2.1.2.1 Cơ cấu chung
Để phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý bao gồm Giám đốc và các phòng ban chức năng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Giám đốc: Là người ra quyết định và chịu trách nhiệm chung, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và là người đại diện hợp pháp của cơng ty.
- Phịng tài chính kế tốn: Có nhiệm vụ làm cơng tác quản lý tồn diện về mặt tài chính, tổ chức hạch tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Định kỳ lập báo cáo tài chính theo các biểu mẫu quy định để trình lên ban Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Phịng kinh doanh: Tìm nguồn hàng, tìm đối tác kinh doanh, tìm hiểu thị trường và cung cấp các thông tin cần thiết về thị trường theo yêu cầu của ban Giám đốc. Ngồi ra, phịng kinh doanh cịn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ theo tháng/quý/năm và lập phương án kinh doanh.
- Phịng hành chính: Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý ở các bộ phận; tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.
- Phịng kỹ thuật: Sửa chữa, bảo hành, bảo trì máy tính, thiết bị
Với cơ cấu tổ chức như trên, cơng ty đã xây dựng các bộ phận có chức năng cần thiết, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận hoạt động tương đối hiệu quả, phối hợp với nhau vì sự phát triển chung của cơng ty.
Giám đốc Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phịng hành chính Phịng kỹ thuật
của công ty, từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu phịng kế tốn
Hiện nay, cơng ty gồm có 6 nhân viên kế tốn, trong đó chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng người như sau:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế tốn, có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tồn bộ hoạt động tài chính của cơng ty; kiểm tra tính chính xác của các số liệu đã phản ánh trên sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính. Mặt khác, kế tốn trưởng cịn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế tốn.
- Kế tốn vốn bằng tiền và các khoản phải thu: Lập các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc tiền mặt, séc chuyển khoản... sau đó ghi sổ kế tốn chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp nhằm phát hiện kịp thời sai sót (nếu có). Theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng đối tượng để có kế hoạch thu nợ cụ thể.
- Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ vừa theo dõi việc thanh tốn với bên ngồi vừa theo dõi việc thanh tốn với các bộ phận trong cơng ty.
- Kế tốn tiêu thụ: Theo dõi tình hình bán hàng và sự biến động về số lượng, giá cả của hàng hóa trong kỳ kinh doanh. Tổ chức sổ sách kế toán phù hợp với tình hình bán hàng của cơng ty.
- Kế tốn tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp rồi đối chiếu số liệu tổng hợp với sổ chi tiết rồi nộp lại cho kế toán trưởng để làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Kế tốn vốn bằng tiền và khoản phải thu
Kế tốn trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