1.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
1.3.1.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ chủ yếu diễn ra trong doanh nghiệp là tình hình nhập xuất nguyên vật liệu. Trong mọi trường hợp nhập do nguồn nào hay xuất với mục đích gì thì doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục nhập, xuất theo quy định. Căn cứ vào các chứng từ phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán và sổ kế toán tổng hợp liên quan. Cuối tháng đối chiếu, kiểm tra với số liệu của kế tốn chi tiết. Trình tự kế tốn tổng hợp theo phương pháp kế khai thường xuyên tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được trình bày trên hình 1-4 sau:
TK152
TK 331, 111,112 TK 621,627,642 Giá mua và chi phí mua NVL Giá trị NVL xuất kho sử dụng
nhập kho trong doanh nghiệp
TK 151 TK 154 Hàng mua đang Hàng đi đường NVL xuất thuê ngoài đi đường nhập kho gia công TK133 TK 222 Thuế VAT
Xuất NVL để góp vốn TK 3333 Thuế VAT liên doanh
hàng NK TK 811 ` Thuế NK tính vào hàng giá trị đánh giá <
hàng nhập khẩu giá trị sổ sách TK 222 TK 711
Nhận lại vốn góp liên doanh Giá trị đánh giá > Giá trị trên sổ sách
TK 154 TK 338.7 NVL tự chế nhập kho
TK 138
TK 338 Trị giá NVL thiếu khi Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kiểm kê chờ xử lí
TK 111,112,331 TK 411 Giảm giá NVL mua vào hoặc
NVL được cấp , biếu trả lại NVL cho người bán tặng nhận góp vốn
1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ (KKĐK)
1.3.2.1 Đặc điểm phương pháp kiểm kêđịnh kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế tốn khơng tổ chức việc ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho của nguyên vật liệutrên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệuxuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Giá trị NVL xuất trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL tăng trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm : việc ghi chép đơn giản, gọn nhẹ do không phải đối chiếu giữ
số liệu kế toán và số lượng kiểm kê mà số liệu kế toán khớp với thực tế.
- Nhược điểm: trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị nguyên
vật liệu, CCDC xuất dùng (hay xuất bán) cho từng đối tượng, từng nhu cầu khác nhau sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất, quản lý doanh nghiệp... hơn nữa cũng không theo dõi được số mất mát hư hỏng (nếu có). Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chỉ
tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
1.3.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Theo phương pháp này tình hình nhập xuất ngun vật liệu khơng phản ánh ở các TK 152, 153, 151 mà phản ánh ở TK 611 “Mua hàng”. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng giảm trong kỳ.
-TK 611 “Mua hàng”: TK này khơng có số dư và được mở chi tiết tài khoản cấp 2:
+ TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá
- TK 152, 153 và TK 151 khơng dùng để theo dõi tình hình nhập – xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu và hàng mua đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 “Mua hàng”.
- Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK141, TK331, TK311, TK333, TK621, TK627, TK641, TK642...
1.3.2.3 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ
- Đầu kỳ: Căn cứ vào trị giá thực tế NVL đang đi đường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào TK 611(6111). Trong kỳ khi mua NVL căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan kế toán ghi sổ phản ánh trực tiếp vào TK 611(6111)
- Cuối kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị NVL chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng. Để xác định xuất dùng của từng loại cho sản xuất kế toán phải kết hợp với kế tốn chi tiết mới có thể xác định được do kế tốn tổng hợp khơng theo dõi xuất liên tục.
