I. Đặc điểm tình hình chung của Cơng ty TNHH Thương Mại Thanh
I.3.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện
Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lơ hàng nào đó về Cơng ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các khách hàng mua buôn. Khi một Công ty, cửa hàng nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hố đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phịng kinh doanh mang hàng đi gửi ( có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn.
Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau.
- Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới .
+Mở rộng nhập khẩu máy photocopy cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu .
ty.
nnnnam
+Thúc đẩy và phát triển việc gia cơng, đóng gói các loại mực, từ tại Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường .
+Sửa chữa, tân trang máy photocopy cũ để cung cấp cho khách hàng.
Phát triển kinh doanh bán lẻ máy photocopy và một số máy thiết bị văn phịng, khác với mục tiêu khơng chào bán hàng phá giá thị trường nhằm chiếm lĩnh thị trường.
I.4.Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH - Thương mại Thanh Nam.
I.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán ở cơng ty Thanh Nam được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi cơng việc kế tốn đều được thực hiện ở phịng kế toán ( chịu sự kiểm soát của kế tốn trưởng). Khơng tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân cơng cơng việc cho kế tốn viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.
S
ơ đồ 1 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty thanh Kế toán
trưởng
Kế toán
hàng hoá Kế toánkiêm Thủ quĩ
Kế tốn
cơng nợ tổng hợpKế toán
Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phịng kế tốn, chỉ đạo thực hiện triển khai cơng tác tài chính
kế tốn của Cơng ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế tốn hàng hố: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hố, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo
hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí tồn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm.
- Kế tốn kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế tốn thanh tốn tiền mặt. Ngồi ra cịn làm cơng việc kế tốn.
- Kế tốn cơng nợ: Có nhiệm vụ theo dõi cơng nợ và cung cấp thơng tin về
tình hình cơng nợ của Cơng ty một cách nhanh chóng và chính xác.
Tồn nhân viên của phịng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
I.4.2. Chứng từ áp dụng.
Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như phiếu thu ,phiếu chi , phiếu xuất kho ,phiếu nhập kho ,hoá đơn bán hàng ,hoá đơn GTGT…
I.4.3.Hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty áp dụng :
Hệ thống tài khoản kế tốn của Cơng ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính và các tài khoản ở Thơng tư 100 do Bộ tài chính ban
hành về việc hướng dẫn thực hiện luật thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.
I.4.4.Hệ thống sổ sách.
Hình thức sổ sách kế tốn của Cơng ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế tốn có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế tốn. Để đề phịng sự cố máy tính, kết hợp kế tốn thủ cơng, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính.
S
ơ đồ 1 5 : Sơ đồ tổ chức ghi sổ của cơng ty
Chứng từ Bảng kê Sổ thẻ kế tốn chi Sổ cái Bảng cân đối số phát Bảng tổng hợp chi
Báo cáo tài chính
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế tốn Cơng ty Thanh Nam có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này.
II. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ .
II.1. Tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng ở Cơng ty TNHH Thanh Nam.
Như phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng q trình tiêu thụ cũng khơng giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
Kế tốn tiêu thụ hàng hố theo phương thức bán bn.
Khi Cơng ty nhập khẩu một lơ hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phịng kế tốn lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế tốn.Hố đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lưu tại quyển hố đơn gốc do phịng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế tốn ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hố đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh tốn, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hố. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phịng kế tốn. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hố để đối chiếu với phịng kế tốn.
ở phịng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế tốn kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế tốn tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị.
Ví dụ:
Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2002.
Giữa Công ty Thanh Nam và Cơng ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ chưa thuế (thuế VAT 10%) .
Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Cơng ty VINEXAD sẽ thanh tốn cho Cơng ty Thanh Nam theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau:
Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế tốn Cơng ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế tốn mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên.
Cũng trong ngày 5/1/2002 Cơng ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế tốn thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế tốn cơng nợ ghi định khoản:
Nợ TK 1111: 62 586 000đ
B
i ểu s ố 2 Hoá đơn ( GTGT)
Liên 3: (Dùng để thanh toán)
Ngày 5 tháng 1 năm 2002 N0 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thương Mại Thanh Nam
Địa chỉ: 267 - chùa bộc – hà nội Điện thoại: 5634688. MS: 0100954306-1
Họ, tên người mua:…… Đơn vị: Công Ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN
Hình thức TT: CK . MS: 010018007
STT Tên hàng hố dịch vụ ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840
Kèm:+ Mực, từ + DevelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56 896 364 56 896 364 Cộng tiền hàng: 56 896 364
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 5 689
636
Tổng cộng tiền thanh toán: 62 586 000đ Số tiền viế bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm tám sáu ngàn đồng chẵn ./.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
B
i ểu s ố 5 Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng"
Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
Dư nợ đầu kỳ: 0
Ngày Số đ/ư PS Nợ PS Có 02/1 04/1 05/1 08/1 10/1 ……. 31/1 HĐ 81772 HĐ 81773 HĐ 81774 HĐ 81775 HĐ 81776 ……….. HĐ 81791
Bán máy type 3 ( Chị Nga ) Bán mực PT 420 ( Chị Ngọc ) Bán máy photo ricoh FT5840, kèm mực, từ (CơNG TY VINEXAD)
Bán máyđóngsáchDSBN0 (Nguyễn Ngọc Thắng) Bán mực điện UPS 500 ( Chi Cục Thuế Hà Tây ) …………………………… Bán mực PT 450l ( Công Ty Siêu Thanh HN) 131 131 131 131 131 …… 131 ……….. 110 000 120 000 56 896 364 1 600 000 1 322 182 ……. 29 336 460 Cộng phát sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng....Năm .... Người ghi sổ
ã Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ.
Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phịng của Cơng ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phịng kinh doanh của cơng ty về việc mua một loại hàng hố nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phịng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hố đơn.
Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Cơng ty cơng trình giao thơng 246 tới văn phịng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( chưa
VAT) kèm mega data. printer cabble. Cơng ty cơng trình giao thơng đồng ý mua và sẽ thanh tốn bằng tiền mặt. Khi đó kế tốn hàng hố lập định khoản:
Nợ TK 632: 3 839 400đ Có TK 156: 3 839 400đ Và kế tốn cơng nợ lập định khoản: Nợ TK131: 4 734 000đ Có TK 511: 4 303 636đ Có TK 33311: 430 364đ
Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế tốn cơng nợ ghi:
Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK: 131 4 734 000đ
ã Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện .
Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Cơng ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như: Cơng ty Lập Thanh, Cơng ty Đơng Phú.
Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo như thường lệ Công ty Thanh Nam sẽ viết hố đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hố vào cho Cơng ty Đơng Phú, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phịng kinh doanh. Hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Đông Phú.
Về hình thức thanh tốn: Cơng ty Đơng Phú sẽ thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản.
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau:
Nợ TK 632: 35 312 420đ
Có TK 156: 35 314 420đ
Đồng thời kế tốn cơng nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 39 974 000đ
Có TK 511: 36 340 000đ Có TK 33311: 3 634 000đ
Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố nào đó kế tốn hàng hố đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn ( GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dịng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào.
Cụ thể: Vào ngày31/1/2002 để phục vụ cho cơng việc quyết tốn thuế GTGT kế tốn cơng ty đã lập bảng kê hố đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8.
Việc tiêu thụ hàng hố cuả Cơng ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi cơng nợ với người mua được