(1) Lập hóa đơn chính xác
- Rủi ro: Trong q trình bán hàng, nhân viên lập hố đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn (về giá bán, mức thuế suất, số tiền tổng cộng...) hoặc lập một hoá đơn thành hai lần, hoặc lập hố đơn khống trong khi thực tế khơng giao hàng.
- Giải pháp:
+ Hóa đơn chỉ nên lập căn cứ vào:
Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận
Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng Hợp đồng giao hàng (nếu có).
+ Cơng ty nên ghi lại trên hóa đơn hoặc sổ sách kế tốn số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.
+ Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác trên hóa đơn.
+ Kiểm tra lại việc tính tốn trên hóa đơn trước khi giao cho khách hàng.
+ Giao cho một nhân viên độc lập (ví dụ như kiểm tốn nội bộ) tiến hành kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hóa đơn một cách ngẫu nhiên hoặc đối với những hóa đơn vượt quá một giá trị nhất định.
(2) Ngăn ngừa hóa đơn GTGT giả, gian lận, nhà cung cấp ghi hóa đơn sai thơng tin
- Rủi ro: Nhà cung cấp có thể phát hành hóa đơn giả hoặc gửi hóa đơn ghi sai về số lượng, giá trị.
- Giải pháp:
+ Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, kế tốn nên kiểm tra các chi tiết của hóa đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng (về số lượng, giá cả) nhằm phát hiện kịp thời những thông tin ghi sai trên hóa đơn (nếu có).
+ Cơng ty nên đánh số thứ tự đối với những hóa đơn nhận từ nhà cung cấp để thuận tiện cho việc kiểm tra tính liên tục của hóa đơn và có thể giúp xác định việc tất cả các hóa đơn đã nhận được đã được hạch tốn.
+ Cơng ty có thể đóng dấu lên hóa đơn và ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng và nên lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này sẽ giúp ích cho q trình kiểm tra chứng từ và cũng là căn cứ để chứng minh rằng tất cả các hóa đơn mà cơng ty nhận được đều liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng.
(3) Mối quan hệ giữa số liệu kế toán và tờ khai thuế GTGT
- Rủi ro: Có thể xảy ra sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và Tờ khai thuế GTGT.
- Giải pháp:
+ Khi nhận hóa đơn từ phía nhà cung cấp hoặc phát hành hóa đơn GTGT, việc kê khai vào Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra phải được tiến hành đồng thời với việc hạch toán vào sổ sách kế toán.
+ Kiểm tra giữa tờ khai và các số liệu về thuế GTGT đầu ra, đầu vào phát sinh trong tháng để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trước khi nộp tờ khai.