I.3.2.1 .Tài khoản sử dụng
I.4.2.1. Hồn thiện cơng tác hạch tốn ban đầu
Hạch toán ban đầu là việc theo dõi ghi chép hệ thống các
hiện tợng kinh tế trong quá trình kinh doanh của DN trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Trong tất cả các doanh nghiệp thì vấn đề lợi nhuận ln đợc đặt lên hàng đầu, đối với các doanh nghiệp Thơng Mại thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc phản ánh để xác định lãi, lỗ. Việc tổ chức công tác ban đầu ở các bộ phận là rất quan trọng để thu nhận những thơng tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác cho các giai đoạn hạch toán tiếp theo. Xuất phát từ đó cơng tác hạch tốn ban đầu rất quan trọng nên kế toán phải thực hiện những nội dung sau:
Xuất phát từ những thông tin kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp kế toán căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu qui định của Bộ tài chính để lập danh mục các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận. Chẳng hạn nh các thơng tin về doanh thu, chi phí, tình hình nộp NSNN… các thông tin này cung cấp số liệu cho xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
Phân công cụ thể và qui định rõ trách nhiệm của từng ng- ời để ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu cho phù hợp.
Các bộ phận trong doanh nghiệp phải đợc hớng dẫn việc ghi chép ban đầu và trách nhiệm xây dựng các chơng trình ln chuyển chứng từ thích hợp với từng loại chứng từ ban đầu. Với nội dung của cơng tác hạch tốn ban đầu và những thông tin kinh tế phát sinh trong kế toán xác định kết quả và phân phối lợi nhuận. Kế toán phải xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn phản ánh những thơng tin đó.
Trong q trình hạch tốn kết quả và phân phối lợi nhuận thì chứng từ phải đợc lập một cách hợp pháp hợp lệ, chứng từ đợc luân chuyển đúng trình tự, thời gian luân chuyển chứng từ nhanh chóng, số lợng chứng từ phải đợc tinh giảm một cách tối đa để việc ghi chép vào sổ sách, quản lý lu trữ đợc nhanh chóng kịp thời.
Phơng pháp chứng từ kế toán mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu quản lý, trong khi đó cơng tác kế tốn nói chung và kế toán xác định kết quả kinh doanh nói riêng địi hỏi những thơng tin mang tính tổng hợp. Với u cầu đó kế tốn khơng chỉ dừng lại ở cơng tác hạch tốn ban đầu mà phải tiến hành hạch toán tổng hợp.
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tổng hợp trên cơ sở các chứng từ cung cấp từ khâu hạch tốn ban đầu tạo ra các thơng tin tổng hợp trong quá trình quản lý.