Cơ quan quyền lực cao nhất của Cơng ty TNHH Xuất nhập khẩu Vinh Sâm là Hội đồng thành viên gồm cĩ 3 người, đứng đầu là Chủ tịch hội đồng thành viên. Người điều hành và đại diện pháp luật của Cơng ty là Giám đốc cơng ty do hội đồng thành viên bổ nhiệm.
Tuy nhiên thực tế đây là doanh nghiệp dạng gia đình và Chủ tịch Hội đồng thành viên cũng là Giám đốc trực tiếp điều hành cơng ty. Bộ máy tổ chức theo mơ hình Trực tuyến- Chức năng, thực hiện theo chế độ một thủ trưởng: Đứng đầu là Giám đốc cơng ty, giúp việc cho Giám đốc cĩ một Phĩ Giám đốc và các Trưởng bộ phận chức năng. Cơ cấu quản lý sản xuất- kinh doanh của Cơng ty gồm:
2.1.2.1.Ban Giám đốc Cơng ty
Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc Cơng ty là người cĩ quyền cao nhất quyết định mọi cơng việc của Cơng ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Phĩ Giám đốc Cơng ty: Là người phụ giúp Giám đốc trong việc điều hành cơng việc trong một số trường hợp theo sự phân cơng của Giám đốc Cơng ty.
2.1.2.2.Các phịng ban chức năng
Là những bộ phận chức năng tham mưu cho Giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Gồm các bộ phận sau:
Phịng Kế tốn: Gồm cĩ 1 kế tốn trưởng và 4 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ: Hạch tốn kế tốn, thống kê tình hình sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty, thanh tốn lương và quản lý hợp đồng lao động.
Phịng Kinh doanh: Gồm 1 Trưởng phịng và 12 nhân viên. Nhiệm vụ xây dựng và triển khai các kế hoạch sản xuất kinh doanh; Tham mưu về giá và quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng mua bán; Quản lý tiến độ cung ứng vật tư phục vụ sản xuất; Quản lý cơng tác xây dựng cơ bản và sửa chửa nhỏ trong cơng ty; Quản lý và điều vận đội xe của Cơng ty.
Phịng Kỹ thuật: Gồm cĩ 1 Trưởng phịng và 4 nhân viên, cĩ nhiệm vụ Quản lý cơng tác kỹ thuật của cơng ty về cơ điện lạnh, hoạt động sản xuất chế biến và hệ thống quản lý chất lượng HACCP.
2.1.2.3.Các bộ phận sản xuất
Nhà máy sản xuất nước đá cây Hịa An: Gồm 1 Quản đốc và 10 nhân viên, cĩ nhiệm vụ quản lý và tổ chức sản xuất nước đá cây bán cho các tầu đánh bắt thủy sản của ngư dân và phục vụ chế biến cho Nhà máy chế biến Thủy sản Hịa An.
Cửa hàng xăng dầu Đơng Tác: 1 Cửa hàng trưởng và 3 nhân viên, cĩ nhiệm vụ lên kế hoạch và tiếp nhận dầu bán cho các tàu cá của ngư dân tại cảng cá Đơng Tác; Thơng qua ngư dân nắm bắt tình hình sản lượng đánh bắt và giá cả báo về cho Giám đốc Cơng ty.
Trạm thu mua Phường 6: Gồm cĩ 1 Trưởng trạm và 20 nhân viên, cĩ nhiệm vụ thu mua và sơ chế, bảo quản ban đầu lượng thủy sản của bến cá Phường 6; Tổ chức kiểm tra chất lượng và mua thủy sản ở các bến Đơng Tác, Khánh Hịa, Bình Định và các nơi khác theo sự điều động của Giám đốc.
Ban giám đốc Cơng ty
nhiệm vụ kiểm tra và tiếp nhận nguyên liệu ở các trạm và nhân viên của Nhà máy mua về. Tổ chức bảo quản và chế biến nguyên liệu, bảo quản thành phẩm và giao thành phẩm xuất bằng đường hàng khơng cho chi nhánh TP.HCM hoặc hãng tàu theo sự điều động của Phịng Kinh doanh.
Chi nhánh TP.HCM: Gồm 1 Trưởng chi nhánh và 6 nhân viên, cĩ nhiệm vụ thực hiện thủ tục giao hàng xuất khẩu theo sự điều động của Cơng ty; Tổ chức sản xuất xưởng đĩng gĩi hồn chỉnh bằng đá lạnh khơ trước khi xuất bằng đường hàng khơng.
Hình 2.1- Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty.
Nguồn: Nội bộ- Phịng kế tốn Cơng ty TNHH XNK Vinh Sâm (03/2014)