1.1.2.1 .khỏi niệm, bản chất Chi phớ sản xuất
2.1. Đặc điểm tỡnh hỡnh chung tai cụngty cổ phần điện lạnh
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý sản xuõt kinh doan hở cụng
cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN.
* Loại hỡnh cụng ty : Cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh Cụng ty cổ phần * Sơ đồ bộ mỏy cụng ty :
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty.
Mua vật tư, bố trớ nhõn cụng Nhận thầu Tổ chức thi cụng xõy lắp cụng trỡnh Nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh Thanh toỏn Lập kế hoạch
(Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh)
Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban trong cụng ty
*Ban giỏm đốc : 1 Giỏm đốc và 1 Phú giỏm đốc
*Giỏm đốc – kĩ sư Trần Quyết Thắng : Là người quyết định cỏc phương ỏn kinh doanh cỏc nguồn tài chớnh và chịu trỏch nhiệm về mọi mặt trước Cụng ty, trước phỏp luật về quỏ trỡnh hoạt động của Xớ nghiệp
*Phú giỏm đốc – Kĩ sư Trần Hữu Đồng : Là người cú quyền chỉ đạo, theo dừi, kiểm tra, giải quyết cỏc vấn đề về Tài chớnh cho Cụng ty, tham mưu cho Giỏm đốc về kế hoạch vay vốn ngõn hàng, bảo quản vật tư, kiểm tra sử dụng bảo quản cỏc loại vật tư, tiền vốn, phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dừi thực hiện kế hoạch phục vụ cho cụng tỏc thống kờ và thụng tin kinh tế. Giỳp cho giỏm đốc thấy rừ được mọi hoạt động của Cụng ty, trực tiếp điều hành, quản lý mọi hoạt động của Xớ nghiệp về kĩ thuật và thi cụng cụng trỡnh.
* Phũng thiết kế kĩ thuật : cú nhiệm vụ giỳp Giỏm đốc Cụng ty thực hịờn nhiệm vụ kỹ thuật thi cụng xem xet chỉnh sửa hệ thống kĩ thuật, lập cỏc quy trỡnh cụng nghệ sản xuất, sản xuất thử cỏc mẫu chào hàng, quản lý cụng tỏc an toàn thiết bị.
* Phũng quản lý thi cụng : Tham mưu cho Giỏm đốc Cụng ty tổ chức triển khai, chỉ đạo cụng tỏc kỹ thuật thi cụng, quản lý chất lượng, tiến độ cụng trỡnh, quản lý thiết bị xe mỏy thi cụng.
*Phũng tài chớnh kế toỏn :
- Tham mưu cho Giỏm đốc Cụng ty tổ chức triển khai thực hiện đồng thời tiến hành kiểm tra, kiểm soỏt toàn bộ cụng tỏc tài chớnh, thụng tin kinh tế và hạch toỏn của cụng ty một cỏch kịp thời, chớnh xỏc theo chế độ chớnh sỏch hiện hành của nhà nước BAN GIÁM ĐỐC Phũng thiết kế kỹ thuật Phũng quản lý thi cụng Đội lăp đặt thiết bị 1 Đội lắp đặt điện Đội lắp đặt ống giú Đội lắp đặt ống nước Phũng tài chớnh kế toỏn Phũng kế hoạch vật tủ Đội lắp đặt thiết bị 2 Trung tõm bảo hành Đội thi cụng điện mỏy Đội thi cụng cơ khớ Xương chế tạo
- Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ cụng tỏc kế toỏn cho cỏc đội cụng trỡnh từ khõu mở sổ sỏch theo dừi thu,chi,hạch toỏn,luõn chuyển và bảo quản chứng từ đến khõu cuối
- Giỳp Giỏm đốc Cụng ty thực hiện việc quản lý tổ chức ( tham mưu cho Giỏm đốc sắp xếp bố trớ lực lượng cỏn bộ cụng nhõn,đảm bảo cho bộ mỏy quản lý gọn nhẹ cú hiệu lực,bộ mỏy chỉ huy điều hành sản xuất cú hiệu quả), quản lý nhõn sự,quản lý hồ sơ tổ chức và cụng tỏc văn phũng(quản lý con dấu và thực hiện cỏc nhiệm vụ văn thư,đỏnh mỏy, phiờn dịch.v.v…)
* Phũng kế hoạch vật tư : Phũng Kế hoạch cú nhiệm vụ giỳp Giỏm đốc Cụng ty thực hịờn nhiệm vụ quản lý kế hoạch, định mức, đơn giỏ,dự toỏn.v.v… vật tư thiết bị và an toàn lao động
