2.5.2 .4Hỡnh thức kế toỏn – Hệ thống sổ sỏch, chứng từ sử dụng
2.2. Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn hàng húa tại cụng ty cổ phần thiết
2.2.2.2 Thực tế kế toỏn chi tiết biến động nguyờn vật liệu tại cụng ty
Yờu cầu của cụng tỏc quản lý hàng húa phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, loại hàng húa cả về mặt số lượng, chất lượng và giỏ trị. Tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn chi tiết hàng húa cú
ý nghĩa quan trọng đối với cụng tỏc bảo quản hàng húa và cụng tỏc kiểm tra tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa . Kế toỏn chi tiết hàng húavừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phũng kế toỏn.
a) Chứng từ kế toỏn
Ban đầu của cụng việc hạch toỏn chi tiết hàng húa khụng thể khụng kể đến chứng từ kế toỏn mà Cụng ty đó sử dụng để phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến tỡnh hỡnh nhập, xuất nguyờn vật liệu ở Cụng ty. Chứng từ kế toỏn là cơ sở để ghi sổ kế toỏn.
Thực tế tại Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam đang sử dụng cỏc chứng từ phản ỏnh sự biến động của nguyờn vật liệu là:
+ Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT) + Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) + Biờn bản nghiệm thu hàng húa + Thẻ kho
+ Biờn bản kiểm kờ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ. + Hoỏ đơn GTGT.
+ Hoỏ đơn bỏn hàng.
*) Chứng từ kế toỏn tăng hàng húa
Việc tiếp nhận hàng húa cần phải thực hiện đỳng thủ tục quy định. Điều đú rất quan trọng, bởi vỡ nú sẽ tạo điều kiện để hạch toỏn chớnh xỏc: số lượng, chất lượng,cỏc chi phớ phỏt sinh, giỏ mua vào cũng như giỏ xuất kho của hàng húa . Hơn nữa đõy cũng là căn cứ để kiểm tra và hạn chế tỡnh trạng nhầm lẫn. Mọi loại hàng húa nhập kho đều phải cú đầy đủ chứng từ hợp lệ như: Hợp đồng mua hàng, Phiếu nhập kho, Hoỏ đơn GTGT...Cỏc chứng từ đều phải ghi rừ cỏc thụng tin trờn chứng từ và cú đầy đủ chữ ký.
Hiện nay, Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam cú hai hỡnh thức mua hàng gồm mua theo Hợp đồng( là chủ yếu) và mua lẻ.
Mua hàng thụng qua ký kết Hợp đồng thỡ cú thể mua trong nước hay mua của Cụng ty nước ngoài
Hàng về đến kho sẽ cú Hội đồng nghiệm thu bao gồm: đại diện phũng Kỹ thuật, Phú Giỏm đốc Kỹ thuật là Chủ tịch Hội đồng nghiệm thu; Người giao hàng; Thủ kho
Khi nghiệm thu phải lập Biờn bản nghiệm thu Hàng húa thành 2 bản: 1 bản lưu ở phũng kỹ thuật, 1 bản kốm lưu phũng Kế toỏn.
Căn cứ để Thủ kho viết Phiếu nhập kho gồm:
+ Nếu hàng mua nhập ngoại: thụng thường cần 1 Biờn bản nghiệm thu, 1 Biờn bản giao nhận hàng giữa Thủ kho và người giao hàng, Chứng chỉ chất lượng và xuất xứ hàng hoỏ, Hoỏ đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế đó ký kết.
+ Nếu hàng mua trong nước: 1 Biờn bản giao nhận hàng, Kết quả phõn tớch mẫu mó, Hợp đồng kinh tế, Hoỏ đơn GTGT.
*) Chứng từ kế toỏn giảm hàng húa
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, hàng húa được xuất kho với nhiều mục đớch khỏc nhau. Cú thể là xuất kho để bỏn, xuất thuờ gia cụng chế biến, xuất cho vay, ... nhưng với bất cứ lý do nào thỡ thủ tục xuất kho cũng phải tuõn theo trỡnh tự nhất định.
