2.2.4 .2Tài khoản sử dụng
2.2.5 Tổ chức kế toán xuất NVL
2.2.5.1 Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (Mẫu 07 – VT)
2.2.5.2 Tài khoản sử dụng:
Các TK sử dụng liên quan đến xuất nguyên vật liệu là: TK 152; 632; 621;6422; 3333
2.2.5.3 Thủ tục xuất kho NVL
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, cán bộ giám sát cơng trình lập phiếu đề nghị xuất vật liệu. Phiếu đề nghị sau khi lập xong được chuyển cho trưởng ban giám sát thi công - được giám đốc ủy quyền phê chuẩn yêu cầu xuất vật tư – xem xét tính đúng đắn và ký duyệt. Sau đó, phiếu đề nghị xuất vật tưđược chuyển cho kế toán kho, kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thống thông qua bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu xem cóđáp ứng được yêu cầu hay không. Nếu đủ nguyên vật liệu để xuất thì kế tốn kho thực hiện lập và in Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán kho (Bộ phận lập phiếu). + Liên 2: Thủ kho giữđể ghi vào Thẻ kho.
Tại Cơng ty TNHH Cơ NhiệtĐiện Lạnh Bách Khoa tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh và hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Ví dụ: Thủ tục xuất kho vật tư chế tạo và lắp đặt các tank cho công trình Bia Sài Gịn- Củ Chi như sau:
Phịng kỹ thuật tại cơng trình chế tạo và lắp đặt 3 tank LM nằm và 2 tank TP cho cơng trình Bia Sài Gịn- Củ Chi có nhu cầu sử dụng các loại que hàn như sau: Giảm hàn inox 316L DN100/40; Côn hàn inox DN125/100 và Giảm hàn 316L DN80/50 nên lập phiếu đề nghị xuất vật tư. Nội dung của phiếu đề nghị xuất vật tư như sau:
Biểu 2.23 Giấy đề nghị cấp vật tư:
Công Ty TNHH Cơ Nhiệt Điện lạnhBách Khoa 24 Đại Cồ Việt, Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Tổng giám đốc Cơng ty Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Trưởng phịng vật tư Cơng ty Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Tên tôi là:Nguyễn Đức Anh - Đội trưởng thi công CT Bia SG- Củ Chi
Để đảm bảo kịp thời tiến độ thi công đề ra, đề nghị Công ty xem xét và cho cấp thiết bị vật tư phụ phục vụ công việc: Vật tư - Thiết bị
Với số lượng và nội dung cụ thể như sau:
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng 1 Giảm hàn inox 316L DN100/40 Cái 1 2 Côn hàn inox DN125/100 Cái 1 3 Giảm hàn 316L DN80/50 Cái 15
Ngày 05 tháng 12 năm 2014
Người đề nghị Trưởng phòng
Sau khi được Trưởng phịng Vật tư phê duyệt, kế tốn kho làm thủ tục xuất kho theo số lượng trên Giấy đề nghị cấp vật tư. Phiếu xuất kho được lập, ghi đầy đủ các chỉ tiêu: tên vật tư, quy cách, phẩm chất vật tư, mã vật tư, đơn vị tính, số lượng xuất, đơn giá, thành tiền. PXK được in thành 3 liên, liên 1 lưu ở phịng kế tốn kho, liên 2 chuyển cho Thủ kho ghi Thẻ kho sau đó chuyển lại cho kế toán kho lưu, liên 3 chuyển cho người đề nghị cấp vật tư lưu. PXK sau khi đã ký duyệt, được chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Thủ kho ghi số lượng thực xuất vào PNK và kí xác nhận, ghi thẻ kho, xác định khối lượng tồn kho và chuyển PXK cho kế toán vật tưđể tiến hành ghi sổ, theo dõi.
