1.3.4 .Hệ thống sổ sỏch kế toỏn sử dụng trong hạch toỏn NVL
2.2. Thực trạng NVL và nhiệm vụ của hạch toỏn NVL tại Cụng ty TNHH sản xuất
2.2.3.1. Hạch toỏn ban đầu NVL
Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội đó thiết lập và quy định thống nhất cỏc thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mỡnh theo đỳng mục đớch nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau:
- Thủ tục và cỏc chứng từ sử dụng để nhập kho NVL
NVL, của cụng ty chủ yếu được nhập kho từ 2 nguồn: mua ngoài và sử dụng khụng hết nhập lại kho (đối với NVL, đề xờ và cỏc sản phẩm hỏng).
Ta cú:
Đối với NVL mua ngoài về nhập kho
Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn, hoỏ đơn kiờm phiếu nhập kho, hợp đồng mua vật tư.
Bảng số 16: Mẫu hoỏ đơn GTGT
Hoỏ đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng) Số: N18471 Ngày 12 thỏng 8 năm 2006
Đơn vị bỏn hàng:Cụng ty Thương mại sản xuất Minh Phương Địa chỉ: 78, Thanh Nhàn, Hà Nội
Điện thoại:…………………….MS………………………………………… Họ tờn người mua hàng: Anh Hiếu
Đơn vị: Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội Địa chỉ: Kho 1 phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai - Hà Nội Hỡnh thức thanh toỏn: tiền mặt
STT Tờn sản phẩm Đơn vị tớnh Số lượng Đơn vị Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Mực 305 cam Kg 1,00 370.000 370.000
Cộng tiền hàng: 370.000
Thuế suất GTGT (10%) Tiền thuế GTGT: 18.500
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 388.500
Số tiền viết bằng chữ: [Ba trăm tỏm tỏm ngàn năm trăm đồng] Người mua hàng (Ký, ghi rừ họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm:
- 01 người ở bộ phận cung tiờu - 01 người ở phũng kỹ thuật - 01 thủ kho
Sẽ tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. Nội dung của cuộc kiểm nghiệm được phản ỏnh lờn "Biờn bản kiểm nghiệm vật tư" (theo mẫu)
Bảng 17: Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoỏ trước khi nhập kho
KH/BM 12.01
STT Danh mục kiểm tra ĐVT Số lượng Ngày nhập
… … … …. …
Chất lượng vật tư, hàng hoỏ theo thực tế kiểm tra
….. Mực 305 cam, chất lượng đảm bảo, số lượng đỳng như trong hợp đồng, khụng cú gỡ sai sút sau khi đó viết thử................................................................................................. ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Phương hướng xử lý: ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Ngày 15 thỏng 8 năm 2006 Phũng kế hoạch Thủ kho Người giao hàng
Biờn bản này được phũng kế hoạch lập làm 03 liờn: - 01 liờn giao cho người bỏn
- 01 liờn giao cho thủ kho để tiến hành nhập kho, sau đú chuyển cựng phiếu nhập kho do phũng kế hoạch lập lờn phũng kế toỏn
- 01 liờn phũng kế hoạch giữ
Sau khi tất cả cỏc thủ tục kiểm tra đó hồn tất, nếu chất lượng hàng nhập đảm bảo đỳng yờu cầu như trong hợp đồng mua bỏn, thủ kho tiến hành cỏc thủ tục nhập kho và ghi phiếu nhập
Bảng 18:
Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội Phiếu nhập kho
Ngày 15 thỏng 8 năm 2006
Số: N497/VT Nợ: 152
Cú: 111 Người nhập: Cụng ty thương mại Minh Phương
Lý do nhập: Nhập vật tư sản xuất mực 305 cam
Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoỏ đơn số: 018471 ngày 12/8/2006 Mó số thuế: 01008917761
STT Mó HH Tờn sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 KH0053 Mực 305 cam Kg 1,00 370000 370000
Cộng 370.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Ba trăm bảy mươi nghỡn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc Phiếu nhập kho được lập làm 04 liờn:
- 01 liờn phũng kế hoạch giữ
- 01 liờn thủ kho giữ để chi thẻ kho trong cụng tỏc hạch toỏn chi tiết
- 01 liờn được giao lờn phũng tài chớnh kế toỏn để kế toỏn vật tư hạch toỏn chi tiết. - 01 liờn được giao cho người cung cấp để làm thủ tục thanh toỏn sau này.
Trong trường hợp cú sai sút về số lượng thỡ ban kiểm nghiệm sẽ lập biờn bản bỏo cỏo cho bờn bỏn biết để xử lý đỳng như hợp đồng quy định.
Nếu cú sai sút về chất lượng, hàng giao khụng cú đủ quy cỏch phẩm chất thỡ sẽ bị trả lại người bỏn mà khụng được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp cụng ty chấp nhận với một mức giảm nào đú thỡ sẽ nhập kho bỡnh thường).
* Đối với đề xờ, sản phẩm hỏng, NVL xuất dựng khụng hết nhập lại kho để tỏi sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khỏc là khụng tiến hành kiểm nghiệm vật tư bằng cỏch lập biờn bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài, cũn thỡ thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bỡnh thường.
Ngày 28 thỏng 8 năm 2006, phõn xưởng tổ in nhập lại kho số vật tư dựng khụng hết để tỏi sản xuất sản phẩm, thủ kho ghi phiếu nhập kho cho những vật tư này như sau:
Bảng số 19
Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội Phiếu nhập kho
Ngày 28 thỏng 8 năm 2006
Số: N142/NL Nợ: 152
Cú: 111 Người nhập: Phõn xưởng kho in
Lý do nhập: Nhập vật tư tỏi sản xuất Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoỏ đơn số: ngày 28/8/2006 Mó số thuế:
STT Mó HH Tờn sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 NLM004 MLM005 Mực 102 trắng Mực 801 nhũ Kg Kg 136,00 34,00 29.000 29.000 3.944.000 986.000 Cộng: 4.930.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Bốn triệu chớn trăm ba mươi nghỡn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc - Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL
Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội thường xuất kho NVL cho 2 mục đớch: phục vụ cho hoạt động sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu bỏo về xuất vật tư theo định mức của phũng kế hoạch đó cú chữ ký của phũng TCKT, thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất kho.
Vớ dụ:
Bảng số 20:
Cụng ty TNHH sản xuất bao bỡ và dịch vụ thương mại Hà Nội
Phiếu xuất kho Số: N461/VT
Ngày 28 thỏng 8 năm 2006 Nợ: 621
Cú: 15210003 Người nhập: Phõn xưởng kho in
Lý do nhập: Xuất vật tư phục vụ sản xuất mực Nhập tại kho: Chị Thuý
Theo hoỏ đơn số: ngày 28/8/2006 Mó số thuế:
STT Mó HH Tờn sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 2 VTM004a KH0053 Mực 302 màu đỏ cờ Mực 305 cam Kg Kg 170,00 153,00 46.000 44.000 7.820.000 6.732.000 Cộng: 14.552.000
Số tiền ghi bằng chữ: (Mười bốn triệu năm trăm năm hai nghỡn đồng)
Người giao hàng Thủ kho Phũng TCKT Giỏm đốc Phiếu xuất kho được phũng kế hoạch lập thành 04 liờn:
- 01 liờn do thủ kho giữ để ghi thẻ kho
- 01 liờn chuyển lờn phũng kế toỏn để kế toỏn vật tư ghi sổ, thẻ chi tiết NVL, cuối kỳ đối chiếu với kế toỏn tổng hợp.
- 01 liờn giao cho người lĩnh (thường là quản đốc cỏc phõn xưởng) giữ để cuối kỳ giao cho kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất đối với từng phõn xưởng làm căn cứ để tớnh chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm
- 01 liờn phũng kế hoạch giữ.
Đối với NVL xuất kho cho hoạt động kinh doanh (để bỏn)
Thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho đó cú chữ ký của phũng kế toỏn và phũng kế hạch để xuất kho NVL như đó quy định
Hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho được lập thành 03 liờn::
- 01 liờn giao cho người mua để làm căn cứ thanh toỏn tại cơ quan người mua. - 01 liờn thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đú chuyển cho phũng kế toỏn ghi sổ, thẻ chi tiết NVL
- 01 liờn gốc do phũng kế hoạch giữ