V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.1. Quy trình vận hành của doanh nghiệp
Quy trình vận hành của doanh nghiệp là một trong những bước xây dựng quan trọng để có thể xây dựng một doanh nghiệp phát triển tốt hơn .Không chỉ giúp cải thiện năng suất làm việc, cắt giảm chi phí, cải tiến hoạt động vận hành mà cịn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình là việc nhờ việc xác định rõ ràng, chuẩn hóa thứ tự và hơn cả sẽ góp phần nhanh chóng tạo ra được những bước tiến mới nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để.
57 Quá trình khởi đầu vận hành của một doanh nghiệp khởi nghiệp:
a. Khởi đầu doanh nghiệp
- Hoàn thành thủ tục pháp lý
Đầu tiên, thủ tục mở công ty là một trong những bước đầu đời của một hành trình dài của doanh nghiệp thì chắc chắn cần phải được chú trọng đảm bảo hoàn thiện đủ - đúng theo pháp luật. Cần kê khai đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp cũng những thủ tục:
Các thông tin cơ bản của doanh nghiệp
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Mộc Hương Địa chỉ: Thanh Xuân, Hà Nội
Ngành/nghề kinh doanh: Kinh doanh dịch vụ đồ uống Cơ sở kinh doanh: Trầm Coffee
Các thủ tục pháp lý thành lập công ty
Biên soạn bản thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Nộp hồ sơ cho Phòng Đăng ký kinh doanh & đầu tư tại Hà Nội và chờ giải quyết Hoàn thành thủ tục pháp lý Thiết kế và xây dựng mặt bằng Nguyên liệu đầu vào sản xuất Sản xuất thành phẩm/dịch vụ Phục vụ khách hàng Đánh giá và kiểm soát Khởi đầu doanh nghiệp
58 Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh và khắc dấu, tiếp tục hoàn thành
các thủ tục:
o Đăng ký thiết bị chữ số điện tử để khai tờ khai thuế môn bài o Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và kích hoạt trích nộp thuế
điện tử
o Đăng ký số thuế ban đầu với chi cục thuế quản lý o Hồn tất các thủ tục cịn lại và đi vào hoạt động
- Thiết kế và xây dựng mặt bằng kinh doanh
Mặt bằng quán được thiết kế đảm bảo các yêu cầu về mỹ quan và giao thông thuận tiện cho. Dự án được xây dựng tại khu vực thuộc quận Thanh Xuân , trong nhánh nhỏ thuận tiện hướng đi ra mặt đường lớn đông đúc những vẫn đảm bảo thuận tiện cho khách hàng có thể tìm được qn. Đây là một trong những khu vực có rất nhiều các trường Đại Học lớn của Hà Nội, gần các trung tâm thương mại và khu dân cư nên có nhiều khách hàng tiềm năng. Hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông, điện nước tốt. Giao thông xuyên suốt, mạng lưới điện nước thuộc đường dây chính nên sư cố mất điện nước rất ít xảy ra.
Diện tích quán: 100m2 bao gồm 2 tầng (trong đó tầng thượng khơng mái)
Quán được chia làm 4 khu vực chính
Khu vực 1 – khu vực kinh doanh cây: Tại đây sẽ là gian hàng cây
cảnh với rất nhiều các chủng loại cây phục vụ nhu cầu của khách hàng. Đây không chỉ là khu vực thương mại của quán mà còn là một khu vực check-in tuyệt vời mà bất kể vị khách nào đặt chân tới Trầm Coffee cũng không nên bỏ qua.
Khu vực 2 – khu vực sân vườn: Đây là khu vực rộng rãi, thống
mát với sự bố trí trong một không gian đậm chất tươi mới. Tại đây sẽ bố trí khoảng 30 chỗ ngồi.
59 Khu vực 3 – Khu vực pha chế, kho,…: Đây là khu vực tầng 1,
không chỉ là khu vực pha chế , bảo quản nguyên – vật liệu , và cũng là khu vực phục vụ khách nếu như khách hàng muốn tận hưởng ly café với không gian bên trong.
Khu vực 4 – Khu vực tầng thượng: Là khu vực dành cho nhưng
ai muốn có được sự yên tĩnh hơn và khơng gian thống mát, cũng là địa điểm lý tưởng check-in rất đẹp của quán vào buổi tối. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện xây dựng menu, giá thành sản phẩm, tổ chức thiết kế- trang trí, tuyển chọn nhân sự và đào tạo nhân sự, thực hiện các chương trình quảng cáo xây dựng hình ảnh chuẩn bị cho sự kiện khai trương Trầm Coffee.
b. Quy trình vận hành
- Nhập nguyên liệu đầu vào sản xuất
Nguyên -vật liệu chính , trang – thiết bị phục vụ cho Trầm Coffee được nhập và kiểm duyệt trong điều kiện rõ ràng về chứng từ , giá cả và đảm bảo an toàn- vệ sinh -chất lượng từ các nhà cung cấp có uy tín .
Trong quá trình giao- nhận nguyên -vật liệu, trang- thiết bị, nhân viên cần phải thực hiện ghi chú rõ ràng nội dung, kiểm kê hàng hóa vật tư , đối chiếu so với thực nhận.
Tiến hành nhập và thống kê nguyên- vật liệu, trang – thiết bị trên hệ thống quản lí.
Bảo quản và xử lí nguyên – vật liêu theo đúng tiêu chuẩn bảo quản của doanh nghiệp.
- Sản xuất thành phẩm/dịch vụ và Phục vụ khách hàng
60 Trước khi mở quán đón khách hàng ngày, nhân viên cần phải chuẩn bị đầy đủ nguyên- vật liệu dựa trên dự đốn cho ngày hơm sau cẩn thận và cần phải sơ chế ban đầu nhằm rút ngắn thời gian và tạo ra sản phẩm một cách trơn tru nhất.
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng: Khách hàng sẽ trực tiếp đến quầy để
chọn lựa sản phẩm cho bản thân dựa trên sự tư vấn của nhân viên hoặc dựa trên menu . Sau khi xác nhận chính xác yêu cầu , khách hàng thực hiện thanh tốn và di chuyển ra chỗ ngồi trong qn trình sản xuất theo hướng dẫn của nhân viên .
Sản xuất sản phẩm/ dịch vụ: Sau khi khách hàng đã di chuyển, đơn yêu cầu
sẽ được chuyển cho bên pha chế thực hiện theo yêu cầu đặt của khách hàng. Nhân viên pha chế sẽ dựa theo công thức sản phẩm của quán được đào tạo để chế biến.
Phục vụ khách hàng: sau khi chế biến hồn tất thì nhân viên phục vụ mang
sản phẩm ra phục vụ cho khách hàng và kèm theo lời chúc ngon miệng.
- Đánh giá và kiểm sốt
Dựa trên thực tế cơng việc và tiêu chuẩn công việc, thực hiện đánh giá và kiểm tra tình hình làm việc của nhân viên .
Theo dõi và giám sát tình hình thu & chi , hoạt động bán hàng, giao dịch trên hệ thống quản lí, thanh tốn tại Trầm Coffee
Định kì khảo sát và kiểm tra kho nguyên- vật liệu đảm bảo duy trì tình trạng tốt nhất
Linh hoạt điều chỉnh phù hợp hoạt động kinh doanh dựa trên thực tế.