Là một Công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xảy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh các vấn đề về khơng bình thường: như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và cơng ty cũng khơng thể đốn trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy, với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu Cơng ty khơng có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các loại máy mà Công ty đã bán trong tháng 1/2002 như sau:
B
i ểu s ố 1 7 : Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2001
Tên máy móc Số lượng Đơn giá Thành tiền
Máy đóng sách
Máy photo ricoh FT 5840
Máy photo ricoh FT 4422
Máy photo ricoh FT 5640
Máy photo ricoh FT 5632
Máy photo ricoh FT 4615
Máy photo ricoh FT 4421 02 02 05 01 09 09 05 1.860.000 56.896.364 22.618.600 36.340.000 33.722.591 17.169.455 22.746.218 3.720.000 113.792.728 113.093.000 36.340.000 303.503.319 154.525.095 113.731.090
.........................................
Tổng cộng 43
Như vậy, với số lượng máy móc tiêu thụ lớn Cơng ty cần phải trích trước chi phí bảo hành.
Kế tốn trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335 : Chi phí trả trước
TK 641: Chi phí bán hàng ...................
Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của Cơng ty, kế tốn tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm được xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính tốn của kế tốn Cơng ty.Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế tốn tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá vốn hàng xuất bán ( các loại máy photocopy Ricoh ), cũng có thể là 2% của giá vốn xuất ra ( như các loại máy vi tính, máy Fax, máy in ). Việc xác định tỷ lệ trích trước khơng phải đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó cịn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính tốn và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính tốn được tỷ lệ trích trước kế tốn tiến hành lập định khoản:
Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335:
Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành máy móc, kế tốn tiền hành phân bổ dần: Nợ TK 335
Có TK 1111,1112......
III.2.3. Sử dụng tỷ giá hạch tốn trong thanh tốn có dùng ngoại tệ:
Cơng ty Thương Mại Thanh Nam là một công ty kinh doanh Thương Mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy
nhiên thực tế hiện nay kế tốn Cơng ty khơng sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156 : Hàng hố được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh tốn khơng thu được tiền ngay thì kế tốn ghi:
Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp.
Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng khơng được thực hiện ngay thì kế tốn sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh khơng đúng thực trạng tiêu thụ hàng hố của Công ty.
Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế tốn của Công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Ví dụ cụ thể:
Ngày 7/2 Công ty Thanh Nam bán cho Công ty Lập Thanh 01 Máy Photo Ricoh FT 4422, 01 Máy Photo Ricoh FT 5640 .
Tổng cộng số tiền phải thu là 7 960 USD .
Tuy nhiên , việc thanh tốn khơng được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng.
Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = Vậy nếu Cơng ty sử dụng tỷ giá hạch tốn thì số tiền mà Cơng ty thu được sẽ là : 7 960USD *15 200 VNĐ = 120 992 000 VNĐ.
Còn nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì số tiền thu được là: 7 960 USD * 15 100VNĐ = 120 196 000 VNĐ
Số tiền chênh lệch là : 120 992 000đ - 120 196000đ = 796 000đ , vậy do khơng sử dụng tỷ giá hạch tốn đã làm Công ty thất thu một khoản là :796 000 VNĐ.
Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán ,kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK131 :133 011 600đ
Có TK511 : 120 196 000đ Có TK33311 : 12 019 600đ Có TK413 : 796 000đ
Khi thu được tiền kế toán hạch toán : Nợ TK112 : 133 011 600đ
Có TK131 : 133 011 600đ
III.2.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , cơng dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau:
Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i Chi phí QLDN cần phân bổ = x Tổng doanh số bán Doanh số bán nhóm hàng thứ i
Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lơ hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lơ hàng theo cơng thức:
Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ "i" Chi phí bán hàng cần phân bổ = Tổng doanh số bán x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i"