2.1 Đặc điểm tình hình chung về Công ty cổ phần thiết bị công nghệ và
2.1.2.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
Để có thể hiểu được đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, chúng ta cần nghiên cứu và tìm hiểu về bộ máy quản lý của cơng ty.Mỗi loại hình cơng ty tùy theo đặc điểm, chức năng , quy mơ hoạt động… mà có cơ cấu tổ chức cơng ty thích hợp. ở cơng ty cổ phần thiết bị cơng nghệ và tự động hóa Việt Nam, cơ cấu tổ chức quản lý cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 7.
Chức năng, nhiệm cụ chủ yếu của các bộ phận quản lý và kinh doanh:
* Đại hội đồng cổ đơng: Gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết,
là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của cơng ty, quyết định những vấn đề được pháp luật và điều lệ công ty quy định.
Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc Phịng dự án kế hoạch Phịng kinh doanh Phịng hành chính, nhân sự Phịng tài chính kế tốn
*Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền cảu đại hội đồng cổ đông.
* Giám đốc: Giám đốc công ty là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty, là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh , đầu tư dự án của công ty.Đề nghị ,bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng, kỉ luật các chức danh quan trọng như: phó giám đốc, kế tốn trưởng trưởng các phịng ban…Quyết định lương thưởng của nhân viên trong Cơng ty.
*Phịng tài chính kế tốn: Là bộ phận quản lý tài chính, thực hiện hạch tốn kế tốn, giám sát việc chấp hành kỷ luật tài chính, phân tích tư vấn cho ban giám đốc các giải pháp sử dụng hiệu quả nguồn vốn.
Bộ máy kế tốn có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính và cung cấp các thơng tin về tài chính , kết quả sản xuất kinh doanh phục vụ cơng tác quản lý.
*Phịng dự án, kế hoạch: Là phịng ban chun trách của cơng ty, được chia thành các tổ, mỗi tổ phụ trách từng dự án, lập kế hoạch hoạt động cụ thể.
*Phịng kinh doanh: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về kinh doanh mua bán hàng hoá, quan hệ với bạn hàng, để cung cấp hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đồng thời, đảm nhận công việc giao dịch với khách hàng, thực hiện nghiệp vụ bán hàng hàng ngày của công ty và có một đội ngũ nhân viên am hiểu về kỹ thuật trong lĩnh vực hàng hóa mà cơng ty kinh doanh.
*Phịng hành chính, nhận sự: Phụ trách giải quyết các vấn đề phát sinh trong cơng ty liên quan đến hành chính, tuyển dụng, bố trí và quản lý nhân sự trong công ty.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
2.1.3.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
`Pháp lệnh kế toán thống kê quy định tất cả các doanh nghiệp hoạt động đều phải có bộ máy tổ chức kế toán để tổ chức,chỉ đạo và thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động, đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý công ty như trên. Công ty cổ phần thiết bị cơng nghệ và tự động hóa Việt Nam đã tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung . Mỗi kế tốn viên đều có nhiệm vụ ghi chép, thu thập thông tin về kế tốn một cách chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời và trình bày các thơng tin kinh tế tài chính để làm căn cứ lập các báo cáo tài chính theo quy định.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được khái qt qua sơ đồ 8 như sau:
Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty cổ phần thiết bị cơng nghệ và tự động hóa Việt Nam:
Kế tốn trưởng Kế tốn hàng hóa Kế tốn Cơng nợ &Thanh tốn Kế toán kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Chức năng của từng bộ phận kế toán:
*Kế toán trưởng: Là người trựctiếp phụ trách phịng kế tốn của cơng ty, có trách nhiệm tổ chức cơng tác kế toán , ký duyệt chứng từ, báo cáo tài liệu có liên quan, đồng thời là kế toán tổng hợp, tập hợp số liệu trong kỳ để lập và phân tích các báo cáo kế tốn.Kế tốn trưởng cũng là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc cơng ty.
* Kế tốn hàng hóa: Cơng việc chính là theo dõi tình hình mua hàng - bán hàng, giao dịch với khách hàng, tổng hợp tình hình mua -bán hàng hoá, lên báo cáo bán hàng. Ngồi ra cịn phối kết hợp với các bộ phận khác khi cần thiết.
* Kế tốn kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của tất cả các loại hàng hoá về mặt hiện vật, thường xuyên đối chiếu với kế toán bán hàng sao cho số lượng hàng hố tồn kho là chính xác nhất.
* Kế tốn cơng nợ và thanh tốn: Theo dõi, hạch tốn các khoản cơng
nợ phải tu, phải trả của cơng ty. Đồng thời,theo dõi, hạch tốn, tổng hợp các khoản thanh toán với người mua, người bán….
*Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý việc thu chi tiền mặt của đươn vị trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ. tổng hợp, theo dõi số tiền mặt tại quỹ của công ty.
