2.2.4 .2Tài khoản sử dụng
2.2.4.4 Quy trình nhập liệu
Căn cứ vào Hóađơn GTGT được bộ phận cung ứng vật tư chuyển về, kế tốn chi tiết vật tư tạikho cơng ty xác định tính hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn
và tiến hành lập, in phiếu nhập kho nguyên vật liệu. (Công ty nhờ bên bán vận chuyển, bốc xếp vật tư và hạch tốn ln vào giá trị trên Hóa đơn GTGT).
Trước hết, từ giao diện chính của phần mềm, kế tốn vật tư vào phân hệ “ Hàng tồn kho Phiếu nhập kho”
Sau đó ấn F4 để thêm các thông tin cần thiết trên phiếu nhập kho như: Ngày chứng từ, Mã đối tượng, Tài khoản hạch toán, Mã kho, Số HĐ GTGT (Số Invoice ), ngày hóa đơn, Mã hàng, Tên vật tư, Đơn vị tính, Số lượng, Thành tiền, TK ghi Nợ, TK ghi Có
Biểu 2.16 Giao diện phiếu nhập kho trên phần mềm Vacom
- Trường hợp nhập kho NVL mua ngồi chưa thanh tốn tiền Ví dụ:Kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau: + Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter
+ Tài khoản hạch toán: 3311
+ Ngày chứng từ: “30/10/2014”, Enter + Mã ĐT: 01THUY2
+ Diễn giải: Phiếu nhập vật tư HD 0000238 Cty TNHH TM Thăng Uy +Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu để chọn mã.
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng, Giá, giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 152
Để nhập tiền Thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ấn Ctrl + A để xuống phần nhập Thuế và nhập các thông tin cần thiết:
+ Ngày HĐ, Mẫu số, Serial, Số HĐ, % Thuế, TK Nợ 1331, TK Có 3311. Cuối cùng ấn F10 để ghi các thơng tin đã nhập.
Biểu 2.17 Trích màn hình nhập vật tư qua TK3311
- Trường hợp nhập kho NVL từ tạm ứng Ví dụ:
Biểu 2.18 Giấy đề nghị tạm ứng
Đơn vị:Cơng Ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Địa chỉ: 24 Đại Cồ Việt, Phường Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Mẫu số:32-TC
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Số: 018
Kính gửi: Giám đốc Cơng ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa Tên tôi là: Hồ Thị Lê
Địa chỉ: Phòng Kế hoạch Vật tư
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 1.000.000 Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Tạm ứng cho kế hoạch mua vật tư đã được duyệt ngày 04/11/2014.
Thời hạn thanh toán: 11/11/2014 Duyệt tạm ứng: Duyệt 1 triệu.
Ngày 06 tháng 11 năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng PT bộ phận Người đề nghị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn GTGT, Kế tốn vật tư tiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau:
+ Tài khoản hạch toán: 141
+ Ngày chứng từ: “07/11/2014”, Enter + Mã ĐT: 05HTL
+ Diễn giải: Phiếu nhập vật tư HD 0007638 CH Hiền Phát +Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế toán nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mã MK22LG
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng, Giá, giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 152
Để nhập tiền Thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ấn Ctrl + A để xuống phần nhập Thuế và nhập các thông tin cần thiết:
+ Ngày HĐ, Mẫu số, Serial, Số HĐ, % Thuế, TK Nợ 1331, TK Có141. Cuối cùng ấn F10 để ghi các thơng tin đã nhập.
Biểu 2.19 Trích màn hình nhập vật tư qua TK 141
- Trường hợp nhập kho NVL thanh tốn ngày bằng tiền mặt Ví dụ:
Biểu 2.20 Phiếu chi
Mẫu số: 02-TT
CTY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOABan hành theo QĐ
số 15/2006/QĐ-BTC
24 Đại Cồ Việt-P. Lê Đại Hành- Hai Bà Trưng- Hà Nộingày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI
Ngày 14 tháng 11 năm 2014 Quyển số:.....
Định khoản Số tiền Nợ: 152 6.950.000 Nợ: 1331 695.000 Có: 1111 7.645.000
Họ tên người nhận tiền: Trần Thị Liên Địa chỉ: Cty TNHH TM Thuận Thiên
Lý do: thanh toán tiền mua vật tư theo HD 0000718
Số tiền: 7.645.000 VND (Viết bằng chữ): Bảy triệu sáu trăm bốn mươi lăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo Chứng từ gốc: Ngày 14 tháng 11năm 2014
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸNGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN TIỀN Đã nhậnđủ số tiền ( viết bằng tiền):............................................................................................................. + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng bạc, đá quý):.......................................................................................................... + Tỷ giá quy đổi:.................................................................................................................... .......................
Căn cứ vào phiếu chi, hóa đơn GTGT, Kế tốn vật tưtiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Tài khoản hạch toán: 1111
+ Ngày chứng từ: “14/11/2014”, Enter
+ Diễn giải: Phiếu nhập vật tư HD 0000718 Cty TNHH TM Thuận Thiên +Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mã TBD486;TBD487;…
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng, Giá, giá trị của ô“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 152
Để nhập tiền Thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ấn Ctrl + A để xuống phần nhập Thuế và nhập các thông tin cần thiết:
+ Ngày HĐ, Mẫu số, Serial, Số HĐ, % Thuế, TK Nợ 1331, TK Có 1111. Cuối cùng ấn F10 để ghi các thông tin đã nhập.
- Trường hợp nhập kho đối với vật tư nhập khẩu
Kế toán vào phân hệ “Hàng tồn kho Phiếu nhập khẩu” Ví dụ:Kế tốn tiến hành nhập liệu vào phần mềm như sau: + Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter
+ Tài khoản hạch toán: 3311
+ Ngày chứng từ: “30/12/2014”, Enter + Mã đối tượng : 01NK
+ Diễn giải: Phiếu nhập khẩu TK 100255549330
+Mã Ngoại tệ : GBP . Tỷ giá tại thời điểm giao dịch: 33271.24
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãLLX150; CHIN32
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng, Giá NT, giá trị của ô“Thành tiền”, “ Ngoại tệ” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT
Click chuột Hạch tốn nhập khẩu + TK Nợ (bên trái): 152
+ TK Có (bên phải): 3333
Để nhập tiền Thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ấn Ctrl + A để xuống phần nhập Thuế và nhập các thông tin cần thiết:
+ Ngày HĐ, Mẫu số, Serial, Số HĐ, % Thuế, TK Nợ 1331, TK Có 1111. Cuối cùng ấn F10 để ghi các thơng tin đã nhập.
Biểu 2.22 Trích màn hình nhập vật tưnhập kho đối với hàng nhập khẩu
2.2.4.5 Sổ Kê tốn liên quan
- Tại phịng kế toán: sau khi nhập liệu cho từng chứng từ nhập - xuất, phần mềm tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra Sổ chi tiết với từng mã vật tư trong danh mục mã vật tưđã cài đặt, Thẻ kho, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn.
- Tại kho:
Dù ở Cơng ty phần mềm kế tốn đã tựđộng thực hiện đồng thời cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, nhưng tại kho, Thủ kho vẫn mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn thực tế nguyên vật liệu. Định kỳ một tháng 1 lần, kế toán vật tư phải xuống kho đểđối chiếu số lượng của từng loại nguyên vật liệu trên Bảng theo dõi tình hình Nhập - xuất - tồn kho với số lượng thực tếđược trên Thẻ kho của Thủ kho. Nếu số liệu khơng khớp nhau thì phải tìm nguyên nhân vàđiều chỉnh lại cho trùng khớp.
Ngồi ra, Thủ kho có Sổ giao nhận chứng từ nhập – xuất kho đểđối chiếu với Kế toán kho khi giao nhận chứng từ và ký xác nhận, ghi rõ thời gian đểđảm bảo thủ tục và an toàn cho tài liệu pháp lý là duy nhất.
Thẻ kho thể hiện qua biểu2.30; 2.31; 2.32
Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồnchi tiết cho từng NVL thể hiện qua biểu 2.34; 2.35; 2.36
Sổ chi tiếtchi tiết cho từng NVL thể hiện qua biểu 2.38; 2.39; 2.40 Sổ chi tiếtTK 152 thể hiện qua biểu 2.43
2.2.5 Tổ chức kế toán xuất NVL2.2.5.1 Chứng từ sử dụng: 2.2.5.1 Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (Mẫu 07 – VT)
2.2.5.2 Tài khoản sử dụng:
Các TK sử dụng liên quan đến xuất nguyên vật liệu là: TK 152; 632; 621;6422; 3333
2.2.5.3 Thủ tục xuất kho NVL
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, cán bộ giám sát cơng trình lập phiếu đề nghị xuất vật liệu. Phiếu đề nghị sau khi lập xong được chuyển cho trưởng ban giám sát thi công - được giám đốc ủy quyền phê chuẩn yêu cầu xuất vật tư – xem xét tính đúng đắn và ký duyệt. Sau đó, phiếu đề nghị xuất vật tưđược chuyển cho kế toán kho, kế tốn kho kiểm tra tồn kho trên hệ thống thơng qua bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu xem cóđáp ứng được u cầu hay khơng. Nếu đủ nguyên vật liệu để xuất thì kế tốn kho thực hiện lập và in Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán kho (Bộ phận lập phiếu). + Liên 2: Thủ kho giữđể ghi vào Thẻ kho.
Tại Cơng ty TNHH Cơ NhiệtĐiện Lạnh Bách Khoa tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh và hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Ví dụ: Thủ tục xuất kho vật tư chế tạo và lắp đặt các tank cho cơng trình Bia Sài Gịn- Củ Chi như sau:
Phịng kỹ thuật tại cơng trình chế tạo và lắp đặt 3 tank LM nằm và 2 tank TP cho cơng trình Bia Sài Gịn- Củ Chi có nhu cầu sử dụng các loại que hàn như sau: Giảm hàn inox 316L DN100/40; Côn hàn inox DN125/100 và Giảm hàn 316L DN80/50 nên lập phiếu đề nghị xuất vật tư. Nội dung của phiếu đề nghị xuất vật tư như sau:
Biểu 2.23 Giấy đề nghị cấp vật tư:
Công Ty TNHH Cơ Nhiệt Điện lạnhBách Khoa 24 Đại Cồ Việt, Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Tổng giám đốc Công ty Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Trưởng phịng vật tư Cơng ty Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Tên tôi là:Nguyễn Đức Anh - Đội trưởng thi công CT Bia SG- Củ Chi
Để đảm bảo kịp thời tiến độ thi công đề ra, đề nghị Công ty xem xét và cho cấp thiết bị vật tư phụ phục vụ công việc: Vật tư - Thiết bị
Với số lượng và nội dung cụ thể như sau:
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng 1 Giảm hàn inox 316L DN100/40 Cái 1 2 Côn hàn inox DN125/100 Cái 1 3 Giảm hàn 316L DN80/50 Cái 15
Ngày 05 tháng 12 năm 2014
Người đề nghị Trưởng phòng
Sau khi được Trưởng phòng Vật tư phê duyệt, kế toán kho làm thủ tục xuất kho theo số lượng trên Giấy đề nghị cấp vật tư. Phiếu xuất kho được lập, ghi đầy đủ các chỉ tiêu: tên vật tư, quy cách, phẩm chất vật tư, mã vật tư, đơn vị tính, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền. PXK được in thành 3 liên, liên 1 lưu ở phịng kế tốn kho, liên 2 chuyển cho Thủ kho ghi Thẻ kho sau đó chuyển lại cho kế tốn kho lưu, liên 3 chuyển cho người đề nghị cấp vật tư lưu. PXK sau khi đã ký duyệt, được chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Thủ kho ghi số lượng thực xuất vào PNK và kí xác nhận, ghi thẻ kho, xác định khối lượng tồn kho và chuyển PXK cho kế toán vật tưđể tiến hành ghi sổ, theo dõi.
Biểu 2.24 Phiếu xuất kho
CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH
BÁCH KHOA Mẫu số: 02- VT
24 Đại Cồ Viêt, Phường Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ: 621 5.166.000
PHIẾU XUẤT KHOCó: 152 5.166.000
Ngày 06 tháng 12 năm 2014 Số PX: PX12/0028 - Người nhận hàng:
- Xuất tại kho: KCT địađiểmA2 - CN8 Khu công nghiệp Từ Liêm- Bắc Từ Liêm- Hà Nội
- Lý do: Phiếu xuất vật tư cho CT chế tạo và lắpđặt tank 3 tank LM nằm, 2 tank TP Bia SG- Củ Chi
STT Tên, nhãn hiệu, quy cáchvật tư Mã số ĐVT
Số lượn g Đơn giá Chi phí Thành tiền A B C D 1 2 3 4
1 Giảm hàn inox 316L DN100/40 GH100/40 Cái 1,00 556.000 556.000 2 Côn hàn inox DN125/100 C.125/100 Cái 1,00 470.000 470.000 3 Giảm hàn 316L DN80/50 G316-80.1 Cái 15,00 276.000 4.140.000
Cộng: 5.166.000
-Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Năm triệu một trăm sáu mươi sáuđồng chẵn Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.5.4 Quy trình nhập liệu
Từ giao diện chính của phần mềm, Kế tốnvật tưvào phân hệ “ Hàng tồn kho Phiếu xuất kho”. Màn hình nhập liệu xuất hiện, kế toán nhấn F4 để vào chếđộ thêm mới phiếu xuất kho. Sau đó tùy vào mụcđích xuất NVL để tiến hành nhập liệu như sau:
- Trường hợp xuất NVL phục vụ cho sản xuất Kế tốn nhập các thơng tin cần thiết:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Ngày chứng từ: 31/12/2014
+ Mã ĐT: 02SGKG
+ Diễn giải: Phiếu xuất vật tưcho CT lắp đặt NM Bia SG Kiên Giang + Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế toán nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãOTXR80;OTXR100; …
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng. Đối với “Giá” máy tính chọn theo giá đích danh với vật tư xuất,cịn giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 621
Biểu 2.25 Giao diện phiếu xuất kho trên phần mềm Vacom
Biểu 2.26 Hóađơn giá trị gia tăng khi xuất bán vật tư
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/14P
Liên 1: Lưu Số: 0000097 Ngày 08 tháng 12 năm
2014
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Mã số Thuế: 0100520122
Địa chỉ: Số 24 Đại Cồ Việt-Hai Bà Trưng- TP. Hà Nội Điện thoại: 04.38217780
Số TK: 26010000007389
Tên đơn vị mua hàng: Cty TNHH Nhà máy Bia Việt Nam Mã số Thuế: 0300831132
Địa chỉ:170 đường Lê Văn Khương, Phường Thơi An, Quận 12, TP Hồ Chí Minh Hình thức thanh tốn: CK Số TK: ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 1 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 601 Cái 4 1.768.394 7.073.577 2 Thuế nhập khẩu Bộ 1 1.061.037 1.061.037 3 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 601 Cái 2 1.827.091 3.654.182 4 Thuế nhập khẩu Bộ 1 548.127 548.127 5 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 603 Cái 6 4.896.833 29.380.998 6 Thuế nhập khẩu Bộ 1 4.407.150 4.407.150
7
Đầu nối bằng nhựa van, code 5630 200
012-000
Cái 10 3.630.497 36.304.972 8 Thuế nhập khẩu Bộ 1 5.445.746 5.445.746 Cộng tiền hàng: 87.875.789 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.787.579
Tổng cộng tiền thanh toán 96.663.368 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi sáu triệu sáu trăm sáu mươi ba nghìn ba trăm sáu mươi tám đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơnvị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họtên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi hồn thành Hóa đơn GTGT bán cho đối tượng bên ngoài, kế tốn vật tư căn cứ vào đó lập Phiếu xuất kho
Kế tốn nhập các thơng tin cần thiết:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Ngày chứng từ: 17/10/2014
+ Mã ĐT: 02LDBVN
+ Diễn giải: Phiếu xuất vật tưcho Cty TNHH Nhà máyBia Việt Nam + Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãNM601; NM003; … Thuế nhập khẩu đối