Phiếu xuất kho phải được đỏnh số liờn tục từ đầu năm đến cuối năm và phải ghi rừ mục đớch sử dụng. Phiếu xuất kho sau khi đó cú chữ ký của cỏc phũng ban chức năng được chuyển trỡnh lờn Giỏm đốc Cụng ty hoặc người được uỷ quyền. Chỉ khi cú chữ ký phờ duyệt này thỡ Phiếu xuất kho mới cú hiệu lực xuất hàng. Phiếu xuất kho sau khi cú đủ chữ ký của những người cú liờn quan sẽ mang đến kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho chuẩn bị đủ số lượng theo hàng theo Phiếu xuất kho. Người nhận hàng sau khi kiểm tra hàng đủ về số lượng và chất lượng. Thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột Số lượng thực xuất, nếu trong kho khụng cú mặt hàng này yờu cầu thỡ số lượng trờn cột này phải được gạch chộo. Cột Đơn giỏ, Thành tiền và
dũng Cộng sẽ do kế toỏn ghi vào sau khi tớnh toỏn giỏ thực tế xuất kho theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
Phiếu xuất kho được lập thành 03 liờn: - 1 liờn giao cho người, đơn vị nhận hàng
- 1 liờn thủ kho ghi vào thẻ kho sau đú chuyển về phũng kế toỏn - 1 liờn lưu ở thủ kho.
Đối với phiếu xuất kho trong thỏng thỡ tại thời điểm xuất kho trờn phiếu xuất chưa cú đơn giỏ của nguyờn vật liệu .Đến cuối thỏng trị giỏ thực tế của hàng húa xuất kho sẽ được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cố định. Việc tớnh giỏ do kế toỏn thực hiện và sau đú ghi giỏ vào phiếu xuất kho của hàng húa xuất kho trong kỳ.
Vớ dụ : Phiếu xuất kho Bơm cao ỏp bỏn PVoil ngày 28/02/2011.
Đơn vi:…Viettech JSC Bộ phận: Kho Hà Nội
Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày28 thỏn02 năm2011 Số.............................
Nợ..TK 632:.664.205.760 Cú TK156: 664.205.760.
- Họ và tờn người nhận: PVoil Việt Nam
Xuất tại kho (ngăn lụ) :....Hà Nội.................địa điểm:.......... ĐVT: VNĐ
STT Tờn, nhón hiệu quy cỏch, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng húa Mó số Đơn vị tớnh Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền Theo
chứng từ Thực nhập
1 Bơm cao ỏp 01DLBA01 Chiếc 20 20 22.140.192 664.205.760
Cộng 664.205.760
- Tổng số tiền ( viết băng chữ):Sỏu trăm sỏu mươi tư triệu, hai trăm linh năm nghàn, bảy trăm sỏu mươi đồng................................................................................ - Số chứng từ gốc kốm theo:......................................................................................... Ngày.28.thỏng.02 năm.2011 Người lập phiếu (Ký, họ tờn) Người giao hàng (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Hoặc bộ phận cú nhu cầu nhập) (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn)
b) Kế toỏn chi tiết hàng húa tại cụng ty
Tổ chức tốt hạch toỏn chi tiết hàng húa cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng đối với cụng tỏc bảo quản hàng húa và cụng tỏc kiểm tra tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa.Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam đó lựa chọn phương phỏp ghi thẻ song song để hạch toỏn chi tiết hàng húa.
Sơ đồ 2.5: Phương phỏp ghi thẻ song song
*) Tại kho:
Việc ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất tồn hàng húa được thủ kho tiến hành trờn thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiờu số lượng. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại hàng húa cú cựng một mó hiệu, quy cỏch và ở cựng một kho. Phũng kế toỏn lập thẻ kho ghi rừ tờn gọi, mó hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi vào cỏc cột tương ứng trờn thẻ kho, cuối ngày phải tớnh ra số tồn kho. : Ghi hàng ngày. Ghi cuối thỏng. : Đối chiếu. : đối chiếu Thủ kho
Phiếu Nhập kho Phiếu Xuất kho
Sổ chi tiết
Tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ kế toỏn tổng hợp
Bảng kờ phiếu Xuất Bảng kờ phiếu Nhập
Vớ dụ : Thẻ kho mở cho Bơm cao ỏp được thủ kho căn cứ vào PNK, PXK để ghi như sau
Đơn vị : Viettech JSC
Địa chỉ : 141 Lờ Duẩn – Hà Nội
Mẫu số S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/02/2011..............................
Tờ số.........01..................................
- Tờn nhón hiệu,quy cỏch,vật tư:....Bơm cao ỏp........................................................
- Đơn vị tớnh:.....chiếc.................................................................................. - Mó số:.......01DLBA01...................................................................................... Số TT Ngày thỏng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngàynhập xuất Số lượng xỏcKý nhận của kế toỏn Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 14/02/2011 03 Nhập Bơm cao ỏp của PTSC 14/02/2011 15 35 2 20/02/2011 04 Nhập Bơm cao ỏp của PTSC 20/02/2011 17 52 3 28/02/2011 05 Xuất bỏn Bơm cao ỏp cho PVoil 28/02/2011 30 22 Cộng cuối kỳ x 32 30 22 x - Sổ này cú ..01..trang, đỏnh từ trang 01 đến trang.......
- Ngày mở sổ: .01/02/2011....... Ngày ....... thỏng ......... năm ........ Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Định kỳ 3 ngày, nhõn viờn kế toỏn hàng húa xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chộp của thủ kho, kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ, kiểm tra việc lập và xột duyệt, chấp hành cỏc quy định đối với mỗi loại chứng từ kế toỏn và ký vào cột xỏc nhận của kế toỏn trờn thẻ kho và khi kho bàn giao Phiếu xuất cho kế toỏn thỡ kế toỏn ký vào Sổ giao nhận chứng từ với thủ kho.
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho sau khi nhận từ thủ kho về phải được hoàn chỉnh cỏc nội dung cũn lại trờn phiếu , lập định khoản. Từ cỏc phiếu nhập, phiếu xuất kế toỏn sẽ tiến hành nhập số liệu vào cỏc sổ kế toỏn:
- Sổ chi tiết vật tư - Bảng kờ phiếu nhập - Bảng kờ phiếu xuất - Tổng hợp nhập xuất tồn - Bỏo cỏo tồn kho
a, Cỏc phương thức mua hàng và thủ tục chứng từ:
*phương thức mua hàng : cụng ty chủ yếu mua hàng theo phương
thức chuyển hàng. Do hiện tại cụng ty cú rất ớt kho hàng và để giảm chi phớ lưu kho.
* Chứng từ sử dụng :
+ Chứng từ gốc : hợp đồng kinh tế, hoỏ đơn mua hàng, phiếu nhập kho, bảng phõn bổ chi phớ thu mua.
+ Chứng từ tham chiếu : lệnh nhập kho.
* Phương thức thanh toỏn : bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản. + Nếu thanh toỏn bằng tiền mặt : kế toỏn thanh toỏn sẽ dựa trờn những chứng từ gốc như hoỏ đơn mua hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toỏn
tiền mua hàng để lập phiếu chi, sau đú chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để chi tiền (người nhận tiền phải ký tờn vào phiếu chi và phải photo CMND đớnh
kốm). Phiếu chi gồm 3 liờn : 1 liờn lưu, 1 liờn giao cho khỏch hàng, 1 liờn giao
cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ, sau đú thủ quỹ chuyển sang cho kế toỏn thanh toỏn để ghi sổ kế toỏn.
+ Nếu thanh toỏn bằng chuyển khoản : kế toỏn thanh toỏn cũng dựa trờn chứng từ gốc để lập phiếu chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi.
2.2.2.5. Kế toỏn tổng hợp : * Tài khoản sử dụng :
+ TK 13311 : GTGT được khấu trừ của hàng hoỏ, dịch vụ + TK 1561 : giỏ mua hàng hoỏ nội địa.
+ TK 3311 : phải trả người bỏn trong nước. * Quy trỡnh hạch toỏn :
+ Căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng ghi nhận : - Nếu hàng chưa về kho :
Nợ TK 1511 Nợ TK 13311 Cú TK 3311
- Nếu hàng về nhập kho thỡ căn cứ vào phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1561
Cú TK 1511
+ Khi thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn dựa trờn giấy đề nghị thanh toỏn, phiếu
chi, giấy bỏo nợ của Ngõn hàng (nếu thanh toỏn bằng TGNH) ghi nhận : Nợ TK 3311
Cú TK 11111, 11121, 1121 1122
+ Cuối thỏng điều chỉnh chờnh lệch tỷ giỏ vào TK 413 (nếu thanh toỏn bằng ngoại tệ).
+ Nếu phỏt hiện thừa hay thiếu thỡ sẽ yờu cầu bờn bỏn xuất thờm hoỏ đơn, nếu thiếu sẽ xuất hoỏ đơn bổ sung số lượng hàng thiếu, nếu thừa sẽ xuất hoỏ
đơn ghi õm số lượng hàng thừa. Kế toỏn hàng hoỏ căn cứ trờn 2 hoỏ đơn trờn rồi định khoản tương tự.
2.2.2.3. Thực tế kế toỏn tổng hợp biến động nguyờn vật liệu tại cụng ty
Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam ỏp dụng kế toỏn tổng hợp hàng húa theo phương phỏp KKTX tức là việc ghi chộp, tớnh toỏn tỡnh hỡnh nhập, xuất hàng húa vào cỏc tài khoản, sổ kế toỏn tổng hợp trờn cơ sở cỏc chứng từ hợp lý được diễn ra thường xuyờn liờn tục và trong quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn Cụng ty cũng sử dụng cỏc tài khoản cú liờn quan đến tỡnh hỡnh tăng, giảm hàng húa theo phương phỏp KKTX.
a) Tài khoản sử dụng:
Để phản ỏnh số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của hàng húa, kế toỏn sử dụng TK 156- Hàng húa
TK 156 được mở chi tiết theo dừi cỏc TK cấp 2 theo từng loại hàng húa, phự hợp với cỏch phõn loại theo nội dung kinh tế và yờu cầu quản trị doanh nghiệp.
Hiện nay, kế toỏn Cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của hàng húa khụng sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường.
Ngoài TK 156, kế toỏn tổng hợp tăng, giảm hàng húa cũn sử dụng nhiều TK liờn quan khỏc như: TK 157, TK 331, TK 141, TK 111, TK 112, TK
b) Kế toỏn tổng hợp tăng tăng hàng húa:
Hàng húa nhập kho của Cụng ty chủ yếu là nguồn thu mua bờn ngoài. + Nghiệp vụ nhập kho do mua ngoài.
Khi nhận được Phiếu nhập kho hàng húa là do mua ngoài, Kế toỏn định khoản:
Nợ TK 156 ( chi tiết)
Quy trỡnh nhập chứng từ vào sổ kế toỏn:
Lấy vớ dụ: Phiếu nhập kho số 03 ngày 14/02/2011 nhập Bơm cao ỏp
của PTSC.
Kế toỏn vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết kho, sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Cỏi cỏc tài khoản 156 “Hàng húa”, Tk 1331, Tk 3311 “ Phải trả người bỏn”
+ Nhập kho nguyờn vật liệu do được biếu tặng
Nợ TK 156 (chi tiết) Cú TK 711
+ Nguyờn vật liệu phỏt hiện thừa khi kiểm kờ
Nợ TK 156( chi tiết) Cú TK 3388....
Cỏc nghiệp vụ này quy trỡnh nhập chứng từ Phiếu nhập kho vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và chi tiết cũng tương tự như cỏc nghiệp vụ trờn.
c) Kế toỏn tổng hợp giảm hàng húa:
Khi định khoản Phiếu xuất kho phải căn cứ vào mục đớch sử dụng của hàng húa để hạch toỏn vào cỏc TK phự hợp. Tại cụng ty cổ phần thiết bị cụng nghệ và tự động húa Việt Nam việc xuất kho hầu hết là xuất bỏn.
* Tài khoản sử dụng :
+ TK 1311 : phải thu khỏch hàng trong nước. + TK 156 : giỏ mua hàng hoỏ nhập khẩu tự doanh
+ TK 511 : doanh thu bỏn hàng hoỏ NK tự doanh của VPCTy. + TK 632: giỏ vốn hàng hoỏ nhập khẩu tự doanh của VPCTy. * Trỡnh tự hạch toỏn :
+ Xuất hàng bỏn, căn cứ vào HĐ, ghi nhận khoản phải thu : Nợ TK 1311
Cú TK 5111
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp, căn cứ vào tờ khai thuế, ghi nhận : Nợ TK 1311
+ Cuối thỏng kết chuyển trị giỏ mua cho hàng bỏn ra trong thỏng và kết chuyển chi phớ thu mua cho hàng bỏn ra trong thỏng :
Nợ TK 632 Cú TK 156
+ Trường hợp giảm giỏ, chiết khấu, hàng bỏn bị trả lại, căn cứ vào hoỏ đơn mua bỏn, bảng chấp thuận cho khỏch hàng được hưởng giảm giỏ, chiết khấu, phiếu nhập kho hàng trả lại, ghi nhận :
Nợ TK 5213, 5212, 5213 Cú TK 1311
Cú TK 1331
+ Cuối thỏng kết chuyển cỏc khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 5111
Cú TK 5211, 5212, 5213.
+ Thu tiền bỏn hàng, căn cứ vào phiếu chi, giấy bỏo cú của NH : Nợ TK 111,112
Cú TK 1311
Vớ dụ minh hoạ : Ngày 28/02/211 cụng ty xuất bỏn cho PVoil 30 mỏy Bơm cao ỏp với giỏ bỏn: 29.250.000 đ/1 chiếc,VAT 10%. Trong đú giỏ vốn hàng bỏn của 30 mỏy là 664.205.760 đ.
* Kết chuyển giỏ vốn hàng bỏn : Nợ TK 632 : 664.205.760 Cú TK 156: 664.205.760
* Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn ghi nhận doanh thu bỏn hàng và xỏc định số thuế GTGT phải nộp :
Nợ TK 1311 : 965.250.000 Cú TK 51112 : 877.500.000 Cú TK 33311: 87.750.000
* PVoil thanh toỏn tiền, căn cứ vào GBC của NH, ghi nhận :
Nợ TK 112 : 965.250.000 Cú TK 1311 : 965.250.000