Cách phân loại chi phí
Phần mềm kế tốn khi thiết kế phải cho người sử dụng lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí: Chi phí có thể được phân loại theo chi tiết đối tượng kế tốn, tuy nhiên ngồi cách theo dõi chi tiết như trên, phần mềm nên thiết kế để các doanh nghiệp có thể phân loại theo cách ứng xử của chi phí: chia ra thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Người sử dụng phần mềm kế tốn hồn tồn có thể tự phân loại chi phí theo nhu cầu sử dụng của mình.
Khi vận dụng, doanh nghiệp có thể chọn lựa tiêu thức phân bổ chi phí theo lựa chọn của doanh nghiệp mình, có rất nhiều cách phân loại chi phí để đáp ứng yêu cầu thông tin cho nhà quản lý. Chẳng hạn như:
- Theo mối quan hệ với việc lập kế hoạch và kiểm tra: phân ra thành định phí, biến phí và chi phí hỗn hợp
- Theo tính chất chi phí: phân ra thành chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí kiểm sốt được, chi phí khơng kiểm sốt được, …
Cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí giúp cho nhà quản trị của cơng ty xác định được các khoản chi phí cần thiết phải chi, thời điểm thích hợp với mức độ, khối lượng kinh doanh của công ty, xác định được doanh thu hòa vốn và xác định được mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu – lợi nhuận, từ đó nhà quản trị đề ra những quyết định ngắn hạn kịp thời và có hiệu quả.
Phần chi phí hỗn hợp phát sinh tại doanh nghiệp thì phải tách thành biến phí và định phí. Thơng thường, chi phí hỗn hợp thường chiếm tỷ lệ rất nhỏ. Nên khi doanh nghiệp vận dụng trên phần mềm kế toán cách phân loại chi phí, phần mềm sẽ có chức năng để nhân viên kế tốn quyết định lựa chọn chi phí hỗn hợp đó đưa vào biến phí hay định phí.
Bảng 3.5: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp
Giá vốn hàng bán x
Chi phí bán hàng
Chi phí nhân viên x
Chi phí bằng tiền khác x
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí nhân viên x
Chi phí khấu hao TSCĐ x
Thuế, phí và lệ phí
1 Chi phí thuế GTGT đầu vào, đầu ra x
2 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp x
3 Chi phí thuế mơn bài x
4 Chi phí thuế khác x
5 Phí và lệ phí khác x
Chi phí dịch vụ mua ngồi x
Chi phí bằng tiền khác x
….
Về tài khoản kế tốn
Nguồn: Do tác giả phân tích
Phần mềm thiết kế hệ thống tài khoản ở dạng “động” cho người sử dụng thêm bớt, định dạng lại các thông tin quản lý như: đối tượng theo dõi chi tiết, các yếu tố chi tiết,… thì sẽ giúp cho việc tổng hợp số liệu lập sổ sách và báo cáo cho cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều có thể thực hiện được.
Khi xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm kế toán, các yếu tố cơ bản sau đây về hệ thống tài khoản phải được thiết kế:
Cung cấp sẵn cho người dùng hệ thống tài khoản của kế tốn tài chính tn thủ theo quy định của chế độ kế toán, nhưng xây dựng ở dạng chi tiết hơn đối với các tài khoản chi phí (Tài khoản loại 6) để phù hợp với yêu cầu của kế toán quản trị.
Mang tính “động”: cho phép người dùng mở thêm tài khoản chi tiết cấp 3, 4, 5,… tùy theo nhu cầu quản lý.
Kết hợp với bảng mã chi phí, mã đơn hàng, dự án, mã đối tượng sử dụng chi phí đã được xây dựng cho từng trung tâm chi phí. Điều này sẽ giúp tổng hợp được các số liệu theo từng trung tâm trách nhiệm hoặc theo từng khoản chi phí.
Phân loại và mã hóa các tài khoản chi phí, doanh thu theo từng yếu tố chi tiết. Kiểm tra và phân tích được tình hình thực hiện dự tốn chi phí.
Bảng 3.6: Mẫu thiết kế về bộ mã tài khoản kế toán trên phần mềm
Số hiệu tài khoản Yếu tố chi tiết
Tên tài khoản
TK cấp 1 TK cấp 2 CT1 CT2 CT3
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
6211 TT1 Chi phí nguyên vật liệu chính
6211 TT1 01 Chi phí nguyên vật liệu chính theo giá
thành định mức
6211 TT1 01 SP_1 Chi phí nguyên vật liệu chính theo giá
thành định mức – sản phẩm 1
6211 TT1 01 SP_2 Chi phí nguyên vật liệu chính theo giá
thành định mức – sản phẩm 2
6211 TT2 02 Chênh lệch số lượng nguyên vật liệu
chính so giữa thực tế so với định mức
6211 TT2 02 SP_1 Chênh lệch số lượng nguyên vật liệu
chính so giữa thực tế so với định mức – sản phẩm 1
6211 TT2 02 SP_2 Chênh lệch số lượng nguyên vật liệu
chính so giữa thực tế so với định mức – sản phẩm 2
Được phân loại tài khoản: Để hỗ trợ lập và in ấn báo cáo, tài khoản kế toán được phân ra thành các loại:
+ Tài khoản thuộc bảng cân đối kế tốn: Là các tài khoản cuối kỳ có số dư bên nợ hoặc bên có, hoặc số dư ở cả 2 bên. Số liệu của các tài khoản này dùng để lập bảng cân đối kế toán.
+ Tài khoản thuộc bảng kết quả hoạt động kinh doanh: Là các tài khoản cuối kỳ khơng cịn số dư, số liệu của chúng được dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh và xác định lãi/ lỗ.
+ Tài khoản phải thu: Tài khoản này ngồi việc thuộc nhóm tài khoản thuộc bảng cân đối kế tốn thì tài khoản này cịn theo dõi về nợ của từng khách hàng, tài khoản này phải được chỉnh theo dõi chi tiết.
+ Tài khoản phải trả: Tài khoản này ngồi việc thuộc nhóm tài khoản thuộc bảng cân đối kế tốn thì tài khoản này cịn theo dõi về nợ phải trả cho từng nhà cung cấp, tài khoản này phải được chỉnh theo dõi chi tiết.
+ Tài khoản lưỡng tính: Là loại tài khoản vừa có số dư bên nợ, vừa có số dư bên có. Theo dõi riêng loại tài khoản này để dễ dàng trong việc lập báo cáo.
+ Tài khoản ngoài bảng: Dùng để theo dõi các tài sản, vật tư, hàng hóa,… khơng thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng lại đang được doanh nghiệp sử dụng, quản lý. Chỉ hạch toán bút toán đơn vào loại tài khoản này.
Trạng thái tài khoản:
+ Tài khoản chi tiết: Là loại tài khoản dùng để hạch tốn khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người sử dụng được chọn và nhập số liệu.
+ Tài khoản tổng hợp: Là loại tài khoản khơng dùng để hạch tốn, chúng sẽ được tổng hợp số liệu từ tài khoản chi tiết.
VD: 111 = 1111 +1112
Bảng 3.7: Minh họa hệ thống tài khoản phục vụ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị
Nguồn: Do tác giả tổng hợp
Theo mẫu trên, tài khoản cấp 1 và cấp 2 phục vụ cho kế toán tài chính. Ngồi việc người dùng có thể tự do mở thêm tài khoản cấp 3 hoặc 4 để phục vụ cho kế tốn quản trị thì người dùng có thể chọn lựa đối tượng theo dõi chi tiết, đối tượng theo dõi theo yếu tố. Đây cũng là cách để giúp cho hệ thống tài khoản phục vụ cho kế tốn quản trị.
Việc mã hóa tài khoản về doanh thu và chi phí là vấn đề doanh nghiệp cần thực hiện trong việc tổ chức kế toán quản trị trong điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn. Hệ thống tài khoản phải được mã hóa một cách rõ ràng cụ thể, cung cấp đầy đủ và toàn diện các thơng tin về doanh thu và chi phí trong môi trường kinh doanh luôn biến đổi như hiện nay. Và thống nhất với các nhân viên kế toán khi nhập liệu trên phần mềm kế toán.
