích cỡ, chất vải…sắp xếp đúng vị trí để khi sản phẩm nào bán hết thì nhân viên, cửa hàng sẽ nắm được thông tin - Quy định mã vạch và in lên sản phẩm: chức năng nhận diện đặc điểm sản phẩm.
Nhờ có mã vạch mà cửa hàng có thể cập nhật liên tục các thơng tin về sản phẩm như kích cỡ, màu sắc… Và nó cũng là cơ sở để so sánh khi thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho.
56
- Kiểm kê kho hàng thời trang định kỳ: vì nhiều yếu tố khác nhau, hàng hố trong kho vẫn có thể xảy ra thất thốt. Do đó, để kiểm sốt được việc thất thoát này, các chủ cửa hàng cần so sánh số lượng thực tế trong kho và số lượng tồn theo số liệu được ghi chép. Bất kỳ chênh lệch nào cần được làm rõ để tìm ra nguyên nhân, tránh lặp lại thất thoát trong những lần sau. Đồng thời, kiểm kho định kỳ cũng giúp các chủ cửa hàng nắm bắt được tình trạng kho hàng cịn thừa, thiếu sản phẩm nào
- Sử dụng phần mềm bán hàng hỗ trợ quản lý kho: giúp đơn giản hóa và quản lý kho hàng thời trang hiệu quả tối ưu nhất. Giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng mà còn dễ dàng kiểm sốt tồn kho. Từ đó giảm thiểu tối đa thời gian kiểm kho hay giúp tốc độ xử lý giao dịch nhanh hơn cho các cửa hàng thời trang.
Áp dụng công thức:
Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Doanh thu/Giá trị kho trung bình
Số ngày của 1 vòng quay = Số ngày trong chu kỳ/Số vòng quay hàng tồn kho
Ví dụ: Trong 1 năm (365 ngày). Tổng doanh thu đạt 800 triệu, giá trị trung bình của hàng tồn kho là 50 triệu
Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 800,000,000/50,000,000 = 16 Số ngày của 1 vòng quay = 365/16 = 22,812
Vậy cứ 22,812 ngày thì cần nhập hàng mới
=> Đánh giá thị trường, xác định lượng tiêu thụ trung bình, tính tốn nhập đủ số lượng hàng cần thiết
Mặt hàng có giá trị cao, trung bình thường bán được ít (nhập ít đi)
Mặt hàng có giá trị thấp thường bán chạy (chờ giá rẻ nhập nhiều hơn) bởi doanh thu chính vẫn là từ nhóm hàng này và sẽ được ưu tiên hơn. Vì vậy nhà kho sẽ cần phải có kệ chứa hàng cho các hàng hóa này để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc dỡ hàng hóa nhanh chóng với việc tiếp cận hàng hóa đối với khách hàng
Ngồi ra nên kết hợp các chương trình khuyến mãi, sale, mua 2 tặng 1, giảm % hóa đơn để đẩy hàng đi nếu tồn kho quá nhiều.
57