I.3.2.1 .Tài khoản sử dụng
I.4. nội dung của việc hoàn thiện kế toán xác định kết quả và
*) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Nhật ký chung :
Từ các chứng từ gốc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào Sổ Nhật ký chung. Từ nhật ký chung làm căm cứ ghi vào Sổ Cái. Lập Sổ cái theo dõi toàn bộ các tài khoản phản ánh quỹ của DN đã đợc phân phối.
*) Trờng hợp DN áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái :
Từ các chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và theo hệ thống. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng của sổ Nhật ký- Sổ cái.
Ngồi ra cịn sử dụng các sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết các quỹ của DN hiện có.
I.4. nội dung của việc hồn thiện kế tốn xác định kết quả vàphân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp. phân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp.
I.4.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán KQKD và phân phối lợi nhuận .
Hiện nay trong nền kinh tế nớc ta hiện nay đang vận
dụng theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, vì vậy để khẳng định đợc vị trí của mình, muốn thắng lợi trong các cuộc cạnh tranh thì địi hỏi doanh nghiệp phải kinh doanh có lãi. Từ đó tạo điều kiện cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh. Muốn đạt đợc điều đó doanh nghiệp phải lấy thu bù chi, ngồi thu nhập để bù đắp chi phí cịn phải có lợi nhuận. Hạch tốn khoa học là nhân tố kích thích sự sáng tạo trong kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.
Kế tốn là một mơn khoa học về quản lý, là một bộ phận của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng. Vai trị của nó đợc thể hiện nh sau :
Thứ nhất : Kế tốn với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ tồn bộ các thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính tại doanh nghiệp giúp cho các nhà quản lý điều hành và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính.
Thứ hai : Kế tốn phản ánh đầy đủ tài sản hiện có cũng nh sự vận động của tài sản ở đơn vị qua đó giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản.
Thứ ba : Kế tốn phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm kiểm tra đợc việc thực hiện bù chi phí, có lãi trong kinh doanh cho doanh nghiệp.
Thứ t : Kế toán phản ánh đợc cụ thể từng loại tài sản, nguồn vốn giúp cho việc kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
Thứ năm : Kế toán phản ánh đợc kết quả của từng ngời lao động giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác định trách nhiệm vật chất, đôn đốc ngời lao động nâng cao năng suất lao động.
Nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì kế tốn ngày càng trở nên quan trọng vì vậy để nâng cao hơn vai trị của mình trong quản lý kinh tế đòi hỏi phải khơng ngừng hồn thiện trong từng bộ phận kế toán là tất yếu đặc biệt là kế toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận.
Để đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế, Đảng và Nhà nớc ta đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 1141/TC/QĐ ngày 01/11/1995 và qua một số lần sửa đổi bổ sung hiện tại đợc áp dụng theo thông t 100/1998/TT – BTC ra ngày 15/07/1998. Hệ thống kế toán mới đợc ban hành đã đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên nó cũng gặp phải khơng ít những khó khăn, vớng mắc. Đặc biệt là trong cơng tác kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận ln ln có sự thay đổi ràng buộc chặt chẽ với chế độ kế toán và cơ chế quản lý Nhà nớc. Trên thực tế kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp hiện nay cũng còn nhiều nhợc điểm cần khắc phục. Chẳng hạn nh việc lập chứng từ kế toán cha đầy đủ, cha hợp lý, hợp lệ, ghi chép sổ sách khơng cập nhật, hiện tợng gian lận để ngồi sổ sách, các phơng pháp phân bổ chi phí khơng rõ ràng, khơng đúng chế độ, thiếu trung thực, kết quả xác định sai lệch để trốn thuế, phân phối khơng cơng bằng… Chính vì vậy việc hồn
thiện kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận là rất cần thiết và phải đợc các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
I.4.2. Nội dung của việc hồn thiện kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận .
I.4.2.1. Hồn thiện cơng tác hạch tốn ban đầu .