* Xương chế tạo : Cú nhiệm vụ là chuyờn gia cụng và lắp rỏp cỏc thiết bị cơ khớ và cỏc kết cấu kim loại của cụng trỡnh theo đồ ỏn thiết kế được duyệt theo yờu cầu của khỏch hàng. Quỏ trỡnh gia cụng lắp rỏp của hai xớ nghiệp này thường tạo nờn thực thể (phần chớnh) của sản phẩm
* Cỏc đội thi cụng : Cú trỏch nhiệm triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ cụng việc(do ban chỉ huy cụng trường chỉ đạo),chịu sự kiểm tra giỏm sỏt của cỏc ban ngành quản lý nội bộ cụng ty
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
2.1.3.1. Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn của cụng ty
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Cụng ty, Cụng ty tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo hỡnh thức tập trung, toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được thực hiện ở phũng tài chớnh - kế toỏn từ khõu kiểm tra, xử lý, hệ thống hoỏ chứng từ, nhập liệu cho đến việc lờn cỏc sổ chi tiết, sổ tổng hợp và hệ thống bỏo cỏo tài chớnh. Cũn ở cỏc đội sản xuất chỉ biờn chế nhõn viờn kế toỏn làm cụng tỏc thống kờ kế toỏn, thu thập, tập hợp chứng từ, tổng hợp số liệu ban đầu sau đú gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty.
2.1.3.2. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại phũng tài chớnh – kế toỏn
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
- Kế toỏn trưởng : 01 người , Là người đừng đầu phũng tài chớnh – kế toỏn, chịu trỏch nhiệm toàn bộ cụng việc kế toỏn của toàn cụng ty, trực tiếp phõn cụng chỉ đạo cỏc nhõn viờn kế toỏn của cụng ty. Đồng thời, kế toỏn trưởng là người trực tiếp giỳp ban giỏm đốc tập hợp tất cả cỏc số liệu về kế toỏn, tổ chức phõn tớch cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh ở khớa cạnh tài chớnh kế toỏn để tỡm ra những biện phỏp quản lý, cỏc quyết định kịp thời, chớnh xỏc nhằm đảm bảo đem lại hiệu quả cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty
Kế toỏn trưởng Bộ phận Kế toỏn vật tư và tiờu thụ Bộ phận Kế toỏn thanh toỏn Bộ phận kế toỏn ngõn hàng Bộ phõn Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn ở cỏc đội
- Kế toỏn tổng hợp: 01 người, tập hợp chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, xỏc định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
- Kế toỏn vật tư tài sản: 01 người thực hiện cỏc cụng việc như nhập xuất vật tư, đối chiếu số liệu với thủ kho, theo dừi vào sổ sỏch kịp thời, theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm tài sản cố định, hàng thỏng tớnh khấu hao tài sản cố định, tớnh số khấu hao phải thu từ cỏc đội, Xớ nghiệp, tập hợp chi phớ sửa chữa tài sản cố định & chi phớ đầu tư xõy dựng cơ bản.
- Kế toỏn thanh toỏn: 01 người theo dừi cỏc khoản thanh toỏn trong nội bộ Cụng ty, thanh toỏn với khỏch hàng và thanh toỏn với ngõn sỏch
- Kế toỏn ngõn hàng: Theo dừi tỡnh hỡnh thu chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng đồng thời phụ trỏch việc giao dịch quan hệ vay vốn của ngõn hàng phục vụ cho sản xuỏt kinh doanh của đơn vị.
- kế toỏn đội : Làm nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh tài chớnh ở cỏc cụng trỡnh, trực tiếp chi cỏc khoản chi phớ như vật tư, nhõn cụng, định kỳ hàng thỏng tập hợp cỏc chứng từ chi phớ bỏo cỏo về phũng Kế toỏn cụng ty.
2.1.3.3 : Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng:
*Chế độ kế toỏn: theo quyết định Số 15/2006 QĐ-BTC ban hành ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh về việc ban hành chế độ kế toỏn doanh nghiệp. Theo đú :
- Niờn độ kế toỏn: Bắt đầu từ 1/1 kết thỳc 31/12 theo dương lịch. - Kỳ kế toỏn : quý.
- Đơn vị sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: đồng Việt nam.
- Kế toỏn tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm: theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp tớnh trị giỏ thực tế nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất kho: theo phương phỏp thực tế đớch danh.
- Phương phỏp kế toỏn thuế GTGT: theo phương phỏp khấu trừ.
*Hỡnh thức kế toỏn: Hiện nay cụng ty sử dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ. *Hệ thống sổ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty :
+ Chứng từ ghi sổ + Sổ cỏi cỏc tài khoản + Hệ thống cỏc sổ chi tiết
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn trong cụng ty:
+ Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ chứng từ ghi sổ, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi đó được làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
+ Cuối thỏng, phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số phỏt sinh bờn Nợ, tổng số phỏt sinh bờn Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ cỏi. Căn cứ vào sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn Sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ 2.4 : Trỡnh tự hạch toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ:
Sổ kế toỏn chi Cỏc chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Sổ quỹ Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ :
Chứng từ, sổ sỏch:
+ Về chứng từ, bao gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn như Phiếu thu (01-TT); Phiếu chi (02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (03- TT); bảng thanh toỏn tiền lương (02-LĐTL); phiếu nhập kho (01-VT); phiếu xuất kho (02-VT), hoỏ đơn GTGT, hoỏ đơn thụng thường, bảng chấm cụng, phiếu xỏc nhận cụng việc hoàn thành, hợp đồng giao khoỏn, biờn bản nghiệm thu hợp đồng giao khoỏn…
Cỏc chứng từ được quản lý theo trỡnh tự thời gian và tập hợp theo từng cụng trỡnh .
+ Về sổ sỏch : Cỏc sổ kế toỏn mà cụng ty sử dụng: hệ thống sổ chi tiết như: sổ chi tiết cụng nợ, sổ chi tiết tiền mặt, TGNH, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ,.. và hệ thống sổ tổng hợp như: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cỏi tài khoản…
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh ở cụng ty bao gồm: Bảng cõn đối kế toỏn mẫu
số B 01-DN, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh mẫu số B 02-DN, Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ mẫu số B 03- DN, Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh mẫu số B 09-DN
Phần mềm kế toỏn: Hiện tại cụng ty chưa đưa phần mền kế toỏn vào
sử dụng mà vẫn làm thủ cụng
2.2 Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối thỏng Ghi hàng ngày
Bỏo cỏo tài chớnh
2.2.1 Đặc điểm và yờu cầu quản lý thi cụng tại Cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN
Tại Cụng ty cổ phần cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN chi phớ phỏt sinh liờn quan đến hoạt động thi cụng bao gồm rất nhiều loại chi phớ khỏc nhau. Vớ dụ trong chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp chia ra thành 2 loại là chi phớ nguyờn vật liệu chớnh và chi phớ nguyờn vật liệu phụ. Nhỡn chung, cỏc loại chi phớ này đều được quản lý theo định mức rừ ràng do Nhà nước quy định đối với ngành xõy dựng nờn việc kiểm soỏt chi phớ cũng dễ dàng hơn. Tuy đó cú định mức khỏ rừ ràng nhưng Cụng ty cũng đó tự đặt ra nhiều biện phỏp quản lý chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong thi cụng cũng như khi bàn giao cụng trỡnh. Một trong những biện phỏp tối ưu quản lý chi phớ cú hiệu quả nhất là Cụng ty đó phõn loại chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng bao gồm :
- Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp : là toàn bộ chi phớ nguyờn vật liệu phục vụ cho quỏ trỡnh thi cụng như : xi măng, cỏt, sỏi...
- Chi phớ nhõn cụng trực tiếp : bao gồm tiền lương chớnh, lương phụ, phụ cấp cho cụng nhõn trực tiếp lắp đặt và nhõn viờn quản lý đội.
- Chi phớ sản xuất chung : bao gồm tất cả chi phớ liờn quan đến quản lý đội như cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn quản lý đội, nguyờn vật liệu sử dụng cho hoạt động quản lý đội, chi phớ thuờ mỏy thi cụng....
2.2.2. Đối tượng, phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏthành sản phẩm tại cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN. thành sản phẩm tại cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN.
* Đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất
Cũng như hầu hết cỏc Cụng ty xõy lắp khỏc trong ngành, Cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN luụn coi trọng đỳng mức việc xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất. Xuất phỏt từ đặc điểm ngành xõy dựng, từ đặc thự của sản phẩm xõy dựng và để đỏp ứng tốt nhất yờu cầu của cụng tỏc quản lý, cụng tỏc kế toỏn... Cụng ty đó xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nhận thầu. Đối với đơn đặt hàng sửa chữa nhà cửa cho bờn ngoài thỡ đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là theo từng đơn đặt
hàng từ lỳc khởi cụng cho đến khi kết thỳc. Do vậy, mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đều được mó hoỏ trờn mỏy vi tớnh theo ký hiệu riờng biệt. Cỏc chi phớ phỏt sinh của từng đối tượng đều được tập hợp theo mó cụng trỡnh
Mỗi cụng trỡnh từ khi khởi cụng đến khi hoàn thành đều được mở sổ chi tiết để theo dừi tập hợp cỏc khoản mục chi phớ như sau :
- Chi phớ nguyờn vật liệu - Chi phớ nhõn cụng trực tiếp
- Chi phớ sản xuất chung : được theo dừi chi tiết theo từng yếu tố như : + Chi phớ nhõn viờn quản lý thi cụng
+ Chi phớ vật liệu, cụng cụ dụng sử dụng cho quản lý thi cụng. + Chi phớ dịch vụ mua ngoài
+ Chi phớ bằng tiền khỏc
* Đối tượng tớnh giỏ thành
Xuất phỏt từ đặc điểm của ngành xõy dựng cở bản, của sản phẩm xõy lắp và tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty mà đối tượng tớnh giỏ thành sản phẩm cũng là đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất. Giỏ thành sản phẩm sẽ được tớnh cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành.
Do đặc trưng của ngành xõy dựng cơ bản là chu kỳ sản xuất sản phẩm dài nờn kỳ tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp được tiến hành theo quý. Song tựy thuộc vào thời điểm bàn giao cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đó được quy định trong hợp đồng mà Cụng ty cú thể thực hiện kỳ tớnh giỏ thành sản phẩm khỏc nhau.
* Phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất
Cỏc chi phớ phỏt sinh ở Cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN thường là lớn và liờn quan đến một cụng trỡnh nhất định. Do vậy, phương phỏp tập hợp chi phớ sản xuất tại Cụng ty chủ yếu là phương phỏp trực tiếp. Đối với mỗi một cụng trỡnh hay hạng mục cụng trỡnh thỡ kế toỏn tiến hành tập hợp chi phớ phỏt sinh và quản lý chặt chẽ cỏc chi phớ phỏt sinh đú để thuận lợi cho cụng tỏc lập bỏo cỏo và tớnh giỏ thành cho mỗi cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Với những chi phớ khụng tỏch riờng được, kế toỏn sẽ tiến hành tập hợp theo từng nơi
phỏt sinh chi phớ và tiến hành phõn bổ cho từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh theo tiờu thức phự hợp.
Như vậy, cụng việc chớnh của kế toỏn là phải tập hợp chi phớ sản xuất theo cỏc thỏng từ lỳc khởi cụng đến khi hoàn thành để tớnh giỏ thành thực tế của sản phẩm xõy lắp theo từng khoản mục.
* Phương phỏp tớnh giỏ thành
Phương phỏp tớnh giỏ thành ỏp dụng tại Cụng ty cổ phần cụng nghệ điện lạnh VINASHIN là tớnh giỏ thành theo phương phỏp giản đơn.
Trờn cơ sở số liệu đó tổng hợp được và chi phớ thực tế của khối lượng xõy lắp dở dang đầu kỳ và chi phớ thực tế của khối lượng xõy lắp dở dang cuối kỳ trờn cỏc biờn bản xỏc nhận khối lượng sản phảm dở dang, kế toỏn tiến hành tớnh giỏ thành thực tế cho từng cụng tỡnh theo cụng thức:
Giỏ thành thực tế KLXL