Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thu, nhăm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ cho quản lý.
Công việc này được tiến hành như sau:
vụ:
- Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch
Nợ TK 511 : Doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài Nợ TK 512 : Doanh thu thuần về tiêu thụ nội bộ
Có TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh)
- Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ: Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh)
Có TK 632
- Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh)
Có TK 641: Chi phí bán hàng kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí bán hàng) - Kết chuyển chi phí quản lý:
Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh)
Có TK 642: Chi phí quản lý DN kết chuyển kỳ này Có TK 142 (1422- Chi tiết chi phí quản lý DN) - Kết chuyển kết quả tiêu thụ:
+ Nếu lãi
Nợ TK 911 (Hoạt động sản xuất – kinh doanh)
Có TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) + Nếu lỗ
Nợ TK 421 (4212: Hoạt động sản xuất – kinh doanh) Có TK 911: Hoạt động sản xuất – kinh doanh
Sơ
đ ồ 1 1 : Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ
TK 632 TK 911 TK 511
Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần hàng tiêu thụ trong kỳ về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ
TK 641 TK 421
Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về tiêu thụ hàng phát sinh trong kỳ TK642 Kết chuyển chi phí QLDN phát sinh trong kỳ TK 142 Kết chuyển chi phí
chờ kết chuyển Kết chuyển lãi về tiêu thụ
II.2.8.Hình thức sổ kế tốn sử dụng.
*Sổ kế toán tổng hợp gồm : Nhật ký sổ cái, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp khác. *Sổ kế toán chi tiết : Thẻ sổ kế toán chi tiết .
Tuỳ theo từng doanh nghiệp vận dụng các loại sổ khác nhau, một trong những hình thức sau: +Nhật ký chung. +Nhật ký sổ cái. +Nhật ký chứng từ . +Chứng từ ghi sổ.
Mỗi loại hình thức ghi sổ có trình tự ghi sổ riêng, do Cơng ty TNHH Thương mại Thanh Nam áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”, nên trong chuyên đề này sẽ đi sâu nghiên cứu hình thức “Chứng từ ghi sổ” .
Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ “ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp .Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và các chứng từ gốc ghi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán. Sổ kế tốn sử dụng:
+Sổ kế tốn tổng hợp có 2 loại: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. +Sổ kế toán chi tiêt: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
*Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng khố sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ
cái, lập bảng cân đối phát sinh . Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Dễ làm, thuận tiện phân cơng kế tốn, tiện kế toán máy, đảm bảo
kiểm tra đối chiếu chặt chẽ.
Nhược điểm: Số lượng chứng từ ghi sổ phải lập, số lượng công việc nhiều dễ
trùng lắp, số lượng công việc dồn vào cuối tháng, quý, ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo.
Sơ
đồ 1 2 : Sơ đồ khái qt kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Chứng từ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK: 632, 511, Chứng từ ghi Sổ đăng ký chứng từ Sổ cái ghi sổ Bảng tổng hợp chi Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Phần thứ hai
Thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại cơng ty tnhh thương mại thanh nam
I. Đặc điểm tình hình chung của Cơng ty Thanh Nam.
I.1. Giới thiệu quá trình hình thành và sự phát triển của Công ty ThanhNam. Nam.
Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam - Tên giao dịch quốc tế là Thanh Nam Trading Company Limited, tên viết tắt là TNT .Co Ltđ là một Công ty kinh doanh các mặt hàng máy móc văn phịng, với chức năng chính là : Nhập khẩu hàng hố, gia cơng , đóng gói các loại mực từ cho máy văn phịng . Cơng ty được thành lập theo Quyết định số 4762. / TLDN ngày 17 / 11 / 1999 của UBND thành phố Hà Nội, có trụ sở tại 267 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội
Số điện thoại: 5.634.688 Số Fax: 5.634.448
Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp , có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn do Cơng ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước.
Số tài khoản giao dịch: 001.100.026099.1 Tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam
Mã số thuế: 0100954306-1
Công ty tổ chức và hoạt dộng theo điều lệ của Công ty. Với số vốn hiện nay 3.5 tỷ đồng.
Số vốn hoạt động qua các năm:
Năm . 1999 : 1 tỷ đồng Năm . 2000 : 2.8 tỷ đồng Năm . 2001 : 3.5 tỷ đồng Dự tính: Năm . 2002 : 5 tỷ đồng
Là một Công ty TNHH nên số vốn của Công ty là do các thành viên góp vào. Các thành viên gồm các ơng bà:
Ơng : Lê Văn Hà.
Bà : Nguyễn Thị Bích Thuý. Bà : Đỗ Thuý Nga.
Qua 3 năm hoạt động Cơng ty khơng những có quan hệ bn bán với các bạn hàng trong nước mà cịn có quan hệ bn bán với các bạn hàng nước ngồi như : Hồng Kơng, Nhật, Trung Quốc… Công ty luôn dùng đường lối đối ngoại kiên trì mềm dẻo , tận dụng mọi thời cơ. Chính nhờ sự năng động đó Cơng ty đã đứng vững trên thị trường và ngày càng mở rộng. Dù mới thành lập không lâu nhưng năm 2000 doanh thu tiêu thụ hàng hoá đã đạt 5 851 856 000đ tới năm 2001 doanh thu đã đạt 17 653 259 000đ.
B
i ểu s ố 1 : Một số chỉ tiêu tài chính của Cơng ty năm 2000 - 2001
Chỉ tiêu Đơn vị
tính Năm 2000 Năm 2001
Năm 2001/2000 (lần)
2. Doanh thu “ 4.851.086 17.653.259 3,64
3. Chi phí “ 4.820.000 17.537.286 3,64
4. Lợi nhuận “ 31.086 112.973 3,63
5. Ngân sách “ 233.874 1.868.562 3,7
Nhìn vào bảng trên cho ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty có chiều hướng phát triển tốt đẹp. Doanh thu năm 2001 tăng 3,64 lần so với năm 2000. Lợi nhuận năm 2001 tăng gấp 3,63 lần so với năm 2000. Nộp ngân sách Nhà nước năm 2001 tăng 3,7 lần so với năm 2000. Với nền kinh tế thế giới và nước ta vừa qua, Công ty đã làm ăn có hiệu quả tạo thu nhập ổn định cho 32 thành viên với mức thu nhập bình quân 800 ngàn đồng / người, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Đặc biệt năm 2001 vừa qua đã đóng góp 1.868.562 000đ cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo tốt điều kiện, môi trường làm việc cho nhân viên Công ty.
I.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam
Bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức thành phịng và các tổ phù hợp với mơ hình và đặc điểm kinh doanh của Công ty, là một doanh nghiệp nhỏ. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị, có chức năng nhiệm vụ quyết định chủ trương, chính sách, ngành nghề kinh doanh, chọn lựa cho ra đời sản phẩm mới của Công ty, quyết định hoạt động mở rộng của Cơng ty, bổ nhiệm bãi miễn Giám đốc, Kế tốn trưởng, trong quá trình kinh doanh Giám đốc trực tiếp điều hành trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng u cầu bảo tồn và phát triển Cơng ty. Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động Công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài. Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành. Thực hiện chế độ chính sách, và pháp luật Nhà nước. Trong hoạt động của
Công ty, ban hành hệ thống biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu… Hổ trợ Giám đốc có phó Giám đốc hoạt động theo sự chỉ đạo của Giám đốc, triển khai thực hiện các công việc được Giám đốc giao phó, trên cơ sở chủ trương chính sách và kế hoạch được HĐQT thông qua, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật, cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trưởng, trưởng phòng.
Các phịng và các tổ có chức năng và nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý củ Giám đốc cung cấp thơng tin thuộc chức năng, lĩnh vực của mình tạo diều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kinh doanh kịp thời đúng đắn.
S
ơ đồ 1 3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty thanh nam
Hội đồng quản trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Phịng XNK KhoPhó Đức Chính Phịng Kế Tốn Phịng Kinh doanh Phịng Kỹ Thuật Kho Chùa Bộc
Từng phịng và tổ có chức năng nhiệm vụ rõ ràng , nhưng giữa các phòng và các tổ đều có mối quan hệ mật thiết với nhau.
P
h ò n g k ế t o á n v à t ổ c h ứ c h à n h c h ính .
Phịng kế tốn và tổ chức hành chính có chức năng và nhiệm sau:
+Tổ chức hạch toán kế tốn tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phịng phẩm … trình Giám đốc.
+Kiến nghị đề xuất lên Giám đốc việc tuyển chọn, đào tạo, mức lương, thưởng, tiêu chuẩn cần thiết của nhân viên .
+Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế tốn tài chính, quy định thống nhất cách ghi chép kế tốn.
+Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của Cơng ty, soạn thảo trình Giám đốc ký kết các hợp đồng lao động .
+Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho tồn Cơng ty. +Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh.
T
ổ k ỹ thu ậ t :
Tổ kỹ thuật có chức năng và nhiệm sau:
+Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn bộ phận kỹ thuật hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+Phối hợp với phịng kế tốn và tổ kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỷ thuật đi giao nhận hàng .
T
ổ g i a o n hậ n v à x u ấ t nhậ p k h ẩ u .
Tổ giao nhận và xuất nhập khẩu có chức năng và nhiệm sau:
+Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán hàng của Công ty .Theo dõi và báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc về tình hình
hàng hố nhập kho và các thay đổi của Nhà nước về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trương phù hợp .
+Phối hợp với phòng kế tốn hồn thiện chứng từ xuất nhập hàng theo quy chế xuất nhập hàng của Công ty, chịu trách nhiệm về hàng hoá, chứng từ cho đến khi nhập kho và bàn giao chứng từ cho phịng kế tốn .
+Triển khai kế hoạch đặt hàng nhập khẩu, theo dõi lịch hàng về kho, cập nhật vào mạng máy tính để báo cáo kịp thời cho ban Giám đốc.
T
ổ k i n h d o an h .
Tổ kinh doanh có chức năng và nhiệm sau:
+ Tổ chức hoạt động kinh doanh bán lẻ theo quy địng của Công ty. + Quan hệ trực tiếp với khách hàng .
+ Xây dựng kế hoạch tiêu thụ và chịu trách nhiệm về kết quả bán hàng và thu hồi nợ cũng như mọi phát sinh của tổ.
T
ổ đ ó n g g ó i . có chức năng và nhiệm sau: Tổ đóng gói có chức năng và nhiệm sau:
+ Tổ chức gia cơng, chế biến, đóng gói các mặt hàng của Cơng ty đảm bảo chất lưọng, quy cách của hàng đóng gói.
+ Tổ chức cơng tác vận chuyển giao hàng cho khách. C
á c kh o .
Là nơi bảo quản hàng hố mua về và gia cơng đóng gói của Cơng ty, cũng là xưởng gia cơng đóng gói của Cơng ty.
I.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam .
Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại , dịch vụ… theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội nhằm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.
Để thực hiện được nhiệm vụ trên, Cơng ty có quyền ký kết các hợp đồng XNK với các bạn hàng nước ngoài nhằm cung cấp cho nhau những tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, những loại máy móc hiện đại đang được thị trường thế giới ưa chuộng.
Là một Công ty TNHH nên Cơng ty Thanh Nam có quyền tự mình sử dụng vốn, sử dụng sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình. Ngồi ra, Cơng ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau. Phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.
Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Trực tiếp nhập khẩu và uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng như bột mực linh kiện máy móc thiết bị văn phịng, máy văn phịng.
- Tổ chức gia cơng đóng gói các loại mực photo, mực máy in, máy fax….. - Bán buôn , bán lẻ các mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty. - Tổ chức dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị dùng cho văn phịng
* Phương thức tiêu thụ hàng ở Cơng ty Thanh Nam:
Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn vì vậy việc tiêu thu hàng hố được hay khơng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với sự sống cịn của Cơng ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện
I.3.1. Bán buôn
Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phịng kế tốn của Cơng ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn
được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh tốn. Phịng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hố đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.