Hạch toán ban đầu là việc theo dõi ghi chép hệ thống các
hiện tợng kinh tế trong quá trình kinh doanh của DN trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Trong tất cả các doanh nghiệp thì vấn đề lợi nhuận ln đợc đặt lên hàng đầu, đối với các doanh nghiệp Thơng Mại thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh để xác định lãi, lỗ. Việc tổ chức công tác ban đầu ở các bộ phận là rất quan trọng để thu nhận những thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác cho các giai đoạn hạch tốn tiếp theo. Xuất phát từ đó cơng tác hạch tốn ban đầu rất quan trọng nên kế toán phải thực hiện những nội dung sau:
Xuất phát từ những thông tin kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp kế toán căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu qui định của Bộ tài chính để lập danh mục các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận. Chẳng hạn nh các thông tin về doanh thu, chi phí, tình hình nộp NSNN… các thông tin này cung cấp số liệu cho xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
Phân công cụ thể và qui định rõ trách nhiệm của từng ng- ời để ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu cho phù hợp.
Các bộ phận trong doanh nghiệp phải đợc hớng dẫn việc ghi chép ban đầu và trách nhiệm xây dựng các chơng trình ln chuyển chứng từ thích hợp với từng loại chứng từ ban đầu. Với nội dung của cơng tác hạch tốn ban đầu và những thông tin kinh tế phát sinh trong kế toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận. Kế toán phải xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn phản ánh những thơng tin đó.
Trong q trình hạch tốn kết quả và phân phối lợi nhuận thì chứng từ phải đợc lập một cách hợp pháp hợp lệ, chứng từ đợc luân chuyển đúng trình tự, thời gian luân chuyển chứng từ nhanh chóng, số lợng chứng từ phải đợc tinh giảm một cách tối đa để việc ghi chép vào sổ sách, quản lý lu trữ đợc nhanh chóng kịp thời.
Phơng pháp chứng từ kế toán mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu quản lý, trong khi đó cơng tác kế tốn nói chung và kế toán xác định kết quả kinh doanh nói riêng địi hỏi những thơng tin mang tính tổng hợp. Với u cầu đó kế tốn khơng chỉ dừng lại ở cơng tác hạch tốn ban đầu mà phải tiến hành hạch toán tổng hợp.
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tổng hợp trên cơ sở các chứng từ cung cấp từ khâu hạch tốn ban đầu tạo ra các thơng tin tổng hợp trong quá trình quản lý.
Tổ chức hợp lý hệ thống tài khoản là khâu không thể thiếu trong q trình hạch tốn. Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phơng thức tài khoản, đợc sử dụng để phản ánh, kiểm tra, giám sát từng đối tợng kế toán cụ thể trong doanh nghiệp và đợc mở chi tiết theo đối tợng kế tốn có nội dung riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ra ngày 1/11/1995 qua một số lần sửa đổi bổ sung, hiện nay đợc áp dụng theo thông t số 70 – TT/BTC
Trên cơ sở các thông tin về doanh thu thuần, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các thông tin về phân phối lợi nhuận nh : Nộp thuế thu nhập, thu trên vốn, trích lập các quĩ xí nghiệp. Kế tốn kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận phải nghiên cứu tổ chức vận dụng tài khoản kế toán để phản ánh các thông tin trên thật khoa học.
Việc tổ chức tài khoản kế toán và ghi chép trên tài khoản kế toán của kế toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận phải ln đợc hồn thiện hơn nữa. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có qui mơ lớn và có nhiều chi nhánh, cửa hàng địi hỏi kế tốn xác định kết quả kinh doanh và phân phối kết quả bên cạnh việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế tốn tài chính cần phải lập thêm các tài khoản chi tiết theo từng đối tợng chi tiết, thu nhận kịp thời các thông tin để đáp ứng yêu cầu quản lý về lợi nhuận của doanh nghiệp.
I.4.2.3. Hồn thiện về sổ sách kế tốn .
Trong quá trình hoạt động của đơn vị hoạt động kinh tế tài chính diễn ra rất đa dạng, phong phú và đợc phản ánh đầy
đủ kịp thời trung thực và chính xác vào các bản chứng từ kế tốn. Tuy nhiên những thơng tin trên các bản chứng từ chỉ là các thông tin riêng biệt về từng hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, các thông tin này phải đợc phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế tốn trong sổ kế toán phù hợp.