Hình 3-5: Kế tốn tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.4 Sổ sách sử dụng trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại doanh nghiệp 1.4.1 Sổ chi tiết
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, Công ty sử dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu và các sổ đặc trưng tương ứng: Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư. Ngồi ra, có thể mở bổ sung các Sổ chi tiết khác theo yêu cầu hạch toán:
- Thẻ kho TK 611 TK138,334,632 TK 151,152 TK 411 TK 412 TK 711
Giá trị NVL tồn đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Giá trị NVL mua vào TK133 Thuế GTGT
Nhận vốn góp liên doanh, cấp phát
Giảm giá được hưởng hàng trả lại
Giá trị thiếu hụt mất mát Nhận viện trợ, tặng thưởng Đánh giá tăng NVL TK 151,152 TK242 Giá trị NVL xuất dùng lớn Phân bổ dần vào chi phí SXKD TK111,112,331 TK111,112,331 TK133 Thuế GTGT được TK621,627,641,642 Giá trị NVL nhỏ xuất dùng
- Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn vật liệu - Sổ chi tiết thanh toán với người bán
1.4.2 Sổ tổng hợp
Tùy theo hình thức tổ chức kế tốn mà doanh nghiệp áp dụng sẽ có các sổ tổng hợp tương ứng.
1.4.2.1 Theo hình thức Nhật ký chứng từ
- Đối với trường hợp mua vật tư bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng… kế toán căn cứ vào chứng từ gốc vào NKCT số 1,2,10…
- Đối với trường hợp mua chịu kế toán căn cứ vào chứng từ gốc vào chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng từ các sổ chi tiết lập NKCT số 5.
- Đối với các trường hợp nguyên vật liệu giảm căn cứ vào chứng từ liên quan lập bảng kê xuất vật tư, lập Bảng phân bổ vật tư từ đó vào Bảng kê4, Bảng kê5, NKCT số7.
Cuối tháng căn cứ vào các NKCT kế tốn vào các sổ cái TK liên quan.
1.4.2.2 Theo hình thức Nhật ký chung
- Từ các chứng từ gốc kế toán vào nhật ký mua hàng đối với các trường hợp bán chịu, nhật ký chi tiền đối với các trường hợp mua trẩ tiền nay, nhật ký chung đối với các trường hợp mua bằng tiền tạm ứng, các trường hợp tăng vật tư do các nguyên nhân khác và các trường hợp giảm vật tư. Cuối tháng căn cứ vào nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, nhật ký chung vào các sổ cái các tài khoản liên quan.
1.4.2.3 Theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào chứng từ gốc kế tốn lập bảng kê ghi Có các TK 331, 111, 112…định kỳ hoặc cuối tháng từ các bảng kê chi Có vào Bảng phân bổ vật tư lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào CTGS kế toán vào sổ Đăng ký CTGS và vào sổ cái tài khoản liên quan.
1.4.2.4 Theo hình thức Nhật ký–Sổ cái
Căn cứ vào các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái.
1.5 Tổ chức kế toán NVL trong điều kiện kế toán trên máy 1.5.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế tốn nhằm sử dụng các thơng tin đầu vào làm cơ sở dữ liệu biến đối thành các thông tin đầu ra (BCTC) cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
- Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm: + Xác định và xây dựng hệ thống chứng từ trên máy. + Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận kế toán khác như: Kế tốn tổng hợp, kế tốn chi phí giá thành,… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu.
1.5.2 Tổ chức tài khoản kế tốn
Thơng thường, khi lựa chọn chế độ kế tốn cơng ty áp dụng trong phần mềm, phần mềm sẽ mặc định sẵn hệ thống tài khoản kế tốn thích hợp. Tuy nhiên, cơng ty vẫn cần phải chi tiết hóa các tài khoản để phù hợp với yêu cầu quản lý bằng cách khai báo các tài khoản cấp 2, cấp 3,… phù hợp với các đối tượng quản lý đã theo dõi chi tiết.
Khi thực hiện nhập liệu vào phần mềm, kế tốn chỉ có thể thao tác với tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó có TK chi tiết. Khi số liệu đã được đưa lên sổ, báo cáo thì người dùng có thể theo dõi cả TK tổng hợp và TK chi tiết.
1.5.3 Trình tự kế toán
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
-Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sổ kế toán +/ Sổ tổng hợp +/ Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế
tốnquản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty