1.3 .1Kế toán máy
3.1. Đánh giá về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
3.1.2. Đánh giá kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.1.2.1. Ưu điểm
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán.
Cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam là một cơng ty trách nhiệm hữu hạn có quy mơ kinh doanh thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nên trụ sở chính của cơng ty lại có tổ chức khá đơn giản với số lượng nhân viên khá ít. Chính tổ chức gọn nhẹ này giúp công ty tiết kiệm được phần lớn chi phí, góp phần vào việc duy trì mức lợi nhuận cao nhiều năm liền công ty. Tuy công ty có ít nhân viên, nhưng tất cả đều có trình độ cao trên đại học. Điều này giúp cơng ty hoạt động gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động cao.
Thứ hai, về hình thức kế tốn, sổ kế toán và chứng từ kế tốn.
Cơng ty đã xây dựng được chế độ và chính sách kế tốn riêng trên cơ sở quyết định 48/2006/QĐ-BTC mà cơng ty đang áp dụng. Trong đó, cơng ty đã có quy định đầy đủ, chi tiết, rõ ràng, đầy đủ từng vấn đề kế toán, tạo điều kiện cho công tác kế tốn của cơng ty được đơn giản hơn, thống nhất hơn.
Đồng thời, việc áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung đơn giản với hệ thống sổ sách, chứng từ hợp lệ, rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với tình hình thực tế tại cơng ty, đảm bảo cho hệ thống kế tốn của cơng ty thực hiện tốt chức năng quản lý của mình. Hệ thống sổ sách, chứng từ của công ty được xây dựng mẫu riêng tuy khá phức tạp so với những biểu mẫu chung của Bộ tài chính, nhưng chúng lại giúp cung cấp thơng tin chi tiết, đầy đủ trên nhiều khía cạnh, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu, theo dõi.
Thứ ba, về hàng hóa và dịch vụ.
Cơng ty có nhiều biện pháp bảo quản, lưu trữ hàng hóa. Khi nhập kho hàng hóa, cơng ty kiểm tra chất lượng hàng hóa rât chặt chẽ đảm bảo xuất cho khách hàng những mặt hàng có chất lượng cao. Hàng hóa của cơng ty được phân loại thành nhóm hàng rõ ràng, hợp lý và cụ thể. Kế toán đánh giá và phản ánh giá trị hàng nhập theo đúng nguyên tắc kế toán và áp dụng linh hoạt tình hình thực tế tại cơng ty.
Thứ tư, về kế tốn chi tiết hàng hóa – dịch vụ.
Cơng ty hạch tốn chi tiết hàng hóa tại kho và phịng kế tốn theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo khả năng so sánh số liệu giữa kho và phịng kế tốn được chính xác, cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời.
Thứ năm, về kế tốn hàng tồn kho.
Việc cơng ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên rất phù hợp với tình hình kinh doanh của cơng ty, đảm bảo cung cấp thường xuyên, liên tục về tình hình nhập-xuất-tồn hàng hóa tại cơng ty, phục vụ kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Thứ sáu, về kế tốn bán hàng.
Phịng kinh doanh và phịng kế toán cùng hoạt động ăn khớp với nhau, thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, tránh mọi hao hụt, mất mát về mặt hàng hóa.
Thứ bảy, về phần mềm kế toán sử dụng.
Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA 2012 Profestional. Đây là phần mềm cung cấp đầy đủ tất cả phân hệ kế toán. Bởi vậy tất cả các công việc kế tốn trong cơng ty từ lập hóa đơn, chứng từ, sổ sách và các báo cáo của tất cả các phần hành đều được xử lý trên máy tính. Điều này đã góp phần giảm bớt gánh nặng cho nhân viên, làm tăng hiệu quả trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin được dễ dàng, chính xác và gọn nhẹ hơn.
Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế tốn với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã làm tăng tiện ích trong việc trao đổi thông tin, luân chuyển chứng từ giữa các phần hành kế tốn trong cơng ty, từ đó giúp cơng việc kế toán được tiến hành thuận lơi, nhanh gọn và đễ dàng hơn.
Hơn nữa, cơng ty có đội ngũ kế tốn chất lượng với trình độ đều từ đại học trở lên, rất dễ dàng trong việc sử dụng hệ thống kế toán máy.
3.1.2.2. Hạn chế
Thứ nhất, đối với việc theo dõi công nợ.
Theo dõi khả năng thanh tốn cơng nợ với khách hàng là một trong những công tác mà công ty phải rất quan tâm nhưng ở cơng ty kế tốn mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin qua loa về khách hàng nghĩa là qua các chứng từ khi tổng hợp trên Sổ Cái TK 131 chúng ta mới chỉ biết mỗi tên khách hàng, thanh tốn bằng phương thức gì, nhưng lại chưa có được các thơng tin về tình hình thanh tốn cơng nợ của họ như khả năng thanh toán như thế nào? Thời hạn bao nhiêu thì trả? Các khoản phải thu của khách hàng chưa được theo dõi sát, có những khoản nợ đến hạn chưa được đốc thúc, có những khoản nợ lớn tồn đọng khiến cho việc thu hồi khó khăn. Thực ra yêu cầu này không quá cao nhưng lại rất cần thiết, điều đó giúp cho các nhà quản lý biết tình hình tài chính và kinh doanh của họ.
Thứ hai, đối với việc lập dự phịng các khoản nợ khó địi
Mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của công ty là khá rộng lớn. Bên cạnh những khách hàng thường xuyên, công ty luôn mở rộng quan hệ quan hệ tìm ra khách hàng mới. Do đó, cũng thường phát sinh những khoản nợ khó địi, song hiện nay cơng ty lại khơng trích lập dự phịng phải thu khó địi.
Thứ ba, đối với việc hạch toán giá vốn hàng xuất theo phương pháp
NTXT
Phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại khơng phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, DT hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch tốn cũng như khối lượng cơng việc sẽ tăng lên rất nhiều.
Do cơng ty có nhiều hợp đồng bán hàng ở xa Hà Nội nên việc thu thập các chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chưa được kịp thời, chứng từ thường về chậm. Do đó, ngày ghi sổ kế tốn và ngày lập chứng từ thường không khớp nhau dẫn đến việc theo dõi, đối chiếu thường gặp khó khăn và thơng tin kế tốn cung cấp không được kịp thời làm ảnh hưởng đến việc chỉ đạo, ra quyết định điều hành của ban lãnh đạo.
Thứ năm , đối với việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN.
Cơng ty mới chỉ tập hợp được từng loại chi phí phát sinh trong kỳ chứ chưa phân bổ cho từng nhóm sản phẩm nên khơng biết được chi tiết thực lỗ, thực lãi của từng loại mặt hàng, dịch vụ. Vì vậy, sẽ gặp khó khăn cho cơng ty trong việc chỉ đạo sản xuất từng mặt hàng, dịch vụ một.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Những nguyên tắc cơ bản của việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
- Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ kế tốn và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.
- Các giải pháp hồn thiện đưa ra cần mang tính khả thi có hiệu quả cao
nhất với chi phí thấp nhất. Chính vì vậy, việc hồn thiện phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, phù hợp với đặc điểm cơng ty.
- Hồn thiện cơng tác kế tốn phải đảm bảo kết hợp thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nguyên tắc này thể hiện ở việc sử dụng khoa học hệ thống tài khoản, đảm bảo hiệu quả cơng tác kế tốn, có một hệ thống sổ chi tiết gọn nhẹ và đầy đủ.
Những đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Qua thời gian thực tế tìm hiểu tạicơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty và với mong muốn cơng tác kế tốn này ngày càng hoàn thiện hơn em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến sau:
Kiến nghị 1: Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn.
Điều quyết định đến chất lượng của tổ chức cơng tác kế tốn vẫn là các nhân viên kế tốn nên việc hồn thiện đầu tiên là bộ máy kế tốn ở cơng ty.
Cơng ty cần có những biện pháp cụ thể để nâng cao trình độ của nhân viên kế tốn cả về nghiệp vụ chun mơn lẫn kiến thức về máy vi tính như: bỏ ra chi phí đào tạo lại, thường xuyên cho kế toán tham dự các lớp huấn luyện mới và tuyển dụng các nhân viên có trình độ. Ngồi ra, có thể vài năm một lần các kế toán viên đổi phần hành của mình cho người khác qua đó mọi người sẽ có một tầm nhìn khái qt hơn về kế tốn, hiểu sâu sắc từng phần hành của công việc đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn. Việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cũng tạo điều kiện cho cơng ty sớm hồn thiện được phần mềm kế tốn của cơng ty.
Kiến nghị 2: Về các khoản nợ phải thu và lập dự phịng phải thu khó địi: Các khoản nợ phải thu cần theo dõi đốc thúc thu nợ chặt chẽ. Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xun, có dư nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số cịn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
- Ví dụ như lập “Sổ chi tiết thanh toán với người mua” theo từng thời gian thanh toán để có thể tiện theo dõi và đốc thúc nợ.
- Mục đích: sổ này dùng để theo dõi việc thanh toán với khách hàng theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán.
- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:
Sổ chi tiết thanh toán với người mua được mở theo từng tài khoản thanh toán, theo từng đối tượng thanh toán, từng thời hạn thanh toán.
+ Cột A: ghi ngày, tháng, năm kế toán ghi sổ.
+ Cột B, C: ghi số hiệu; ngày, tháng, năm của chứng từ dùng để ghi sổ. + Cột D: ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột E: ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
+ Cột 1: ghi thời hạn khách hàng được hưởng chiết khấu thanh tốn trên hóa đơn bán hàng của DN.
+ Cột 2: ghi thời hạn cho nợ tối đa mà DN áp dụng cho người mua. + Cột 3: ghi thời hạn khách hàng thực tế thanh toán.
+ Cột 4, 5: ghi số phát sịnh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
+ Cột 6, 7: ghi số dư bên Nợ hoặc bên Có của TK sau từng nghiệp vụ thanh toán.
Biểu số 11: Mẫu sổ chi tiết Thanh toán với người mua
Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Địa chỉ: Số 6 Hồ Xuân Hương, Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Mẫu số S31 – DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: Phải thu khách hàng. Số hiệu: TK 131 Đối tượng khách hàng: ……. Đơn vị tính: VNĐ N T G S Chứng từ Diễn giải T K Đ Ư Thời hạn được chiết khấu Thời hạn cho nợ tối đa Thời hạn thực tế thanh tốn Số phát sinh Số dư N T Có C ó A B C D E 1 2 3 4 5 6 7 - Số dư đầu kỳ - SPS trong kỳ …………... …………... - Cộng SPS x x x x x x - Số dư cuối kỳ x x x x x x
Sổ này có: …..trang, được đânh số từ trang 01 đến trang… Ngày mở sổ: …/…/…. Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Về việc lập dự phịng các khoản phải thu khó địi: Để qn triệt ngun tắc “thận trọng” trong kế tốn, cơng ty nên tiến hành lập dự phịng phải thu khó địi. Thực chất của cơng việc này là được tính dự phịng bằng cách trích ra một phần lợi nhuận trong năm chuyển sang năm sau nhằm trang trải nợ phải thu khó địi có thể phải xử lý trong năm sau, không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của năm sau. Theo Thông tư số 228/2009/TT- BTC ngày 07/12/2009 về trích lập dự phịng phải thu khó địi:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã q hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể.
Cách lập dự phịng phải thu khó địi:
DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên.
- Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phịng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể thì DN dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
Trình tự kế tốn lập DP phải thu khó địi (Theo QĐ 48/2006 QĐ- BTC):
+ Cuối kỳ kế toán, DN căn cứ các khoản nợ phải thu khó địi được xác định là khơng chắc chắn thu được, kế tốn phải xác định số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập.
- Nếu số dự phịng cần trích lập của năm nay lớn hơn số dư các khoản dự
phịng đã trính lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập như sau:
Nợ TK 6422 Có TK 1593
- Ngược lại số trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phịng trích lập năm
trước thì só chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập như sau: Nợ TK 1593
Có TK 6422
- Các khoản nợ phải thu khó địi khi được xác định thực sự là khơng thu
được thì được phép xóa nơ.
Nợ TK 1593: Số đã trích lập Nợ TK 6422: Số chưa trích lập
Có TK 138, 131 Đồng thời ghi Nợ TK 004
- Khi đòi được các khoản nợ phải thu khó địi đã xử lý: Nợ TK 111
Có TK 711 Đồng thời ghi Có TK 004
Kiến nghị 3: Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp