2.2.4 .2Tài khoản sử dụng
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty
3.2.3. Hồn thiện cơng tác hạch tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Cơ
- Về trình tự ghi sổ:
Cơng ty ghi sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung nhưng nếu mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì việc ghi vào sổ Nhật ký chung sẽ được giảm thiểu và có thể tránh những sai sót vì Cơng ty thường xun thu mua nguyên vật liệu để đưa vào sử dụng cho các cơng trình nên các nghiệp vụ mua vào và chi rất nhiều. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào Sổ Cái thay vì hàng ngày căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái.
- Hình thức mua sắm của cơng ty
Để tránh thất thốt nguồn vốn kinh doanh, cơng ty nên quy định hình thức mua sắm nguyên vật liệu là hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, đảm bảo tuân thủ theo đúng Luật đấu thầu. Quá trình mua sắm cần được thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự, từ khâu kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, mở thầu, xét chọn và báo cáo kết quả đấu thầu, phê duyệt. Các đơn vị tham gia dự thầu sẽ phải lập hồ sơ dự thầu, gửi Báo giá về Phịng vật tư của cơng trình. Trưởng phịng vật tư sẽ dựa trên các hồ sơ gửi về để thẩm định giá, lựa chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất mà vẫn chất lượng vật tư vẫn đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, sau đó lập Biên bản thẩm tra giá vật tư, đề nghị Giám đốc duyệt. Quá trình mua sắm nguyên vật liệu như trên sẽ chặt chẽ hơn, đem lại hiệu quả cao hơn trong công tác sử dụng nguyên vật liệu.
- Về quản lý NVL:
Hệ thống kho bãi là khó khăn lớn của Cơng ty khi lắp đặt tại các cơng trình xa, song để bảo quản tốt hơn nhằm tránh thất thốt, ảnh hưởng đến chất lượng cơng trình thì Cơng ty có thể sử dụng các kiểu nhà kho có thể tháo lắp
và di chuyển dễ như một số ngôi nhà được thiết kế cho dân cư vùng thường xảy ra thiên tai.
- Về dự trữ nguyên vật liệu
Hàng năm, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thi cơng, phịng vật tư thiết bị lập kế hoạch thu mua. Kế hoạch thu mua được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu mà khâu dự trữ nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình sản xuất. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì Cơng ty phải có mức dự trữ hợp lý. Nếu mức dự trữ quá lớn sẽ gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản. Ngược lại, nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kỳ. Vì vậy, Phịng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu. Chẳng hạn khi lập dự tốn chi phí ngun vật liệu cho một cơng trình, kế tốn thấy ngun vật liệu phục vụ cho q trình thi cơng có khả năng khan hiếm hoặc giá cả có xu hướng tăng. Lúc này, phịng vật tư - thiết bị sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng nhiều hơn mức bình thường vì giá cả tăng, nguồn cung cấp khan hiếm không ổn định. Thực hiện tốt phương hướng này, Cơng ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp.
- Về cơng tác kiểm kê vật tư:
Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại ngun vật liệu hiện có tại Cơng ty, kiểm tra tình hình đảm bảo nhập, xuất và sử dụng vật tư, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp thiếu hụt, hư hỏng, ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Cơng tác này là cần thiết cho Cơng ty. Vì vậy, Cơng ty cần tiến hành cơng tác kiểm kê định kỳ, thay vì cứ 6 tháng hay hằng năm mới kiểm kê như hiện nay thì có thể tổ chức kiểm kê
theo quý (3 tháng 1 lần) để có biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, hư hỏng theo đúng chế độ và tình hình thực tế của các cơng trường. Hội đồng kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê để xác định số lượng NVL có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê. Biên bản kiểm kê được lâp cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê được gửi đến phịng kế tốn để đối chiếu.
- Về danh sách các đối tượng của công ty
Kế tốn cơng ty nên cẩn thận khai báo đầy đủ thông tin về các đối tượng liên quan đến công ty hơn, ngoài việc khai báo mã đối tượng, tên đối tượng, kế toán cần khai báo thêm Địa chỉ đối tượng, Mã số Thuế, Điện thoại, TK ngân hàng theo mẫu trên phần mềm đã được lập trình đầy đủ để theo dõi cơng nợ một cách đầy đủ và chính xác nhất.
Để có thể thực hiện các giải pháp hồn thiện trên Cơng ty đóng vai trị quyết định. Trước hết cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phịng ban trong Cơng ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật lên kế hoạch sản xuất trong năm, lập dự toán; phịng quản lý vật tư có nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu và phân tích tình hình biến dộng dự trữ ngun vật liệu từ các số liệu do phịng kế tốn gửi lên; phịng kế tóan phải thường xun cung cấp thơng tin về tình hình sản xuất, tồn kho ở các cơng trình cho các cơng trình cho các phịng để có sự phối hợp đưa ra các giải pháp tối ưu.
Mặt khác, kế tốn Cơng ty phải thường xuyên cập nhật chế độ mới, bồi dưỡng nâng cao tay nghề. Ngoài ra, ý thức, trách nhiệm và đạo đức trong công việc là những yếu tố cần phát huy.
Việc đầu tư kinh phí để nâng cấp hệ thống máy tính và xây dựng kho bãi là cần thiết đối với Công ty.