Nguồn: [25]
+ Giai đoạn lập kế hoạch: Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như quy mơ, đặc điểm, tình hình tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thông tin quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp như: đối với kế tốn tài chính thì u cầu về chứng từ, sổ kế tốn, báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định, đối với kế tốn quản trị thì u cầu về lập dự tốn, theo dõi dự tốn, theo dõi chi phí, tính giá thành, bán hàng và phân tích bán hàng,… Sau đó lên kế hoạch chung cho toàn bộ hệ thống.
+ Giai đoạn phân tích: Sau khi khảo sát và lên kế hoạch thì các nhân viên phân tích sẽ nhận về các yêu cầu của nhà quản lý. Việc phân tích càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế được thuận lợi hơn.
+ Giai đoạn thiết kế: Sau các giai đoạn lập kế hoạch và phân tích hồn thành, nếu các lãnh đạo đơn vị đồng ý với đề xuất đưa ra thì giai đoạn thiết kế được bắt đầu. Nội dung của công việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành
cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế tốn. Trong giai đoạn thiết kế có hai bước: bước thiết kế sơ bộ trình bày ý tưởng logic như từng phần hành cơng việc có những nội dung gì, xử lý như thế nào và bước thiết kế chi tiết trình bày cụ thể mơ hình ý tưởng.
+ Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chuyển đổi mơ hình hệ thống từ giai đoạn thiết kế trở thành hệ thống thực tế để sử dụng. Ở giai đoạn này, người thực hiện là những người chuyên về tin học.
+ Giai đoạn cài đặt và bảo trì: Sau khi hồn chỉnh xây dựng hệ thống, cơng việc tiếp theo là cài đặt, huấn luyện nhân viên sử dụng, chạy thử nghiệm hệ thống. Sau đó là việc sửa chữa những sai sót trong thiết kế hệ thống hay thực hiện những thay đổi quan trọng nhằm đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống.
1.2.2 Tổ chức nhân sự
Để tổ chức thành công hệ thống thơng tin kế tốn cần phải có sự tham gia của nhân sự, mỗi một nhân sự trong doanh nghiệp đóng vai trị khác nhau trong việc hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn. Trong đó gồm:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp
- Những người làm cơng tác kế tốn - Ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin - Đội phát triển dự án
- Người phân tích, lập trình hệ thống
- Người khác ngồi hệ thống nhưng có liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp như: khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán, cơ quan quản lý Nhà nước.
1.2.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa thì vấn để tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng là một vấn đề quan trọng bởi lẽ cơng việc này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của vấn đề tổ chức hệ thống thông tin.
Đối với trang bị phần cứng như: máy vi tính, máy in, hệ thống mạng và các thiết bị khác có liên quan phải được lên kế hoạch cụ thể và tìm nhà cung ứng phù hợp để xác định mức đầu tư thỏa mãn yêu cầu của nhà quản lý và phù hợp với trang thiết bị phần mềm ứng dụng.
Đối với trang bị phần mềm ứng dụng cho việc phát triển hệ thống bao gồm lựa chọn hệ điều hành, phần mềm ứng dụng và phần mềm kế toán sao cho phù hợp với việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp.
1.3 Tổ chức kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt Nam
1.3.1Tổ chức thu thập thông tin đầu vào
Đây là giai đoạn đầu tiên mà kế toán quản trị phải tiến hành. Việc tổ chức thu thập thông tin bao gồm các công việc:
- Xác định các yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thơng tin đầu ra chính là các nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu theo nhu cầu của nhà quản trị.
- Phân loại và phân tích u cầu thơng tin của báo cáo. Mỗi loại báo cáo có những yêu cầu thông tin riêng mỗi yêu cầu thơng tin đầu ra địi hỏi một vài thơng tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó.
- Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện. Nguồn lực kế toán bao gồm: số lượng nhân viên, khả năng làm việc của nhân viên, khả năng hỗ trợ của các công cụ làm việc,….
- Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thì thơng tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác.
- Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xử lý thông tin. Thông tin đầu vào càng chính xác thì sẽ giúp cho q trình phân tích trở nên dễ dàng hơn.
1.3.2 Tổ chức phân loại xử lý thông tin Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn nhằm thu thập thơng tin phục vụ các tình huống ra quyết định cần được thiết kế một cách có hệ thống và khoa học.
Cần mở thêm các tài khoản theo dõi chi tiết. Và trên các tài khoản chi tiết cần kết hợp sử dụng thước đo giá trị với các thước đo khác.
Tài khoản kế toán phải vừa đáp ứng được nhu cầu của kế tốn tài chính vừa đáp ứng được nhu cầu của kế toán quản trị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán quản trị phải đảm bảo hệ thống hóa được thơng tin về các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp để lập nên các báo cáo kế toán quản trị.
Việc xây dựng thiết kế mẫu sổ cũng như việc ghi chép trên sổ phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau:
Một là, phải đảm bảo quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết về các yếu tố đầu vào để đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp (phản ánh ở tài khoản cấp 1) với các chi tiết của chỉ tiêu đó (phản ánh ở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4,…)
Hai là, phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế tốn nhằm đảm bảo tính chính xác trong q trình hệ thống hóa thơng tin kế tốn từ các chứng từ kế toán về các yếu tố đầu vào.
Ba là, phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ phân loại theo hệ thống về các yếu tố đầu vào.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Để cung cấp thông tin cho người sử dụng, kế tốn quản trị phản ánh thơng qua các báo cáo. Các báo cáo này cịn được gọi là báo cáo kế tốn nội bộ được lập theo kỳ ngắn hạn hơn các báo cáo tài chính. Ngồi các chỉ tiêu về tiền tệ, các báo cáo kế tốn nội bộ cịn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động.
Báo cáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin nhà quản lý cần để lập kế hoạch, đánh giá và kiểm sốt hoạt động trong doanh nghiệp. Nói một cách tổng qt, báo cáo kế tốn quản trị cung cấp thơng tin phục vụ cho mục tiêu ra quyết định của nhà quản lý, và chủ yếu là định hướng cho tương lai.
Báo cáo kế toán quản trị là hệ thống thơng tin được soạn thảo và trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh và ra quyết định của bản thân từng doanh nghiệp, nên có tính linh hoạt, đa dạng và khơng phụ thuộc vào những nguyên tắc kế toán. Điều cơ bản của loại báo cáo này là giúp cho nhà quản lý thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mẫu báo cáo sao cho thuận tiện trong việc so sánh giữa kế hoạch so với thực tế, so sánh kỳ này với kỳ trước.
Khi xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần bảo đảm các mục tiêu: + Đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích nhất cho nhà quản lý.
+ Đảm bảo phù hợp với phạm vi cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị, đồng thời đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị.
Tổ chức nhân sự thực hiện kế toán quản trị
Nhân viên kế tốn quản trị có vai trị rất quan trọng giúp cho hệ thống kế toán quản trị của doanh nghiệp hoạt động tốt, cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời để các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải quan tâm đến vấn đề tổ chức nhân sự thực hiện kế tốn quản trị.
Có 2 quan điểm chủ yếu về việc tổ chức kế toán quản trị:
- Tổ chức kế toán quản trị kết hợp chặt chẽ với kế tốn tài chính trong cùng một bộ máy. Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. kế toán quản trị khơng sử dụng chế độ kế tốn riêng, tách rời với kế tốn tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán quản trị kết hợp chung trong một hệ thống kế tốn thống nhất với kế tốn tài chính.
- Tổ chức kế toán quản trị độc lập với kế tốn tài chính. Với quan điểm này, phải phân cơng nhân viên kế tốn thực hiện riêng nội dung kế toán quản trị. Kế toán quản trị sử dụng tài khoản và sổ sách kế toán riêng so với kế toán tài chính. u cầu đối với nhân viên kế tốn quản trị là phải am hiểu tình huống ra quyết định của của các nhà quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô đầu tư và địa bàn hoạt động. Đồng thời phù hợp với mức độ phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp, bộ máy phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Khi tổ chức lựa chọn mơ hình tổ chức cần tránh hai khuynh hướng xảy ra, một là xem kế tốn tài chính và kế tốn quản trị là hai lĩnh vực riêng lẻ, hai là đơn giản hóa kế tốn quản trị chỉ là q trình mở rộng, chi tiết, cụ thể hóa của kế tốn tài chính. Có ba mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị:
- Mơ hình kết hợp: tổ chức kế toán quản trị và kế toán tài chính theo mơ hình kết
hợp, lúc này các chuyên gia kế toán đảm nhận hai nhiệm vụ là thu nhận và xử lý thông tin kế tốn tài chính và kế toán quản trị nên sẽ kết hợp chặt chẽ thông tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, tiết kiệm chi phí, thu nhận thơng tin nhanh. Tuy
nhiên mơ hình này chỉ được vận dụng ở doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít.
- Mơ hình tách rời: theo mơ hình này các chun giá kế toán quản trị độc lập với
chun gia kế tốn tài chính nên có ưu điểm là tách biệt thơng tin kế tốn tài chính độc lập với kế toán quản trị theo hướng cả hai đều có thể hiện đại hóa nhưng lại chưa khái quát được thông tin của hai phân hệ với nhau. Mô hình này được vận dụng ở các doanh nghiệp có quy mơ lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, kinh doanh đa ngành, đa nghề.
- Mơ hình hỗn hợp: là mơ hình kết hợp giữa hai mơ hình nêu trên trong đó tổ chức kế
tốn quản trị do các chun gia đơn vị đảm nhiệm, cịn kế tốn tài chính doanh nghiệp có thể đi thuê của các công ty kinh doanh hành nghề kế toán và kiểm toán. Các chuyên gia xây dựng dự tốn sẽ tiến hành thu thập thơng tin, phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để xây dựng định mức, dự toán theo kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp; các chuyên gia tổng hợp thơng tin, phân tích đánh giá sẽ tiến hành đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so với dự tốn, tìm ra ngun nhân chênh lệch nếu có, đồng thời đánh giá trách nhiệm của từng nhà quản trị trong việc sử dụng chi phí tăng, giảm như thế nào; các chuyên gia tư vấn và ra quyết định sẽ căn cứ vào kết quả đánh giá, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và đạo đức nghề nghiệp sẽ lựa chọn các quyết định tối ưu giúp nhà quản trị
1.3.3 Tổ chức truyền tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Thơng tin của kế tốn quản trị quyết định đến cách ra quyết định của các nhà quản lý. Thơng tin của kế tốn quản trị được chia làm 2 loại: báo cáo định kỳ và báo cáo không định kỳ
- Báo cáo định kỳ: theo định kỳ, kế tốn có nhiệm vụ lập các báo cáo nhằm theo dõi tình hình hoạt động của bộ phận mình đến cho các bộ phận có liên quan.
- Báo cáo không định kỳ: đây là những thông tin cảnh báo về những diễn biến bất thường nhằm cung cấp những cảnh báo cho nhà quản trị giúp họ có kế hoạch điều chỉnh những hoạch định hiện tại và tương lai.
Thơng tin của kế tốn quản trị cần được truyền đạt đến các bộ phận có liên quan một cách phù hợp. Việc chuyển thơng tin khơng phù hợp có thể dẫn tới rị rỉ thơng tin và gây bất lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Báo cáo dự toán:
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm
- Dự toán sản xuất
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự tốn giá vốn hàng bán
- Dự toán vốn đầu tư
- Dự tốn tồn kho thành phẩm hàng hóa
- Dự tốn tiền mặt
- Dự toán kết quả kinh doanh
- Bảng cân đối kế tốn dự tốn
Báo cáo tình hình thực hiện [2]:
- Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
- Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác.
- Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ.
- Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động.
- Báo cáo chi tiết sản phẩm, cơng việc hồn thành.
- Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
- Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ.
- Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ.
- Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm.
- Báo cáo chi tiết tăng, giảm vốn chủ sở hữu.
Báo cáo phân tích [2]:
- Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận.