2.5.2 .4Hỡnh thức kế toỏn – Hệ thống sổ sỏch, chứng từ sử dụng
2.2. Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn hàng húa tại cụng ty cổ phần thiết
2.2.1.1: Đặc điểm về hàng húa :
- hàng húa chủ yếu sử dụng cho mục đớch bỏn
- Nguồn nhập hàng chủ yếu là từ cỏc nhà cung cấp sau:
+Emerson: Nhà sản xuất thiết bị điều khiển, đo lường số 1 thế giới +GE/Bently Nevada: Nhà sản xuất thiết bị bảo vệ mỏy quay số 1 thế giới
+Cameron Valve: nhà sản xuất cỏc loại valve, actuator sử dụng cho giàn khoan, đường ống dầu khớ số 1 thế giới.
+Aspentech: nhà sản xuất phần mềm mụ phỏng dầu khớ số 1 thế giới +Parker Corporation: nhà sản xuất cỏc thiết bị đấu nối số 1 thế giới
+Rotork Acuation: nhà sản xuất actuator bằng điện số 1 thế giới
Ngoài ra, Viet-Tech JSC cũn là đại lý độc quyền tại Việt Nam của một số hóng sản xuất thiết bị hàng đầu trong lĩnh vực dầu khớ, hoỏ dầu, hoỏ chất, cụng nghiệp như: Viking Pump, Liquid Controls, OPW Engineered, SVT, Bornemann …
Yờu cầu quản lý đặc biệt với hàng húa:
Vỡ hoạt động kinh doanh của cụng ty bao gồm 3 lĩnh vực chớnh: - Cung cấp dịch vụ cụng nghệ cao cho hệ thống điều khiển, đo lường trong lĩnh vực dầu khớ, năng lượng, hoỏ dầu.
- Cung cấp thiết bị và giải phỏp kỹ thuật cụng nghệ cao cho lĩnh vực dầu khớ, năng lượng, hoỏ dầu
- Tư vấn, hỗ trợ triển khai dự ỏn cung cấp qua nhà thầu EPC trong lĩnh vực dầu khớ năng lượng, hoỏ dầu
Nờn hầu hết cỏc loại hàng húa ở đơn vị là cỏc sản phẩm cú hàm lượng kỹ thuật cao, thụng số kỹ thuật nghiờm ngặt, giỏ trị lớn. Vỡ vậy, cụng tỏc quản lý hàng húa núi chung và cụng tỏc kế toỏn hàng húa núi riờng đũi hỏi ở mức chớnh xỏc cao, chi tiết....người quản lý hàng húa phải cú hiểu biết về kỹ thuật cao.
2.2.1.2.Phõn loại hàng húa:
Một dự ỏn tớch hợp hệ thống thụng thường sẽ cú nhiều thiết bị khỏc nhau từ nhiều nhà cung cấp khỏc nhau. Cụng ty cung cấp phần lớn cỏc thiết bị sau tựy theo yờu cầu và lựa chọn của khỏch hàng:
Hệ thống DCS/ SCADA/ bộ điều khiển, mỏy tớnh cụng nghiệp. Cỏc màn hỡnh giao diện điều khiển, cỏc thiết bị đo trường. Cỏc thiết bị phụ kiện của hệ thống nối mạng và bộ cỏch ly.
Cỏc thiết bị điện, hệ thống phõn phối điện và bảng tủ chống chỏy nổ. Van điều khiển, Van đúng khẩn cấp, Choke valves và van an tũan. Cỏc hệ thống đo mức tự động lọai Servo, Radar, Cơ khớ và cỏc hệ
Việc phõn loại hàng húa cú cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để phục vụ cụng tỏc quản lý và hạch toỏn hàng húa ở doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yờu cầu quản trị thỡ hàng húa của Cụng ty được chia thành cỏc loại sau:
- Theo đặc trưng kỹ thuật hàng húa tại đơn vị được chia thành 03 nhúm như sau:
+ Nhúm hàng Tự động húa và điều khiển: gồm cỏc mặt hàng như: Vật tư thiết bị phục vụ hệ thống tự động hoỏ, hệ thống bỏo và chống chỏy, hệ thống thụng tin liờn lạc, UPS, Dụng cụ kiểm tra kết cấu kim loại, dụng cụ thử NDT, Thiết bị ứng cứu và xử lý dầu tràn, Ống chống, cần khoan, thiết bị đầu giếng, ống mềm, ống van, cỏc thiết bị kiểm tra ống
+ Nhúm hàng Cơ khớ: gồm cỏc mặt hàng như: Trang thiết bị phũng thớ nghiệm, Mỏy khoan, mỏy phay, Thộp tấm, thộp kết cấu
+ Nhúm hàng Đo lường gồm cỏc mặt hàng như: Bơm thuỷ lực, bơm ỏp suất cao, phụ tựng bơm cỏc loại, thiết bị đo lưu lượng chất lỏng chuyờn dựng cho ngành dầu khớ và nhiệt điện, thiết bị đo lưu lượng khớ:cảm biến lưu lượng, ống phun đo lưu lượng...
