Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong q trình tiêu thụ hàng hố Cơng ty Thanh Nam cũng vậy, để bán được hàng hố Cơng ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch tốn chi phí bán hàng kế tốn sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ … Việc hạch tốn chi phí bán hàng Cơng ty khơng sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế tốn tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".
Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Cơng ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau:
Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123: 370 563đ
- Tính ra tiền lương phải trả cho cơng nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ
Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng:
Nợ TK 6418: 135 238đ
Có TK 111: 135 238đ
Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh".
Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ
Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện qua biểu sau:
B
i ểu s ố 1 1 Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002
Dư nợ đầu kỳ: 0
CT ghi sổ
Diễn giải TK đ/ư
Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có …… …… ……………….. …. ………. ……… 29/1 31/1 31/1 PC 1 SP 1 PK 3
Tiền mặt Việt Nam Tiền VND gửi NHNT (001.1.00.026099.1)
Xác định kết quả kinh doanh
1111 112123 911 3 132 651 385 917 18 627 608 Cộng phát sinh 18 627 608 18 627 608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng....Năm ......
Kế toán trưởng Người ghi sổ
II.2.4. Kế tốn chi phí quản lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Cơng ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn
phịng, chi phí đồ dùng văn phịng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước … Các chi phí này được hạch tốn vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cái TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.
Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý.
Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Cơng ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý .
Nợ TK 6421: 57 550 240đ Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương.
Nợ TK 6421: 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338: 7 542 500đ
- Chi phí đồ dùng văn phịng, khắc dấu, mua hố đơn…cho cơng ty. Nợ TK 6423: 3 215 206đ
Có TK 153: 3 215 206đ
- Chi phí điện nước, điện thoại, Fax… phục vụ quản lý. Nợ TK 6427: 5 204 360đ
Có TK 111: 5 204 360đ ……….
Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh"
Có TK 642: 106 646 226đ
B
i ểu s ố 1 2 Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản: 642 - "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 05/01 05/01 05/01 05/01 06/01 08/01 PC 2 PC 4 PC 5 PC 6 PC 7 PC 14 PC 22
Trả tiền vay thế ước ừ ngày 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Nhân Hàng VP Bank)
Chi trả tiền mua bộ ấm trà (ở sở kinh doanh nghệ thuật artgass) Chi tiếp khách oá đơn 066018 (Nhà hàng 67- Sương Nguyệt ánh) Chi tiền theo hoá đơn 066020 (Nhà hàng 67- Sương Nguyệt ánh) Thanh toán tiền vé máy bay Ha Nội - Sài Gịn (Cụm hàng khơng Miền Bắc
Chi tiền mua một hộp đĩa mềm (H M Dung )
Chi tiền mua thuốc lá (Nguyễn Kiêm Hữu) Cộng phát sinh Dư nợ cuối kỳ 1111 1111 1111 1111 1111 1111 1111 113 333 918 640 2 530 000 1 800 000 1 927 489 71 000 71 000 106 646 266 0 106 646 266 Lập, Ngày.... Tháng.....Năm ....
Kế toán trưởng Người lập biểu
B
i ểu s ố 1 3 Sổ cái tài khoản
Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002
Dư nợ đầu kỳ: 0
CT ghi sổ
Diễn giải TK đ/ư Số tiền
Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 04/01 07/01 09/01 13/01 15/01 ……. PC1 SP1 PK1 PK1 PK1 PK1 ….
Tiền Việt Nam
TiềnVNĐgửi VP Bank Chi phí trả trước Cơng cụ, dụng cụ
Hao mịn TSCĐ hữu hình Thuế mơn bài
………………… 1111 11211 142 153 2141 33382 …. 35 524 788 2 155 822 3 500 000 3 215 206 3 237 288 1 400 000 ……….. …….. 31/01 PK1 Phải trả công nhân viên 334 57 550 240
Cộng phát sinh 106 646 266 106 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0
Lập, Ngày .... Tháng.....Năm ......
Kế toán trưởng Người ghi sổ
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên )
II.2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ.
Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911. Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911.
Việc xác định kết quả tiêu thụ được xác định như sau:
Kết quả hoạt Doanh thu Trị giá vốn Chi phí BHcủa Chi phí QLDN
= -
- - của số
Ví dụ: Tháng 1/2002 Cơng ty xác định kết quả tiêu thụ như sau: ( đơn vị tính:VND).
- Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ. NợTK 911: 1 345 145 759đ
Có TK 632: 1 345 145 759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
NợTK 911: 18 627 608đ Có TK 642: 18 627 608đ
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 106 646 266đ
Có TK 642: 106 646 266đ
- Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ. Nợ TK 511: 1 509 749 916đ Có TK 911: 1 509 749 916đ - Xác định kết quả tiêu thụ. Nợ TK 911: 39 330 283đ Có TK 4212: 39 330 283đ B
i ểu s ố 1 4 Sổ cái tài khoản
Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002
Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 31/1 31/1 31/1 31/1 31/1 31/1 31/1 pk3 pk3 pk3 PK3 pk3 pk3 pk3
Lãi năm nay
Doanh thu bán hàng Giá vốn hàng hố Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Doanh nghiệp
Thu nhập hoạt động tài chính Các khoản thu nhập bất thường 4212 511 632 641 642 711 721 47 018 850 1 345 145 759 18 627 608 106 646 266 1 509 749 916 702 425 6 986 142 Cộng phát sinh 1 517 438 483 1 517 438 483 Dư nợ cuối kỳ Lập, Ngày....... Tháng.....Năm.....
Kế toán trưởng Người ghi sổ
Phần thứ ba
phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại thanh nam
III.1. đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty thương mại thanh nam.
III.1.1. Nhận xét chung.
Trong những năm vừa qua, Công ty Thương Mại Thanh Nam đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bươc thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Thanh Nam vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm: Năm 2001 đạt 17.653.259.000đ
Có được thành tích như trên, Cơng ty Thanh Nam đã khơng ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ ln ổn định. Ngồi ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của cơng ty, trong đó có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng tài chính kế tốn. Với cách bố trí cơng việc khoa học, hợp lý như hiện nay, cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn hàng hố, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Thanh Nam đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định.
III.1.2. Đánh giá cơng tác tổ chức kế tốn hàng hố, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam.
* Ưu điểm:
Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thương Mại Thanh Nam được tiến hành tương đối hoàn chỉnh.
+ Các chứng từ được sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ .
+ Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ.
- Đối với cơng tác tổ chức hạch tốn tổng hợp:
+ Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp” mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Cơng ty, kế tốn đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng cơng việc kế tốn, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế tốn.
+ Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn hàng tồn kho là hợp lý, vì Cơng ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hố nhiều khơng thể định kỳ mới tiến hành hạch tốn
- Đối với cơng tác tổ chức hệ thống sổ sách:
+ Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế tốn trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác.
+ Cơng ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế tốn Cơng ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Cơng ty.
Mỗi nhân viên kế tốn chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế tốn trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh.
Nói tóm lại, tổ chức hạch tốn hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong cơng tác kế tốn hàng hố của Cơng ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông.
* Một số tồn tại cần khắc phục:
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế tốn Cơng ty Thanh Nam đã đạt được, cịn có những tồn tại mà Công ty Thanh Nam có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Cơng ty đã tổ chức tốt việc hạch tốn tiêu thụ hàng hoá , tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng Cơng ty vẫn cịn có một số điểm nên khắc phục như sau:
- Thứ nhất: Công ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh
thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá “ và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại “ để phản ánh. Điều này ảnh hưởng khơng nhỏ tới việc hạch tốn hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh tốn bằng ngoại tệ.
- Thứ hai: Cơng ty thường phân bổ chi phí bán hàngvà chi phí quản lý doanh
nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, khơng phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy khơng xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Cơng ty Thanh Nam có một số khách
trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Cơng ty khơng tiến hành trích khoản dự phịng phải thu khó địi, điều này ảnh hưởng khơng nhỏ tới việc hồn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.
- Thứ tư: Công ty Thanh Nam là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến
hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế tốn cơng ty lại khơng trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
III.2. Một số ý kiến góp phần hồn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ.
III.2.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Về trình tự ghi sổ kế tốn thì kế tốn Cơng ty Thanh Nam sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế tốn Cơng ty lại khơng sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế tốn tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh tồn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để