Tất cả các nhân viên kế toán và kế tốn trưởng đều ln ln hồn thành tốt nhiệm vụ của mình góp phần khơng nhỏ vào sự phát triển của Công ty.
2.1.3.2 Tổ chức kế tốn tại cơng ty
2.1.3.2.1 Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty là hình thức bộ máy kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng tác kế tốn đều được thực hiện tại phịng tài chính kế tốn của cơng ty.
- Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty: Chế độ kế toán doanh nghiêp theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngagỳ 14/09/2006.
- Phương pháp kê khai và khấu trừ thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ - Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận HTK: Nguyên giá
- Phương pháp hạch tốn HTK: Bình qn tháng
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: Theo giá thực tế
2.1.3.2.3 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
-Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12. -Kỳ hạch toán: Tháng
-Đơn vị tiền tệ kế tốn: VNĐ
2.1 3.2.4 Hình thức kế tốn - Hệ thống sổ sách, chứng từ sử dụng* Hình thức sổ kế tốn: * Hình thức sổ kế tốn:
Căn cứ vào số lượng tài khoản sử dụng cũng như quy mơ, đặc điểm hoạt động của cơng ty. Hình thức kế tốn được sử dụng là hình thức ” Nhật ký chung”.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung như sau:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ , kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu ở trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được ghi vào sổ, thẻ chi tiết có liên quan.
Trường hợp doanh nghiệp mở các nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi vào nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10…
ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào Sổ cái phù hợp. Để tránh trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào nhật ký đặc biệt thì khơng ghi vào sổ Nhật ký chung nữa.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra thấy khớp đúng số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Chứng từ kế tốn
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
* Hệ thống sổ sử dụng: Sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng bao gồm một số sổ như sau: - Sổ Nhật ký chung: Mẫu số S03a-DN
- Sổ cái các tài khoản: TK156, TK131, TK641, TK642, TK511, TK911, …. theo mẫu sôS03b-DN.
- Sổ chi tiết các tài khoản: TK156, TK131, TK511, TK911, TK632, TK 641, TK 642,..
- Sổ nhật ký chuyên dùng như: Sổ nhật ký bán hàng theo mẫu số S03a4-DN, sổ nhật ký thu tiền theo mẫu số S03a1-DN, thẻ kho theo mẫu số S12-DN, Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, bảng kê nhập-xuất- tồn hàng hóa…
* Chứng từ sử dụng: Kế tốn bán hàng tại cơng ty sử dụng các chứng
từ: Hợp đồng bán hàng, hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng hoá, bảng thanh toán hàng đại lý, phiếu thu, giấy báo Có, …
* Hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng: Cơng ty sử dụng hệ thống chứng từ của chế độ kế tốn theo quyết định 48/2006 QĐ-BTC. Cơng ty có mở một số tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý của cơng ty.
* Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng bao gồm: -Bảng cân đối kế toán( Mẫu số B01-DNN)
-Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( Mẫu số B02-DNN) -Bản thuyết minh báo cáo tài chính( Mẫu số B09-DNN)
-Phụ biểu – Bảng cân đối tài khoản (gửi cho cơ quan thuế) theo mẫu số F01-DNN.
* Kỳ lập báo cáo: Cuối năm tài chính *Nơi nộp báo cáo: - Cơ quan thuế - Cơ quan thống kê
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định KQBH ở Công ty cổ phần thiết bị cơng nghệ và tự động hóa Việt Nam.
2.2.1 Đặc điểm chung về tổ chức công tác bán hàng tại công ty
2.2.1.1 Đặc điểm chung về kinh doanh hàng hóa
Cơng ty cổ phần thiết bị cơng nghệ và tự động hóa Việt Nam là nhà cung cấp các thiết bị cơng nghệ và hệ thống tự động hố cho các ngành xăng dầu, dầu khí, điện lực. Với 3 lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là:
- Cung cấp dịch vụ công nghệ cao cho hệ thống điều khiển, đo lường trong lĩnh vực dầu khí, năng lượng, hố dầu.
- Cung cấp thiết bị và giải pháp kỹ thuật công nghệ cao cho lĩnh vực dầu khí, năng lượng, hố dầu
- Tư vấn, hỗ trợ triển khai dự án cung cấp qua nhà thầu EPC trong lĩnh vực dầu khí, năng lượng, hố dầu.
Do vậy, hầu hết các loại hàng hóa kinh doanh của cơng ty là các sản phẩm có hàm lượng kỹ thuật cao, thông số kỹ thuật nghiêm ngặt, giá trị lớn. Hàng hóa của Cơng ty chủ yếu là mua ngồi về để bán, chúng đều được phản ánh vào sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là tập hợp toàn bộ số tiền phải chi ra để có được số hàng hóa nhập kho đó.
Việc phân loại hàng hóa có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để phục vụ cơng tác quản lý và hạch tốn hàng hóa ở doanh nghiệp. Nếu phân chia theo đặc trưng kỹ thuật hàng hóa tại đơn vị được chia thành 03 nhóm như sau:
+ Nhóm hàng Tự động hóa và điều khiển: gồm các mặt hàng như: Vật tư thiết bị phục vụ hệ thống tự động hoá, hệ thống báo và chống cháy, hệ thống thông tin liên lạc, UPS, Dụng cụ kiểm tra kết cấu kim loại, dụng cụ thử
NDT, Thiết bị ứng cứu và xử lý dầu tràn, ống chống, cần khoan, thiết bị đầu giếng, ống mềm, ống van, các thiết bị kiểm tra ống
+ Nhóm hàng Cơ khí: gồm các mặt hàng như: Trang thiết bị phịng thí nghiệm, Máy khoan, máy phay, Thép tấm, thép kết cấu
+ Nhóm hàng Đo lường gồm các mặt hàng như: Bơm thuỷ lực, bơm áp suất cao, phụ tùng bơm các loại, thiết bị đo lưu lượng chất lỏng chuyên dùng cho ngành dầu khí và nhiệt điện, thiết bị đo lưu lượng khí:cảm biến lưu lượng, ống phun đo lưu lượng...
Từng danh mục hàng hóa trong cơng ty được quản lý bằng hệ thống mã số hoá chi tiết theo từng kho, từng tiểu khoản chi tiết, từng nhóm hàng hóa, từng tên hàng hóa cụ thể.
2.2.1.2 Các phương thức bán hàng ở cơng ty
Hiện nay hình thức tổ chức tiêu thụ của Công ty chủ yếu thông qua phương pháp xuất bán qua kho, còn bán hàng vận chuyển thẳng cũng có áp dụng nhưng ít nghiệp vụ xảy ra và chấp nhận các phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.
Cũng như mọi doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần thiết bị công nghệ và tự động hóa Việt Nam lấy thời điểm ghi nhận doanh thu để xác định kết quả tiêu thụ chính là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ, bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn.
2.2.2 Tổ chức cơng tác kế toán bán hàng và xác định KQBH ở cơng ty
2.2.2.1 Kế tốn giá vốn hàng bán * Kế tốn nhập kho hàng hóa:
Hàng hóa của Cơng ty được nhập từ chủ yếu là mua ngoài đều được phản ánh vào sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là tập hợp toàn bộ số tiền phải chi ra để có được số hàng hóa nhập kho đó.
Khi có nghiệp vụ mua hàng, kế tốn hàng hố sẽ tính trị giá hàng nhập kho theo cơng thức:
Sau khi kiểm tra hố đơn chứng từ và lập biên bản kiểm nhận hàng hoá, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho hàng hoá.
Cụ thể: Theo Hố đơn GTGT số 0084568 ngày 30/10/2011 Cơng ty
mua bơm cao áp của công ty cổ phần PTSC: 10 chiếc, giá chưa có thuế là: 20.054.000 đ/chiếc, thuế suất 10%, tổng số tiền thanh toán 242.594.000 đ ( chi phí vận chuyển bên bán chịu). Tiền hàng chưa thanh toán.
Khi nhận được hàng, thủ kho và kế toán hàng hố tại cơng ty sẽ nhập phiếu nhập kho, thủ kho nhập về mặt hiện vật cịn kế tốn sẽ chịu trách nhiệm về mặt giá trị.
Ta có phiếu nhập kho cho lơ hàng trên như sau: Trị giá của hàng
nhập kho
Giá mua ghi trên hố đơn
Chi phí thu mua
(Chi phí vận chuyển, bốc dỡ)
Biểu số 1: Phiếu nhập kho số 277 Đơn vị: Viettech JSC Bộ phận: Kho Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 tháng 10 năm 2011 Số:2 77 Nợ:..................... Có:....................
Người giao hàng: Cơng ty PTSC Việt Nam
Theo hóa đơn GTGT số: 0084568 ngày 30/10/2011
Nhập tại kho: Hà Nội ĐVT: VNĐ Mã
kho
Tên vật tư,
hàng hóa TK ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền 01 Bơm cao áp 1561 Chiếc 10 22.054.000 220.540.000
Tổng cộng tiền hàng 220.540.000 Chi phí
Thuế giá trị gia tăng 0
22.054.000 Tổng cộng tiền thanh toán 242.594.000
Tổng số tiền bằng chữ: Hai trăm bốn mươi hai triệu, năm trăm chín mươi tư ngàn đồng chẵn./.
Kèm theo: …………Chứng từ gốc.
Ngày 30 tháng 10 năm 2011
Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho Kế toán
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Từ hoá đơn GTGT số 0084568 ngày 30/10/2011 và phiếu nhập kho số 277, kế toán chuyển vào sổ Nhật ký chung. Định kỳ, từ Nhật ký chung sẽ vào