Từng danh mục hàng húa trong cụng ty được quản lý bằng hệ thống mó số hoỏ chi tiết theo từng kho, từng tiểu khoản chi tiết, từng nhúm hàng húa, từng tờn hàng húa cụ thể. Mục đớch đỏnh mó số cụ thể như vậy là để thống nhất trong việc quản lớ cỏc vật tư một cỏch rừ ràng, trỏnh trựng lặp do một hàng húa cú thể cú nhiều tờn gọi khỏc nhau. Mó số hoỏ này gồm cú 8 kớ tự:
- 2 kớ tự đầu : chỉ tờn kho.
- 2 kớ tự thứ ba và thứ tư: chỉ nhúm hàng húa - 2 kớ tự cuối cựng: chỉ tờn hàng húa
-2 ký tự cuối chỉ thụng số kỹ thuật, xuất xứ của hàng húa.
Cụ thể 02 kớ tự đầu gồm cỏc kho :
02: kho Vũng Tàu
03: kho thành phố Hồ Chớ Minh
Cụ thể 02 ký tự chỉ nhúm hàng húa :
TD: nhúm hàng tự động húa và điều khiển CK: nhúm hàng cơ khớ.
DL: nhúm hàng đo lường.
Cụ thể 02 ký tự chỉ tờn hàng húa: được thiết kế linh hoạt theo từng nhúm hàng húa, cụ thể:
TT: thộp tấm
VK: Van trong đường ống dẫn khớ. VL: Van trong đường ống dẫn chất lỏng. DK: Dõy dẫn khớ
DL: Dõy dẫn chất lỏng BT: Bơm thủy lực BA: Bơm ỏp suất cao. MP: Mỏy phay
MK: Mỏy khoan CK: Cần khoan........
Cụ thể 02 ký tự chỉ thụng số kỹ thuật, xuất sứ hàng húa: được thiết kế linh hoạt cho từng loại hàng húa:
01: Hàng nội địa 02: Hàng Singgapor 03: Hàng Nhật Bản.... 2.2.1.3. Đỏnh giỏ hàng húa:
Hàng húa của Cụng ty được nhập từ chủ yếu là mua ngoài đều được phản ỏnh vào sổ kế toỏn và bỏo cỏo kế toỏn theo trị giỏ vốn thực tế tức là tập hợp toàn bộ số tiền phải chi ra để cú được số hàng húa nhập kho đú.
- Giỏ thực tế của hàng húa nhập kho.
+ Giỏ vốn thực tế của hàng húa nhập kho do mua ngoài: là giỏ mua theo Hoỏ đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu ( nếu là hàng mua nhập khẩu) cộng với chi phớ mua thực tế gồm chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt tổn thất trong quỏ trỡnh mua hàng trừ đi cỏc khoản giảm giỏ, chiết khấu.
Vớ dụ 1: Theo Hoỏ đơn GTGT số 0084568 ngày 28/02/2O11 Cụng ty mua bơm cao ỏp của cụng ty cổ phần PTSC: 10 chiếc, giỏ chưa cú thuế là: 20.054.000 đ, thành tiền: 22.059.000, thuế suất 10%, tổng số tiền thanh toỏn 22.059.000 đ ( chi phớ vận chuyển bờn bỏn chịu).
Như vậy Trị giỏ vốn của Bơm cao ỏp nhập kho là 22.059.000 đ - Giỏ thực tế của hàng húa xuất kho.
Để tớnh trị giỏ thực tế của hàng húa xuất kho cú thể ỏp dụng một trong bốn phương phỏp: phương phỏp nhập trước xuất trước, phương phỏp nhập sau xuất trước, phương phỏp thực tế đớch danh, phương phỏp bỡnh quõn gia quyền. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và cơ sở vật chất làm việc trong cụng tỏc kế toỏn, Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam đó lựa chọn phương phỏp bỡnh qũn cả kỳ dự trữ . Theo phương phỏp này, giỏ trị hàng xuất kho được tớnh như sau:
Giỏ thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giỏ xuất bỡnh quõn thỏng
Đơn giỏ xuất bỡnh quõn
thỏng =
Trị giỏ vốn thực tế của hàng húa tồn đầu
kỳ + Trị giỏ vốn thực tế của hàng húa nhập trong kỳ Số lượng hàng húa tồn đầu kỳ + Số lượng hàng húa nhập trong kỳ Vớ dụ : Trớch số liệu thỏng 2/2011, tớnh trị giỏ vốn thực tế của Bơm cao ỏp xuất kho.
Chỉ tiờu Đơn giỏ thực tế SL (chiếc) Thành tiền (Đ) Bơm cao ỏp tồn đầu
thỏng 02/2011
22.139.000 20 442.780.000
Phiếu nhập kho Bơm cao ỏp số 03
22.142.000 15 332.130.000
Phiếu nhập kho Bơm cao ỏp số 04
22.140.000 17 376.380.000
Tổng cộng Bơm cao ỏp nhập trong thỏng 02/2011
32 708.510.000
Ngày 28/02/2011 xuất bỏn 30 chiếc Bơm cao ỏp cho cụng ty Kỹ thuật hàng hải dầu khớ Việt Nam.
Trị giỏ vốn thực tế của Bơm cao ỏp xuất kho được tớnh vào cuối thỏng: Đơn giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự = (442.780.000 +708.510.000) / ( 20 +32) = 22.140.192 đ
Trị giỏ vốn thực tế của Bơm cao ỏp xuất kho ngày 28/02 : =22.140.192 * 30 =664.205.760 đ