Cách quy định tài khoản kế tốn trên phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng để có thể đáp ứng cho cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị: Doanh nghiệp nên
4,… thì để cho tiện theo dõi trên phần mềm ta cho các tài khoản này theo dõi các yếu tố chi tiết.
Sơ đồ 3.1: Cách mã hóa mã số hình cây
- Đối với tài khoản chi phí:
Nguồn: Do tác giả đề xuất
Như vậy, việc mã hóa chi phí được sắp xếp theo trình tự sau:
Mã tài khoản Mã loại chi phí Mã sản phẩm Mã trung tâm ….
Đối với Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp, hai khoản mục này là biến phí nên khơng cần mã hóa, mà phần này chỉ cần mã hóa cho chi phí sản xuất chung.
Quy tắc mã hóa hệ thống tài khoản kế toán phục vụ cho kế toán quản trị như sau: Mã tài khoản – mã loại chi phí – mã sản phẩm – mã trung tâm - …
Trong đó, mã loại chi phí (biến phí hoặc định phí) là yếu tố theo dõi chi tiết 1, mã sản phẩm là yếu tố theo dõi chi tiết 2, mã trung tâm là yếu tố theo dõi chi tiết 3,… VD: Tài khoản 6271 ta sẽ chọn lựa cho theo dõi yếu tố chi tiết 1 là: Biến phí, yếu tố theo dõi chi tiết 2 là: danh mục sản phẩm, yếu tố theo dõi chi tiết 3 là: trung tâm chi phí.
- Tương tự, việc tổ chức mã hóa hệ thống tài khoản về doanh thu cũng được thực hiện như sau:
Như vậy, việc mã hóa doanh thu được sắp xếp theo trình tự sau:
Mã tài khoản Thu nhập theo
VD: Tài khoản 5111 ta sẽ chọn cho theo dõi yếu tố chi tiết 1 là: trung tâm doanh thu, yếu tố theo dõi chi tiết 2 là: danh mục sản phẩm, …
Về sổ sách kế tốn
Ngồi các sổ sách tuân theo quy định của Bộ tài chính ban hành. Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán phải đáp ứng được việc điều chỉnh các sổ sách mà phần mềm thiết kế sẵn và cho phép người sử dụng thêm bớt thông tin và thiết kế thêm sổ sách mới để phục vụ công tác kế tốn quản trị. Thơng thường trên các sổ để phục vụ cho cơng tác kế tốn quản trị, các loại sổ sách liên quan đến doanh thu, chi phí thì phải thêm cột mã trung tâm, mã chi phí,…
Đối với doanh nghiệp, khi cần theo dõi về kế tốn quản trị, với mỗi loại thơng tin chi tiết, thơng thường người làm kế tốn sẽ mở sổ riêng để theo dõi: Sổ chi tiết chi phí theo phịng ban, sổ chi tiết theo mã vụ việc, sổ chi tiết theo mã loại chi phí, … Vì vậy mà phần mềm phải đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ các loại sổ chi tiết như thế này.
Bảng 3.8: Mẫu sổ nhật ký chung dùng khi đáp ứng yêu cầu của kế toán quản trị
Số NV Ngày chứngSố từ Ngày chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Trung tâm Mã vụ việc … 01/02/20xx CT_01 29/01/20xx …. … …. A x … 01/02/20xx CT_01 29/01/20xx …. … …. A y … 01/02/20xx CT_01 29/01/20xx …. … …. B z
Về báo cáo kế toán quản trị
Nguồn: Do tác giả đề xuất
Khác với hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị nhằm phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp, khơng cung cấp cho các đối tượng ngồi doanh nghiệp. Nó được lập theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp nên nội dung, các chỉ tiêu trên báo cáo giữa các doanh nghiệp khơng hồn tồn giống nhau. Yêu cầu khi lập báo cáo quản trị phải kịp thời, thông tin phải truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu và dễ liên hệ giữa các bộ phận.
Cơ sở số liệu để lập báo báo kế toán là các sổ sách kế tốn tổng hợp và chi tiết có liên quan đến đối tượng cần lập báo cáo. Nội dung của báo cáo sẽ đi sâu vào việc phân tích:
- So sánh giữa thực tế với kế hoạch (dự toán). - So sánh giữa thực tế với các kỳ kinh doanh trước.
- Phân tích mối liên hệ giữa các chỉ tiêu trên từng báo cáo kế toán hoặc giữa các báo cáo kế tốn của cơng ty.
- ….
Vì vậy mà những doanh nghiệp thiết kế phần mềm cần tạo các mẫu biểu báo cáo quản trị của doanh nghiệp cần theo các yêu cầu trên. Tạo ra danh mục các mẫu biểu báo cáo quản trị trên phần mềm gồm: báo cáo dự tốn, báo cáo tình hình thực hiện, báo cáo phân tích. Ngồi ra cần cho người dùng định nghĩa, thêm bớt thông tin các chỉ tiêu trên báo cáo để có số liệu phân tích và sửa mẫu biểu theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp vận dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp cũng cần phải đặt ra một số yêu cầu và thông tin về các báo cáo mà mình cần để nhà cung cấp phần mềm có thể đáp ứng đúng yêu cầu. Doanh nghiệp cần:
Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị: xác định yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực kinh doanh, từng quy mô hoạt động, từng yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu riêng của mình.
Xây dựng danh mục báo cáo kế toán quản trị. Việc xây dựng một danh mục báo cáo cho kế toán quản trị là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, vì theo yêu cầu quản lý mà khơng có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào. Các doanh nghiệp cần tạo ra danh mục báo cáo kế tốn quản trị để cung cấp thơng tin đến các bộ phận, nhà quản trị đúng thời điểm, thuận lợi và dễ dàng hơn.
Xây dựng mẫu biểu báo cáo. Doanh nghiệp đã tạo dựng cho mình danh mục báo cáo kế tốn quản trị. Dựa trên danh mục đó, tiến hành xây dựng các mẫu biểu báo cáo. Mẫu biểu báo cáo ở các doanh nghiệp là khác nhau nhưng nhìn chung là bao gồm:
o Báo cáo dự tốn o Báo cáo thực hiện o Báo cáo phân tích
Cần xác định phạm vi báo cáo: báo cáo sẽ được gửi đến ai, phịng ban nào. thơng tin nào cần báo cáo, thông tin nào không cần báo cáo.
Trình bày mẫu biểu báo cáo phải rõ ràng (thường nên có cột kỳ này với kỳ trước, hoặc thực tế so với dự toán, kế hoạch) để các nhà quản lý dễ dàng so sánh thơng tin. Ngồi ra, mẫu biểu báo cáo cũng cần phải theo mẫu quy định.
Sau khi đã có danh mục các báo cáo cần cho kế tốn quản trị và các thơng tin chi tiết trên báo cáo, để có thể vận dụng trên phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang triển khai sử dụng (phần mềm có tích hợp cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị) thì doanh nghiệp cần phải kiểm tra xem những báo cáo nào phần mềm đã có, hoặc có nhưng chưa đầy đủ thơng tin theo u cầu thì sẽ thực hiện chỉnh sửa mẫu trên phần mềm kế toán đang áp dụng. Những báo cáo nào chưa được cung cấp thì sẽ yêu cầu nhà cung cấp phần mềm bổ sung trước khi đưa phần mềm vào sử dụng.
Bảng 3.9: Mẫu báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí
Chỉ tiêu Thực tế năm 20xx Dự tốn năm 20xx Chênh lệch (%) Doanh thu Chi phí hoạt động Lương và các khoản trợ cấp Chi phí văn phịng
Chi phí khấu hao TSCĐ Cho phí tiếp khách Chi phí khác
Tổng chi phí hoạt động:
Nguồn: Do tác giả đề xuất
Bảng 3.10: Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh dạng so sánh giữa kế hoạch với thực tế
Chỉ tiêu Mã
số
Thuyết
minh Kế hoạch Năm nay
Chênh lệch (%)
1. Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ 01 VI.25
2. Các khoản giảm trừ doanh
thu 02
3. Doanh thu thuần về BH và
cung cấp DV (10=01-02) 10
….
3.2.3 Tổ chức các phân hệ kế toán trên phần mềm kế toán để phục vụ kế tốn quản trị
Tích hợp thêm các chức năng trong các phân hệ kế toán để phục vụ kế toán quản trị: Đối với các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, phần mềm phải thiết kế thành