2.1. Khỏi quỏt chung về Cụng ty cổ phần bao bỡ Cửu Long
2.1.5 Tổ chức hệ thống kếtoỏn tại Cụng ty cổ phần bao bỡ Cửu Long
2.1.5.1 Cỏc chớnh sỏch kế toỏn
Cỏc chớnh sỏch kế toỏn được ỏp dụng tại Cụng ty như sau:
-Chế độ kế toỏn mà cụng ty đang ỏp dụng đú là Chế độ kế toỏn theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
-Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
-Nguyờn tắc ghi nhận Hàng tồn kho:
Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giỏ gốc
Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: PP bỡnh quõn gia quyền
Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: kờ khai thường xuyờn
-Nguyờn tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Nguyờn tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyờn giỏ
PP tớnh khấu hao TSCĐ: PP khấu hao theo đường thẳng
-Nguyờn tắc ghi nhận doanh thu: Theo chuẩn mực kế toỏn số 14
-Cụng ty tớnh và nộp thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ.
-Niờn độ kế toỏn là 1 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toỏn tiền mặt, kế toỏn TSCĐ, kế toỏn CCDC phõn bổ dần và thanh toỏn tạm ứng... Kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm Kế toỏn bỏn hàng, theo dừi cụng nợ phải thu, kế toỏn tiền gửi ngõn hàng... Kế toỏn hàng tồn kho, theo dừi cụng nợ phải trả người bỏn và kế toỏn thuế... Thủ quỹ kiờm kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Cụng ty là Việt Nam đồng.
-Hỡnh thức sổ kế toỏn mà Cụng ty ỏp dụng: Nhật ký chung.
2.1.5.2 Tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung và sử dụng cỏc loại sổ kế toỏn chủ yếu: Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt, sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Sơ đồ 19 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ : Kiểm tra đối chiếu
Chứng từ gốc (Bảng kờ chứng từ gốc) Mó húa chứng từ Nhật ký chuyờn dựng Sổ kế toỏn chi tiết Nhật ký chung
Sổ Cỏi hợp chi tiếtBảng tổng
Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đều phải ghi sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian và đỳng nội dung kinh tế của nghiệp vụ, sau đú lấy số liệu trờn sổ Nhật ký chung để chuyển ghi sổ Cỏi cỏc tài khoản theo nghiệp vụ phỏt sinh (Trường hợp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh nhiều cú cựng nội dung thỡ hàng ngày cú thể ghi qua cỏc sổ Nhật ký chuyờn dựng, cuối thỏng lấy dũng tổng cộng để ghi vào Sổ Cỏi tài khoản liờn quan). Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn sổ Cỏi, lập bảng Cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
2.1.5.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn
Hệ thống chứng từ kế toỏn được dựng để chứng minh tớnh hợp phỏp của việc hỡnh thành cỏc nghiệp vụ kinh tế của Cụng ty, phản ỏnh kịp thời trạng thỏi và sự biến động của đối tượng hạch toỏn đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toỏn. Hệ thống chứng từ kế toỏn được tổ chức ở Cụng ty theo hệ thống chứng từ kế toỏn bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toỏn hướng dẫn.
+Cỏc loại chứng từ sử dụng:
-Chứng từ về tiền mặt, tiền gửi: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toỏn, ủy nhiệm chi (Lệnh chi), Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, sộc...
-Chứng từ về bỏn hàng: Hợp đồng bỏn hàng, húa đơn GTGT, húa đơn kiờm phiếu xuất kho, biờn bản bàn giao hàng húa, biờn bản bự trừ cụng nợ, biờn bản đối chiếu cụng nợ...
-Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu kiểm kờ vật tư...
-Chứng từ về tài sản cố định: Biờn bản giao nhận tài sản cố định, biờn bản thanh lý tài sản cố định, hợp đồng mua bỏn TSCĐ, Bảng trớch khấu hao TSCĐ,...
-Chứng từ về tiền lương: Bảng chấm cụng, phiếu bỏo làm thờm giờ, bảng phõn bổ tiền lương, bảng trớch cỏc khoản bảo hiểm theo lương...
Quy định về lập chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều cần lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Nội dung chứng từ kế toỏn phải đầy đủ cỏc chỉ tiờu, rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Chữ viết trờn chứng từ khụng tẩy xúa, khụng viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toỏn phải được lập đủ số liờn quy định, cú đầy đủ chứ ký rừ ràng. Tất cả cỏc chữ ký trờn chứng từ kế toỏn đều phải ký bằng bỳt bi hoặc bỳt mực, khụng được dựng bỳt đỏ hay bỳt chỡ. Và chữ ký của một người phải thống nhất với chữ ký đó đăng ký theo quy định.
Việc lựa chọn chứng từ ưu tiờn để ghi sổ hay vào phần mềm như sau: Chứng từ ngoại tệ ưu tiờn hơn so với chứng từ VND
Chứng từ tiền mặt ưu tiờn hơn so với chứng từ tiền gửi ngõn hàng Nếu chuyển tiền giữa hai ngõn hàng thỡ giấy bỏo nợ ưu tiờn hơn giấy bỏo cú.
Quy định về luõn chuyển chứng từ
Chứng từ gốc do cụng ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn của cụng ty, cỏc kế toỏn viờn phụ trỏch phần hành càn phải kiểm tra kỹ cỏc chứng từ đú, và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh là đỳng thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn.
- Lập ra chứng từ kế toỏn và phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào chứng từ
- Kiểm tra chứng từ
- Ghi sổ
- Lưu trữ chứng từ
Trỡnh tự và thời gian luõn chuyển chứng từ được quy định như sau:
+Chứng từ thu-chi:
Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đó được duyệt, kế toỏn thanh toỏn lập phiếu thu, chi theo mẫu quy định.
Phiếu thu, chi được coi là hợp lệ khi đó ghi đầy đủ cỏc nội dung in trờn phiếu và cú đầy đủ cỏc chữ ký của Giỏm Đốc hoặc người được ủy quyền, kế toỏn trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền.
Phiếu thu-chi được lập thành 03 liờn:
- Liờn 1(liờn chớnh) chuyển cho thủ quỹ để xỏc nhận cụng việc và làm cơ sở đối chiếu với kế toỏn tiền mặt.
- Liờn 2 giao cho người nộp hay người nhận tiền
- Liờn 3 được lưu giữ tại cuống và là căn cứ để ghi sổ kế toỏn
Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp cỏc phiếu thu, chi đó thực hiện (hoặc lập bảng kờ giao nhận chứng từ nếu khối lượng phỏt sinh nhiều) để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toỏn.
Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phũng kế toỏn cụng ty và do người trực tiếp phụ trỏch phần hành (phần việc) này chịu trỏch nhiệm bảo quản.
Nguyờn tắc tạm ứng và thanh toỏn:
Người nhận tạm ứng phải là cụng nhõn viờn trong cụng ty, tiền tạm ứng cho mục đớch gỡ phải sử dụng cho mục đớch đú, khụng được chuyển giao tiền tạm ứng cho người khỏc. Sau khi hoàn thành cụng việc, người nhận tạm ứng
phải lập bản thanh toỏn tạm ứng đớnh kốm cỏc chứng từ gốc để thanh toỏn ngay. Số tạm ứng chi khụng hết phải nộp lại quỹ đỳng hạn quy định.
Phải thanh toỏn dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng kỳ sau.
+ Chứng từ ngõn hàng:
Sổ phụ ngõn hàng, giấy bỏo nợ, bỏo cú,.. là chứng từ kế toỏn dựng để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế vào sổ sỏch kế toỏn cũng như làm cơ sở để đối chiếu với ngõn hàng khi cú phỏt sinh chờnh lệch. Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ liờn quan đến ngõn hàng, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, kế toỏn phần hành liờn hệ ngõn hàng để làm thủ tục. Định kỳ cuối mỗi thỏng tiến hành đối chiếu số dư với ngõn hàng để kịp thời phỏt hiện chờnh lệch để điều chỉnh.
Chứng từ ngõn hàng do kế toỏn phụ trỏch nghiệp vụ ngõn hàng chịu trỏch nhiệm lưu giữ và bảo quản
+Chứng từ nhập-xuất kho vật tư, hàng húa:
Theo quy định của cụng ty, chứng từ nhập-xuất kho vật tư, hàng húa do phũng kinh doanh lập trờn cơ sở phiếu đề nghị xuất vật tư hoặc húa đơn bỏn hàng,… đối với hàng húa xuất kho hoặc phiếu đề nghị nhập lại vật tư, húa đơn của người bỏn đối với hàng húa nhập kho.
Phiếu nhập, xuất kho được chia thành 3 liờn:
- Liờn 1: Liờn chớnh cú đớnh kốm chứng từ gốc giao cho phũng kế toỏn làm cơ sở thanh toỏn và ghi sổ kế toỏn
- Liờn 2: Giao cho thủ kho để làm cơ sở nhập, xuất vật tư và ghi sổ, thẻ kho
- Liờn 3: Lưu giữ tại cuống lưu
Cuối ngày (hoặc định kỳ 3-5 ngày), thủ kho tập hợp chứng từ nhập, xuất kho (hoặc lập bảng kờ tổng hợp chứng từ) tiến hành đối chiếu số lượng vật tư
hàng húa đó nhập, xuất kho với kế toỏn phụ trỏch theo dừi vật tư, hàng húa đồng thời bàn giao lại chứng từ này để kế toỏn lưu giữ.
Hàng thỏng, sau khi tiến hành kiểm kờ, đối chiếu giữa số thực tế tồn kho và số liệu ghi trờn sổ sỏch kế toỏn, xỏc định chờnh lệch và tỡm nguyờn nhõn để cú biện phỏp xử lý, phũng kinh doanh bàn giao lại toàn bộ cựi lưu của chứng từ nhập xuất kho để phũng kế toỏn tổ chức đưa vào lưu trữ.
Phiếu nhập xuất kho được coi là hợp lệ khi đó ghi đầy đủ nội dung in trờn phiếu và cú đầy đủ cỏc chữ ký trưởng hoặc phú phũng kinh doanh, thủ kho, người nhận hoặc người giao hàng.
Nếu mua vật tư, hàng húa nhập kho cụng ty, khi thanh toỏn phải chuyển giao toàn bộ bản chớnh, húa đơn mua hàng, húa đơn VAT để làm cơ sở thanh toỏn và giải trỡnh với cỏc cơ quan chức năng khi cần thiết, phũng kinh doanh chỉ giữ lại bản photocopy của bộ chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bộ.
+Húa đơn bỏn hàng
Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn sau khi đối chiếu phũng kế toỏn lập húa đơn bỏn hàng (GTGT) ghi rừ số lượng, giỏ trị cũng như cỏc thụng tin cõn thiết khỏc.
Sử dụng húa đơn như sau:
Thời điểm lập húa đơn: Tựy thuộc vào yờu cầu của khỏch hàng để xuất húa đơn. Khi lập húa đơn phải phản ỏnh đầy đủ cỏc nội dung, chỉ tiờu in sẵn trờn mẫu húa đơn, trường hợp viết sai cần hủy bỏ húa đơn thỡ gạch chộo để hủy bỏ.
Húa đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số bộ tới số lớn. Húa đơn bỏn hàng được lập thành 3 liờn:
- Liờn 1: Lưu tại cuống
- Liờn 3: Gửi phũng kế toỏn để làm cơ sở thu tiền, khai bỏo doanh thu và lập tờ khai thuế GTGT hàng thỏng
Phương phỏp tớnh giỏ thành sản phẩm: Phương phỏp phõn bổ theo nguyờn vật liệu trực tiếp.
Cỏch tớnh giỏ thành:
+ Trường hợp khụng cú sản phẩm dở dang hoặc ớt và ổn định thỡ khụng cần tổ chức đỏnh giỏ, lỳc này tổng số chi phớ đó tập hợp được trong kỳ cho từng đối tượng cũng bằng giỏ thành của sản phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ hoàn thành trong kỳ.
Cụng thức tớnh:
Tổng giỏ thành = tổng chi phớ sản xuất phỏt sinh trong kỳ
Tổng giỏ thành Giỏ thành đơn vị=
Số lượng thành phẩm hoàn thành
+ Trường hợp cuối kỳ cú nhiều sản phẩm làm dở, khụng ổn định, thỡ cần tổ chức đỏnh giỏ lại theo cỏc phương phỏp thớch hợp.
Z=Ddk + C – Dck Trong đú: Z: Giỏ thành Ddk: Dở dang đầu kỳ C: Chi phớ Dck: Dở dang cuối kỳ
2.1.5.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Hệ thống tài khoản Cụng ty ỏp dụng được xõy dựng trờn cơ sở Hệ thống tài khoản kế toỏn hiện hành được quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn doanh nghiệp.
Hỡnh 1: Danh mục tài khoản kế toỏn
2.1.5.5 Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Áp dụng theo chế độ kế toỏn hiện hành ở Việt Nam, bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty bao gồm:
-Bảng Cõn đối kế toỏn - Mẫu số B01-DNN
-Bảng Cõn đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN
-Bỏo cỏo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN
-Bỏo cỏo Lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DNN
-Bản Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh - Mẫu số B09-DNN
*Phần mềm kế toỏn sử dụng:
Cụng ty cổ phần bao bỡ Cửu Long ỏp dụng kế toỏn mỏy vào hạch toỏn và sử dụng phần mềm kế toỏn FAST 2010. Đõy là màn hỡnh giao diện của phần mềm, từ đõy sẽ vào cỏc phõn hệ để cập nhật số liệu cho từng phần hành cụ thể:
Hỡnh 2: Giao diện màn hỡnh của phần mềm Fast 2010