Chứng từ là cơ sở ban đầu để tổ chức hạch tốn chính xác về mặt thơng tin và kiểm sốt việc chấp hành kỷ luật tài chính trong DN.
Chứng từ sử dụng trong trờng hợp này bao gồm : - Các loại hoá đơn : bán hàng, GTGT.
- Phiếu thu, phiếu chi tiền. - Biên bản giao nhận tài sản .
- Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. - Các chứng từ tự lập.
- Các chứng từ, giấy báo của bên tổ chức liên doanh.
- Các biên bản xử lý về thu nhập vào chi phí hoạt động bất thờng của DN.
- Các chứng từ thu chi do nhợng bán, thanh lý TSCĐ.
I.3.1.1.2. Tài khoản sử dụng .
a) Tài khoản 911:“ Xác định kết quả”
Tài khoản này dùng để cuối kỳ tập hợp chi phí và thu nhập của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong DN và tính kết quả đó.
Kết cấu của TK 911 :
+ Bên Nợ : Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN, chi phí hoạt động tài chính, chi phí hoạt động khác. Số lãi trớc thuế của các hoạt động sx kinh doanh và các hoạt động khác.
+ Bên Có : Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng thuần, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập hoạt động khác. Số lỗ của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
b) Tài khoản 421: “Lãi cha phân phối “ Kết cấu TK 421 :
+ Bên Nợ : - Phản ánh số lỗ
- Phản ánh tình hình phân phối lợi nhuận + Bên Có : - Phản ánh số lãi
- Xử lý các khoản lỗ
+ D Có : - Số lợi nhuận cha phân phối - Số lỗ cha xử lý
Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp hai : - Tài khoản 4211 “ Lợi nhuận năm trớc “ - Tài khoản 4212 “ Lợi nhuận năm nay “
c) Các tài khoản khác liên quan :
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK 641, TK 642 “Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN”
I.3.1.1.3. Trình tự kế tốn kết quả hoạt động bán hàng.
TK 156,157 TK 632 TK 911 TK 521,531,532 TK
511,512 111,112
giá vốn k/c giá vốn k/c các khoản giá không hàng bán giảm DT VAT TK 641,642 k/c DTT 33311 K/c chi phí BH, QLDN TK 421 TK 421 K/c lãi K/c lỗ
I.3.1.2. Kế toán kết quả hoạt động tài chính.
I.3.1.2.1.Tài khoản sử dụng .
- Tài khoản 911 “ Xác định kết quả “
- Tài khoản 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính “ - Tài khoản 635 “ Chi phí tài chính ”
- Một số tài khoản liên quan *) Kết cấu TK 515 :
- Bên Nợ : Số thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp (nếu có)
K/c doanh thu hoạt động tài chính thuần sang TK 911
- Bên Có : Doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ.
Tài khoản 515 khơng có số d cuối kỳ *) Kết cấu TK 635 :
- Bên Nợ : Các khoản chi phí của hoạt động tài chính
Các khoản lỗ do thanh lý các khoản đầu t ngắn hạn
Dự phịng giảm giá đầu t chứng khốn Khoản lỗ phát sinh khi bán ngoại tệ
- Bên Có : Hồn nhập dự phịng giảm giá đầu t chứng khoán Cuối kỳ kết chuyển tồn bộ chi phí tài chính và các khoản lỗ phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Tài khoản này cuối kỳ khơng có số d
I.3.1.2.2. Trình tự hạch tốn kế toán kết quả hoạt động tài chính. Sơ đồ 1.2 : TK 111,112 TK 635 TK 911 Chi phí hoạt động tài chính PS TK 121,128,222 TK 515 TK 413 K/c chi phí
Các khoản lỗ do tài chính K/c thu nhập K/c lãi
hoạt động tài chính tài chính chênh lệch
TK 129,229
tỷ giá
TK 131
Lập dự phòng giảm Doanh thu
dài hạn TK 413 TK 421 K/c lỗ chênh lệch tỷ giá Lỗ TK 228 Lãi K/c trị giá bán bất động sản
I.3.1.3. Kế toán kết quả hoạt động khác.