Sổ kế toán là những tờ sổ đợc xây dựng theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau đợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hố các thơng tin về các hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán nhằm cung cấp thơng tin có hệ thống, phục vụ cơng tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Vì vậy có thể nói rằng tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống sổ sách kế tốn là cơng việc quan trọng trong cơng tác kế tốn của doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
Hiện nay việc áp dụng hệ thống sổ sách còn một số tồn tại cần quan tâm, sổ sách là một hình thức biểu hiện của tài khoản kế tốn. Vì vậy đi đơi với việc hồn thiện tài khoản kế tốn là việc hồn thiện sổ sách kế toán. Việc áp dụng các sổ sách kế toán vào một số đơn vị còn rờm rà phức tạp, mở sổ và ghi chép sổ kế toán cha đúng với nguyên tắc và phơng pháp kế tốn qui định, dẫn tới tình trạng số liệu kế tốn nhiều khi khơng đầy đủ chính xác hoặc thiếu trung thực. Do đó u cầu hồn thiện sổ sách kế tốn phải đảm bảo mục đích : Phải áp dụng hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho việc ghi chép, giảm bớt tới mức thấp nhất cơng việc ghi chép
của kế tốn nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về tất cả các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý.
Phải tuỳ thuộc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị cũng nh yêu cầu theo dõi chi tiết từng tài khoản mà mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi chặt chẽ.
Ghi chép sổ sách phải kịp thời : Kế toán phải đảm bảo ghi chép vào sổ kế tốn tồn bộ các chứng từ phát sinh trong ngày theo đúng nguyên tắc và chế độ đảm bảo cho chất lợng các chỉ tiêu báo cáo kế toán và các số liệu kinh tế khác.
Đối với kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận kế toán cần phải mở hệ thống sổ sách theo dõi thật khoa học đảm bảo cung cấp đợc những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêu kinh tế nh : Doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý DN, thu nhập và chi phí hoạt động tài chính, thu nhập và chi phí hoạt động bất thờng, chi phí khác, lợi nhuận gộp, thuế thu nhập. Đây là những thông tin cần thiết trong doanh nghiệp địi hỏi kế tốn phải sử dụng các sổ sách một cách có hiệu quả.
Việc vận dụng sổ sách kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đội ngũ cán bộ kế toán, tuỳ thuộc vào trang thiết bị kỹ thuật cho công tác quản lý từng đơn vị mà kế toán áp dụng cách ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức ghi sổ nh sau: - Hình thức nhật ký chung
- Hình thức nhật ký chứng từ - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký sổ cái
Trong mỗi hình thức kế tốn có những qui định cụ thể về số lợng sổ, kết cấu sổ, trình tự, phơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Các loại sổ kế toán thờng dùng :
Sổ kế toán tổng hợp gồm : Sổ nhật ký, sổ Cái và các sổ kế toán tổng hợp khác.
Sổ kế toán chi tiết gồm : các sổ thẻ kế toán chi tiết.
I.4.2.4. Hồn thiện cơng tác lập báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính là những báo cáo đợc lập dựa trên ph- ơng pháp kế tốn theo những chỉ tiêu tài chính phát sinh tại thời điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phải phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản đơn vị tại thời điểm tính kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong thời kỳ nhất định. Đồng thời đợc giải trình giúp cho các đối tợng sử dụng thơng tin tài chính nhận biết đợc thực trạng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để ra quyết định thích hợp.
Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo gồm có :
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh. - Báo cáo lu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Thời hạn lập các báo cáo và gửi là do cơ quan Nhà nớc qui định, cụ thể :
Tất cả các DN độc lập có t cách pháp nhân đầy đủ đều
Các BCTC đợc lập và gửi vào cuối mỗi quý để phản ánh tình hình TC của niên độ KT đó cho cơ quan quản lý của nhà nớc
BCTC của các DN hạch toán độc lập và hách tốn phụ thuộc
tổng cơng ty và các DN hạch tốn độc lập khơng nằm trong tổng công ty đợc gửi chậm nhất sau 20 ngày đối với báo cáo quý kể từ ngày kết thúc quý, và chậm nhất là sau 30 ngày đối với báo cáo năm kể từ ngày kết thúc năm TC. Đối với các tổng công ty thời hạn lập và gửi BCTC chậm nhất là 90 ngày đối với báo cáo năm kể từ ngày kết thúc năm TC.
Đối với các DN t nhân, các công ty hợp doanh thời hạn gửi BCTC năm chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm TC, cịn đối với các cơng ty TNHH các cơng ty cổ phần các DN có vốn nớc ngồi,…thời hạn gửi BCTC chậm nhất là 90 kể từ ngày kết thúc năm TC.
Trờng hợp các DN có năm TC kết thúc khơng vào ngày 31/12 hằng năm thì phải gửi BCTC q 4 vào 31/12 trong đó phải có số luỹ kế đầu năm TC đến hết ngày 31/12.
Đối với Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh phải lập vào ngày cuối cùng của quí, năm.