1.3 .1Kế toán máy
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
2.1.4. Đặc điểm tổchức công tác kế tốn tạiCơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu
được tổ chức riêng đảm bảo các hoạt động kinh doanh diễn ra tách biệt, độc lập nhau, tránh được sự lộn xộn giữa các dịch vụ. Trong cơ cấu bộ máy có phịng quản trị chất lượng giúp đảm bảo những dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng được an tồn và đáng tin cậy, từ đó giảm thiểu rủi ro và ngày càng nâng cao uy tín của cơng ty. Tuy nhiên, có thể thấyviệc mơ hình đơn giản đã thiếu mất phịng quản trị nhân lực mà cơng ty giao trách nhiệm lên nhân viên kế toán lương. Điều này ảnh hương phần nào đến chất lượng hoạt động của cơng ty.
Tóm lại, sau hơn 3 năm hình thành và phát triển, cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam đã từng bước vượt qua được những thử thách khó khăn bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp để từ một chi nhánh nhỏ của MC GLOBAL Việt Nam đã vươn lên thành một trong những doanh nghiệp mới triển vọng nhất trong ngành giao nhận vận tải tại Hải Phịng nói riêng và trên bình diện miền bắc Việt Nam nói chung. Trở thành một doanh nghiệp tiềm năng trong những năm gần đây, luôn cung cấp nhiều dịch vụ đa dạng, với uy tín và chất lượng cao. Đồng thời một đơn vị lao động xuất sắc trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Dịch vụ vàĐầu tư Global Việt Nam Đầu tư Global Việt Nam
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Hiện tại, để phù hợp với điều kiện kinh doanh, bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức thành phịng tài chính và nhân viên kế tốn các phần hành. Theo đó, mỗi nhân viên phụ trách một phần hành kế toán khác nhau. Bộ máy
kế tốn của cơng ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong điều hành, tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê và quản lý tài sản của Công ty theo đúng quy định của pháp luật.
Cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam có 3 nhân viên kế tốn, tất cả đều có bằng trung cấp trong lĩnh vực tài chính- kế tốn trở lên. Để tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất với quy mô kinh doanh của cty, 3 nhân viên kế tốn này được tổ chức phân cơng lao động theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn
Trong đó, kế tốn Tổng hợp và kế toán Nghiệp vụ do 1 nhân viên đảm nhận, tương tự với kế toán Thanh toán và thủ quỹ. Nhiệm vụ chi tiết của từng kế toán viên như sau:
- Kế toán trưởng: Là người trực tiếp chỉ đạo mọi vấn đề cơng tác tài chính, kế tốn của cơng ty: điều hành công tác thu chi theo lệnh giám đốc, lập kế hoạch thu chi tàichính, kế tốn thu nộp ngân sách về các loại thuế, khấu hao cơ bản đảm bảo đúng định hướng hoạt động của công ty qua từng thời kỳ.
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Tổng hợp Kế toán Nghiệp vụ Kế toán Thanh toán
Kế tốn trưởng cũng là người tham gia xây dựng, kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện các chế độ, chính sách tài chính kế tốn cơng ty, kí các văn bản có liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty và chi nhánh; đồng thời chịu trách nhiệm tồn diện về cơng tác kế tốn tài chính của cơng ty trước ban Tổng giám đốc công ty, các cơ quan Nhà nước và pháp luật.
- Kế toán tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo Công ty. Ngồi ra Kế tốn tổng hợp cịn là người kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ cũng như việc ghi chép sổ kế toán liên quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Kế tốn thanh tốn: Theo dõi tình hình cơng nợ phải thu của Khách hàng, viết hóa đơn, theo dõi tiến độ thu nợ của nhân viên kinh doanh. Hàng tuần gửi báo cáo cơng nợ phải thu cho kế tốn trưởng, Trưởng phòng kinh doanh để thúc đầy tiến độ thu nợ.
- Kế toán nghiệp vụ: là bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ của công ty với nhà cung cấp và công nợ của khách hàng với công ty.
-Thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của Công ty, căn cứ vào các chứng từ được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng.
2.1.4.2. Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầutư Global Việt Nam tư Global Việt Nam
Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam hiện đang áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ kế tốn Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/09/2006, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư phát hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
2.1.4.3. Chính sách và chế độ kế tốn áp dụng tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Chính sách kế tốn
Cty áp dụng chế độ kế tốn của cơng ty được thực hiện theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC nên chính sách kế toán áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực kế tốn thơng dụng, áp dụng khơng đầy đủ 12 chuẩn mực kế tốn và khơng áp dụng 7 chuẩn mực kế toán do không phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoặc quá phức tạp đối với DN nhỏ và vừa.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
o Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo thực tế phát sinh
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
o Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kì: theo giá trung bình
o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Nguyên tắc ghi nhận phí đi vay: Chi phí đi vay phải ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ khi phát sinh, trừ khi được vốn hóa theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 16 - Chi phí đi vay.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: ghi nhận các khoản chi phí ước tính cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh việc chi trả do chưa có số liệu quyết tốn chính thức với đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỉ giá hối đoái: các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hối đoái vào ngày phát sinh nghiệp vụ. Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái trong quá trình thanh tốn được ghi nhận trong báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ. Số dư các khoản mục tiền, nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ, ngoại trừ số dư các khoản trả trước cho người bán bằng ngoại tê, số dư chi phí trả trước bằng ngoại tệ và số dư doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ, được chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán theo tỷ giá hối đoái vào ngày lập bảng cân đối kế toán. Chênh lệch tỷ giá hối đoán phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ sau khi bù trừ tăng giảm được hạch toán vào kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phịng phải trả: Dự phịng phải thu khó địi phải được lập cho các khoản nợ phải thu quá hạn thanh tốn hoặc các khoản nợ có bằng chứng là khơng thu được.
- Nguyên tắc khấu hao tài sản cố định: nguyên giá tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng dự tính của tài sản.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và thu nhập tài chính: Doanh thu về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy.
Chế độ kế toán
Hiện nay, TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam áp dụng chế độ kế toán với:
- Niên độ kế tốn là 1 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Do vậy, báo cáo tài chính năm của cơng ty đều được lập cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam Nhưng TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam là doanh nghiệp có cung cấp các dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa, bởi vậy nên các giao dịch của cơng ty xuất hiện tiền ngoại tệ. Các ngoại tệ này có số dư đều được thể hiện trên bảng chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế tốn, bao gồm: đồng đơ la USD, đồng EUR, đồng đô la Singapore SGD.
- Phần mềm kế tốn: kế tốn cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 R87 Profestional.
2.1.4.4. Vận dụng kế tốn máy tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tưGlobal Việt Nam Global Việt Nam
Từ ngày 05 tháng 02 năm 2015, cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 R87 Profestional, phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA SME.NET 2012 được phát triển
tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế tốn, dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong cơng tác hạch tốn kế toán. MISA SME.NET 2012 sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu.
Để nhập dữ liệu vào máy tính thơng qua phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 R87 Profestional, Từ màn hình Windows chọn biểu tượng MISA SME.NET 2012 bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop. Tại màn hình này, người sử dụng nhập tên người dùng và mật khẩu sau đó ấn vào nút đăng nhập để chuyển sang màn hình giao diện chính của phần mềm.
Hình 1: Giao diện Bàn làm việc của phần mềm kế toán MISA SM.NET 2012 R87
Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu.
Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại các đối tượng cần quản lý, sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn.
Tại công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam, mã hóa 4 đối tượng được thực hiện thông qua 4 danh mục sau
Đối với danh mục Tài khoản :
MISA SME.NET 2012 đã thiết lâ ̣p sẵn hê ̣ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bô ̣ trưởng Bơ ̣ Tài chính. Tuy nhiên kế tốn có thể mở thêm các tiết khoản, sửa đổi hay xóa tài khoản trong danh sách đã được thiết lâ ̣p cho phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế của doanh nghiê ̣p bằng cách vào menu Danh mục\Tài khoản\Hê ̣ thống tài
khoản, xuất hiê ̣n màn hình Hê ̣ thống tài khoản gồm 5 cơ ̣t:
-Số tài khoản: Hiển thị số hiê ̣u của từng tài khoản.
- Tên tài khoản: Hiển thị tên của từng tài khoản.
-Nhóm tài khoản: Tài khoản đó là tài khoản con của nhóm nào.
-Tính chất: Hiển thị tính chất của từng tài khoản là Dư Nợ, Dư Có, Lưỡng tính hay Khơng có số dư.
-Ngừng theo dõi: Cho biết tài khoản đó đang được sử dụng hay đã bị
Hình 2: Giao diện phân hệ Danh mục Tài khoản
Đối với danh mục Khách hàng:
Phần mềm cho phép kế toán thiết lâ ̣p danh sách các khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến các nghiê ̣p vụ phát sinh ở doanh nghiê ̣p để sử dụng trong q trình hạch tốn bằng cách vào menu Danh mục\Khách hàng, Nhà
Hình 3: Giao diện phân hệ Danh mục Khách hàng
Để thêm mới khách hàng, nhà cung cấp để sử dụng trong q trình hạch tốn của doanh nghiê ̣p:
- Tại màn hình danh sách Khách hàng, nhà cung cấp, kích ch ̣t phải chọn “Thêm”, hoă ̣c nhấn tổ hợp phím Ctrl+N, hoă ̣c kích ch ̣t vào biểu tượng trên thanh công cụ, xuất hiê ̣n hô ̣p hô ̣i thoại Trang thông tin
chung.
- Nhâ ̣p Mã KH, NCC; Tên KH, NCC và các thơng tin khác (nếu có) trên trang thơng tin chung.
- Sau đó sang trang Vị trí địa lý để khai báo thông tin về địa điểm nơi đă ̣t trụ sở của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
- Nhấn nút Cất để lưu khách hàng, nhà cung cấp mới.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.2.1.1. Các loại hàng hóa và dịch vụ tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam hiện nay tập trung kinh doanh chủ yếu các loại hàng hóa và dịch vụ được liệt kê trong bảng sau:
Bảng 2: Hàng hóa và dịch vụ cung cấp bởi cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
STT Tên ngành Mã ngành
1 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 5229 2 Kinh doanh đồ dùng khác cho gia đình 4649 3 Kinh doanh máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 46510 4 Kinh doanh thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 46520 5 Kinh doanh máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659 6 Kinh doanh nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên
quan 4661
7 Bán buôn kim loại và quặng kim loại 4662 8 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663 9 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 4669
2.2.1.2. Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Phương thức bán hàng hết sức quan trọng nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ. Bên cạnh nắm bắt nhu cầu thị trường cung cấp các loại hàng hóa chất lượng, việc lựa chọn phương thức bán hàng sao cho có hiệu quả cũng là điều rất quan trọng trong khâu lưu thơng hàng hóa đến người tiêu dùng một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất, đồng thời mở rộng thị trường cho công ty. Nhận
thức được vấn đề mấu chốt đó, cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam áp dụng nhiều phương thức bán hàng linh hoạt để phục vụ tốt cho khách hàng, chủ yếu là phương thức bán buôn.
Về phương thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các doanh nghiệp tư nhân, các nhà thầu dự án hay cửa hàng với số lượng lớn. Trong bán buôn công ty áp dụng hai phương thức:
+ Phương thức bán bn hàng hố qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, hàng nhập về được bảo quản trong kho, khách hàng có thể đến kho để nhận hàng hoặc có thể là đơn vị chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do bên bán chịu. Công ty xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
+ Bán bn hàng hố vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (cịn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, cơng ty sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại cảng hoặc địa điểm