I.3.1.3.1. Tài khoản sử dụng.
- TK 911 “ Xác định kết quả ” - TK 711 “ Thu nhập khác ” - TK 811 “ Chi phí khác ” - Các TK liên quan khác. *) Kết cấu TK 711 :
+ Bên Nợ : Số thuế GTGT phải nộp (nếu có) tính theo phơng pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác ở doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp.
Cuối kỳ kết chuyển các khoản thu nhập khác trong kỳ sang Tài khoản 911
+ Bên Có : Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ. Tài khoản 711 khơng có số d cuối kỳ.
*) Kết cấu TK 811 :
+Bên Nợ : Các khoản chi phí khác phát sinh
+ Bên Có : Cuối kỳ kết chuyển tồn bộ các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911
I.3.1.3.2. Trình tự hạch tốn kế tốn kết quả hoạt động khác
Sơ đồ 1.3 :
TK liên quan TK 811 TK 911 TK 711 TK 111,112
Chi phí nhợng K/c chi phí K/c thu nhập Thu
nhập bán thanh lý khác khác nh ợng bán TSCĐ TK 211 TK 3331 TK 331,338
Giá trị còn lại Thuế GTGT Thu đợc
khoản nợ của TSCĐ phải nộp không xác định đợc chủ TK 338 Bị phạt vi phạm TK 421 HĐ Lỗ Lãi
I.3.1.4. Sổ sách phản ánh kế toán kết quả kinh doanh
) Nếu theo hình thức Nhật Ký - Chứng Từ :
Sử dụng nhật ký chứng từ số 8 để phản ánh giá vốn hàng hoá, các khoản giảm giá hàng bán, thu nhập chi phí của hoạt động kinh doanh, chi phí của hoạt động tài chính, hoạt động khác.
Ngồi ra có thể mở các sổ chi tiết để phản ánh doanh thu, giá vốn, chi phí của từng loại hoạt động.
Căn cứ vào các chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ Cái. Đồng thời mở các sổ chi tiết để phản ánh từng hoạt động.
*) Nếu theo hình thức Nhật ký- Sổ cái :
Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ đều đợc phản ánh vào một quyển sổ duy nhất là Nhật ký –Sổ cái.
*) Nếu theo hình thức Nhật ký chung :
Căn cứ các chứng từ gốc phản ánh vào một quyển sổ là nhật ký chung.Từ Nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái . Ngoài ra mở một số nhật ký chuyên dùng nh: Nhật ký thu tiền , Nhật ký chi tiền, Nhật kỳ bán hàng , Nhật ký mua hàng.
- Nhật ký thu tiền: Phản ánh nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay. Nhật ký thu tiền chi tiết cho TK 111 và TK 112 .
- Nhật ký bán hàng: Phản ánh nghiệp vụ bán hàng chịu cho khách hàng ,tức là đã ghi nhận DT nhng cha thu đợc tiền phải theo dõi KH thanh toán trên tài khoản 131.
Cuối tháng cộng các sổ nhật ký chuyên dùng và lấy số liệu từ các Nhật ký chuyên dùng ghi vào Nhật ký chung hoặc ghi vào Sổ cái .
Ngoài ra cịn sử dụng các sổ kế tốn chi tiết để theo dõi và phản ánh kế toán KQKD .
I.3.2. Kế toán phân phối lợi nhuận.
I.3.2.1.Tài khoản sử dụng.
Để phản ánh tình hình phân phối lợi nhuận, kế tốn DN sử dụng các tài khoản sau :
- Tài khoản 421 “ Lợi nhuận cha phân phối “
( Kết cấu của tài khoản này đã xét ở phần b-I.3.1.1.2 ) Tài khoản này có 2 tài khoản cấp II
+ Tài khoản 4211 : “Lợi nhuận năm trớc”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình phân phối lợi nhuận và lợi nhuận cha phân phối của năm trớc.
+ Tài khoản 4212 : “Lợi nhuận năm nay”
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình phân phối lợi nhuận và lợi nhuận cha phân phối của năm nay.
Ngoài ra kế tốn phân phối lợi nhuận cịn sử dụng một số tài khoản liên quan nh :
- Tài khoản 111 : “Tiền mặt”
- Tài khoản 112 : “Tiền gửi ngân hàng” - Tài khoản 3334 : “Thuế thu nhập DN” - Tài khoản 411 : “Nguồn vốn kinh doanh” - Tài khoản 414 : “Quỹ đầu t phát triển” - Tài khoản 415 : “Quỹ dự phịng tài chính” - Tài khoản 416 : “Quỹ trợ cấp mất việc làm” - Tài khoản 431 : “Quỹ khen thởng phúc lợi”
I.3.2.2. Trình tự kế tốn phân phối lợi nhuận.
) Cuối kỳ kế toán xác định kết quả kinh doanh : Kết chuyển từ các hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính, hoạt động khác về TK 911 để xác định kết quả :
- Nếu hoạt động có lãi :
Có TK 4212 : Chi tiết hoạt động - Nếu hoạt động bị lỗ :
Nợ TK 4212 : Chi tiết hoạt động Có TK 911 : Chi tiết hoạt động
) Hàng kỳ nếu DN có lãi thì kế tốn căn cứ vào số lãi tạm đ- ợc phân phối kỳ đó để ghi nh sau :
- Hàng tháng (quý), kế toán xác định phần thuế thu nhập DN và thuế thu trên vốn tạm nộp cho ngân sách Nhà nớc :
Nợ TK 421 ( 4212) : Số tạm nộp Có TK 333 (3334) : Số tạm nộp + Khi nộp kế toán ghi :
Nợ TK 333 (3334) Có TK 111, 112
- Khi tạm chia lãi cho các bên tham gia liên doanh, các cổ đông :
Nợ TK 421 (4212)
Có TK 111, 112, 338
- Khi bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận, kế toán ghi :
Nợ TK 421 (4212) Có TK 411
- Khi tạm trích các quỹ doanh nghiệp từ lợi nhuận, kế toán ghi :
Nợ TK 421 (4212) Có TK 414 Có TK 415 Có TK 416
Có TK 431
Sang đầu năm sau khi báo cáo quyết toán năm đợc duyệt, kế toán tiến hành điều chỉnh theo số phân phối chính thức :
- Xác định số thuế thu nhập DN, số thu trên vốn phải nộp thêm nếu tạm nộp thiếu :
Nợ TK 421 : Phần phải nộp thêm Có TK 333 : Phần phải nộp thêm + Khi nộp kế toán ghi :
Nợ TK 333 : Phần phải nộp thêm
Có TK 111, 112 : Phần phải nộp thêm
- Trờng hợp số thuế TNDN tạm nộp lớn hơn số phải nộp thực tế, kế toán điều chỉnh bằng bút toán sau :
+ Chuyển số đã nộp thừa sang TK 1388 Nợ TK 1388 : Số nộp thừa
Có TK 333 : Số nộp thừa + Điều chỉnh lợi nhuận cha phân phối Nợ TK 333
Có TK 421
- Xác định các quỹ DN đợc trích thêm nếu trích thiếu : Nợ TK 421 Có TK 414,415,416,431. - Nếu số đã tạm trích lớn hơn số chính thức đợc phép trích thì kế tốn ghi : Nợ TK 414,415,416,431 Có TK 421
) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Nhật Ký- Chứng Từ :
Mở nhật ký chứng từ số 10 để theo dõi lợi nhuận và phân phối lợi nhuận cho từng hoạt động kinh doanh của DN. Đồng thời mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình phân phối lãi theo yêu cầu quản lý.
) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ :
Phải từ chứng từ gốc sau đó hệ thống hố thành các chứng từ ghi sổ và lập đăng ký chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng lập các sổ Cái để theo dõi từng hoạt động phân phối lợi nhuận.
*) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Nhật ký chung :
Từ các chứng từ gốc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung. Từ nhật ký chung làm căm cứ ghi vào Sổ Cái. Lập Sổ cái theo dõi toàn bộ các tài khoản phản ánh quỹ của DN đã đợc phân phối.
*) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái :
Từ các chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và theo hệ thống. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng của sổ Nhật ký- Sổ cái.
Ngồi ra cịn sử dụng các sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết các quỹ của DN hiện có.
I.4. nội dung của việc hồn thiện kế tốn xác định kết quả vàphân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp. phân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp.
I.4.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán KQKD và phân phối lợi nhuận .
Hiện nay trong nền kinh tế nớc ta hiện nay đang vận
dụng theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, vì vậy để khẳng định đợc vị trí của mình, muốn thắng lợi trong các cuộc cạnh tranh thì địi hỏi doanh nghiệp phải kinh doanh có lãi. Từ đó tạo điều kiện cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh. Muốn đạt đợc điều đó doanh nghiệp phải lấy thu bù chi, ngồi thu nhập để bù đắp chi phí cịn phải có lợi nhuận. Hạch tốn khoa học là nhân tố kích thích sự sáng tạo trong kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Kế toán là một môn khoa học về quản lý, là một bộ phận của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng. Vai trị của nó đợc thể hiện nh sau :
Thứ nhất : Kế tốn với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ tồn bộ các thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính tại doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý điều hành và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính.
Thứ hai : Kế tốn phản ánh đầy đủ tài sản hiện có cũng nh sự vận động của tài sản ở đơn vị qua đó giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản.
Thứ ba : Kế toán phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong q trình sản xuất kinh doanh nhằm kiểm tra đợc việc thực hiện bù chi phí, có lãi trong kinh doanh cho doanh nghiệp.
Thứ t : Kế toán phản ánh đợc cụ thể từng loại tài sản, nguồn vốn giúp cho việc kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
Thứ năm : Kế toán phản ánh đợc kết quả của từng ngời lao động giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác định trách nhiệm vật chất, đôn đốc ngời lao động nâng cao năng suất lao động.
Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì kế tốn ngày càng trở nên quan trọng vì vậy để nâng cao hơn vai trị của mình trong quản lý kinh tế đòi hỏi phải khơng ngừng hồn thiện trong từng bộ phận kế toán là tất yếu đặc biệt là kế toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận.
Để đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế, Đảng và Nhà nớc ta đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 1141/TC/QĐ ngày 01/11/1995 và qua một số lần sửa đổi bổ sung hiện tại đợc áp dụng theo thông t 100/1998/TT – BTC ra ngày 15/07/1998. Hệ thống kế toán mới đợc ban hành đã đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên nó cũng gặp phải khơng ít những khó khăn, vớng mắc. Đặc biệt là trong cơng tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận ln ln có sự thay đổi ràng buộc chặt chẽ với chế độ kế toán và cơ chế quản lý Nhà nớc. Trên thực tế kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp hiện nay cũng còn nhiều nhợc điểm cần khắc phục. Chẳng hạn nh việc lập chứng từ kế toán cha đầy đủ, cha hợp lý, hợp lệ, ghi chép sổ sách khơng cập nhật, hiện tợng gian lận để ngồi sổ sách, các phơng pháp phân bổ chi phí khơng rõ ràng, khơng đúng chế độ, thiếu trung thực, kết quả xác định sai lệch để trốn thuế, phân phối khơng cơng bằng… Chính vì vậy việc hồn
thiện kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi