CH¯¡NG 2: QUY TRÌNH THU MUA HÀNG THĀC PHÂM
2.2 Quy trình thāc hián mua hàng chi ti¿t căa Phòng thu mua t¿i Công ty D
– Concepts
BÁng 2.2 Quy trình thāc hián mua hàng chi ti¿t căa Phịng thu mua t¿i Cơng ty D1 – Concepts B°ác Nßi Dung Trách Nhiám Biểu MÅu 2.2.1 Yêu cÁu mua hàng:
Các phịng/ban có nhu cÁu mua hàng gửi
đà xu¿t và phòng Thu Mua.
+ NÁu nhu cÁu và NVL: Căn cÿ vào nhu cÁu và quá trình nghiên cÿu phát triển sÁn phÃm mãi, Chefs s¿ yêu cÁu NVL, sÁn phÃm sử dāng. Yêu cÁu NVL mãi, khuyÁn khích có đÁy đă các thơng tin: Quy cách, hình Ánh, món sử dāng (nÁu
có).
+ NÁu phát sinh nhu cÁu và CCDC, POSM, trang thiÁt bá: Sử dāng biểu mÅu: 01-BM/QTXPR. Các phịng/bá phÇn có nhu cÁu Đà xu¿t mua hàng (Biểu mÅu sá 01- BM/QTXLPR) 2.2.2 Phân lo¿i PR
NÁu yêu cÁu mua hàng thuác và CCDC, POSM, trang thiÁt bá tiÁn hành phân lo¿i PR theo quy trình <Quy trình phßi hÿp phân lo¿i và xử lý đÁ xu¿t mua hàng giÿa các bß phÇn=, sau đó chuyển qua B°ác 2.2.3. TM Quy trình phái hÿp phân lo¿i và xử lý đà xu¿t mua hàng giÿa các bá phÇn
2.2.3
Chọn NCC trong danh sách NCC đã có
trong há thßng hoặc tìm nhà NCC mái
Chọn các NCC trong danh sách NCC đã có trong há tháng và tìm thêm NCC mãi nÁu các NCC trong danh sách hián hành
không đáp ÿng yêu cÁu.
PM Biểu mÅu so sánh
giá NCC (Biểu
mÅu sá 01-
BM/QTQLG)
2.2.4
KhÁo giá, so sánh giá t¿i thãi điểm mua hoặc sử dāng giá căa NCC đã cam k¿t.
(Áp dụng với các mặt hàng mới).
+ Khảo giá: Sau khi chọn NCC, khÁo giá t¿i thåi điểm mua, nÁu các mặt hàng n¿m trong danh māc cam kÁt giá căa NCC thì bß qua b°ãc khÁo giá và so sánh giá. + So sánh giá: Thāc hián so sánh giá vãi biểu mÅu đính kèm. Và đ°ÿc quy đánh
nh° sau:
1, Đối với các mặt hàng có quy cách đặc biệt, sản phẩm độc quyền của NCC hoặc mua hàng của NCC theo chỉđịnh của các phòng ban khác: Thāc hián mua theo
NCC đác quyÃn hoặc NCC đã đ°ÿc chß đánh. Kiểm tra l¿i giá căa NCC chß đánh (nÁu cÁn).
2, Đối với các mặt hàng mua hàng theo ngân sách có sẵn: Thāc hián so sánh giá
mua vãi giá theo ngân sách, phÁi có xác nhÇn căa phịng ban đã đ°ÿc duyát ngân sách.
3, Đối với các mặt hàng có giá trị lớn,
ảnh hưởng tới hệ thống và không thuộc
trường hợp (1), (2): Thāc hián so sánh giá ít nh¿t (03) NCC. PM Biểu mÅu so sánh giá NCC (Biểu mÅu sá 01- BM/QTQLG)
2.2.5
Duyát mÅu
+ Đối với NVL mới : T¿t cÁ mÅu s¿ đ°ÿc
duyát bỗi chefs, hoặc nhà hàng hoặc quÁn lý quÁy bar ( các mặt hàng đã uáng). + Đối với mặt hàng POSM, in ấn: Ng°åi
duyát mu l trỗng phòng Marketing, CEO, COO, hoặc quÁn lý nhà hàng ( nÁu cÁn).
+ CCDC, trang thiết bị: Ng°åi duyát mÅu
là ng°åi yêu cu, trỗng bá phÇn, phịng
ban (nÁu cÁn).
NÁu khơng dut trỗ và B°ác 2.2.3.
1.PM 2.Chefs 3.Phịng ban/bá phÇn u cÁu
PhiÁu duyát mÅu ( Biểu mÅu sá 01- BM/QTMH)
2.2.6
ThÃm tra dây truyÁn sÁn xu¿t và hás¢
VS.ATTP (Áp dụng cho tất cả mặt hàng
NVL mới).
+ Nhân viên thu mua yêu cÁu t¿t cÁ các NCC phÁi gửi đÁy đă Hã s¢ CBCL, kÁt quÁ kiểm nghiám còn thåi h¿n tr°ãc khi mua hàng. NÁu cÁn thiÁt phÁi thÃm tra dây truyÃn sÁn xu¿t căa NCC.
+ Các mặt hàng còn lại bỏqua bước này.
TM HS.CBCLSP Gi¿y kiểm nghiỏm, hós nh mỏy (nu cú) Duyỏt NCC a.òi vỏi NVL mái: Bá hã s¢ xét duyát NCC bao gãm: + Đà xu¿t mỗ NCC mãi
+ PhiÁu đánh giá s¢ bá NCC
+ BÁng so sánh giá NCC. (Áp dāng đái vãi viác chuyển đåi NCC mãi cho nhÿng mặt hàng đac có trong há tháng)
b.CCDC, POSM, trang thi¿t bå:
1.TM 2.BOM 1. ĐÃ xu¿t mỗ mó NCC mãi (Biểu mÅu sá 02- BM/QTMH) 2. PhiÁu đánh giá s¢ bá NCC (Biểu mÅu sá 03- BM/QTMH) 3.Biểu MÅu so sánh giá NCC ( Biểu mÅu sá 01- BM/QTQLG)
2.2.7 + Đối với các mặt hàng thuộc danh mục
thông thường ( Normal PR) và khẩn cấp
( Urgent PR). Bộ hồ sơ xét duyệt bao
gồm:
1, ĐÃ xu¿t mua hàng ( Biểu mÅu sá 01-
BM/QTXLPR) 2, Báo giá NCC
+ Đối với các mặt hàng thuộc danh mục
định kỳ, bộ hồsơ xét duyệt bao gồm:
1, Báo cáo tãn kho và đà xu¿t mua hàng ( Biểu mÅu sá 02-BM/QTXLPR)
2, BÁng so sánh giá NCC (Nếu NCC nằm
trong danh sách đã được phê duyệt thì bỏ
qua các biểu mẫu này).
NÁu khơng dut trỗ và B°ác 2.2.3.
4. ĐÃ xu¿t mua
hàng (Biểu mÅu sá 01-BM/QTXLPR) 5.Báo cáo tãn kho
và đà xu¿t mua hàng ( Biểu mÅu sá 02- BM/QTXLPR) 2.2.8 Ti¿n hành ký hÿp đáng + NVL: Sau 02 tháng mua hàng tiÁn hành ký hÿp đãng nguyên tÉc hoặc HD mua bán.
+ CCDC, POSM, Trang thiết bị:
Ký duyát hÿp đãng mua bán nÁu đ¢n hàng có giá trá tā 20 triáu trỗ lên ( Tr°ång hÿp cơng ty có hÿp đãng nguyên tÉc vói NCCthỡ chò cn Ân t hng l ).
Lu ý: Hợp đồng trình ký phải được kính kèm bộ hồsơ Duyệt NCC. 1.TM 2.BOM 1.Hÿp đãng nguyên tÉc 2.Hÿp đãng mua bán 2.2.9 T¿o mã hàng và giá trên há thßng
+ Sau khi đ°ÿc phê duyát NCC, nhân
viên PTM gửi thông tin yêu cÁu t¿o mã, giá, và NCC cho phịng KÁ tốn.
Các mặt hàng thuộc danh mục: POSM bß
qua b°ãc này.
1.TM 2.KT
2.2.10
T¿o PO và gửi đ¢n hàng
Nếu hàng mặt hàng thuộc danh sách NVL :
+ NÁu là mặt hàng thuác danh māc t°¢i, sáng, rau că quÁ: hàng ngày vào lúc 14h chiÃu, nhân viên thu mua thāc hián t¿o PO trên há tháng phÁn mÃm và gửi cho
NCC tr°ãc 16h. NCC s¿ giao hàng vào
sáng hôm sau.
+ Các mặt hàng NVL khác: các đ¢n hàng
đ°ÿc gửi cho NCC vào thÿ 2 và thÿ 5.
NCC giao hàng vào thÿ 5 và thÿ 2 t°¢ng ÿng. Các mặt hàng cịn lại, thực hiện theo Quy trình Phối hợp phân loại và xửlý đề xuất mua hàng giữa các bộ phận đang có hiệu lực áp dụng. TM PO trên há tháng phÁn mÃm 2.2.11 NhÇn hàng và nhÇp kho + BÁp và nhà hàng có trách nhiám kiểm tra và nhÇn hàng theo đúng < Quy đánh và nhÇp hàng= căa cơng ty và cùng ký xác nhÇn trên PO hoặc phiÁu giao hàng. + BÁp/ nhà hàng có trách nhiám thāc hián thao tác nhÇn hàng, nhÇp kho trên há tháng phÁn mÃm.
1.TM 2.Chefs
3.NH Quy đánh nhÇn
hàng
2.2.12 Thu thÇp chÿng tā làm thanh tốn cho NCC
Thāc hián viác thu thÇp chÿng tā thanh
tốn theo <Quy trình thanh tốn= căa
phịng KÁ tốn.
TM Quy trình thanh tốn đã ban hàng
căa Phịng KÁ toán