2.1 .5Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty TNHH Cơ NhiệtĐiện Lạnh Bách Khoa
2.1.6 Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
2.1.6.4 Đặcđiểm phần mềm kế toán Nguyên vật liệu
Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng phát triển chung của nền kinh tế cũng như su hướng ngày càng hiện đại hóa hệ thống kế tốn, Cơng ty TNHH Cơ NhiệtĐiện Lạnh Bách Khoa đã và đang áp dụng phần mềm kế tốn VACOM vào cơng tác kế tốn tại cơng ty mình.
Hình 2.5 Ảnh giao diện chính phần mềm kế tốn VACOM
Trước khi áp dụng phần mềm kế tốn, kế tốn cơng ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi nhập liệu vào phần mềm kế tốn trên máy tính. Kế tốn ln phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút tốn
hạch tốn, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu sau một số thao tác cần thiết trên phần mềm sử dụng.
Cuối kỳ kế toán hoặc tại bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán muốn kiểm tra và lập báo cáo kế tốn thì các bút tốn phân bổ, điều chỉnh hay kết chuyển đều được thực hiện tự động theo công thức đã được lập sẵn.
Đối với một số các sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng hay nhật ký bán hàng kế toán sẽ phân loại và ghi nhận vào sổ nhật ký đặc biệt.
- Danh mục đối tượng
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng).
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng cách ấn vào “ Danh mục đối tượng” trên giao diện chính. Sau đó, ấn F4 để khai báo các thông tin cần thiết cho các đối tượng như: Mã đối tượng, tên đối tượng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, số TK ngân hàng. Có thể sửa các đối tượng khi có sự thay đổi bằng cách chọn đối tượng và ấn F3
Để dễ dàng trong việc quản lý các mã đối tượng được đánh số ở trước. Ví dụ: Các nhà cung cấp có số 01, các đối tượng khách hàng có số 02, cơng nhân viên có số 05,…
Hình 2.6 Trích danh mục đối tượng của Cơng ty trên phần mềm Vacom
- Danh mục cơng trình
Bao gồm tên các cơng trình đã và đang thi cơng cần được theo dõi chi tiết.
Việc khai báo danh mục sản phẩm công trình được thực hiện như sau: “Danh mục\Danh mục cơng trình, sản phẩm”. Sau đó nhấn F4 để khai báo các thơng tin sau: Mã cơng trình, sản phẩm; Tên cơng trình sản phẩm.
Hình 2.7: Trích danh mục cơng trình của Cơng ty trên phần mềm Vacom
- Danh mục hàng hóa, vật tư
+ Bao gồm tên các loại nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa mà cơng ty đã đang sử dụng được theo dõi chi tiết.
+ Việc khai báo danh mục hàng hóa, vật tưđược thực hiện như sau: “Danh mục\Danh mục nhóm hàng hóa, vật tư”. Sau đó nhấn F4 để khai báo các thơng tin sau: Mã ; Tên nhóm; Bậc …
Hình 2.8 Trích danh mục ngun vật liệu trên phần mềm Vacom
- Ngoài ra cịn các danh mục kho, đơn vị tính, bộ phận có liên quan đến tổ chức kế tốn ngun vật liệu
Cơng ty sử dụng chung 1 kho vàđược gọi tên là Kho công ty, mã KCT
Hình 2.10 Danh mục đơn vị tính trên phần mềm Vacom
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế tốn ngun vật liệu ở Cơng tyTNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa