có tính phân c p (Mechanistic organization) C c u t ch c có tính phi t p trung (Organic Structure)
• Nhóm chun mơn hóa cao
• B ph n hóa c ng nh c
• Chu i l nh rõ ràng
• Ki m sốt ch t ch (h p, chi li)
• T p trung hóa
• Tính quy trình hóa cao
• Các nhóm đa ch c n ng • Các nhóm phân c p chéo • Dịng thơng tin t do • Ph m vi ki m sốt r ng • Phân c p • Tính quy trình hóa th p C c u t ch c có tính c p b c nghiêm ng t là k t qu t nhiên c a vi c k t h p 6
y u t trong c u trúc t ch cnh đã trình bày trên. i v i c c u t ch c có tính c p b c nghiêm ng t, vi c tuân th nguyên t c chu i ch huy đ m b o s t n t i c a m t h th ngphân c p quy n l c chính th c. đó, nhân viên đ cki m soát và giám sát b i m t c p trên. S ki m soát ch t ch (h p, chi li) các c p ngày càng cao, khơng mang tính cá nhân. Khi kho ng cách gi a c p trên và c p d i c a t ch c ngày càng m r ng, lãnh đ o c p cao nh t s ngày càng áp đ t các quy t c và quy đ nh. Vì các nhà qu n lý c p cao nh t khơng th ki m sốt các ho t đ ng c p th p h n thông qua quan sát tr c ti p và đ m b o vi c s d ng các c ch qu n lý tiêu
chu n, nên h đã dùng các quy t c và quy đ nhđ qu n lý. i v i các cơng vi c có
tính đ n gi n, l p đi l p l i, có th tiêu chu n hóa đ c, các nhà qu n lý có ni m tin là các c ch qu n lý đ c ràng bu c nghiêm ng t b i các quy t c và quy đ nh s phù
h p. H n n a, s chun mơn hóa thơng qua vi c t ch c thành các phòng ban làm
t ng tính cá nhân hóa và nhu c u có nhi u t ng qu n lý đ đi u ph i các phịng ban
chun mơn (Robbins & Coulter, 2017).
C c u t ch c có tính phi t p trung cao là m t d ng t ch c có tính thích nghi cao,
linh đ ng và linh ho t, trong khic c u d ng c p b c thì c ng nh c và n đ nh. Thay vì cơng vi c và quy đ nh đ c tiêu chu n hóa, s linh đ ngc a C c u t ch c cho phép công ty thay đ i nhanh chóng đ đáp ng v iyêu c u t mơi tr ng (Ví d nh
các yêu c u phát sinh t phía khách hàng). Trong C c u t ch ccó m c đ phi t p
trung cao, nhân viên có s phân cơng vai trò và trách nhi m c th , nh ng nh ng công vi c mà m ing i làm khơng đ c tiêu chu n hóaho c tiêu chu n hóa nghiêm ng t. Nhân viên có xu h ng là nh ng chuyên gia và h đ c đào t o đ x lý các v n đ khác nhau. H c n ít quy t c chính th c và ít giám sát tr c ti p. B i vìvi c đào t o c a h đã giúp h th m nhu n các tiêu chu n v ng x ngh nghi p. C c u t ch c có tính t p trung th p đ nhân viên có th ra quy t đ nh ph n ng nhanh chóng
v i các v n đ . ng th i, các nhà qu n lý c p cao nh t c ng khơngmong đ i là có chuyên môn đ đ a ra các quy t đ nh c n thi tnh c c u c p b c.
Nhi u t ch c nh n th y r ng các thi t k t ch c truy n th ng th ng khơng thích h p v i môi tr ng kinh doanh ngày càng n ng đ ng và ph c t p ngày nay. Thay vào đó, các t ch c c n ph i tinh g n, linh ho t và đ i m i (Robbins & Coulter, 2017). Hay nói cách khác, các nhà qu n lý c n chú tr ng và sáng t o đ thi t k c c u t ch c theo h ng phi t p trung. Nghiên c u này tác gi xét s tác đ ng c a m c đ phi t p trung c aC c u t ch clên m c đ linh ho t ng bi n nhanh c a nhân viên. C c u t ch ccó tính phi t p trung theo (Fredrickson, 1986) có 3 đ c tr ng là: Tính
quy trình hóa th p (low formalization), S ra quy t đ nh phi t p trung
(decentralization of decision-making), và c u trúc ph ng (flat structure). Ng c l i, c c u có tính c p b cđ c xác đ nh b i s chính th c hóa cao, tính t p trung cao, và c u trúc phân c p.
2.2. CÁC GI THUY T NGHIÊN C U C XU T
2.2.1. C c u t ch c và s linh ho t ng bi nnhanh c a nhân viên
C c u t ch c (Organic Structure) là m t hình th c thích nghi cao và linh ho t. C c u t ch ccó th thúc đ y tính linh ho t đ nhân viên thích ng nhanh chóng v i các đi u ki n thay đ i c a môi tr ng (Robbins & Coulter, 2017). C c u t ch ch tr nh ng nhân viên có tay ngh cao, có tri th c và có đ ng l c (Muduli, 2017).
Ti p theo, tác gi trình bày m i liên h gi a ba đ c tr ng c a C c u t ch c (Tính
quy trình hóa th p, S ra quy t đ nh phi t p trung, và c u trúc ph ng) v i ba khía c nh c a s linh ho t ng bi nc a nhân viên (s ch đ ng, kh n ng thích ng, kh n ng ph c h i).
(1a). Quy t đnh phi t p trung và s linh ho t ng bi n nhanh c a nhân viên
M t trong nh ng câu h i c n đ c tr l i trong t ch c là “ c p đ nào trong t ch c, cácquy t đ nh đ c đ a ra?”. M t t ch c có m c đ t p trung (Centralization) cao thì h u h t các quy t đ nh (g n v i tuy n d i, g n v i khách hàng) đ c đ a ra b i các c p trên, c p qu n lý tuy n đ u, và v i ít s tham gia c a nhân viên tuy n d i. Ng c l i, khi m t quy t đ nh trong t ch c đ c đ a ra, mà s tham gia đóng
góp các thơng tin đ u vào c n thi t t các nhân viên c p d i càng nhi uthì t ch c đó có m c đ phân quy n cao (Alavi et al., 2014).
Tính t p trung hay phân quy n không ph i là khái ni m mang tính tuy t đ i, khơng
ph i là ho c cái này ho c cái kia, hay ch m t trong hai. Quy t đ nh là t ng đ i, không ph i tuy t đ i. Ngh a là, m t t ch c khơng bao gi hồn tồn t p trung ho c
B ng 2.3: Các y u t nh h ng đ n vi c s d ng t p trung hay phân quy n c a t ch c. Tính t p trung cao (More Centralization) Tính phi t p trung cao (More Decentralization)
• Mơi tr ng n đ nh. • Môi tr ng ph c t p, không ch c
ch n. • Các nhà qu n lý c p th p h n ch a đ kh n ng ho c kinh nghi m đ ra quy t đ nh nh các nhà qu n lý c p trên. • Các nhà qu n lý c p d i có kh n ng và có kinh nghi m ra quy t đ nh.
• Các nhà qu n lý c p th p h n khơng mu n có ti ng nói trong các quy tđ nh.
• Ng i qu n lý c p th p h n mu n có
ti ng nói trong các quy t đ nh.
• Các quy t đ nh là t ng đ i nh . • Các quy t đ nh là quan tr ng.
• Cơng ty đang đ i m t v i kh ng ho ng ho c có nguy c th t b i.
• V n hóa doanh nghi p c i m cho phép các nhà qu n lý có ti ng nói v nh ng gì đã x y ra.
• Cơng ty l n. • Cơng ty phân tán v m t đ a lý.
• Vi c tri n khai hi u qu các chi n l c c a công ty ph thu c vào vi c h ng d n cách th c hi n chi ti t t các nhà qu n lý.
• Vi c tri n khai hi u qu các chi n l c c a công ty ph thu c vào các quy t đ nh, mà đó có s g n k t và s linh đ ng c a các nhà qu n lý. M c tiêu c a các nhà qu n lý là t ch c và s d ng ngu n nhân l c m t cácht i u. Các t ch c truy n th ng đ c c u trúc theod ng hình tháp. Quy n l c t p trung cao
phía đ nh hình tháp. V i c u trúc này, thông th ng các quy t đ nh có tính t p trung là n i b t nh t. Các t ch c ngày nay c n ph n ng nhanh h n v i nh ng thay đ i n ng đ ng c a mơi tr ng.Do đó, tính phi t p trung c n đ c xem xét đ c c u t ch c.
M c đ phi t p trungtác đ ng tích c c đ n s ch đ ng c a nhân viên khi nhân viên
khích đ a ra quy t đ nh và đ a ra ý t ng. i u này t o thu n l i cho quá trình tìm
gi i pháp và kh i x ng hành đ ng đ gi i quy t v n đ trong công vi c.
Nhân viên trong m t c u trúc t ch c có m c đ phi t p trung cao có nhi u c h i đóng góp h n và linh ho t h n đ quy t đ nh nh ng nhi m v nên đ c th c hi n. Nhân viên có th giúp nâng cao quá trình gi i quy t v n đ v i nh ng ý t ng m i m và ch đ ng d đốn v n đ .V n hóa đ c tr ng đi kèm là tính ch đ ng và ch u trách nhi m trên k t qu cu i cùng.
H n n a, vi c phân c p trao quy n có tác đ ng tích c c đ n s ph c h i (resilient)
c a nhân viên. B i vì nó tác đ ng đ n kh n ng đ ng đ u v i ngh ch c nh, nh ng tình hu ng b t đ nh và khơng mong mu nx y đ n v i nhân viên. Theo nghiên c u c a BetterUp, có 5 y u t chính mà b n thân m i ng i c ng nh m i t ch c có th tác đ ng tr c ti p góp ph n hình thành nên kh n ng h i ph c c a nhân viên. ó là: Qu n lý c m xúc (Emotional Regulation); Linh ho t trong nh n th c (Cognitive Agility); Lòng tr c n v i b n thân (Self-compassion); Tinh th n l c quan (Optimism); S tin t ng vào kh n ng c a b n thân (Self-efficacy).
S linh ho t trong nh n th c là kh n ng đi u ch nh q trình, mơ hình t duy, nh n th c c a b n thân đ đ i m t v i đi u ki n m i, không l ng tr c (CAs, Quesada, AntolÍ, & Fajardo, 2003). Hay nói cách khác, s linh ho t trong nh n th c chính là kh n ng khám phá h th ng “ti p nh n d li u s l p lu n/phân tích s quy t đ nh hành đ ng” c a b n thân, th u hi u ý t ng, ni m tin, đ nh ki n nào đóng vai trị kh i ngu n và có kh n ng thay đ i ý t ng, ni m tin, đ nh ki n đó b ng nh ng cái m i phù h p h n, đ có hành đ ng, l i nói, suy ngh ... phù h p v i hồn c nh m i( ng,
2021). S phân quy n cho phép nhân viên tham gia đóng góp d li u đ u vào c a quá trình ra quy t đ nh, làm cho nhân viên c m th y đ c đánh giá cao v i t cách
cá nhân (Alavi et al., 2014), và do đó h tr q trình “ti p nh n d li u s l p lu n/phân tích squy t đ nh hành đ ng”.
M t lo i chi phí m i liên quan đ n s quy t đ nh phi t p trung. K t qu nghiên c u c a (Ján Zábojník, 2002) ch ng minh r ng vi c thúc đ y m t nhân viên đ c phép làm vi c theo ý t ng c a mình có th ít t n kém h n so v i m t nhân viên bu c ph i
làm theo ý t ng c a ng i qu n lý. Do đó, có th là t i u khi đ ng i lao đ ng quy t đ nh ph ng pháp th c hi n công vi c c a h ngay c khi ng i qu n lý có thơng tin t t h n. K t lu n này đúng cho các lo i h p đ ng công vi c, mà vi c trao đ i thông tin gi a nhân viên và ng i qu n lýlà th ng tr cmang tính ch t đ c thù c a c a công vi c.
T các phân tích trên, s quy t đ nh phi t p trungkích thích s ch đ ng, kh n ng thích ng, và kh n ng h i ph c c a nhân viên. V i các c s nh trên, gi thuy t đ c đ a ra là:
H1a: M c đ phi t p trung khi nhân viên quy t đ nh có nh h ng tích c c, làm t ng (+), s linh ho t ng bi n nhanh c a nhân viên.
(1b). Tính quy trình hóa th p và s linh ho t ng bi n nhanh c a nhân viên
S quy trình hóa (formalization) đ c p đ n m c đ tiêuchu n hóa các cơng vi c c a m t t ch c nghiêm ng t đ n m c nào. đó, m c đ th hi n hànhvi c a nhân viên đ c gi i h n trong khuôn kh các quy t c và th t c (Robbins & Coulter, 2017).
T ch c có m c đ quy trình hóa th p thúc đ y s ch đ ng c a nhân viên. B i vì nhân viên có nhi u quy n quy t đ nh h n trong cách h th c hi n công vi c. Trong khi, t ch c có tính quy trình hóa, nhân viên có ít quy n quy t đ nh h n v nh ng gì đã hồn thành, khi nào hồn thành và hoàn thành nh th nào. B i vì t ch c cóm c đ quy trình hóa cao có các đ c đi m: mô t công vi c rõ ràng, nhi u quy t c t ch c và các th t c đ c xác đ nh rõ ràng bao g m các quá trình làm vi c (Robbins & Coulter, 2017).
Kh n ng phát tri n gi i pháp đ gi i quy t v n đ c a nhân viên đ c h tr trong c u trúc có Tính quy trình hóa th p. Xét góc đ k thu t, khi s ràng bu c v lu t và quy t c càng ít thì các gi i pháp thay th càng phong phú. Hay nói cách khác, các gi i pháp khơng không b lo i b b i “b l c” các ràng bu c và quy t c. Các gi i pháp y có c h i đ đ a ra th c nghi m. M t khía c nh khác, góc đ qu n lý, khi
th c t nhi u ngu n khác nhau đ phát tri n s n ph m hay d ch v (Alavi et al., 2014).
S thích ng c a nhân viên bi u hi n qua vi c [nhân viên đó] h c đ đ m nhi m m t trách nhi m m i. Ch ra r ng t ch c phi t p trung v i m c đ Tính quy trình hóa th p và đ ph c t p cao (nhân viên đ c đào t o, và có chun mơn cao) d n đ n t l đ i m i cao h n (Hage & Dewar, 1973). C c u t ch ct o đi u ki n thu n l i đ
nhân viên sáng t o h n, linh ho t h n và có nhi u kh n ng thích ng v i s thay đ i
h n. Do đó nó phù h p v i các môi tr ng không n đ nh và liên t c thay đ i.
Các m t trái c a t ch c có tính quy trình hóa cao là t ng s c ì c a nhân viên, và t o m t thói quen tiêu c c c n tr s đ i m i trong m i nhân viên (Naranjo Valencia, Sanz Valle, & Jiménez Jiménez, 2010). Và do đó, tính chính th c hóa h n ch tính ch đ ng c a nhân viên. Th nh t, s c ì c a nhân viên t ng lên b i vì khi nhân viên tuân th các quy t c c ng nh c và quy trình gi i quy t v n đ có s n, thì các y u t m i và s đ i m i s khó có c h i t n t i. i u này h n ch n ng l c thích ng v i s thay đ i. Th hai, nhân viên có ít t do trong cách th c th c hi n công vi c, b i các quy t c và th t c, do đó h có khuynh h ng tham chi u thói quen và c ng c các hành vi trong quá kh (María Martínez Ln & Martínez García, 2011). Do đó, s h c b c n tr , và do đó h n ch s thích ng c a nhân viên khi đ ng đ u v i các đi u ki n m i.
T các phân tích trên, t ch c có m c đ quy trình hóa th p kích thích s ch đ ng và kh n ng thích ng c a nhân viên h n là c u trúc có quy trình hóa nghiêm ng t.