Biểu 2.24 Phiếu xuất kho
CÔNG TY TNHH CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH
BÁCH KHOA Mẫu số: 02- VT
24 Đại Cồ Viêt, Phường Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Nợ: 621 5.166.000
PHIẾU XUẤT KHOCó: 152 5.166.000
Ngày 06 tháng 12 năm 2014 Số PX: PX12/0028 - Người nhận hàng:
- Xuất tại kho: KCT địađiểmA2 - CN8 Khu công nghiệp Từ Liêm- Bắc Từ Liêm- Hà Nội
- Lý do: Phiếu xuất vật tư cho CT chế tạo và lắpđặt tank 3 tank LM nằm, 2 tank TP Bia SG- Củ Chi
STT Tên, nhãn hiệu, quy cáchvật tư Mã số ĐVT
Số lượn g Đơn giá Chi phí Thành tiền A B C D 1 2 3 4
1 Giảm hàn inox 316L DN100/40 GH100/40 Cái 1,00 556.000 556.000 2 Côn hàn inox DN125/100 C.125/100 Cái 1,00 470.000 470.000 3 Giảm hàn 316L DN80/50 G316-80.1 Cái 15,00 276.000 4.140.000
Cộng: 5.166.000
-Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Năm triệu một trăm sáu mươi sáuđồng chẵn Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họtên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.5.4 Quy trình nhập liệu
Từ giao diện chính của phần mềm, Kế toánvật tưvào phân hệ “ Hàng tồn kho Phiếu xuất kho”. Màn hình nhập liệu xuất hiện, kế toán nhấn F4 để vào chếđộ thêm mới phiếu xuất kho. Sau đó tùy vào mụcđích xuất NVL để tiến hành nhập liệu như sau:
- Trường hợp xuất NVL phục vụ cho sản xuất Kế tốn nhập các thơng tin cần thiết:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Ngày chứng từ: 31/12/2014
+ Mã ĐT: 02SGKG
+ Diễn giải: Phiếu xuất vật tưcho CT lắp đặt NM Bia SG Kiên Giang + Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãOTXR80;OTXR100; …
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng. Đối với “Giá” máy tính chọn theo giá đích danh với vật tư xuất,cịn giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 621
Biểu 2.25 Giao diện phiếu xuất kho trên phần mềm Vacom
Biểu 2.26 Hóađơn giá trị gia tăng khi xuất bán vật tư
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/14P
Liên 1: Lưu Số: 0000097 Ngày 08 tháng 12 năm
2014
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Mã số Thuế: 0100520122
Địa chỉ: Số 24 Đại Cồ Việt-Hai Bà Trưng- TP. Hà Nội Điện thoại: 04.38217780
Số TK: 26010000007389
Tên đơn vị mua hàng: Cty TNHH Nhà máy Bia Việt Nam Mã số Thuế: 0300831132
Địa chỉ:170 đường Lê Văn Khương, Phường Thơi An, Quận 12, TP Hồ Chí Minh Hình thức thanh tốn: CK Số TK: ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 1 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 601 Cái 4 1.768.394 7.073.577 2 Thuế nhập khẩu Bộ 1 1.061.037 1.061.037 3 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 601 Cái 2 1.827.091 3.654.182 4 Thuế nhập khẩu Bộ 1 548.127 548.127 5 Bộ ngắt mạch tự động cho van NK code: 5630 603 Cái 6 4.896.833 29.380.998 6 Thuế nhập khẩu Bộ 1 4.407.150 4.407.150
7
Đầu nối bằng nhựa van, code 5630 200
012-000
Cái 10 3.630.497 36.304.972 8 Thuế nhập khẩu Bộ 1 5.445.746 5.445.746 Cộng tiền hàng: 87.875.789 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.787.579
Tổng cộng tiền thanh tốn 96.663.368 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi sáu triệu sáu trăm sáu mươi ba nghìn ba trăm sáu mươi tám đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơnvị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họtên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi hồn thành Hóa đơn GTGT bán cho đối tượng bên ngồi, kế tốn vật tư căn cứ vào đó lập Phiếu xuất kho
Kế tốn nhập các thơng tin cần thiết:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Ngày chứng từ: 17/10/2014
+ Mã ĐT: 02LDBVN
+ Diễn giải: Phiếu xuất vật tưcho Cty TNHH Nhà máyBia Việt Nam + Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãNM601; NM003; … Thuế nhập khẩu đối với lô hàng xuất bán cũng được xem như vật tư với mã là TNK
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng. Đối với “Giá” máy tính chọn theo giá đích danh với vật tư xuất,cịn giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 632
Để nhập tiền Thuế GTGT phải nộp, kế toán ấn Ctrl + A để xuống phần nhập Thuế và nhập các thông tin cần thiết:
+ Ngày HĐ, Mẫu số, Serial, Số HĐ, % Thuế, TK Nợ3331, TK Có 1111. Cuối cùng ấn F10 để ghi các thông tin đã nhập.
Biểu 2.27 Trích màn hình xuất vật tư bán thương mại
- Xuất NVL phục vụ cho quản lý tại Công ty
Trên thực tế, đầu năm Kế toán vật tư sẽ xuất kho vật tư giao cho bộ phận kỹ thuật của Công ty để sửa chữa, nâng cấp văn phịng phục vụ cho mục đích quản lý doanh nghiệp
Kế tốn nhập các thơng tin cần thiết:
+ Số chứng từ: “Phần mềm tự cập nhật”, Enter + Ngày chứng từ: 23/01/2014
+ Lý do: Phiếu xuất vật tư– chi phí quản lý DN + Mã NT: VND
Sau đó, ởơ Mã hàng, kế tốn nhấp chuột vào vàấn Enter sẽ hiện lên một bảng mã nguyên vật liệu rồi chọn mãPKBTV001; PKBTV002; …
+ Tên vật tư vàĐơn vị tính sẽ tựđộng hiện, rồi kế tốn nhập Số lượng. Đối với “Giá” máy tính chọn theo giá đích danh với vật tư xuất,cịn giá trị của ơ“Thành tiền” máy tựđộng tính.
+ Mã kho: KCT + TK Nợ: 6422
Cuối cùng ấn F10 để ghi các thơng tin đã nhập.
2.2.5.5 Sổ kế tốn liên quan
Sau khi kế tốn vật liệu hồn thiện PNK và PXK, phần mềm tựđộng chạy theo chương trình đãđược lập trình sẵn, cho phép kết xuất in ra sổ kế toán cần thiết như sau:
- Từ màn hình trong mục báo cáo nhanh chọn tiếp Thẻ kho và nhập các thông tin cần thiết:
Biểu 2.29 Giao diện thẻ kho
Ví dụ: Với nguyên vật liệu là “ khí hànArgon” + Mã kho “KCT”, Enter
+ Mã hàng “AG”, Enter
+ Từ ngày “01/12/2014”, Enter + Đến ngày “31/12/2014”, Enter
Cuối cùng ấn “Nhận” hoặc ấn Phím tắt F10 để vào màn hình thẻ kho khí hànArgon
Biểu 2.30 Màn hình thẻ kho NVL “khí hànArgon”
Tương tự, ta có thể làmđối với các NVL khác
+Mũikhoan L500 f8.0, Mã hàng: MKL8.0 trong thời gian quý 4 năm 2014
+ Que hàn LB 52 phi 3.2, Mã hàng : QHLB3.2 trong quý 4 năm 2014 Biểu 2.32Thẻ kho NVL “Que hàn LB52 phi 3.2’
- Sổ chi tiết
Từ màn hình trong mục báo cáo nhanh chọn Sổ chi tiết và nhập các thơng tin cần thiết:
+NVL Khí hànArgon
Biểu 2.34 Màn hình sổ chi tiết NVL “khí hàn Argon”
+ NVL Mũi khoan L500f8.0
Biểu 2.35Màn hình Sổ chi tiết NVL “ Mũi khoan L500 f8.0”
Biểu 2.36Màn hình Sổ chi tiết NVL “Que hàn LB52 phi 3.2 ”
- Tổng hợp nhập xuất tồn
Từ màn hình trong mục báo cáo nhanh chọn Tổng hợp nhập xuất tồn và nhập các thông tin cần thiết:
Biểu 2.37 Giao diện Tổng hợp nhập xuất tồn
Biểu 2.38 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “khí hàn Argon”
+ NVL Mũi khoan L500f8.0
Biểu 2.39 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “ Mũi khoan L500 f8.0”
+ NVL Que hàn LB52 phi 3.2
Biểu 2.40 Màn hình Tổng hợp nhập xuất tồn NVL “Que hàn LB52 phi 3.2 ”
-Tất cả các sổ kế tốn này in bằng phím F7, ngồi ra kế tốn có thể kết xuất số liệu sang phần mềm Excel phục vụ cho công tác đối chiếu hay cung cấp tài liệu cho các bộ phần cần thông tin khác.
Biểu 2.41 Sổ chi tiết NVL Que hàn LB52 phi 3.2
Biểu 2.42 Tổng hợp Nhập Xuất Tồn NVL Que hàn 52 phi 3.2
Biểu 2.43 Trích màn hình Sổchi tiết TK 152 trên phần mềm Vacom Sổ chi tiết TK 152 từ ngày 1/10/2014 đến 31/12/2014 ( Quý IV)
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH
CƠ NHIỆT ĐIỆN LẠNH BÁCH KHOA
3.1 Nhận xét đánh giá chung công tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa
Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty TNHH Cơ Nhiệt Điện Lạnh Bách Khoa luôn không ngừng đi lên và khẳng định vị thế của mình trong nền kinh tế nước nhà. Trải qua 20 năm phát triển, quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được nhiều thành tựu lớn. Bộ máy tổ chức quản lý nói chung và cơng tác kế tốn tại Cơng ty nói riêng đã khơng ngừng hoàn thiện để hoạt động chặt chẽ và hiệu quả đáp ứng được công tác quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Qua thời gian thực tập tại Công ty, dựa trên cơ sở nghiên cứu lý luận vào thực tiễn cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Công ty, em đã rút ra một số ưu nhược điểm và tồn tại trong cơng tác kế tốn NVL tại Cơng ty như sau:
3.1.1 Ưu điểm
- Bộ máy tổ chức kế toán của Cơng ty được tổ chức theo hình thức phân chia cơng việc rõ ràng, thuận tiện, phù hợp với quy mô của công ty, đặc biệt khơng vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm.
- Phịng tài chính – kế tốn của cơng ty được bố trí khoa học, có đầy đủ máy tính riêng cho từng nhân viên và những máy móc thiết bị khác phục vụ cho cơng việc kế tốn.
- Tồn bộ hệ thống mạng, phần mềm máy tính chun dụng của Cơng ty đều trang bị phần mềm phòng chống virut BKAV để tránh virut gây phá hoại thông tin dữ liệu trong các phần mềm.
- Đội ngũ nhân viên kế tốn có trình độ đại học trung năng động, nhiệt tình, trung thực, giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng
việc, ln cập nhật thông tin kịp thời và theo sát sự thay đổi của các chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán.
- Quy trình làm việc hợp lý, ln có sự hỗ trợ lẫn nhau, do đó ln nhanh chóng hồn thành tốt các cơng việc được giao.
- Về cơng tác hạch tốn kế toán Nguyên vật liệu
+ Về hệ thống chứng từ kế tốn và phương pháp kế tốn:
Nhìn chung hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lệ và được tập hợp đầy đủ tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý tình hình tài chính của Cơng ty. Từ đó, ban quản trị cơng ty dễ dàng đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả nhất. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính nên hệ thống tài khoản chi tiết, phù hợp với đặc điểm của cơng ty. Phương pháp kế tốn được sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này cho phép kế toán phản ánh một cách kịp thời và thường xuyên tình hình hoạt động của đơn vị, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà quản trị Công ty để đưa ra quyết định hợp lý.
+ Về việc sử dụng phần mềm kế tốn VACOM:
Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán VACOM giúp kế toán viên thuận tiện hơn trong hạch toán, dễ kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay in các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tài chính một cách đơn giản, chính xác.
+ Về cơng tác tính giá xuất kho NVL:
Với đặc thù sản xuất của Công ty thường nhập kho NVLtheo lô hàng và xuất kho ngay nên việc sử dụng phương pháp xác định giá xuất kho NVL theo phương pháp giá đích danh. Đây là phương án hiệu quả khi nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế tốn: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị NVL tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
+Về việc phân loại, quản lý NVL
NVL được phân loại theo danh điểm khoa học, thống nhất trong tồn cơng ty, góp phần làm cho cơng tác quản lý NVL được chặt chẽ, chính xác.