Về trình tự ghi sổ kế tốn thì kế tốn Cơng ty Thanh Nam sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế tốn Cơng ty lại khơng sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng.
+ Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn
Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì khơng thể coi đó là hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được trình bày như sau:
B
i ểu s ố 1 5 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm........ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu
Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu quý Ngày.....tháng......năm....
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
B
i ểu s ố 1 6 Chứng từ ghi sổ Số........... Ngày...... tháng......năm........
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Cộng: x x
Người ghi sổ Kế tốn trưởng