1.3 .1Kế toán máy
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.2.1.1. Các loại hàng hóa và dịch vụ tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam hiện nay tập trung kinh doanh chủ yếu các loại hàng hóa và dịch vụ được liệt kê trong bảng sau:
Bảng 2: Hàng hóa và dịch vụ cung cấp bởi cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
STT Tên ngành Mã ngành
1 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 5229 2 Kinh doanh đồ dùng khác cho gia đình 4649 3 Kinh doanh máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 46510 4 Kinh doanh thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 46520 5 Kinh doanh máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659 6 Kinh doanh nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên
quan 4661
7 Bán buôn kim loại và quặng kim loại 4662 8 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663 9 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 4669
2.2.1.2. Phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Phương thức bán hàng hết sức quan trọng nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ. Bên cạnh nắm bắt nhu cầu thị trường cung cấp các loại hàng hóa chất lượng, việc lựa chọn phương thức bán hàng sao cho có hiệu quả cũng là điều rất quan trọng trong khâu lưu thơng hàng hóa đến người tiêu dùng một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất, đồng thời mở rộng thị trường cho công ty. Nhận
thức được vấn đề mấu chốt đó, cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam áp dụng nhiều phương thức bán hàng linh hoạt để phục vụ tốt cho khách hàng, chủ yếu là phương thức bán buôn.
Về phương thức bán buôn: Công ty bán buôn cho các doanh nghiệp tư nhân, các nhà thầu dự án hay cửa hàng với số lượng lớn. Trong bán buôn công ty áp dụng hai phương thức:
+ Phương thức bán bn hàng hố qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, hàng nhập về được bảo quản trong kho, khách hàng có thể đến kho để nhận hàng hoặc có thể là đơn vị chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do bên bán chịu. Công ty xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ.
+ Bán bn hàng hố vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (cịn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, cơng ty sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại cảng hoặc địa điểm nhận hàng không nhập kho của công ty. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ.
2.2.1.3. Phương thức và hình thức thanh tốn tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Đối với từng đơn vị khách hàng công ty phụ thuộc vào mối quan hệ thương mại cũng như uy tín của khách hàng đối với công ty để lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp, nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh, tránh chiếm dụng vốn cũng như đảm bảo duy trì mối quan hệ thương mại bền vững, hiệu quả với các đơn vị khách hàng của công ty.
Công ty thực hiện 2 phương thức thanh toán sau:
Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: khi khách hàng nhận được hàng từ cơng ty thì sẽ tiến hành thanh tốn ngay bằng tiền mặt. Thơng thường thì phương thức này được áp dụng cho trường hợp người mua hàng với khối lượng không nhiều và chưa mở tài khoản tại ngân hàng.
Thanh toán qua ngân hàng: phương thức thanh tốn này ngân hàng đóng vai trị trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tiền hàng sẽ được chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán và ngược lại. Phương thức này có nhiều hình thức thanh tốn như: ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thanh tốn bằng séc, thư tín dung, thanh toán bù trù,… Phương thức này thường được dùng cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn và đã mở tài khoản tại ngân hàng.
Tuy nhiên ở cơng ty phương thức thanh tốn chủ yếu là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
2.2.2. Kế tốn bán hàng tại Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam trong điều kiện áp dụng kế toán máy
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Ngun tắc kế tốn doanh thu bán hàng tại cơng ty:
+Chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số doanh thu của khối lượng thành phẩm đã xác định tiêu thụ trong kỳ, tức là được khách hàng chấp nhận thanh tốn, khơng phân biệt đã thu tiền hay chưa.
+Cơng ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT.
Chứng từ Kế toán sử dụng:
Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở hàng hóa dịch vụ đã giao cho khách hàng, đã phát hành hóa đơn và được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Chứng từ sử dụng:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Phiếu thu tiền mặt
+ Hóa đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho
+ Uỷ nhiệm thu
+ Giấy báo có của Ngân hàng…
Tài khoản sử dụng:
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK này phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu.
Bên Nợ:
+ Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ.
+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kinh doanh.
Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp lao vụ, dịch vụ
của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch tốn. TK 511 cuối kỳ khơng có số dư.
Quy trình kế tốn bán hàng:
Hiện nay, tại mỗi lĩnh vực kinh doanh của cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam đều thực hiện 2 công việc là cung cấp dịch vụ đồng thời
mua dịch vụ ngồi. Hai loại giao dịch này ln đồng thời phát sinh. Bởi vậy kế tốn nghiệp vụ ln phải xử lý kèm đồng thời cả 2 loại giao dịch này. Quy trình xử lý kế tốn có sự khác nhau giữa việc mua và bán dịch vụ.
Với đầu ra: là những giao dịch mà cơng ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng có quy trình xử lý kế tốn như sau:
(1) Sau khi nhân viên kinh doanh lập file làm hàng và gửi cho kế tốn nghiệp vụ trong phịng, kế toán sau khi kiểm tra các chứng từ trong file, nếu đã đầy đủ và chính xác hết thì kế tốn sẽ lên hóa đơn thu khách hàng. Hóa đơn sẽ được scan thành 3 liên: trắng, đỏ, xanh.
(2) Với liên trắng, là liên gốc, kế tốn giữ ở quyển hóa đơn gốc. Cuối tháng, căn cứ vào đó, kế tốn lập bảng kê bán hàng và báo cáo sử dụng hóa đơn nộp cho phịng kế tốn tổng hợp.
(3) Với liên xanh, được kẹp kèm với chứng từ thanh tốn đồng thời tiến hành theo dõi cơng nợ của khách hàng. Hàng ngày, kế toán kiểm tra ngân hàng để thông báo nhân viên cus làm telex cho khách hàng; nếu khách hàng đã thanh tốn, kế tốn thơng báo lên kế tốn tiền gửi ngân hàng ở phịng kế tốn tổng hợp đồng thời xử lý cơng nợ khách hàng.
(4) Với liên đỏ sẽ được gửi cho khách hàng.
Với đầu vào: đó là dịch vụ của đơn vị trực tiếp vận chuyển hàng hóa. Kế tốn chỉ tiến hành xử lý sau khi nhận được hóa đơn đỏ của khách hàng gửi. Sau khi kiểm tra thấy hóa đơn đúng với quy định thuế, chính xác với những thỏa thuận ban đầu giữ hai bên, kế toán tiến hành nhập máy để lên sổ.
Trích dẫn: Ngày 09/06/2014, Cơng ty CP thép Sao Biển mua dịch vụ vận
chuyển của Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam theo số hóa đơn GB/13P 000060.
Biểu số 1: Mẫu hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 09 tháng 06 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Kí hiệu: GB/13P
Số: 0000060
Đơn vị bán hàng: TNHH DỊCH VỤ VÀ ĐẦU TƯ GLOBAL VIỆT NAM Mã số thuế: 0106351939
Địa chỉ: Số 28 Đường Xuân La, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 04.35690365 Số tài khoản: 1401311010029 Họ và tên người mua hàng:
Tên công ty: Công ty Cổ phần Thép Sao Biển Mã số thuế: 0200921209
Địa chỉ: Lô CN9, khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Xã Kiền Bái, Huyện Thuỷ Ngun, Hải Phịng
Hình thức thanh tốn: tiền mặt
T T Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính Số lượn g Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Dịch vụ vận chuyển Hải Phòng – Hà Nội 01 2.000.0 00 2.000.000 Cộng tiền hàng: 2.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 200.000 Tổng số tiền thanh toán: 2.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các bước sau:
Vào Phân hệ Bán hàng, chọn Bán hàng thu tiền ngay, chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt.
-Phần Hóa đơn khai báo như sau:
o Khai báo các thơng tin chung như: Đối tượng (Khách hàng), Diễn giải…
o Khai báo thông tin về chứng từ như: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ (Số chứng từ bán hàng)
o Khai báo thơng tin về HĐ: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn
o Trong trang Hàng tiền, khai báo: Mã hàng, Kho (kho 156), TK Nợ, TK Có, SL, ĐG:
Để xem sổ cái TK 511 tháng 2 năm 2014 ta vào menu Tiện ích\Báo cáo hoặc kích chuột vào biểu tượng Báo cáo trên thanh công cụ:
- Tại phần Báo cáo Nhật ký chung nhấn chọn Sổ cái - Tại phần Tài khoản tích chọn 511
- Tại phần thời gian chọn Từ 01/02/2014 đến 28/02/2014.Chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo nhanh, sau đó nhấn vào nút Lấy dữ liệu
Đơn vị: Cơng ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Địa chỉ: Số 6 Hồ Xuân Hương, Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 02 năm 2014
Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Số hiệu: 511ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải NKC SH TK ĐƯ Số tiền SH NT T ST Nợ Có Số dư đầu tháng - - 06/02 /2 0 1 4 0000 01 3 06/02 /2 0 1 4 Phí giao nhận tk 19441 TK 1 3 1 117.500. 000 07/02 /2 0 1 4 BH/ 02 /0 02 7 07/02 /2 0 1 4 Dịch vụ vậnchuyển TK 1 3 1 101.640. 000 07/02 /2 0 1 4 BH/ 02 /0 02 8 07/02 /2 0 1 4 Dịch vụ vận chuyển TK1 3 1 100.000. 000
0 1 4 /0 01 4 0 1 4 1 3 1 106.920. 000 13/02 /2 0 1 4 0000 01 4 13/02 /2 0 1 4 Dịch vụ vận chuyển TK1 3 1 100.000. 000 24/02 /2 0 1 4 BH/ 02 /0 01 1 24/02 /2 0 1 4 Dịch vụ vận chuyển TK1 3 1 84.000.0 00 28/02 /2 0 1 4 28/02 Kết chuyển DTT TK 9 1 1 15.178.5 50 Cộng SPS 15.178.550 15.178.550 Số dư cuôi tháng - -
Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày mở sổ 01/01/2014
Ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ
Khi khách hàng thanh tốn thì kế tốn chủ yếu căn cứ vào các chứng từ như: các Ủy nhiệm chi, phiếu thu, giấy báo Có, các sổ phụ Ngân hàng…Kế tốn sẽ căn cứ vào các chứng từ này để tiến hành hạch tốn.
Trích dẫn: Ngày 09/06/2014 Cty Cổ phần Thép Sao Biển đã thanh toán bằng
tiền mặt 5.280.000 đồng (phiếu thu số 04)
Vào Phân hệ Bán hàng, chọn Bán hàng thu tiền ngay, chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt. Phần Phiếu thu khai báo như sau:
- Người nộp: nhập “Cty CP Thép Sao Biển”
- Lý do nộp: nhập “Cước vận chuyển HP –HN”
- Ngày chứng từ: nhập 09/06/2014, Số chứng từ: nhập 04
- Nhấn nút Cất trên thanh cơng cụ để lưu
Hình 5: Giao diện nhập liệu của Phiếu thu
Để xuất khẩu chứng từ (phiếu thu, phiếu chi…) từ phần mềm kế toán theo từng loại chứng từ trong khoảng thời gian nhất định:
- Vào menu Tiện ích chọn Chứng từ xuất khẩu
- Chọn khoản thời gian phát sinh chứng từ muốn xuất khẩu bằng cách nhấn vào nút chọn ngày 09/06/2014
- Chọn loại chứng từ muốn xuất khẩu bằng cách nhấn vào nút chọn
Phiếu thu
- Nhấn nút để lấy phát sinh với các điều kiện đã chọn.
Biểu số 3: Mẫu phiếu thu
Đơn vị: Cty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam
Địa chỉ: Số 6 Hồ Xuân Hương, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng
Mẫu số: 02-TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 09 tháng 06 năm 2014 Quyển số: 04Nợ: 111
Có : 131 Người nộp tiền: Cty Cổ phần Thép Sao Biển
Địa chỉ: Lô CN9, khu công nghiệp Nam Cầu Kiền, Xã Kiền Bái, Huyện
Thuỷ Nguyên, Hải Phòng
Lý do nộp tiền: Cước vận chuyển Hải Phòng – Hà Nội Số tiền: 5.280.000 đồng
Viết bằng chữ: Năm triệu hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 09 tháng 06 năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tên, dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,
họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn.
Tỷ giá ngoài tệ (vàng, bạc, đá quý): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Số tiền quy đổi: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Phần mềm cho phép quản lý chi tiết công nợ cho từng khách hàng theo từng hóa đơn bán hàng và từng lần thanh toán. Cuối tháng, tất cả các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán sẽ tự động được phản ánh vào sổ cái TK 131
Tài khoản sử dụng: TK 131 – phải thu khách hàng: phản ánh tình hình hiện có và biến động của các khoản phải thu khách hàng. Ngồi ra cịn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK111, TK112, ...
Công ty mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng thông qua hệ thống mã khách hàng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến cơng nợ, kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm. Sau khi nhập xong phần mềm sẽ tự động xử lý và cập nhật vào sổ chi tiết và sổ cái TK 131.
Để xem sổ chi tiết Tài khoản Phải thu khách hàng tháng 2 năm 2014 ta vào menu Tiện ích\Báo cáo hoặc kích chuột vào biểu tượng Báo cáo
trên thanh công cụ:
- Tại phân hệ Báo cáo Nhật ký chung nhấn chọn Sổ chi tiết - Tại phần Tài khoản tích chọn 131
- Tại phần thời gian chọn Từ 01/02/2014 đến 28/02/2014.Chọn khoảng thời gian cần xem báo cáo nhanh, sau đó nhấn vào nút Lấy dữ liệu
Đơn vị: Công ty TNHH Dịch vụ và Đầu tư Global Việt Nam Địa chỉ: Số 6 Hồ Xuân Hương, Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Mẫu số S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Từ ngày 01/02/2014 – 28/02/2014