Hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan cho phép các công nhân đƣợc thông tin đầy đủ về qui trình sản xuất, tiến độ và các thơng tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả. Các bảng biểu thị lớn là công cụ thông tin hiệu quả hơn cho công
nhân trong chuyền sản xuất so với các báo cáo và chỉ thị, vì vậy nên đƣợc sử dụng càng nhiều càng tốt.
Các hình thức của cơng cụ trực quan nhƣ sau:
- Các bảng biểu thị trực quan bao gồm các biểu đồ, bảng đo lƣờng hiệu quả, các thủ tục, tài liệu và qui trình làm nguồn thơng tin tham khảo cho cơng nhân.
- Các bảng kiểm soát trực quan bao gồm các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho các thành viên nhóm, các bảng biểu có thể bao gồm cả thơng tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lƣợng.
- Các chỉ dẫn bằng hình ảnh, cơng cụ này giúp truyền đạt các qui trình sản xuất, các sơ đồ chỉ dẫn qui hoạch nơi làm việc.
Cơng cụ chính của Lean là phƣơng pháp 5S:
5S là một triết lý hay là phƣơng pháp quản lý cơ bản nhằm cải tiến môi trƣờng làm việc. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong môi trƣờng lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng đƣợc thoải mái, năng suất lao động đƣợc nâng cao. 5S là một phƣơng pháp cải tiến rất đơn giản nhƣng mang lại hiệu quả trong thực tế. Phƣơng pháp 5S bao gồm:
- Sàng lọc: Phân loại những gì cần thiết và những gì khơng cần thiết để những thứ thƣờng đƣợc cần đến ln có sẵn gần kề và dễ tìm thấy. Những thứ ít khi hay không cần dùng đến nên đƣợc chuyển đến nơi khác hay bỏ đi.
- Sắp xếp: Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy, mục tiêu yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu các thao tác mà công nhân thực hiện cho một công việc.
- Sạch sẽ: Giữ các máy móc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các phát sinh do vệ sinh kém.
- Săn sóc: Đƣa 3 cơng việc trên trở thành cơng việc áp dụng thƣờng xuyên bằng cách qui định rõ các thủ tục thực hiện các công việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ.
- Sẵn sàng: Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng thành văn hóa của cơng ty. Nên phân cơng trách nhiệm cho một nhóm ngƣời giám sát việc tuân thủ về 5S.
Ngồi ra cịn có một số cơng cụ khác nhƣ:
1. JIT (Just – In – Time)
1.1. Khái niệm ĐÚNG LOẠI ĐÚNG LÚC ĐÚNG SỐ LƢỢNG JIT
Sản xuất Just – In - Time là một triết học quản lý tập trung vào loại bỏ những lãng phí trong sản xuất bằng việc chỉ sản xuất đúng số lƣợng và kết hợp các thành phần tại đúng chỗ vào đúng thời điểm.
1.2. Mục đích của JIT
Là nhằm giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị và không di chuyển hàng tồn trong khu vực dây chuyền sản xuất nhƣ:
+ Thời gian sản xuất nhanh hơn + Thời gian giao hàng ngắn hơn + Sử dụng thiết bị hiệu quả hơn + Yêu cầu không gian nhỏ hơn + Tỷ lệ sai lỗi sản phẩm thấp hơn
+ Chi phí thấp hơn và lợi nhuận cao hơn.
1.3. Cơng cụ vận hành chính của JIT
Cơng cụ của JIT là Kanban: “Kanban” nghĩa là bảng thông tin hay hệ thống cấp đầy vật tƣ theo hệ thống kéo sử dụng các dấu hiệu tƣợng hình, nhƣ các thẻ treo phân biệt bằng màu sắc, để ra hiệu cho các chuyền phía trƣớc khi chuyền sau cần thêm vật tƣ. Kanban là một công cụ hỗ trợ thông tin sản xuất theo hệ thống kéo.
Ví dụ: Thẻ Kanban cho tổ cắt: màu đỏ đang cắt, màu vàng chờ đồng bộ, màu xanh đồng bộ
Hình 4.1. Thẻ Kanban cho tổ cắt 2. Kỹ thuật chất lƣợng trong Lean
Chất lƣợng từ gốc hay “làm đúng ngay từ đầu” có nghĩa là chất lƣợng đƣợc đƣa vào qui trình sản xuất để khuyết tật khơng có điều kiện phát sinh hoặc khi xuất hiện thì ngay lập tức bị phát hiện (Jikoda).
Các cơng cụ chính bao gồm:
trong chuyền sản xuất là công nhân, mặc dù một số nhân viên kiểm sốt chất lƣợng vẫn cịn sử dụng trong các chuyền Lean (lý tƣởng là khơng cần nhân viên kiểm sốt chất lƣợng trên chuyền).
- Kiểm soát tại nguồn: Với yêu cầu này các nhân viên kiểm sốt chất lƣợng khơng đi tìm khuyết tật sản phẩm mà họ phải tìm nguồn gây ra khuyết tật. Từ cách làm này cơng việc chủ yếu của nhóm kiểm sốt chất lƣợng là giải quyết các nguồn gốc gây ra lỗi sản phẩm, triển khai các biện pháp ngăn ngừa và đào tạo cho công nhân để khuyết tật không tái hiện.
- Trách nhiệm rõ ràng giữa công nhân và hệ thống sản xuất tinh gọn: Do hạn chế và khơng có tồn kho trong các công đoạn sản xuất làm cho công nhân có ý thức hơn, trách nhiệm hơn khi họ bàn giao chất lƣợng sản phẩm cho công đoạn sau.
- Poka Yoke: Là phƣơng pháp đơn giản để kiểm tra chất lƣợng trên chuyền sản xuất (không chỉ bằng kiểm tra bằng mắt), đƣợc áp dụng để ngăn chặn các sản phẩm lỗi không cho đi tiếp sang công đoạn sau. Với Poka Yoke, 100% sản phẩm đƣợc kiểm tra nhƣ một phần của cơng việc của qui trình sản xuất. Biện pháp này đƣợc thực hiện tự động trên dây chuyền hay bởi ngƣời công nhân.
- Dừng qui trình có chủ ý: Khi có sản phẩm lỗi, hoạt động sản xuát sẽ bị dừng cho đến khi nguyên nhân gây lỗi đƣợc khắc phục. Hành động này giúp duy trì văn hóa khơng nhân nhƣợng khuyết tật đồng thời ngăn không để sản phẩm lỗi lọt sang qui trình sau và gây nhiều hậu quả lớn hơn.
3. Cải tiến mặt bằng
Hệ thống sản xuất tinh gọn hƣớng tới việc giảm thiểu các di chuyển và việc vận chuyển giữa 2 công đoạn sản xuất. Tƣơng tự bán thành phẩm đƣợc giữ liền kề nơi sử dụng kế tiếp. Điều này giúp giảm thiểu các yêu cầu khiêng vác vật tƣ, thất lạc vật tƣ và địi hỏi tơn trọng ngun tắc sản xuất theo hệ thống kéo (Pull).
4. Tiêu chuẩn hóa cơng việc
Mỗi bƣớc công việc của mã hàng mới đƣợc bộ phận Kaizen nghiên cứu và xây dựng, chuẩn bị trƣớc để cắm trên máy khi xếp chuyền mã hàng mới, làm cơ sở cho kỹ thuật hƣớng dẫn công nhân thực hiện đúng các yêu cầu trên tiêu chuẩn hóa bƣớc cơng việc (Standardized work step) (hình 4.2) nhƣ:
- Nhịp độ sản xuất và thời gian chuẩn (Cycle time) - Tiêu chuẩn hàng tồn (SWIP)
- Yêu cầu chất lƣợng của các bƣớc công việc - Trình tự thực hiện bƣớc cơng việc