2.1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ
2.2.1Quy trình thanh tốn L/C tại Ngân Hàng Sacombank
2.2.1.1 Quy trình thanh tốn L/C nhập khẩu tại ngân hàng Sacombank. a. Quy trình phát hành L/C nhập khẩu tại Sacombank.
Quy trình thanh tốn quốc tế theo phương thức L/C là một quy trình đã được tiêu chuẩn hố mang tính quốc tế. Quy trình phát hành L/C bao gồm 7 bước:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ theo tiêu chí sau: Hồ sơ đủ loại chứng từ, chữ ký có thẩm quyền. Những giấy tờ cần thiết khi mở L/C tại ngân hàng là: Giấy yêu cầu mở L/C (theo mẫu), hợp đồng ngoại thương (bản sao), hợp đồng bảo hiểm (nếu có), giấy phép nhập khẩu, hợp đồng bảo lãnh (đối với L/C trả chậm), bản sao hồ sơ pháp lý, tờ trình tín dụng được duyệt, phương án vay vốn, đơn xin mua ngoại tệ, giấy ủy quyền cử người giao dịch với ngân hàng, văn bản cam kết lịch thanh toán (đối với L/C trả chậm).
Bước 2: Lập tờ trình: Cần thể hiện mục đích sử dụng của nhà nhập khẩu, thông tin về nhà cung cấp.
Bước 3: Thực hiện ký quỹ, xuất nhập ngoại bảng, soạn và in điện L/C: Bước 4: Trình ký và duyệt điện phát hành L/C: Trình tồn bộ hồ sơ cho trưởng phịng hoăc giám đốc kiểm tra. Sau đó trình ban lãnh đạo chi nhánh duyệt ký quỹ và ký duyệt điện phát hành L/C để chuyển điện L/C lên hội sở.
Bước 5: Hội sở tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ từ chi nhánh: Kiểm tra nội dung L/C để đảm bảo các điều khoản rõ ràng không mâu thuẫn. Kiểm tra xác định lại ngân hàng nhận điện L/C. Sau đó trình kiểm sốt viên, trưởng phịng hội sở ký.
Bước 6: Hội sở chuyển điện Swift ra nước ngoài. Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ phát hành.
b. Quy trình xử lý L/C.
Quy trình xử lý L/C bao gồm 4 bước:
Bước 1: Tiếp nhận bộ chứng từ từ nước ngồi chuyển về: Mở bì thư, đóng dấu chứng từ đến, lưu lại một bộ photo các chứng từ cùng chỉ dẫn thanh toán. Bước 2: Kiểm tra bộ chừng từ: Các cơ sở để kiểm tra là: L/C do Sacombank phát hành, UCP theo quy định trong L/C. Nếu chứng từ hợp lệ yêu cầu khách hàng thanh toán và trao bộ chứng từ gốc cho khách hàng. Nếu chứng từ khơng hợp lệ thì chuyển lên hội sở bản gốc Cover Letter, bản sao hối phiếu, Invoice, B/L và các chứng từ bất hợp lệ khác.
Bước 3: Xử lý chứng từ bất hợp lệ: Gửi thông báo chứng tù bất hợp lệ cho khách hàng, và gửi điện Swift ra nước ngồi. Sau đó là việc gia hạn thanh tốn, giảm giá trị thanh toán hoặc trả lại bộ chứng từ tùy theo từng trường hợp.
Bước 4: Ký hậu vận tải đơn, phát hành thư bảo lãnh nhận hàng: ngân hàng ký hậu vận tải đơn cho khách hàng khi họ đã hoàn thành nghĩa vụ thanh tốn với ngân hàng.
c. Quy trình thanh tốn L/C.
Quy trình thanh tốn L/C phụ thuộc vào loại L/C, có 3 loại hình thanh tốn cơ bản:
Đối với L/C trả ngay: đối với bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng phải thanh tốn trong vịng 5 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ (theo UCP 600).
Đối với L/C trả chậm: Sau khi nhận được hối phiếu và được khách hàng ký chấp nhận thanh toán, chi nhánh gửi điện chấp nhận thanh toán lên hội sở, đến ngày đáo hạn mới thực hiện thanh toán.
Đối với L/C xác nhận: Việc thanh toán sẽ được xử lý tùy vào từng trường hợp theo yêu cầu của khách hàng và ngân hàng xã nhận.
2.2.1.2 Quy trình thanh tốn L/C xuất khẩu tại ngân hàng Sacombank.
Quy trình thanh tốn L/C xuất khẩu đơn giản hơn quy trình thanh tốn L/C nhập khẩu. Quy trình thanh tốn L/C xuất khẩu chỉ gồm 2 bước:
Bước 1: Nhận, thông báo và xác nhận L/C xuất khẩu:
Chi nhánh của Sacombank nhận, thơng báo L/C và các tu chỉnh có liên quan cho khách hàng của mình khi nhận được thơng báo L/C từ Ngân hàng Sacombank hoặc khi nhận được L/C thông báo đã được xác thực từ các Ngân hàng khác trong nước.
Trước khi thông báo cho khách hàng, L/C và các tu chỉnh có liên quan đến L/C phải đảm bảo tính xác thực thơng qua ký hiệu mật đã thoả thuận hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký của Ngân hàng thông báo đầu tiên. Việc xác nhận các L/C chỉ được thực hiện qua Ngân hàng Sacombank.
Bước 2: Hồn thiện và gửi chứng từ địi tiền:
Các chi nhánh của Sacombank được phép nhận, kiểm tra và xử lý trong phạm vi 5 ngày làm việc, nhưng phải đảm bảo khi chứng từ gửi đến Ngân hàng nhận chứng từ theo chỉ dẫn trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Nếu kiểm tra nếu thấy sự khác biệt hoặc sai sót của chứng từ cần phảỉ sử lý:
Sai sót có thể thay thế hoặc sửa chữa, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa.
Sai sót khơng thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng tu chỉnh L/C ( nếu có thể ) hoặc thơng báo cho Ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh tốn.
Sai sót khơng được chấp nhận đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh tốn nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Nếu chứng từ kiểm tra phù hợp với L/C hoặc có sai sót nhưng đã có sự chấp nhận của Ngân hàng phát hành cần phải được hoàn thiện để Ngân hàng nhận chứng từ theo chỉ dẫn của L/C kèm theo chỉ thị hoàn tiền. Nếu chứng từ gửi đi sau 15 ngày mà không nhận được sự hồi âm, Sacombank phải có trách nhiệm tra sốt Ngân hàng nước ngồi.