Mục tiêu:
Sau khi học xong phần này, người học có thể:
❖ .Trình bày khái niệm và ý nghĩa của dự toán
❖ Liệt kê các loại dự toán
❖ Trình bày được các mơ hình lập dự tốn
Bài học
1. Khái niệm và ý nghĩa dự toán
a. Khái niệm dự tốn (budgeting)
> Dự tốn là những tính tốn, dự kiến, phối họp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được thể hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu cả về số lượng và giá trị.
b. Ỷ nghĩa dự toán:
> Dự toán là co sở để triển khai hoạt động, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng quản lý tại doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.
> Dự toán giúp doanh nghiệp phối họp sử dụng khai thác tốt họn các nguồn lực, các hoạt động, các bộ phận để đảm bảo hon cho mục tiêu của doanh nghiệp.
> Dự tốn cịn là co sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro trong hoạt động.
> Ngoài ra dự tốn cịn là co sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản trị.
2. Các loại dự toán ngân sách
a. Dự toán ngân sách dài hạn và dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách cịn gọi là dự tốn nguồn tài chính, được lập dưới hai hình thức ngắn hạn và dài hạn.
Dự toán ngân sách ngắn hạn cịn được gọi là là dự tốn ngân sách chủ đạo (master budget).
Đây là dự toán ngân sách được lập cho kỳ kế hoạch 1 năm và được chia từng thời kỳ ngắn hon là quý, tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn thường hên quan đến các hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi... Đây cũng chính là dự tốn nguồn tài chính năm của doanh nghiệp.
Dự tốn ngân sách dài hạn cịn gọi là dự tốn ngân sách vốn (capital budget), đây là dự toán
được lập liên quan đến nguồn tài chínhcho đầu tư, mua sắm dài hạn, loại tài sản tham gia hoạt động trong nhiều năm. Do vậy đặc điểm co bản của dự toán ngân sách dài hạn là lọi nhuận dự kiến lớn, thời gian thu hồi vốn dài, độ rủi ro cao.
b. Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt.
Dự toán ngân sách tĩnh là dự toán ngân sách được lập theo một mức độ hoạt động nhất định.
Như vậy dự toán ngân sách tĩnh chỉ thiết lập những dự kiến, nguồn lực để đảm bảo các giao dịch của doanh nghiệp ở một mức độ hoạt động nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó việc lập dự tốn ngân sách tĩnh tưong đối đon giản nhưng không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau như khi doanh nghiệp điều chỉnh quy mô hoạt động cho phù họp với thực tế.
Dự toán ngân sách lỉnh hoạt là dự toán ngân sách được lập tưong ứng với nhiều mức độ hoạt
động khác nhau. Thơng thường dự tốn linh hoạt được lập ở ba mức độ hoạt động bình
thường, mức độ hoạt động khả quan và mức đơ hoạt động bất lọi nhất. Dự tốn ngân sách linh hoạt do lập ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau nên đò hỏi phải cân đối, tính tốn phức tạp. tuy nhiên dự tốn linh hoạt cung cấp cho nhà quản trị nhiều thơng tin để ứng phó với nhiều tình huống kinh doanh.
3. Các mơ hình lập dự tốn
a. Mồ hình thơng tin 1 xuống
Các chỉ tiêu được ban quản lý cấp trên đưa xuống cấp dưới, cụ thể: Ban quản lý cấp cao nhất đưa ra các chỉ tiêu và xét duyệt thông qua cho các cấp quản lý trung gian, trên co sở đó quản lý cấp trung gian xét duyệt và thông qua cho quản lý cấp co sở. Mơ hình này thơng tin chỉ có 1 chiều từ trên xuống, phù họp cho việc áp dụng tại các đon vị có quy mơ nhỏ, ít sự phân cấp về quản lý.
Nhược điểm của mơ hình này là mang tính áp đặt của quản lý cấp cao cho cấp duới, dễ gây ra sự bất bình vì họ nghĩ rằng khó thực hiện được.
Mơ hình thơng tin 1 xng
b. Mồ hình thơng tin 2 xuống 1 lên
Việc lập dự tốn theo mơ hình này gồm các bước sau:
Bước 1: Các chỉ tiêu dự toán dự thảo được ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp phân xuống các cấp trung gian. Trên co sở đó các cấp quản lý trung gian phân xuống cho các cấp co sở.
Bước 2: Các bộ phận quản lý cấp co sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự toán dự thảo này, kết họp với nguồn lực và điều kiện hiện có của đon vị mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện của đon vị mình và bảo vệ trước quản lý cấp trung gian.
Bước 3: Quản lý cấp trung gian tổng họp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận quản lý cấp co sở kết họp với tầm nhìn về tổng thể hoạt động của cấp co sở để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện được của bộ phận mình và bảo vệ trước quản lý cấp cao.
Bước 4: Quản lý cấp cao trên co sở tập họp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận quản lý cấp trung gian kết họp với tầm nhìn tổng quát về hoạt động chung của toàn doanh nghiệp hướng các bộ phận đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Qua đó quản lý cấp cao sẽ xét duyệt các chỉ tiêu dự toán của các cấp trung gian và các quản lý cấp trung gian sẽ xét duyệt các chỉ tiêu dự toán các bộ phận cấp co sở.
Ưu điểm của mơ hình này là tập trung được trí tuệ của nhiều cấp khác nhau vào việc lập dự tốn, vừa kết họp được tầm nhìn tổng qt của quản lý cấp cao với khả năng thực tế cụ thể từ quản lý cấp trung gian và các cấp co sở.
t t
Mơ hình thơng tin 2 xuống 1 lên
c. Mồ hình thơng tin 1 lên 1 xuống
Các cấp cơ sở căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự tốn trình cấp trung gian xét duyệt. Quản lý các cấp trung gian tổng họp các chỉ tiêu dự tốn bộ phận mình và trình quản lý cấp cao phê duyệt. Quản lý cấp cao tổng họp các chỉ tiêu này và cân đối để huớng các bộ phận thực hiện mục tiêu chung của đơn vị và thơng qua dự tốn cho các cấp trung gian. Trên cơ sở các chỉ tiêu dự toán đã đuợc phê duyệt này, quả lý các cấp trung gian thơng qua dự tốn cho các cấp cơ sở.
Nhuợc điểm của mơ hình này là dự tốn đuợc lập xuất phát từ cấp cơ sở nên họ thuờng lập chỉ tiêu dự toán duới mức khả năng của mình để dễ dàng thực hiện đuợc.
Mơ hình thơng tin 1 lên 1 xuông
NỘI DUNG 2 : ĐỊNH MỨC CHI PHÍ'
Mục tiêu
Sau khi học xong phần này, người học có thể:
❖ Trình bày được khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí.
* ĩ* Liệt kê các loại định mức chi phí
* ĩ* Xây dựng được định mức chi phí.
Bài học:
1. Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí
a. Khái niệm
Định mức chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đon vị sản phẩm dịch vụ ở điều kiện nhất định.
b. Ỷ nghĩa định mức chi phí
- Là co sở để xây dựng dự toán ngân sách hoạt động hàng năm. - Là co sở giúp các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí. - Tạo điều kiện đon giản hon trong cơng tác kế tốn chi phí.
2. Các loại định mức chi phí
Neu căn cứ vào khả năng ứng dụng trong hoạt động, định mức chi phí được chia thành định mức lý tưởng và định mức thực tế (đã đề cập ở chưong phân tích biến động chi phí)
3. Phưong pháp xây dựng định mức chi phí
Định mức chi phí của một sản phẩm, dịch vụ được xây dựng từ hai yếu tố là định mức về lượng và định mức về giá.
Định mức về lượng (a quantity standard): Phản ánh số lượng các đon vị đầu vào như vật tư, lao động, máy móc thiết bị... để thực hiện một đon vị sản phẩm dịch vụ đầu ra.
Định mức giá (a price standard): Phản ánh mức giá bình qn để đảm bảo có được một đơn vị lượng đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh như mức giá 1 đơn vị vật tư, mức gái 1 đơn vị lao động, mức giá 1 đơn vị thời gian máy móc thiết bị.
Định mức chi phí = s Định mức lượng X Định mức giá Để xây dựng định mức chi phí có thể sử dụng một trong hai phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp thong kê kỉnh nghiệm .
Phương pháp này dựa trên cơ sở thống kê từ thực tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc thu thập từ đơn vị khác.
- Lượng định mức dựa vào số liệu thống kê bình quân các yếu tố đầu vào các kỳ sản xuất kinh doanh để tạo ra một sản phẩm đầu ra.
- Giá định mức dựa vào giá bình quân thống kê ở những kỳ trước, mức biến động giá, tình hình thị trường, mức tồn kho hiện tại.
Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các sản phẩm đã được sản xuất kinh doanh.
Phương pháp phân tích kỉnh tế kỹ thuật.
Dựa trên cở sở phân tích kinh tế kỳ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình cơng nghệ sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất... và mức giá thị trường. Phương pháp này thường áp dụng để xây dựng định mức cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất kinh doanh. Đây là phương pháp phức tạp đòi hỏi người thực hiện phải am hiểu về mặt kỳ thuật lẫn kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
4. Hệ thống định mức chi phí
- Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp. - Định mức chi phí sản xuất chung. - Định mức chi phí bán hàng.
- Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
NỘI DUNG 3 : HỆ THỐNG Dự TOÁN NGÂN SÁCH HÀNG NÃM.
Mục tiêu
Sau khi học xong phần này, người học có thể:
*ĩ* Lập được các dự toán cơ bản trong hệ thống dự toán ngân sách hàng năm của một
doanh nghiệp
Bài học:
1. Mối quan hệ giữa các dự toán trong hệ thống dự toán
Hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hàng năm của doanh nghiệp bao gồm các dự toán bộ phận sau:
- Dự toán tiêu thụ và lịch thu tiền - Dự toán sản xuất
- Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và lịch thanh tốn tiền - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
- Dự tốn chi phí bán hàng
- Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự tốn kết quả kinh doanh
- Dự toán thu chi tiền mặt - Dự toán bảng cân đối kế toán
Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hàng năm được thể hiện qua sơ đồ sau:
Dự toán bảng cân đối kế toán
- Dự toán tiêu thụ được lập đầu tiên, là cơ sở để lập dự toán sản xuất hay dự tốn mua hàng và dự tốn chi phí bán hàng để đảm bảo đáp ứng nhu cầu bán hàng. - Từ dự toán sản xuất, xây dựng dự toán các khoản mục dự tốn chi phí ngun vật liệu
trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự toán chi phí nhân cơng và dự tốn chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yếu tố đầu vào phục vụ sản xuất.
- Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, tiến hành lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho q trình quản lý tồn doanh nghiệp.
- Từ các dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp và lịch thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, kế toán sẽ lập dự toán thu - chi tiền và huy động thêm nếu lượng tiền khơng đủ cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Ngược lại nếu lượng tiền thừa khơng sử dụng hết thì sẽ có kế hoạch mang đi đầu tư sinh lợi.
- Tổng họp các dự toán toán trên, kế toán sẽ lận dự toán kết quả kinh doanh và sau cùng là dự toán bảng cân đối kế toán.
2. Các dự toán ngân sách hoạt động cơ bản hàng năm của một doanh nghiệp
2.1 Dự tốn tiêu thụ
Là dự tốn quan trọng vì có ý nghĩa lớn đến định hướng các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy dự tốn tiêu thụ cần được lập một cách chính xác, phù hợp với tình hình thực tế và khả năng của doanh nghiệp.
Cơ sở để lập một dự toán tiêu thụ bao gồm các thơng tin: - Tình hình tiêu thụ của những kỳ trước
- Chính sách giá của sản phẩm - Chính sách quảng cáo, khuyến mãi
- Chính sách của nhà nước và những ảnh hưởng khác ... Dự toán tiêu thụ gồm 2 phần: dự toán doanh thu và dự toán thu tiền. Trong đó:
Dự tốn doanh thu=Dự tốn số lượng sp tiêu thụ X Đơn giá bán Và:
Dự toán tiền thu vào = Dự toán số tiền thu nợ kỳ + Dự toán số tiền thu nợ
trong kỳ trước trong kỳ
Bảng 1 - Dự toán doanh thu
Chỉ tiêu Quý Cả năm
(1): Căn cứ vào số dự báo tiêu thụ trong năm
(2): Lấy từ chính sách giá của cơng ty năm kế hoạch (3):(l)x(2)
(4): ước tính theo tỷ lệ với doanh thu dựa trên số thống kê hàng năm. (5): (3)-(4)
1. Sản luọng bán dự kiến 2. Đon giá bán
3. Doanh thu dự toán (l)x(2) - Tiền mặt
- Bán chịu
4. Khoản giảm trừ 5. Doanh thu thuần
Bảng 2 - Dự toán thu tiên
Chỉ tiêu Quý Cả năm
1 2 3 4
1. Tống doanh thu 2. Thu tiền mặt 3. Thu nọ quý truớc
4. Tống tiền thu đuọc (2) + (3) 5. Nọ khó địi
(1): Lấy từ bảng 1
(2): Doanh thu quý này X Tỷ lệ thu tiền ngay
(3): Doanh thu quý truớc X (Tỷ lệ nọ - Tỷ lệ nọ khó địi) (4): =(2)+(3)
(5): Doanh thu X Tỷ lệ nọ khó địi
Luyện tập 1: Tại doanh nghiệp ABC có kế hoạch số luọng sản phẩm tiêu thụ sản phẩm z
trong năm 201 x+l nhu sau: Quý 1: lO.OOOsp Quý 2: 12.000sp - Quý 3: 15.000sp - Quý 4: 17.000sp
Chính sách cơng nợ dự kiến 60% bán hàng thu tiền ngay, 40% bán chịu sẽ thu vào q sau. Dự phịng nợ phải thu khó địi 2%.
Biết rằng nợ phải thu của quý 4/201X là 120.000.000 đồng, đơn giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ là 105.000 đồng/sản phẩm.
Yêu cầu: Lập kế hoạch tiêu thụ và lịch thu tiền cho năm 201X+1
2.2 Dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ và đảm bảo mức tồn kho tối thiểu cho quá trình tiêu thụ đuợc hên tục. Mức tồn kho tối thiểu phụ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất sản phẩm. Thông thuồng mức tồn kho tối thiểu đuợc xác định theo tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ kỳ sau.
Bảng 3 - Dự toán sản xuất
Dự toán sản Dự toán sản phẩm Dự toán sản phẩm Dự toán sản phẩm
xuất sản phẩm tiêu thụ tồn kho cuối kỳ tồn kho đầu kỳ
Đối với doanh nghiệp thuơng mại thì lập dự tốn mua hàng và lịch thanh toán tiền.
Chỉ tiêu Quý Cả năm
1 2 3 4
1. Khối lượng sp tiêu thụ 2. Nhu cầu sp tồn kho cuối kỳ 3. Tống nhu cầu sp (1 )+(2) 4. Sản phẩm tồn kho đầu kỳ 5. Nhu cầu sp sản xuất (3)-(4)
Dự toán mua hàng và lịch thanh toán tiền: