Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Chứng từ: - Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn -…. Cơ sở dữ liệu Nhật ký Sổ cái Cân đối thử
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị
1.1.5.7 Dấu hiệu nhận biết phần mềm kế tốn thích hợp.
Nguồn: [3]
Hiện nay trên thị trường phần mềm kế toán khá phổ biến và đa dạng để doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn và sử dụng. Tuy nhiên, để có thể triển khai sử dụng phần mềm tại đơn vị mình được thuận lợi và hỗ trợ tốt cho công tác kế tốn thì doanh
nghiệp cần phải nhận biết được phần mềm kế tốn thích hợp nhất cho đơn vị mình. Sau đây là một số dấu hiệu nhận biết [3]:
- Nguồn gốc, xuất xứ: Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm kế tốn có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị mà đưa vào sử dụng phần mềm kế toán trong nước hay phần mềm kế tốn nước ngồi.
- Các vấn đề liên quan đến q trình sử dụng như:
Chi phí đầu tư liên quan bao gồm: Chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng cơng nghệ thông tin của doanh nghiệp,…
Tính dễ sử dụng: Các phần mềm kế tốn thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch tốn điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch tốn kế toán trong phần mềm thường được mơ phỏng thơng qua hình ảnh.
Khả năng cảnh báo: phần mềm phải có khả năng cảnh báo cho người dùng các lỗi có thể phát sinh do nhập dữ liệu sai.
Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Bản địa hóa
- Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh:
Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm Khả năng phân tích tài chính và báo cáo
- Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật:
Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng Thiết kế và cấu trúc của phần mềm
Lỗi lập trình
- Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến (nâng cấp) trong tương lai:
Khả năng phát triển
Thiết kế và khả năng nâng cấp
Khả năng kết nối với các phần mềm khác - Các yếu tố về bảo mật:
Khả năng phân quyền và sử dụng cho người dùng Nhật ký sử dụng
Mã hóa dữ liệu sử dụng
Lập kế hoạch
Bảo trì & phát triển Phân tích
Cài đặt Thiết kế
Xây dựng Bản sao dự phịng
1.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp là q trình tổ chức triển khai để thiết lập một hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt, phân cơng và bố trí nhân sự cho hệ thống để thực thi hệ thống nhằm mục đích cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và người dùng hệ thống.
1.2.1 Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn
Chia làm 5 giai đoạn: Giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế, giai đoạn xây dựng, giai đoạn cài đặt và bảo trì.